Fastighetsnämndens delegationsordning

Styr (1)

Text

1. 37 §FL. 1.13 MBL-förhandling eller samråd Delegat svarar i förekommande fall för att förhandlingsskyldighet enligt medbestämmandelagen (MBL) är uppfylld och att ingångna samverkansavtal med personalorganisationerna följs innan beslut fattas. 1.14 Delegation och fullmaktsförhållanden Det är en skillnad mellan delegation med stöd av kommunallagen och fullmakts- förhållanden. En delegat har till skillnad från en person med fullmakt en organ- ställning medan användandet av fullmakt begränsas till mer civilrättsliga mellan- havanden. I det första fallet rör det sig alltså om en tvåpartsrelation, medan det är tre parter involverade i en fullmaktssituation. Beslut eller åtgärder som vidtas på grund av en fullmakt kan heller inte bli föremål för laglighetsprövning. Däremot kan talan väckas i allmän domstol. En rättshandling som företas inom befogenheten som en person med fullmakt har, blir bindande för huvudmannen kommunen om motparten är i god tro. Som exempel på när en kommun genom en skriftlig fullmakt företräds av en person med fullmakt kan nämnas rättegångsfullmakt för rättegångar eller förhandlingar. 1.15 Om firmatecknare Firmatecknare är ett civilrättsligt begrepp som inte finns i kommunallagen. Begreppet regleras i aktiebolagslagen (2005:551) respektive lagen (2018:672) om ekonomiska föreningar. Vem som företräder en kommun i avtalsrättsliga eller andra sammanhang avgörs i stället av kommunallagens regler om beslutanderättens fördelning i form av delegering genom reglementen (från kommunfullmäktige till nämnd) och delegations- ordningar (inom nämnden och dess förvaltning). För att underlätta ärendehanteringen har flera kommuner, trots att bestämmelser om firmatecknare saknas i kommunal- lagen, utsett särskilda firmatecknare. I Upplands-Bro kommun finns beslut från kommunstyrelsen om firmatecknare, vilket också anges som ett krav i kommun- styrelsens reglemente. För att påvisa behörig firmatecknare vid underskrift av handlingar kan protokollsutdraget från beslutet om firmatecknare bifogas. Sid 7 av 21 Fastighetsnämndens delegationsordning 1.16 Delgivningsmottagare Vilka funktioner som får ta emot delgivning regleras i Reglemente med gemensamma bestämmelser för kommunstyrelsen och verksamhetsnämnder i Upplands-Bro kommun. Av 27 § framgår att delgivning med nämnden sker med ordföranden, kommundirektören, kontorschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. I bilaga till denna delegationsordning framgår vilka funktioner som får ta emot delgivning. 1.17 Undertecknande av handlingar Vem som har rätt att underteckna handlingar är reglerat i Reglemente med gemen- samma bestämmelser för kommunstyrelsen och verksamhetsnämnder i Upplands-Bro kommun. I detta framgår att skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av kommun- direktören/kontorschef eller annan anställd som kommundirektören/kontorschef bestämmer samt att nämnden får uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Vidare framgår att beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill. 1.18 Uppgiftslämnande till andra myndigheter Det finns flera bestämmelser i lag som ålägger kommunen att lämna uppgifter eller underrättelser till andra myndigheter, exempelvis vid samverkan, tillsyn eller brotts- bekämpning. Ett exempel är lagen (2025:170) om skyldighet att lämna uppgifter till de brottsbekämpande myndigheterna. När uppgiftsskyldighet följer direkt av lag, och en enskild tjänsteman utan större svårighet kan avgöra att uppgiften ska lämnas ut, anses detta som verkställighet. Det krävs då inte ett delegationsbeslut, eftersom åtgärden inte innefattar någon mer omfattande bedömning. Dokumentation ska ändå ske på lämpligt sätt. Om den enskilde tjänstemannen på samma sätt kan bedöma att uppgiften inte ska lämnas ut, ska ett delegationsbeslut om