Reglemente för styrelse och nämnder i Oskarshamns kommun

Styr (1)

Text

1. Styrande dokument Regler Reglementen för styrelse och nämnder Reglementen för styrelse och nämnder Ansvarig för dokumentet: Kommunstyrelsens kansli Omfattar: Kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden och bildningsnämnden. Informationsklass: Öppen Publicering: Författningssamling Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Fastställd: 2018-11-12, § 145 Reviderad: 2022-12-12, § 47 Gäller från och med: 2023-01-01 Giltighetstid: Tillsvidare Diarienummer: KS 2022/001332 Reglementen för styrelse och nämnder |2 Innehåll Reglementen för styrelse och nämnder .............................................................................................. 1 Avsnitt 1. Kommungemensamma riktlinjer för styrning ................................................................... 5 1. Inledning ...................................................................................................................................... 5 2. Styrfilosofi .................................................................................................................................... 5 3. Politisk uppgiftsfördelning avseende styrning och uppföljning .................................................... 6 3.1 Kommunfullmäktige .................................................................................................................. 6 3.2 Kommunstyrelsen ..................................................................................................................... 6 3.3 Övriga nämnder ........................................................................................................................ 6 4. Förvaltningsorganisation ................................................................................................................. 7 5. Uppgifter inom förvaltningsorganisationen...................................................................................... 7 5.1 Kommundirektören ................................................................................................................... 7 5.2 Förvaltningschefer .................................................................................................................... 7 5.3 Chefer i förvaltningarna ............................................................................................................ 8 5.4 Stödfunktioner ........................................................................................................................... 8 5.5 Medarbetare.............................................................................................................................. 8 6. Ekonomi- och verksamhetsstyrning ................................................................................................ 8 7. Lokaler............................................................................................................................................. 8 Avsnitt 2. Övergripande bestämmelser för kommunstyrelsen och övriga nämnder ..................... 8 1. Ansvar och rapporteringsskyldighet ............................................................................................ 8 2. Nämndens arbetsformer ............................................................................................................ 10 2.1 Sammansättning ..................................................................................................................... 10 2.2 Ersättarnas tjänstgöring .......................................................................................................... 10 2.3 Avbruten tjänstgöring .............................................................................................................. 10 2.4 Inkallande av ersättare ........................................................................................................... 10 2.5 Ordning för inkallande av ersättare ........................................................................................ 10 2.5 Ersättare för ordföranden ........................................................................................................ 11 3. Sammanträden för nämnd och utskott ...................................................................................... 11 3.1 Tidpunkt .................................................................................................................................. 11 3.2 Kallelse ................................................................................................................................... 11 3.3 Ordföranden ............................................................................................................................ 11 3.4 Justering av protokoll .............................................................................................................. 12 3.5 Reservation ............................................................................................................................. 