1REGLEMENTE 1 (5) Gäller fr.o.m. Dok.nummer-Utgåva 38632-5.1 Reglemente för gemensam kostnämnd 2023-2026 1 PARTER Region Uppsala och Region Västmanland, nedan kallat parterna, har inrättat en gemensam nämnd som benämns gemensam kostnämnd. Region Västmanland är värdregion och den gemensamma nämnden ingår i Region Västmanlands organisation. Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente och ett mellan de samverkande parterna ingånget samverkansavtal för den gemensamma nämnden. 2 ÖVERENSKOMMELSE Överenskommelsen innebär att nämnden ansvarar för produktion och leverans av kvalitativ god och näringsriktig patientmat till ett konkurrenskraftigt pris för Region Uppsala och Region VästmanlandAkademiska Akademiska sjukhuset och Västmanlands sjukhus. Nämnden ansvarar även för upphandling och leverans av livsmedel till regionerna. Överenskommelsen bygger på att respektive part till en gemensamt finansierad förvaltning uppdrar att för parternas räkning handha de nedan angivna uppgifterna. För att uppnå de fördelar som eftersträvas är det av största vikt att respektive part lojalt och solidariskt följer det som överenskommits om i detta avtal, det vill säga att part förbinder sig att inte bedriva med ”förvaltningen” konkurrerande verksamhet. 3 NÄMNDENS UPPGIFTER Nämnden ska ansvara för produktion och leverans av kvalitativ god och näringsriktig patientmat till ett konkurrenskraftigt pris för Region Uppsala och Region VästmanlandAkademiska Akademiska sjukhuset och Västmanlands sjukhus. Tillkommande enheter för leverans av patientmat beslutas av parterna. Nämnden ska utveckla rutiner och system som genom ett gemensamt agerande ger kostnadsmässiga, kvalitativa, affärsmässiga och administrativa fördelar som gagnar både den egna verksamheten och kärnverksamheten. Nämnden ska bedriva ett kontinuerligt miljö- och kvalitetssäkringsarbete. Nämnden ska utöva regionens arbetsgivar- och ägaransvar inom sitt verksamhetsområde. 4 FÖRÄNDRINGAR AV NÄMNDENS ANSVAR OCH BEFOGENHETER Om nämndens ansvar och befogenheter förändras ska detta godkännas av samtliga parters fullmäktige genom ett reviderat reglemente. Utfärdad av: Fredrik Alm Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet Godkänd av: REGLEMENTE 2 (5) Gäller fr.o.m. Dok.nummer-Utgåva 38632-5.1 Reglemente för gemensam kostnämnd 2023-2026 5 LEDAMÖTER Nämnden har sex ledamöter och sex ersättare. Parterna utser tre ledamöter och tre ersättare vardera. 6 MANDATPERIOD Ledamöter och ersättare i nämnden väljs för fyra år, räknat från och med 1 januari året efter det år då val till fullmäktige har ägt rum. Valet förrättas av det under valåret, i respektive region, nyvalda fullmäktige senast i december månad. 7 ORDFÖRANDE Ordförande och en vice ordförande utses av värdregionen i samråd mellan parterna för två år i taget från och med den 1 januari. Posterna som ordförande och vice ordförande bör rotera mellan parternas företrädare i nämnden och ordförandena ska vara ordinarie ledamöter i nämnden. Ordförande ska leda, samordna och övervaka nämndens arbete. Om varken ordförande eller vice ordförande kan närvara vid sammanträdet, utser nämnden annan ledamot att fullgöra ordförandes uppgifter vid sammanträdet. Om ordförande eller vice ordförande för längre tid är hindrad att fullgöra sitt uppdrag, får nämnden utse annan ledamot att som ersättare fullgöra dennes uppgifter. 8 NÄRVARO- OCH YTTRANDERÄTT FÖR ANNAN ÄN LEDAMOT Ersättare har rätt att närvara och yttra sig i överläggningarna. Ersättare från parti som inte har ordinarie ledamot i nämnden har rätt att få sin mening antecknad till protokollet. Om en ledamot är förhindrad att delta i ett sammanträde eller del därav ska den ersättare från den part som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av något annat hinder än jäv får därefter under samma dag inte tjänstgöra vid sammanträdet. 