avslag fattas. Detta eftersom beslutet måste kunna överklagas. Vid tveksamhet om uppgiften ska lämnas ut eller avslås, ska frågan hänskjutas till nämnden för avgörande. Sid 8 av 21 Fastighetsnämndens delegationsordning 2 Inledning – särskilt om fastighetsnämndens delegationsordning 2.1 Delegationer Fastighetsnämnden delegerar inom sitt verksamhetsområde de ärendegrupper som tas upp i denna delegationsförteckning. Delegat är det organ eller den befattningshavare som angivits vid respektive ärendegrupp och på de villkor som uppställs vid respektive ärendegrupp. När någon av funktionerna Kontorschef, Avdelningschef eller Enhetschef anges som delegat innebär det att delegaterna har rätt att besluta inom sina respektive verksamhetsområden. Delegationen avser således berörd chef. 2.1.1. Delegater Förkortningar av delegater är framtagna för att det ska kunna ses på ett lätt och tydligt sätt i tabellen i avsnitt 4, till respektive delegationspunkt. Förkortningarna definieras i avsnitt 3. Alla delegationsbeslut ska anmälas till närmast påföljande nämndsammanträde om inte annat framgår av beslutet. Kontorschef Kontorschefen är den högsta chefen för varje kontor. I Upplands-Bro kommun finns sex kontor: • Kommunledningskontoret som svarar mot kommunstyrelsen • Samhällsbyggnadskontoret som svarar mot kommunstyrelsen, bygg- och miljönämnden och tekniska nämnden • Utbildningskontoret som svarar mot utbildningsnämnden och gymnasie- och arbetslivsnämnden • Socialkontoret som svarar mot socialnämnden och äldre- och omsorgs- nämnden • Kultur- och fritidskontoret som svarar mot kultur- och fritidsnämnden • Fastighetskontoret som svarar mot fastighetsnämnden Under kommunstyrelsen finns två kontorschefer; kommundirektören och samhälls- byggnadschefen. I de flesta fall där kontorschef är angiven som delegat i kommun- styrelsens delegationsordning är det därför kommundirektören eller samhälls- byggnadschefen som avses. Avdelningschef Med avdelningschef avses närmaste chefsnivå under kontorschefen. Sid 9 av 21 Fastighetsnämndens delegationsordning Enhetschef Med enhetschef avses närmaste chefsnivå under avdelningschef. Biträdande chef och gruppchef Med biträdande chef och gruppchef avses chef med ett begränsat ledningsansvar, som innebär verksamhetsansvar och personalansvar inom sitt tilldelade ansvarsområde. Biträdande chef utgör inte ett eget chefsled när det gäller behörighet att fatta beslut enligt delegationsordningen, utan befinner sig på samma behörighetsnivå som den ordinarie chef man biträder. Gruppchef befinner sig på samma behörighetsnivå som enhetschef. Detta innebär att en biträdande chef har samma behörighet som ordinarie chef vad gäller mandat att fatta beslut enligt delegationsordningen. För biträdande ekonomi- chef gäller detta endast då denna är utsedd att ersätta ordinarie ekonomichef. Beslutsmandatet kan dock i vissa ärenden vara begränsat på grund av saknad befogenhet, se avsnitt 1.4 ovan. Det är upp till ordinarie chef och biträdande chef/gruppchef att komma överens om befogenheten för vilka beslut som kan fattas av biträdande chef/gruppchef. 2.2 Förordnande av ersättare När ersättare förordnas för befattningshavare som är delegat, övergår delegationen på ersättaren. 2.2.1 Skillnad mellan tjänsteförrättande och tillförordnad funktion Det kan uppstå behov av att en arbetstagare, utöver sina egna arbetsuppgifter, behöver utföra annan arbetstagares uppgifter då den senare är frånvarande. Detta är vanligt då en chef är frånvarande och någon medarbetare ersätter chefen under en tid. Detta kan hanteras på två sätt: Tjänsteförrättande chef (tjf chef) Tjänsteförrättande chef kan utses vid ordinarie chefs tillfälliga frånvaro såsom semester, tjänsteresa eller kortvarig sjukdom. Tjänsteförrättande chef utför löpande ärenden och har att ”i chefens anda” och enligt instruktion besluta i alla