12 3.6 Protokollsanteckning ............................................................................................................... 12 3.7 Utskott ..................................................................................................................................... 12 3.8 Delgivning (kvittering av handlingar) ...................................................................................... 13 3.9 Undertecknande av handlingar ............................................................................................... 13 3.10 Närvarorätt ............................................................................................................................ 13 3.11 Allmänna handlingar ............................................................................................................. 13 Reglementen för styrelse och nämnder |3 3.12 Öppna sammanträden .......................................................................................................... 13 3.13 Sammanträden på distans .................................................................................................... 14 Avsnitt 3. Nämndspecifika bestämmelser för kommunstyrelsen och övriga nämnder ............... 15 1. Reglemente för kommunstyrelsen ............................................................................................. 15 1.1 Organisation ...................................................................................................................... 15 1.2 Nämndens verksamhetsområde........................................................................................ 15 1.2.2 Kommunstyrelsens ledningsfunktion ................................................................................... 16 1.3 Delegering från kommunfullmäktige ....................................................................................... 21 1.4 Kommunallagen 6 kap. 8 § ................................................................................................ 21 1.5 Ordföranden....................................................................................................................... 22 1.6 Kommunalråd och oppositionsråd ..................................................................................... 22 1.7 Kommunstyrelsens beredningar och styrgrupper .............................................................. 22 1.8 Förvaltningar och enheter .................................................................................................. 22 2.Reglemente för samhällsbyggnadsnämnden................................................................................. 23 2.1 Organisation............................................................................................................................ 23 2.2 Nämndens verksamhetsområde ............................................................................................. 23 3. Reglemente för bildningsnämnden ............................................................................................... 25 3.1 Organisation ...................................................................................................................... 25 3.2 Nämndens verksamhetsområde........................................................................................ 25 4. Reglemente för socialnämnden ................................................................................................. 27 4.1 Organisation ...................................................................................................................... 27 4.2 Nämndens verksamhetsområde........................................................................................ 27 5. Reglemente för valnämnden ..................................................................................................... 28 5.1 Organisation............................................................................................................................ 28 5.2 Nämndens verksamhetsområde ............................................................................................. 28 Reglementen för styrelse och nämnder |4 Avsnitt 1. Kommungemensamma riktlinjer för styrning 1. Inledning Kommunallagen (2017:725) ger de grundläggande reglerna för ansvar och beslutanderätt i en kommun. Vissa uppgifter handhas av fullmäktige, styrelsen och nämnderna enligt annan lag, författning eller enligt statlig myndighets beslut. Reglementet har två funktioner. Dels sker i reglementet fördelning av ansvaret för de obligatoriska uppgifter som getts kommunen via lagstiftning samt övriga uppgifter som kommunfullmäktige beslutat om ska delegeras till nämnderna. Dels innehåller reglementet gemensamma bestämmelser för kommunstyrelsen och övriga nämnder om exempelvis sammanträden och protokoll. Oskarshamns kommun är en politiskt styrd organisation. De förtroendevalda företräder medborgarna. Den offentliga makten ska utövas under lagarna. De förtroendevalda anger vad som ska utföras genom att i kommunfullmäktige utfärda riktlinjer, fastställa verksamhets- planer, budget och fördela ekonomiska resurser. Kommunfullmäktige behandlar frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt. I reglementen har kommunfullmäktige fastställt ansvarsgränserna för kommunstyrelsen och övriga nämnder och verksamhetens innehåll. Nämnderna utfärdar bestämmelser för verksamheten, fastställer detaljbudget och föreslår löften för respektive verksamhet. De anställda ska verkställa de politiska besluten. Förvaltningarna fastställer instruktioner som ska ha stöd i riktlinje eller bestämmelse. 