Uthyrningsreglemente

Styr (1)

Text

1. 1Uthyrningsreglemente Uthyrningsreglemente Datum för beslut: 2024-04-01 Kommunstyrelseförvaltningen Reviderad: 2026-03-17 Beslutsinstans: Kommunstyrelsen KS 2024-02-20 § 5 Kommunstyrelseförvaltningen Innehållsförteckning Om reglementet ..................................................................................................... 3 Allmänna bestämmelser vid uthyrning ................................................................ 4 Fördelningsprinciper i kommunens idrotts- och motionsanläggningar ............. 5 Aktivitetstyp ........................................................................................................ 5 Anläggningar och lokaler ................................................................................. 6 Ordningsregler ........................................................................................................ 6 Taxor och avgifter .................................................................................................. 7 Om reglementet Vännäs kommuns uthyrningsreglemente beskriver hur uthyrning av kommunens lokaler och anläggningar går till. Reglementet bestämmer kriterier för lokalfördelning, priser för att hyra lokal och allmänna regler vid uthyrning. Reglementet beslutas av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen kan göra mindre revideringar. Kommunens lokaler och anläggningar hyrs ut i så stor utsträckning det är möjligt med hänsyn till efterfrågan och de önskemål som finns med hänsyn till de ordinarie kommunala verksamheternas behov. Vännäs kommun hyr ut ett brett utbud av lokaler och anläggningar till föreningar, organisationer, privatpersoner och företag för att stimulera till aktiviteter och mötesplatser för alla. Kommunstyrelseförvaltningen ansvarar för uthyrning, fakturering, uppföljning och statistik av lokaler som allmänheten kan hyra i kommunen. Liljaskolan svarar för uthyrning av sina egna lokaler, dock gäller detta inte kök- och matsal då detta bokas av kommunstyrelseförvaltningen. Föreningar, arrangörer och andra hyresgäster som hyr lokaler i kommunen ska följa och främja demokratiska grundprinciper. Verksamhet i lokalerna får inte bryta mot lagar och föreskrifter eller uppmuntra till bruk av narkotika, alkohol och andra droger. Verksamhet som uppmanar till våld, hot, diskriminering, våldsbejakande extremism, rasism eller annan brottslighet får inte förekomma i lokalerna. Vännäs kommun kan neka att upplåta lokaler med anledning av ovanstående. Reglemente | Kommunstyrelseförvaltningen | 2026-03-17 3 (16) Allmänna bestämmelser vid uthyrning 1. Vännäs kommun fakturerar lokalhyra i efterskott, såvida inte direktbetalning har skett vid bokningstillfället. 2. Bokningsförfrågningar ska göras minst två (2) arbetsdagar före uthyrningstillfälle för att vara säker på att bokningen går igenom. Bokningen är giltig först när hyresgästen erhållit bokningsbekräftelse. 3. Avbokning av hyrda tider ska göras minst 24 timmar i förväg. Om det inte görs debiteras tiden enligt normaltaxa i gällande prislista. 4. Hyresgäst eller ansvarig ledare ska vara 18 år och myndig. 5. Det ska finnas en (1) ansvarig ledare för varje grupp som hyr lokalen. 6. För alla bokningar skall organisationsnummer eller personnummer anges. 7. Hyresgäst har inte rätt att hyra ut eller överlämna sin bokade tid till annan såvida ingen särskild överenskommelse har träffats med kommunstyrelseförvaltningen. 8. De som inte utnyttjar och ej heller avbokar en tid med nolltaxa debiteras normal taxa. Vid upprepade överträdelser kan föreningen bli av med tider i kommande tidfördelning. 