1SOLNA STAD Valnämndens delegationsordning 2 3 DELEGATIONSORDNING – antas av nämnden Reglerar vad nämnden har uppdragit åt en tjänsteperson, enskild ledamot eller utskott att besluta om på nämnden vägar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Dokumenttyp: Delegationsordning Giltighetstid: Tills vidare Beslutande organ: Valnämnden Beslutsdatum: 2026-02-05 § 4 Antagen till följd av lag: Kommunallagen 6 kap. 44 § Revisionsdatum: – Dokumentansvarig: Stadsledningsförvaltningen Uppföljning: Vid behov 4 Innehållsförteckning Allmänt om delegering .................................. Fel! Bokmärket är inte definierat. Vidaredelegering ........................................ Fel! Bokmärket är inte definierat. Begränsningar i delegering........................ Fel! Bokmärket är inte definierat. Brådskande ärenden .................................. Fel! Bokmärket är inte definierat. Anmälan av delegationsbeslut till nämnd .................... Fel! Bokmärket är inte definierat. Verkställighetsbeslut .................................. Fel! Bokmärket är inte definierat. Beslut som fattas utifrån av kommunstyrelsen antagna riktlinjer eller motsvarande ............................................... Fel! Bokmärket är inte definierat. Delegationsförteckning ............................................................................................... 9 Ärenden gemensamma för samtliga nämnder ..................................................... 9 2. Upphandling & inköp ..................................................................................... 9 3. Administrativa ärenden .................................................................................13 4. Dataskyddsförordningen (GDPR) ..............................................................16 Ärenden specifika för nämnden ..........................................................................18 5 Inledning Inledningen är en del av delegationsordningen som både förtydligar och förklarar delegationsordningen. Inledningen är därför väsentlig att ta del av för förståelsen av delegationsordningen som helhet. Nämnderna har av kommunfullmäktige fått rätt att besluta i de frågor som finns uppräknade i respektive nämnds reglemente. Varje nämnd har enligt kommunallagen (2017:725) möjlighet att delegera beslutanderätten, med vissa undantag. I delegationsordningen framgår i vilka fall valnämnden har beslutat om att delegera beslutanderätten. Allmänt om delegation Enligt 6 kap. 37 § kommunallagen kan valnämnden uppdra åt ett utskott, en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Delegation innebär att behörigheten att fatta beslut överlämnas och att beslut fattas på valnämndens vägnar. Nämnden är därmed juridiskt ansvarig för de beslut som fattas av delegat. Valnämnden har rätt att när som helst återkalla en lämnad delegation, både i ett enskilt ärende och generellt. Om nämnden anser att ett ärende kräver det kan den föregripa en delegats beslut genom att fatta ett eget beslut i ärendet. Däremot kan ett redan fattat beslut med stöd av delegation inte ändras eller återtas. Utöver de beslut som finns förtecknade i denna delegationsordning kan styrelsen delegera beslutsrätten i enskilda ärenden. Verkställighetsbeslut I den kommunala förvaltningen vidtas en mängd åtgärder av förberedande eller verkställande karaktär som inte är att anse som beslut i kommunallagens mening, så kallade verkställighetsbeslut. Verkställighetsbeslut är beslut som fattas regelmässigt och som inte förutsätter utrymme för självständiga bedömningar. Rätten för de anställda att fatta verkställighetsbeslut grundas inte på delegering. Verkställighetsbeslut framgår därför inte av delegations- ordningen och är inte överklagbara enligt kommunallagen. Delegeringsförbud Delegering får inte användas på ett sådant sätt att den rubbar nämndens övergripande ansvar för verksamheten. Beslutanderätten får, enligt 6 kap. 38 § och 7 kap. 5 § kommunallagen, inte delegeras i följande ärenden: ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller 6 kvalitet, framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras. Brådskande ärenden Enligt 6 kap. 39 § kommunallagen får en nämnd uppdra åt ordföranden eller åt annan ledamot i nämnden att besluta i nämndens ställe i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Möjligheten att delegera enligt denna bestämmelse begränsas