2. Styrfilosofi Kommunens styrfilosofi bygger på följande grundläggande värderingar: • Fokusering på medborgarnas behov • Tillitsbaserad politisk styrning och ledarskap i verksamheterna • Ekonomisk, miljömässig och socialt hållbar verksamhet • God ekonomisk hushållning • Samverkan och helhetssyn inom den kommunala verksamheten • Decentralisering av ansvar och befogenheter • Ledarskap som bidrar till kommunens och medarbetarnas utveckling • Personalens kompetens tillvaratas och uppmärksammas • Flexibilitet och förändringsbenägenhet i organisationen • Ständiga förbättringar inom verksamhetens alla delar • Dialog mellan olika ansvarsområden och ansvarsnivåer • Barnrättsperspektivet beaktas vid alla beslut som berör barn och unga Reglementen för styrelse och nämnder |5 3. Politisk uppgiftsfördelning avseende styrning och uppföljning 3.1 Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar om utformningen av kommunens övergripande lednings- och organisationsstruktur, såsom indelning av verksamheterna i nämnder och förvaltningar. Kommunfullmäktige beslutar om kommunens övergripande vision och strategier samt finansiella mål, fördelar resurser, antar budget och verksamhetsplan och beviljar ansvarsfrihet samt tar ställning till frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt för kommunen. 3.2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ska leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande vision, mål, löften, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten samt göra framställningar i målfrågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd. Kommunstyrelsen ska vidare leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders, stiftelsers, kommunalförbunds och bolags verksamheter. Kommunstyrelsen ska också: • följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling eller ekonomiska ställning, • rapportera till kommunfullmäktige samt bereda de ärenden som ska beslutas av • kommunfullmäktige. • ha en fortlöpande dialog med nämnderna om utveckling av ekonomin och • verksamheten. • samordna och utveckla kommunens ekonomi- och verksamhetsstyrning. • vara kommunens företrädare som arbetsgivare och ansvara för de frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. • anställa all personal inom den kommunala förvaltningen • ha det övergripande arbetsmiljöansvaret såsom arbetsgivare enligt arbetsmiljölagen. Kommunstyrelsen kan för kommun-/nämndövergripande uppgifter inrätta beredningar. Kommunstyrelsen kan också inrätta styrgrupper för projekt. 3.3 Övriga nämnder Nämnden har verksamhetsansvar och ska fördela sina resurser och bedriva verksamhet utifrån kommunens övergripande strategier, budget, lagar, avtal och politiska beslut. Nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är ändamålsenlig samt att verksamheterna i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Nämnderna rapporterar till kommunstyrelsen uppföljning av löften, mål, budget och verksamhetsresultat. Reglementen för styrelse och nämnder |6 4. Förvaltningsorganisation Respektive nämnd biträds av en förvaltning. Denna leds av förvaltningschef. Kommun- direktören är direkt underställd kommunstyrelsen och förvaltningscheferna är underställda kommundirektören. 5. Uppgifter inom förvaltningsorganisationen 5.1 Kommundirektören Kommundirektören är kommunens ledande tjänsteperson. Kommunstyrelsen anställer direktören, ger uppdrag och är den instans direktören rapporterar till. Kommundirektören ska arbeta med stor integritet när det gäller information och beslutsunderlag och finnas till för såväl majoritet som opposition i styrelsen. Kommundirektören ansvarar för att kommunens förvaltningsorganisation fungerar på ett ändamålsenligt och effektivt sätt, i enlighet med de ramar och riktlinjer som fastställts av kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Kommundirektören är chef över förvaltningscheferna och tillsätter och avsätter förvaltningschefer, efter samråd med kommunstyrelsens presidium och berörd nämnds presidium. Kommundirektören är också chef för kansli- och utvecklingsenheten. Kommundirektören ska ansvara för ledning och samordning av kommunens verksamhet i händelse av kris, och vara föredragande i krisledningsnämnden när den aktiveras. I enlighet med kommunallagens bestämmelser 7 kap. 2 § finns en särskild instruktion för kommundirektören som antas av kommunstyrelsen. 