9. Vännäs kommun har rätt att avboka hyresgäst för annan verksamhet. Det kan till exempel vara matcher, tävlingar, arrangemang, möten, utställningar etc. 10. Hyresgäst ansvarar att följa kommunens ordningsregler och personalens föreskrifter och anvisningar. Vännäs kommun kan säga upp hyreskontraktet om detta inte följs. 11. Hyresgäst ansvarar för att själv ordna tillstånd samt anmälningar till de myndigheter som behövs för den verksamhet eller tillställning som bedrivs. Hyresgäst har också ansvar att se till så att det inte är fler personer i lokalen/anläggningen än vad som är tillåtet och att nödutgångar är tillgängliga och framkomliga. 12. Vännäs kommun har rätt att debitera hyresgästen om tiden för uthyrning har lett till extra tillsyn, det kan vara extrastädning, jourutryckning, reparationer eller andra orsaker som leder till extra kostnader för Vännäs kommun. Debitering sker enligt gällande prislista eller faktiskt kostnad. 13. Skollokaler hyrs ut i samråd med berörd rektor. 14. Kök- och matsalar bokas via lokalbokning@vannas.se. Särskilt kontrakt innehållande rutiner och ansvarsfördelning skrivs vid uthyrning av kommunens kök. 15. Ridhuset hyrs ut genom Vännäs ryttarförening. Reglemente | Kommunstyrelseförvaltningen | 2026-03-17 4 (16) Fördelningsprinciper i kommunens idrotts- och motionsanläggningar För den uthyrning som sker säsongsvis görs en fördelning av tider efter aktivitetstyp, föreningstyp och lokalernas förutsättningar. Prioriteringsordningen för de olika kriterierna redovisas nedan. Verksamhet för barn och ungdomar i åldrarna 7-12 år ska prioriteras vid tilldelning av träningstider vardagar mellan 17.00-20.00. Träningstiderna regleras vid varje tillfälle till 60 minuter för barn till och med 12 år, 90 minuter för äldre grupper. AKTIVITETSTYP 1. Tävlingsverksamhet. Tävlingar som är sanktionerade av respektive specialdistriktsförbund eller specialförbund. Exempelvis seriematch eller annan typ av tävling. 2. Träning a) Verksamheter med pågående tävlingssäsong prioriteras. b) Högre nivå på tävlingsverksamheten prioriteras. c) Föreningar med stor ungdomsverksamhet prioriteras. 3. Motion. Föreningar som bedriver motionsverksamhet utan att delta i tävlingsverksamhet. a) Barn- och ungdomsverksamhet prioriteras före vuxenverksamhet 4. Övrig verksamhet Till dessa kriterier tillkommer en bedömning av antalet som deltar i varje aktivitet. Särskild hänsyn ska tas till aktiviteter för personer med funktionsnedsättning. Större tävlingar, matcher, arrangemang och dylikt kan bryta träningstid. Barn- /ungdomsmatcher, klubbmästerskap eller motsvarande ska i huvudsak genomföras inom ramen för föreningens tilldelade träningstider. Vid önskemål från föreningen om att förlägga tävling på veckodagar, utanför egen förenings träningstider, har Vännäs kommun rätt att prioritera träning före tävling. Vännäs kommun vill verka för att dubbelt idrottande för barn och ungdomar 7-16 år ska vara möjligt. Detta tas i beaktande vid fördelning av tider. Idrottshallar och gymnastiksalar hyrs ut säsongsvis och fördelning av tider sker efter skriftlig ansökan senast 15 maj. Tid för arrangemang i idrottshallar och gymnastiksalar söks senast den 1 juni för kommande höst- och vårsäsong. Föreningar som så önskar kan inom ramen för de tider som tilldelas, själv få fördela tider till olika verksamheter, under förutsättning att principerna i uthyrningsreglementet respekteras. Reglemente | Kommunstyrelseförvaltningen | 2026-03-17 5 (16) ANLÄGGNINGAR OCH LOKALER Vid fördelning av tider tas hänsyn till olika typer av anläggningar samt att utrustningen i anläggningarna styr verksamheternas lokalisering. Aktiviteter som inte kräver fullstor hall hänvisas till gymnastikhallar, exempelvis Lilla Hammarhallen och Vega Gymnastiksal. Ordningsregler Vännäs kommun har tillsynsfri kvälls- och helgverksamhet. Hyresgästen har därmed ett stort ansvar för lokalen. Om hyresgästen bryter mot ordningsreglerna kan hyresgästen sägas upp med omedelbar verkan. • Hyresgästen är ansvarig för verksamheten som bedrivs i lokalen. • En ansvarig ledare som är minst 18 år gammal ska alltid närvara. Dispens till yngre ledare kan ges av Vännäs kommun. • Den ansvariga ledaren ansvarar för utkvitterad nyckel/passerbricka. Borttappad nyckel/passerbricka debiteras. • Ytterskor tas av vid anvisad plats, dessa från inte användas i gymnastik- och sporthallarna. • Du får bara använda gymnastikskor som inte gör märken i golven i gymnastik- och sporthallarna. • Vännäs kommun ansvarar inte för ytterkläder eller andra tillhörigheter. • Skada på anläggningen som görs av hyresgästen eller aktivitetsdeltagare ersätts av hyresgästen. Skadan ska snarast anmälas till kommunstyrelseförvaltningen • Innan lokalen lämnas ska den grovstädas exempelvis sopa golv, torka bordsytor, diska porslin och ställa tillbaka använt material. Om städningen skötts dåligt debiteras för extrastädning. Kommunen tillhandahåller städmaterial. • Hyresgästen ansvarar för att fönster är stängda och dörrar är låsta när lokalen lämnas. • Redskap och annat material ska vara undanplockat innan hyresgästens tid är över. • Hyresgästen får inte göra knutar på de takhängda repen. • Rökning är förbjuden i och i anslutning till kommunens samtliga lokaler. • Alla kommunala lokaler och anläggningar som hyrs ut enligt det här reglementet ska vara alkohol-, tobaks- och drogfria. • Idrottsförbundets dopningskontrollanter ska ges tillträde. • Personer som fällts för dopning är avstängda från kommunens träningslokaler under sin avstängning från Riksidrottsförbundets egna organ. Reglemente | Kommunstyrelseförvaltningen | 2026-03-17 6 (16) Taxor och avgifter Föreningar som får kommunalt sammankomstbidrag och har minst 20 aktiviteter om året har fri lokalhyra för sin verksamhet i lokaler som ägs och drivs av Vännäs kommun. Kommunalt sammankomstbidrag ges till föreningar som arrangerar aktiviteter för barn och unga i åldersgruppen 7-25 år och för personer med funktionsnedsättning oavsett ålder. Kravet om minst 20 aktiviteter om året gäller inte för aktiviteter riktade till personer med funktionsnedsättning. Fri lokalhyra av kommunens lokaler gäller även för arrangemang som har ett hållbarhetssyfte, är icke vinstdrivande samt är öppet för alla medborgare. Ett exempel på detta är om en privatperson arrangerar loppis där det inte finns någon utställaravgift. Fri lokalhyra gäller inte för aktiviteter med enbart deltagare äldre än 25, om dessa inte är ledare i föreningen eller har funktionsnedsättning. I ishallen gäller fri lokalhyra endast för föreningar som bedriver sin huvudsakliga verksamhet på is. Kommunala verksamheter har fri lokalhyra. Föreningar som uppfyller Vännäs kommuns allmänna krav på föreningar som tilldelas bidrag, men som inte är berättigade till fri lokalhyra debiteras med 50 % av normaltaxan. Privatpersoner, företag, övriga organisationer och föreningar samt föreningar från annan kommun betalar normaltaxa för hyra av lokaler och utrustning från Vännäs kommun. Föreningar som uppfyller Vännäs kommuns allmänna krav på föreningar som tilldelas bidrag samt kommunala verksamheter får fritt låna utrustning från kommunstyrelseförvaltningen. Vid längre sammanhängande hyrestider över 10 månader ska möjlighet ges till förhandling om hyresnivån. Reglemente | Kommunstyrelseförvaltningen | 2026-03-17 7 (16) Kommunstyrelseförvaltningen Taxor för lokaler och material i Vännäs kommun Gymnastikhallar Normaltaxa Normaltaxa Föreningstaxa Föreningstaxa (kr/timme) (kr/heldag från 5 (kr/timme) (kr/heldag från 5 timmar) timmar) Privatpersoner, Privatpersoner, Registrerade Registrerade företag, företag, föreningar föreningar i Vännäs föreningar i Vännäs föreningar från från annan kommun kommun annan kommun, kommun, övriga övriga Hammarhallens 100 kr - 50 kr 250 kr gymnastiksal 10 x 22m Vegahallen 13 x 22m 150 kr - 75 kr 375 kr Sporthallar Normaltaxa Normaltaxa Föreningstaxa Föreningstaxa (kr/timme) (kr/heldag från 5 (kr/timme) (kr/heldag från 5 timmar) timmar) Privatpersoner, Privatpersoner, Registrerade Registrerade företag, företag, föreningar föreningar i Vännäs föreningar i Vännäs föreningar från från annan kommun kommun annan kommun, kommun, övriga övriga Hammarhallen 20 x 250 kr - 125 kr 625 kr 40 m Liljahallen 20 x 40 m 250 kr - 125 kr 625 kr Vännäsby idrottshall 200 kr - 100 kr 500 kr 20 x 40 m Ishallen Normaltaxa Normaltaxa Föreningstaxa Föreningstaxa (kr/timme) (kr/heldag från 5 (kr/timme) (kr/heldag från 5 timmar) timmar) Privatpersoner, Privatpersoner, Registrerade Registrerade företag, företag, föreningar föreningar i Vännäs föreningar i Vännäs föreningar från från annan kommun, kommun kommun annan kommun, övriga övriga Issäsong 650 kr - 325kr 1 450 kr Övrig tid 200 kr - 100 kr 500 kr Reglemente | Kommunstyrelseförvaltningen | 2026-03-17 9 (16) Samlingssalar Normaltaxa Normaltaxa Föreningstaxa Föreningstaxa Maxantal deltagare (kr/timme) (kr/heldag från 5 (kr/timme) (kr/heldag från 5 i lokalen timmar) timmar) Privatpersoner, Privatpersoner, Registrerade Registrerade företag, företag, föreningar föreningar i Vännäs föreningar i Vännäs föreningar från från annan kommun, kommun kommun annan kommun, övriga övriga Hammarhallen 100 kr - 50 kr 250 kr cafeteria Liljahallen cafeteria 100 kr - 50 kr 250 kr Ishallen cafeteria 100 kr - 50 kr 250 kr Vegaskolan 200 kr - 100 kr 500 kr Kulturtorget Vegaskolan Lilla 100 kr - 50 kr 250 kr salongen Vännäs IP 200 kr - 100 kr 500 kr Samlingssal Reglemente | Kommunstyrelseförvaltningen | 2026-03-17 10 (16) Medborgarhuset Normaltaxa Normaltaxa Föreningstaxa Föreningstaxa Maxantal deltagare (kr/timme) (kr/heldag från 5 (kr/timme) (kr/heldag från 5 i lokalen timmar) timmar) Privatpersoner, Privatpersoner, Registrerade Registrerade företag, företag, föreningar föreningar i Vännäs föreningar i Vännäs föreningar från från annan kommun, kommun kommun annan kommun, övriga övriga Biografen 200 kr - 100 kr 500 kr 360 personer Festsalen* 200 kr 1500kr/dygn 100 kr 500 kr 150 personer Sammanträdes-rum 100 kr - 50 kr 250 kr Tväråbäck * Loppisar som arrangeras av privatperson där det inte finns någon utställaravgift har gratis lokalhyra. Reglemente | Kommunstyrelseförvaltningen | 2026-03-17 11 (16) Fotbollsplaner Normaltaxa Normaltaxa (kr/heldag Föreningstaxa Föreningstaxa (kr/heldag från 5 timmar) (kr/timme) från 5 timmar) (kr/timme) Privatpersoner, Privatpersoner, företag, Registrerade Registrerade föreningar i Vännäs kommun företag, föreningar föreningar från annan föreningar i Vännäs från annan kommun, kommun, övriga kommun övriga Konstgräsplan 600 kr - 300 kr 1500 kr (uppvärmd) - helplan Konstgräsplan 300 kr - 150 kr 750 kr (uppvärmd) - halvplan Konstgräsplan (ej 400 kr - 200 kr 1000 kr uppvärmd) - helplan Konstgräsplan (ej 200 kr - 100 kr 500 kr uppvärmd) – halvplan Gräsplan - 11 manna 150 kr - 75 kr 375 kr Gräsplan - 5, 7 & 9 100 kr - 50 kr 250 kr manna Reglemente | Kommunstyrelseförvaltningen | 2026-03-17 12 (16) Ridanläggning Norrmalm Normaltaxa (kr/timme) Normaltaxa (kr/heldag Föreningstaxa Föreningstaxa från 5 timmar) (kr/timme) (kr/heldag från 5 timmar) Privatpersoner, företag, Privatpersoner, företag, Registrerade föreningar i Registrerade föreningar i föreningar från annan föreningar från annan Vännäs kommun Vännäs kommun kommun, övriga kommun, övriga Ridhus 800-6000kr - 400-3500kr - Vård- och omsorgs Normaltaxa (kr/timme) Normaltaxa (kr/heldag från Föreningstaxa Föreningstaxa (kr/heldag matsalar 5 timmar) (kr/timme) från 5 timmar) Privatpersoner, företag, Privatpersoner, företag, Registrerade föreningar i Registrerade föreningar i föreningar från annan föreningar från annan Vännäs kommun Vännäs kommun kommun, övriga kommun, övriga Rieck-Müller matsal (från 150 kr - 75 kr 375 kr 17:00) Vängårdens matsal (från 150 kr - 75 kr 375 kr 17:00) Reglemente | Kommunstyrelseförvaltningen | 2026-03-17 13 (16) Skolsalar* Föreningstaxa (kr/timme) Föreningstaxa (kr/heldag från 5 timmar) Registrerade föreningar i Vännäs kommun Registrerade föreningar i Vännäs kommun Hammarskolan hemkunskap 100 kr 500 kr Hammarskolan klassrum 100 kr 500 kr Hammarskolan slöjdsal 100 kr 500 kr Liljaskolan matsal 200 kr 1 000 kr Liljaskolan kök** 1 000 kr Vegaskolan slöjdsal 100 kr 500 kr Vegaskolan hemkunskap 100 kr 500 kr Vännäsby skola hemkunskap 100 kr 500 kr Vännäsby skola slöjdsal 100 kr 500 kr * skolsalar hyrs endast ut till föreningar som uppfyller Vännäs Kommuns allmänna krav på föreningar som tilldelas bidrag. ** Liljaskolans kök hyrs enbart ut vid arrangemang anordnade av föreningar som uppfyller Vännäs Kommuns allmänna krav på föreningar som tilldelas bidrag. Reglemente | Kommunstyrelseförvaltningen | 2026-03-17 14 (16) Utrustning och övrigt material Registrerade föreningar och kommunala verksamheter får låna utrustning utan kostnad, övriga enligt taxa. Registrerade föreningar och kommunala verksamheter har förtur att hyra utrustning och material om bokning sker minst 6 månader i förväg. Utrustningslista Pris (kronor) Filmduk 50/dygn Projektor 100/dygn Högtalare, Liten bärbar, mygga, mic 150/dygn Högtalare, trådlös med cd, mygga, mic 200/dygn Tidtagarutrustning ALGE med display (krav på utbildning) 1000/dygn Startklocka 150/dygn Övrigt Toalettvagn (4 pl) 500/dygn Sekretariatsvagn (12 pers) 500/dygn Portabel scen 48 kvm 2000/dygn Portabel scen, ½ scen 1000/dygn Bord 30kr/st / dygn Stolar 5kr/st / dygn Reglemente | Kommunstyrelseförvaltningen | 2026-03-17 15 (16) Kostnad vid oaktsamhet i lokaler och anläggningar Beredskapsutryckning Debiteras faktisk kostnad /1000kr Larm eller vaktbolagsutryckning Debiteras faktisk kostnad / 1000kr Skadegörelse eller material som förstörs av oaktsamhet Debiteras faktisk kostnad för reparation/inköp etc. Ej återställd utrustning/material enligt anvisning 500 kr Ej städade utrymmen (mötesrum, festsal, omklädningsrum 500kr eller faktisk kostnad för med mera) städpersonal Ej städad toalettvagn eller sekretariatsvagn minst 500kr eller faktiskt kostnad Ej stängda fönster eller dörrar 500kr eller faktiskt kostnad för jourutryckning Borttappad tagg 200 kr Borttappad nyckel 500 kr Kopiering Föreningar som vill kopiera tar kontakt med vaktmästeriet i Medborgarhuset. Reglemente | Kommunstyrelseförvaltningen | 2026-03-17 16 (16)