inte av 6 kap. 38 § 1 st. 1-4 kommunallagen. Delegatens ansvar Den som har delegerats beslutanderätten i en viss fråga ska vid beslutsfattandet tillse att gällande lagstiftning och stadens styrdokument beaktas. Delegaten ska vid behov samråda med överordnad chef eller annan lämplig befattnings- havare. Delegaten ska överlämna ett delegerat ärende till nämnden för avgörande om ärendets beskaffenhet påkallar det. Vidaredelegering Om nämnden uppdrar åt stadsdirektören eller en förvaltningschef att fatta beslut, får nämnden enligt 7 kap § 6 kommunallagen, överlåta åt stadsdirektören eller förvaltningschefen att i sin tur vidaredelegera beslutanderätten till en annan anställd. Endast kommundirektören och förvaltningschefer har rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt. I övrigt är det inte möjligt att flytta eller överföra delegerad beslutanderätt till annan funktion än vad nämnden har beslutat. Delegation för delegatens överordnade och ersättare Delegat i delegationsordningen anges i lägsta nivå. Överordnade chefer inom samma verksamhetsområde har rätt att besluta i delegatens ställe. Om delegat är förhindrad att utföra sin beslutanderätt, exempelvis vid tillfällig frånvaro, inträder tillförordnad ersättare, om en sådan är utsedd, eller vikarie. 7 Förtydliganden avseende delegation Flera delegater Om en beslutspunkt innehåller flera delegater har delegaterna var för sig rätt att fatta beslut enligt beslutspunkten. Om samråd Om beslut ska fattas i samråd får delegaten besluta endast om delegaten har samrått med aktuell befattningshavare enligt delegationsordningen. Det ska framgå av delegationsbeslutet eller underlaget till delegationsbeslutet att samråd skett. Om en beslutspunkt saknas i delegationsordningen Om en beslutspunkt inte finns med i delegationsordningen är beslutanderätten inte delegerad, förutsatt att det inte är fråga om ett beslut som fattas utifrån av kommunstyrelsen eller nämnden antagna riktlinjer eller övriga styrdokument där beslutanderätten framgår eller att nämnden i ett enskilt ärende gett delegation. Om beslutanderätten inte är delegerad ska nämnden fatta beslut i ärendet. Anmälan av delegationsbeslut Beslut som fattas med stöd av delegationsordningen ska anmälas till nämndens närmast följande sammanträde. Detta avser samtliga delegationsbeslut, även de som fattats med vidaredelegation, om inte annat anges i den inledande texten för avsnittet. Beslut som fattas på vidaredelegering ska även anmälas till den vidaredelegerande förvaltningschefen. Anmälda delegationsbeslut redovisas under särskild paragraf i nämndens protokoll. Överklaganden Laglighetsprövning Beslut av nämnd (inklusive delegationsbeslut) kan, om inte annat anges i speciallagstiftning, överklagas enligt kommunallagen om beslutet inte är av rent förberedande eller verkställande art. Överklagandet ska ha inkommit till förvaltningsrätten inom tre veckor från den dag det tillkännagavs på stadens anslagstavla att protokollet över det sammanträde där beslutet fattades, eller det sammanträde dit delegationsbeslutet anmälts, är justerat. Förvaltningsbesvär Vissa beslut kan även överklagas genom förvaltningsbesvär inom ramen för aktuell speciallagstiftning. Rätten att överklaga regleras i den aktuella lagen. Ombud Kommunstyrelsen har beslutat att på Solna stads vägnar utge en 8 rättegångsfullmakt till stadsjuristen. Stadsjuristen eller den person som stadsjuristen i sitt ställe förordnar, företräder staden vid domstolar och myndigheter. Rätten att företräda staden i dylika sammanhang är oinskränkt och avser bland annat rätt att anhängiggöra ärenden och mål, föra talan, överklaga beslut och domar, ingå förlikning, anta och förkasta ackord, mottaga delgivningar och likvider. Underskrift av avtal som godkänts av nämnden Avtal och andra från nämnden utgående handlingar ska undertecknas av den vid undertecknandet tjänstgörande ordförande efter kontrasignering av den för ärendet ansvariga chefen. Nämnden kan besluta särskilt att ett visst avtal eller annan utgående handling i stället ska undertecknas av en viss utpekad person. Jäv Kommunallagens regler om jäv ska beaktas vid beslutsfattande. När jäv föreligger ska ärendet överlämnas och beslut fattas av närmast överordnad, annan befattningshavare eller av nämnden. Förkortningar GDPR - General Data Protection Regulation, EU:s dataskyddsförordning FL - Förvaltningslagen (2017:900) KL - Kommunallagen (2017:725) LOU - Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) OSL - Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) TF – Tryckfrihetsförordningen 9 Delegationsförteckning Ärenden gemensamma för samtliga nämnder 1. Upphandling & inköp Upphandling sker enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) och enligt av kommunstyrelsen antagna riktlinjer för inköp och upphandling. Samtliga verksamheter ska följa ingångna ramavtal. Nr Ärende Lagrum Delegat Möjlighet till Kommentar vidaredelegering Stadsdirektör Avser upphandling av 1.1 Beslut om att initiera upphandling, Ja varor och tjänster. godkänna upphandlingsdokument vid upphandling eller direktupphandling enligt Beslutanderätten bilaga 2 till LOU upp till 2 miljoner kronor förutsätter att medel ligger inom budget. För beslut om direktupphandlingar upp till 700 000 kronor, se punkt 3. Tilldelningsbeslut fattas enligt punkt 3.9. Tröskelvärdet för EU- annonsering är cirka 2 miljoner kronor. Avtal som har 10 upphandlats på delegationsnivå signeras av stadsdirektör och kontrasigneras av kanslichef. Inköp- och I samråd med 1.2 Avbryta pågående upphandling Nej upphandlingschef upphandlingsjurist, stadsjurist eller kommunjurist. Inköp- och Beslut om tilldelning 1.3 Beslut att tilldela kontrakt Nej upphandlingschef av kontrakt vid direktupphandlingar, se punkt 1.7 och vid avrop på ramavtal, se punkt 1.8 Inköps- och 1.4 Beslut om uppsägning av upphandlade avtal Nej upphandlingschef med ett värde av högst 2 miljoner kronor Kanslichef 11 Inköps- och 1.5 Beslut om hävning av upphandlade avtal Nej upphandlingschef med ett värde av högst 2 miljoner kronor 1.6 Beslut om stadens deltagande i samordnad Inköp- och Nej upphandling med annan upphandlande upphandlingschef myndighet eller samarbete i kommunövergripande ramavtalsupphandlingar med SKR, Adda, STIC, Kammarkollegiet eller andra upphandlande myndigheter Direktupphandling 1.7 Godkänna upphandlingsdokument, fatta Kanslichef Nej under 100 000 kronor beslut om tilldelning och teckna avtal vid är att betrakta som direktupphandlingar från 100 000 kronor till verkställighet. högst 700 000 kronor Beslutanderätten förutsätter att medel ligger inom budget. Beslut om direkt- upphandlingar enligt bilaga 2, se punkt 1.1 Gränsvärdet för direktupphandling är för närvarande 700 000 kronor och gäller för kommunen 12 som helhet. För att säkerställa att direkt- upphandlingsutrymme finns för aktuell vara eller tjänst ska alla direktupphandlingar med ett uppskattat värde över 100 000 kronor anmälas till upphandlingsenheten innan de påbörjas. Beslutanderätten 1.8 Avrop eller inköp på av Solna stad Nej förutsätter att medel upphandlade ramavtal eller på ramavtal hos ligger inom budget. inköpscentral och fatta beslut om tilldelning a) För varor och tjänster upp till 2 a) Kanslichef miljoner b) För varor och tjänster över 2 b) Stadsdirektör miljoner kronor I samråd med inköps- 1.9 Tilläggsavtal till redan ingångna avtal upp till Kanslichef Nej och högst +/- 10% av avtalets värde för varor upphandlingschef, och tjänster upphandlingsjurist eller kommunjurist. Beslutanderätten förutsätter att medel ligger inom total projektbudget. 13 Inköp- och 1.10 Överklaga dom eller beslut i Nej I samråd med upphandlingschef förvaltningsdomstolar som avser upphandlingsjurist upphandlingsärenden eller kommunjurist Stadsjurist Inköp- och 1.11 Rätt att föra stadens talan i upphandlingsmål Nej upphandlingschef vid allmän domstol eller förvaltningsdomstol Stadsjurist Kommunjurist Administrativa ärenden Nr Ärende Lagrum Delegat Möjlighet till Kommentar vidaredelegering Kommunallagen 2.1 Beslut i ärenden som är så brådskande att 6 kap, 39 § Ordförande Nej nämndens avgörande inte kan avvaktas. KL Ersättare: Vice ordförande 2.2 Rätt att överklaga beslut eller dom avseende 7 kap. 5 § KL Delegat i ursprungsbeslutet Nej ärenden beslutade på delegation 14 2.3 Avge yttranden till tillsynsmyndighet eller 7 kap. 5 § KL Delegat i ursprungsbeslutet Nej domstol i ärenden beslutade på delegation 2.4 Ta emot delgivning Valsamordnare Nej Stadssekreterare Kanslichef Stadsregistrator Registrator Offentlighets- och sekretesslagen 2.5 Beslut att helt eller delvis avslå begäran 6 kap. 1-5 § Stadsregistrator Nej om utlämnande av handling, uppgifter ur OSL Registrator en allmän handling eller att lämna ut en allmän handling med förbehåll Stadsarkivarie 2.6 Beslut att avslå enskilds begäran om att 6 kap. 6 § Stadsregistrator Nej själv få använda tekniska hjälpmedel för OSL Registrator automatiserad behandling som myndigheten förfogar över för att ta del Stadsarkivarie av upptagningar för automatiserad behandling 2.7 Beslut om att avgift för avskrift eller 6 kap. 1a§ Stadsregistrator Nej kopia av allmän handling ska betalas helt OSL Registrator eller delvis innan avskriften eller kopian lämnas ut 15 Förvaltningslagen 2.8 Ändra ett beslut som meddelats om 37–39 § FL Stadsjurist Nej beslutet är felaktigt på grund av att det Kanslichef tillkommit nya omständigheter eller av någon annan anledning. Rättelse av beslut som innehåller en 2.9 36 § FL Stadsjurist Nej uppenbar felaktighet till följd av skrivfel, räknefel eller något annat liknande Kanslichef förbiseende 2.10 Beslut om rättidsprövning och beslut att 45 § FL. Stadsregistrator/registrator Nej avvisa överklagande av beslut som Stadsjurist kommit in för sent. Arkiv 2.11 Fastställa dokument- och Kanslichef Nej I samråd med informationshanteringsplan för stadsarkivarie valnämnden 16 2. Dataskyddsförordningen (GDPR) Nr Ärende Lagrum Delegat Möjlighet till Kommentar vidaredelegering 3.1 Beslut om att utse dataskyddsombud Stadsdirektör Nej 3.2 Yttrande till tillsynsmyndighet Kanslichef Nej I samråd med dataskyddsombudet. Yttranden i ärenden av principiell betydelse ska beslutas av nämnden. Beslut avseende de registrerades rättigheter 3.3 Beslut gällande en registrerads begäran Artikel 15 i Kanslichef Nej om tillgång av personuppgifter GDPR 3.4 Beslut gällande en registrerads begäran Artikel 16 i Kanslichef Nej Anmälan avseende rättelse av om rättelse av personuppgifter GDPR personuppgifter enligt artikel 19 i GDPR utgör verkställighet. 3.5 Beslut gällande en registrerads begäran Artikel 17 i Kanslichef Nej Anmälan avseende radering om radering av personuppgifter GDPR av personuppgifter enligt artikel 19 i GDPR utgör verkställighet. 3.6 Beslut gällande begränsning av Artikel 18 i Kanslichef Nej Anmälan avseende behandling GDPR begränsning av behandling enligt artikel 19 i GDPR 17 utgör verkställighet. 3.7 Beslut gällande en registrerads invändning Artikel 21 i Kanslichef Nej mot behandling GDPR 3.8 Beslut gällande en registrerads begäran Artikel 20 i Kanslichef Nej om dataportabilitet DGPR Beslut avseende personuppgiftsbiträden 3.9 Teckna personuppgiftsbiträdesavtal Artikel 28 i Kanslichef Nej GDPR 3.10 Beslut att godkänna underbiträde till Artikel 28 i Kanslichef Nej personuppgiftsbiträde GDPR Övriga beslut enligt dataskyddsförordningen 3.11 Beslut om huruvida en Artikel 34 i GDPR Kanslichef Nej I samråd med personuppgiftsincident ska anmälas till dataskyddsombudet. tillsynsmyndigheten I beslutet ingår även ett ställningstagande till huruvida de registrerade ska informeras om incidenten. Artikel 35-36 i 3.12 Beslut att godkänna Kanslichef Nej I samråd med GDPR konsekvensbedömning avseende dataskyddsombudet. dataskydd samt begära förhandssamråd Beslut att godkänna med tillsynsmyndigheten efter konsekvensbedömning med genomförd konsekvensbedömning kvarstående hög risk utan begäran av förhandssamråd ska fattas av nämnden. 18 Ärenden specifika för nämnden Nr Ärende Lagrum Delegat Möjlighet till Kommentar vidaredelegering 4.1 Beslut om att förordna ordförande, vice 3 kap § 5 Valsamordnare Nej ordförande, röstmottagare och vallagen Ers. lokalansvarig till vallokal på valdagen stadssekreterare 4.2 Beslut om att förordna röstmottagare vid 3 kap § 5 Valsamordnare Nej förtidsröstningslokal under vallagen Ers. förtidsröstningen stadssekreterare 4.3 Beslut om att förordna ambulerande 3 kap § 5 Valsamordnare Nej röstmottagare vallagen Ers. stadssekreterare 4.4 Beslut om att förordna röstmottagare till 3 kap § 5 Valsamordnare Nej valnämndens preliminära rösträkning vallagen Ers. (onsdagsräkningen) stadssekreterare 4.6 Beslut att entlediga röstmottagare Valsamordnare Nej Ers. stadssekreterare 4.7 Utse behörighetsadministratörer samt Valsamordnare Nej inskrivare i valdatasystemet Ers. stadssekreterare 4.8 Rapportera incident till den centrala 16 kap. 2 § Valsamordnare Nej valmyndigheten vallagen Ers. 19 stadssekreterare 4.9 Införa rättelse eller ändring i röstlängden 5 kap. 7§ Valsamordnare Nej på uppdrag av den centrala vallagen Ers. valmyndigheten eller Länsstyrelsen stadssekreterare