5.2 Förvaltningschefer Varje förvaltning leds av en förvaltningschef som biträder respektive nämnd. Förvaltningschefen ansvarar mot nämnden för att den verksamhet nämnden bestämt genomförs med de resurser som ställts till förfogande och har rapporteringsskyldighet mot nämnden. Förvaltningschefen har förutom sitt ansvar för respektive nämnds verksamhet också ett ansvar för helhetsperspektivet i kommunen. I anställningsfrågor ansvarar förvaltningschefen mot kommundirektören. Förvaltningschefen har informations- och samrådsskyldighet med kommundirektören i gemensamma, strategiska och kommunövergripande frågor. Förvaltningschefen beslutar om en ytterligare indelning, av den av kommundirektören fastställda förvaltningsorganisationen i avdelningar, samt beslutar om bemanningen. Indelningar som medför ekonomiska utökningar ska beslutas av budgetansvarig nämnd. Förvaltningschefen beslutar, i samråd med kommundirektören, om dimensionering av stödfunktioner inom områdena personal, ekonomi, juridik, IT/, information, utredning/utveckling, upphandling och nämndsekreterare inom respektive förvaltning. Reglementen för styrelse och nämnder |7 5.3 Chefer i förvaltningarna Chefer inom respektive förvaltning ansvarar för verksamhet, ekonomi, arbetsmiljö och personal inom tilldelat ansvarsområde. Chefer inom kommunstyrelsens förvaltningar ska se till helhetsperspektivet i kommunen. Chefer inom övriga förvaltningar i kommunen ska förutom ansvar för sin egen verksamhet, också verka för helhetsperspektivet i kommunen. 5.4 Stödfunktioner De kommungemensamma stödfunktionerna inom områdena personal, ekonomi, juridik, IT, information, utredning/utveckling och nämndsekreterare ska anlägga ett helhetsperspektiv på kommunens verksamhet. Stödfunktionerna inom förvaltningarna ska delta i de grupper och nätverk som finns inom respektive område och ska i detta arbete kunna anlägga ett helhets- perspektiv på den kommunala verksamheten. 5.5 Medarbetare Medarbetare på alla nivåer i kommunen ska ha kunskap om det ansvar och de befogenheter som ingår i respektive anställning. Varje medarbetare ska ges förutsättningar att ta del av den information som är relevant för förståelsen och delaktigheten inom det egna verksamhets- området. 6. Ekonomi- och verksamhetsstyrning Ekonomi betyder hushållande med begränsade resurser i förhållande till totala önskemål och behov, dvs hur vi hanterar våra resurser. I kommunallagen ställs krav på hur kommunerna ska arbeta med planeringen av sin ekonomi och med sin verksamhet. Regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning i Oskarshamns kommun finns i ett särskilt dokument. 7. Lokaler Kommunfullmäktige antar riktlinje för lokalförsörjning och internhyror. Kommunstyrelsen har ansvaret för kommunens samtliga lokaler såväl egna lokaler som externt förhyrda lokaler. Ett undantag är de lokaler som har bildningsnämnden som egen förvaltare. Kommunstyrelsen förhandlar och upprättar alla hyresavtal. Styrdokument är kommunens internhyrespolicy. Avsnitt 2. Övergripande bestämmelser för kommunstyrelsen och övriga nämnder 1. Ansvar och rapporteringsskyldighet Nämnderna har att förverkliga kommunens vision och verka för samverkan och helhetssyn för ett optimalt resursutnyttjande. Nämnderna arbetar kontinuerligt med ständiga förbättringar och utveckling av den egna verksamheten i samstämmighet med respektive nämnds löften. Reglementen för styrelse och nämnder |8 Samtliga nämnder ska se till att deras verksamhet bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har bestämt, de löften som har formulerats, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser för respektive nämnd i detta reglemente. Nämnderna ska regelmässigt till kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Respektive nämnd ansvarar inom sitt verksamhetsområde för: • upphandling av varor och tjänster, nämndövergripande upphandlingar ansvarar kommunstyrelsen för, • egen medelsförvaltning och ska därvid följa de föreskrifter som kommunfullmäktige och kommunstyrelsen meddelar, • information till allmänheten och de anställda om gällande lagstiftning inom nämndens verksamhetsområde samt om den egna verksamheten, • planläggning enligt gällande beredskaps- och krishanteringslagstiftning och enligt de föreskrifter som kommunstyrelsen meddelar, • reformering av nämndens regelbestånd, • årligen upprätta en förteckning över nämndens oavslutade ärenden, • registeransvar för personuppgifter som nämnden behandlar i sin verksamhet, • att nämndens arkiv vårdas och förtecknas enligt bestämmelserna i arkivlagen och arkivreglementet, • att föra kommunens talan i mål och ärenden som faller inom nämndens verksamhetsområde, • ansvara för förhandlingsskyldighet enligt 11-13, 19 och 38 §§ Lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) • arbetsmiljöfrågor som påverkas av nämndens verksamhetsbeslut, • intern kontroll, uppföljning av sådan kontroll samt rapportskyldighet i samband med verksamhetsberättelsen, • att ansvara för anvisade fonder, • kommunens egen