9 ERSÄTTNING Ersättning utgår till ledamot och ersättare enligt respektive parts egna bestämmelser. Nämndens sekreterare anmäler till respektive part vilka som varit närvarande vid sammanträdet, varefter varje part ansvarar för ersättningen. Utfärdad av: Fredrik Alm Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet Godkänd av: REGLEMENTE 3 (5) Gäller fr.o.m. Dok.nummer-Utgåva 38632-5.1 Reglemente för gemensam kostnämnd 2023-2026 10 TID OCH PLATS FÖR SAMMANTRÄDEN Nämnden ska för varje kalenderår upprätta en plan över sina sammanträden. Sammanträde ska även hållas när minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller ordförande finner att det behövs. Plats för sammanträdet är Västerås om nämnden inte bestämmer annat. Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast tre dagar i förväg anmäla detta till nämndsekreteraren. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden. 11 KALLELSE TILL SAMMANTRÄDEN Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Före varje sammanträde med gemensamma kostnämnden ska nämndens ledamöter och ersättare få en kallelse och preliminär föredragningslista, som regel en vecka före sammanträdet. Slutlig föredragningslista fastställs vid varje sammanträdes början. 12 ANMÄLAN OM FÖRHINDER En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare. Ledamot som är förhindrad att delta ska själv meddela sin ersättare. 13 FÖREDRAGNING Föredragning inom nämnden sker av ordföranden eller på dennes uppdrag av nämndens ansvariga tjänsteperson eller någon av parternas tjänstepersoner. Nämnden kan uppdra beredning och föredragning av visst ärende eller viss grupp av ärenden åt en eller flera särskilda ledamöter eller åt någon av parternas tjänstepersoner. 14 PROTOKOLL Protokollet justeras av nämndens ordförande och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Utfärdad av: Fredrik Alm Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet Godkänd av: REGLEMENTE 4 (5) Gäller fr.o.m. Dok.nummer-Utgåva 38632-5.1 Reglemente för gemensam kostnämnd 2023-2026 Nämndens sekreterare ansvarar för att nämndens beslut delges dem som är berörda av besluten. Fullständiga protokoll delges parterna samt regionens revisorer. Nämndens sekreterare ansvarar för att nämndens justerade protokoll anslås på respektive parts anslagstavla. 15 FÖRVALTNING Region Västmanland utser verksamhetschef i samråd med Region Uppsala. Kostnaderna för förvaltningen fördelas lika mellan parterna enligt samverkansavtal. 16 ADMINISTRATION Region Västmanland tillhandahåller sekreterare och kanslifunktion. Kostnaderna fördelas mellan parterna enligt samverkansavtal. 17 UNDERTECKNANDE AV HANDLINGAR Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne, vice ordförande och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. 18 DELGIVNING Delgivning till nämnden sker med ansvarig tjänsteperson eller den som i övrigt enligt särskilt beslut är behörig att motta delgivning. 19 DELEGERING Nämnden får uppdra åt ledamot eller ersättare eller åt grupp av ledamöter och/eller ersättare eller åt tjänsteperson att på nämndens vägnar besluta i ett visst ärende eller viss grupp av ärenden, dock inte i fall som avses i Kommunallagens 6 kap 38 §. Beslut som fattas på delegation ska anmälas till nämnden, som bestämmer hur det ska ske. Nämnden fastställer en delegationsordning. 20 REDOVISNING AV VERKSAMHETEN Nämnden ska varje år i en årsberättelse redovisa sin verksamhet. Årsberättelsen ska tillställas respektive parts fullmäktige under första kvartalet efter verksamhetsåret. Utfärdad av: Fredrik Alm Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet Godkänd av: REGLEMENTE 5 (5) Gäller fr.o.m. Dok.nummer-Utgåva 38632-5.1 Reglemente för gemensam kostnämnd 2023-2026 21 REVISION OCH ANSVARSFRIHET Den gemensamma nämnden ska granskas av revisorer hos var och en av de samverkande parterna. Revisorerna kan samarbeta vid revisionen. Respektive part prövar frågan om ansvarsfrihet för hela nämnden. 22 ARKIV För vården av nämndens arkiv gäller det reglemente som Region Västmanlands regionfullmäktige fastställt. 23 INTERN REFERENS Regionfullmäktige, Region Västmanland, 2022-11-15, § xx Regionfullmäktige, Region Uppsala 2022-xx-xx, § xx Utfärdad av: Fredrik Alm Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet Godkänd av: