Reglemente för Valnämnden

Styr (1)

Text

1. 1Reglemente för Valnämnden Dokumenttyp: Reglemente DNR 2019/189 Beslutad av: Kommunfullmäktige Datum: 2019-08-26 § 118 Senast reviderad den: [2019-04-29] Dokumentet gäller för: Valnämnden, ledamöter och ersättare Dokumentansvarig: Nämndsekreterare Giltig till: Tillsvidare 2019-04-29 2(5) Innehållsförteckning 1 Syfte...............................................................................................................3 2 Valnämndens uppgifter .................................................................................3 3 Valnämndens arbetsformer ...........................................................................3 3.1 Sammansättning ...................................................................................3 3.2 Ersättarnas tjänstgöring ........................................................................3 3.3 Inkallande av ersättare ..........................................................................4 3.4 Ersättare för ordföranden ......................................................................4 3.5 Jäv .........................................................................................................4 4 Sammanträden ..............................................................................................4 4.1 Kallelse ..................................................................................................4 4.2 Protokoll ................................................................................................5 4.2.1 Reservation ....................................................................................5 Undertecknande av handlingar ...........................................................................5 Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se 2019-04-29 3(5) 1 Syfte Valnämnden ansvarar för att valnämndens verksamhet bedrivs i enlighet med bestämmelserna i vallagen och i andra författningar som reglerar frågor som är knutna till valnämnden. Exempelvis hanterar nämnden kommunens uppgifter i samband med val till riksdagen, landsting och kommunfullmäktige samt val till Europaparlamentet. I övrigt ska nämnden fullgöra uppgifter som kommunfullmäktige delegerar till nämnden. Valnämnden ska fortlöpande följa upp och föreslå eventuella ändringar i kommunens indelning i valdistrikt. 2 Valnämndens uppgifter Valnämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden inom sitt verksamhetsområde. Valnämnden ska redovisa till fullmäktige hur valnämnden fullgjort sådana uppdrag som fullmäktige har delegerat till nämnden. Valnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och de föreskrifter som finns i lag eller förordning. Valnämnden är personuppgiftsansvarig enligt GDPR inom nämndens verksamhetsområde. 3 Valnämndens arbetsformer 3.1 Sammansättning Valnämnden består av fem ledamöter och fem ersättare. Valnämndens mandatperiod sträcker sig från och med att ett nytt kommunfullmäktige valts i de allmänna valen i Sverige. 3.2 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträdde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ordinarie ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om ersättarna inte väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige bestämda insättningsordningen. En ersättare som har påbörjat tjänstgöring har företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna påverkas av ett en annan Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se 2019-04-29 4(5) ersättare träder in, får en annan ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för tjänstgörande ersättare som kommer längre ner i ordningen. En icke tjänstgörande ersättare har yttranderätt på sammanträdet. 3.3 Inkallande av ersättare En ledamot som är hindrad från att delta i ett sammanträde eller del av ett sammanträde, ansvarar själv för att meddela detta till valnämndens sekreterare och för att kalla in sin ersättare. 3.4 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordförande kan delta i ett sammanträde, eller i en del av ett sammanträde, fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter till dess att en ny tillfällig ordförande valts av valnämnden. Om ordföranden på grund av sjukdom eller annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid, får valnämnden utse annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 3.5 Jäv En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende, får åter tjänstgöra efter att ärendet har handlagts. En ledamot som avbryter tjänstgöringen under ett sammanträde på annat grund än jäv, får endast åter tjänstgöra om en ersättares inträde påverkar styrkebalansen mellan partierna. 4 Sammanträden Valnämnden sammanträder på den dag och tid som nämnder bestämmer. Valnämnden bör under valår ha löpande sammanträde för att tillse att valen genomförs i enlighet med lag. 4.1 Kallelse Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på ett lämpligt sätt sändas varje ledamot och ersättare och annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fyra arbetsdagar före sammanträdesdagen. Kallelsen ska åtföljas av en föredragningslista. Ordförande bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra det. Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se 2019-04-29 5(5) 4.2 Protokoll För möten ska protokoll föras. Protokollet justeras av ordföranden och en tjänstgörande ledamot. Valnämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Den paragrafen ska redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Den som vill få sin mening antecknad i protokollet kan, efter godkännande från ordföranden, medges att lämna en sådan. Protokollsanteckningen ska vara skriftlig och inlämnas senast vid tillfället för justeringen av protokollet. 4.2.1 Reservation Om en ledamot reserverar sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen lämnas senast vid den tidpunkt som fastställs för justeringen av protokollet. Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av valnämnden ska undertecknas av ordföranden, eller vid förfall av denne, vice ordföranden och kontrasigneras av valnämndens sekreterare. I övrigt bestämmer valnämnden vem som får underteckna handlingar. Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se