rutinärenden. Befogenheten att fatta mer principiella beslut är begränsad. Inget lönetillägg eller annan extra ersättning utgår för uppdraget som tjänsteförrättande chef. Tillförordnad chef (tf chef) Tillförordnad chef är en medarbetare som upprätthåller en vakant tjänst under en längre period. Detta kan t.ex. vara under rekrytering av ersättare för chef som slutat eller under en föräldraledighet. Den som är tillförordnad har samma befogenheter som en ordinarie befattningshavare, och handlar på eget ansvar. För kontorschefer ska tillförordnad (tf) chef utses även vid kortare frånvaro. För alla övriga chefspositioner ska en bedömning om vilken lösning som ska tillämpas göras från fall till fall, i enlighet med personalavdelningens rutiner. Vid undertecknande av beslut ska det framgå om beslutet fattas av tjf eller tf chef. Sid 10 av 21 Fastighetsnämndens delegationsordning 2.3 Jäv 2.3.1 Kontorschef Är kontorschefen jävig övertar fastighetsnämndens ordförande delegationerna. 2.3.2 Avdelningschefer och enhetschefer Om avdelningschef är jävig övertar kontorschefen delegationerna. Om enhetschef är jävig övertar avdelningschefen delegationerna. 2.3.3 Övriga anställda Avdelningschef eller enhetschef övertar delegationer till jävig delegat anställd inom respektive avdelning eller enhet. 2.3.4 Fastighetsnämndens ordförande Är fastighetsnämndens ordförande jävig övertar nämndens vice ordförande delegationerna till ordföranden. Är även nämndens vice ordförande jävig övertar kontorschefen delegationerna, med undantag för delegation vid brådskande beslut i enlighet med 6 kap. 39 § KL. 2.4 HR-ärenden I Upplands-Bro kommun är det kommunstyrelsen som är anställningsmyndighet. Därför är det endast kommunstyrelsens delegationsordning som reglerar delegations- rätt gällande HR-frågor. Det innebär således att t.ex. anställning av personal inom andra nämnders verksamhetsområden följer kommunstyrelsens delegationsordning. Det medför också att delegationsbeslut gällande HR-ärenden ska anmälas till kommunstyrelsens sammanträden. 2.5 Laga förfall Vad som föreskrivits i fråga om jäv gäller även när delegat har laga förfall, om inte ersättare har förordnats. Med laga förfall avses frånvaro på grund av sjukdom, semester eller annan giltig frånvaro från anställning eller uppdraget. 2.6 Vidaredelegering Enligt 7 kap. 6 § KL får kommunstyrelsen överlåta åt förvaltningschefen att i sin tur uppdra åt en annan anställd inom kommunen eller regionen att fatta beslutet. Kommundirektören och samhällsbyggnadschefen har således rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt till en annan anställd i den mån det framgår av delegationsordningen att så får ske. Sådan vidaredelegering redovisas i kommundirektörens och samhälls- byggnadschefens delegationslista. Alla vidaredelegationsbeslut ska anmälas på samma sätt som det ursprungliga delegationsbeslutet. . Sid 11 av 21 Fastighetsnämndens delegationsordning 3 Förkortningar 3.1 Funktioner Avdch Avdelningschef (avser berörd avdelningschef) DSO Dataskyddsombud Ench Enhetschef (avser berörd enhetschef) Ech Ekonomichef Handl Handläggare (avser berörd handläggare) Kch Kontorschef för fastighetskontoret Kd Kommundirektör Ordf Fastighetsnämndens ordförande Rch Redovisningschef Uphch Upphandlingschef Vice ordf Fastighetsnämndens vice ordförande 3.2 Författningar ArkL Arkivlagen (1990:782) FL Förvaltningslagen (2017:900) GDPR Dataskyddsförordningen (EU 2026/679) KL Kommunallagen (2017:725) LSF Lag (1999:116) om skiljeförfarande OSL Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) SkL Skadeståndslag (1972:207) TF Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Sid 12 av 21 Fastighetsnämndens delegationsordning 4 Delegationsordning för fastighetsnämnden A. Allmänna ärenden Nr Ärende Anmärkningar, Delegat Lagrum m.m. (lägsta) 1. Föra kommunens talan, utse skiljeman, utfärda fullmakt, underteckna handlingar, avtal m.m. A 1.1 Beslut att föra kommunens talan i sådana Vad avser rätten att föra mål och ärenden som ankommer på talan i mål om Ordf fastighetsnämnden, samt att i samband överprövning av eller därmed vidta de åtgärder som följer av upphandling regleras detta Kch detta, såsom att ingå förlikning, utse särskilt i avsnitt C i denna ombud eller utfärda fullmakt. delegationsordning. A 1.2 Beslut att föra kommunens talan vid föreningsstämma i bostadsrättsförening Avdch där kommunen innehar bostadsrätt. A 1.3 Beslut som rör avtal inom den löpande Beslut om upphandling, förvaltning som inte kräver tilldelning eller avrop som a) Ench firmatecknare: omfattas av lagen (2016:1145) om offentlig b) Avdch a) Inom enhetens verksamhetsområde upphandling regleras i – upp till 2 prisbasbelopp och högst avsnittet ”Inköp och c) Kch 1 års avtalstid. upphandling”. b) Inom avdelningens verksamhets- Undertecknande av avtal d) Kd område – upp till 10 prisbasbelopp följer av den beslutsrätt och högst 2 års avtalstid. som delegerats enligt reglemente med c) Inom kontorets verksamhetsområde gemensamma – upp till 30 prisbasbelopp och högst bestämmelser för styrelse 3 års avtalstid. och nämnder. d) Inom kommunstyrelsens samlade förvaltningsområde, eller i övrigt av strategisk betydelse för kommun- styrelsens verksamhet, men som inte kräver politiskt beslut eller firma- tecknare – upp till 100 prisbasbelopp och högst 5 års avtalstid. A 1.4 Beslut om polisanmälan av brott inom Vissa polisanmälningar fastighetsnämndens verksamhetsområde. utgör verkställighet, t.ex. Kch polisanmälan av skadegörelse. 2. Skadestånd A 2.1 Beslut om skadestånd som orsakats inom ramen för fastighetsnämndens SkL Kch verksamhet, på belopp mellan 10-30 prisbasbelopp. Sid 13 av 21 Fastighetsnämndens delegationsordning Nr Ärende Anmärkningar, Delegat Lagrum m.m. (lägsta) A 2.2 Beslut om skadestånd som orsakats inom Kch ramen för fastighetsnämndens SkL i samråd verksamhet, där beloppet uppgår till med Ech högst 10 prisbasbelopp. 3. Utlämnande av handlingar och uppgifter A 3.1 Beslut om avslag vid utlämnande av Ench handling eller uppgift till enskild eller TF som har myndighet eller annan samt uppställande OSL handlingen av förbehåll eller andra villkor i samband m.fl. eller med utlämnande. uppgiften i sin vård A 3.2 Beslut att avslå enskilds begäran om att Ench själv få använda tekniska hjälpmedel som har för automatiserad behandling som 6 kap. 6 § OSL handlingen myndigheten förfogar över för att ta del eller av upptagningar för automatiserad uppgiften behandling. i sin vård A 3.3 Beslut om avvikelser från att ta ut Gällande taxa för kopior Ench avgifter för avskrifter eller kopior av av allmänna handlingar i som har allmänna handlingar i de fall det Upplands-Bro kommun. handlingen föreligger särskilda skäl. eller uppgiften i sin vård 4. Rättidsprövning, avvisning av överklagande m.m. A 4.1 Beslut om att avvisa överklagande av kommunfullmäktiges beslut om ärenden 45 § FL Avdch inom nämndens verksamhetsområde, samt överklagande av fastighets- nämndens eller dess utskotts beslut. A 4.2 Beslut om att avvisa överklagande av Delegaten i beslut som har fattats av delegat. 45 § FL ursprungs- beslutet A 4.3 Beslut om omprövning och rättelse av Delegaten i beslut som fattats på delegation. 37 – 39 §§ FL ursprungs- beslutet A 4.4 Beslut om yttrande till överinstans i Närmaste överklagat ärende där beslut fattats av chef till delegat. delegat i ursprungs- beslutet 5. Informationssäkerhet och dataskydd A 5.1 Beslut om att utse kontorsorganisation Kch för informationssäkerhet och dataskydd. A 5.2 Beslut om att anmäla eller inte anmäla Anmälan verkställs av informationssäkerhets- eller informationssäkerhets- Avdch personuppgiftsincident till strateg efter samråd med tillsynsmyndighet. delegat A 5.3 Beslut om att utse och entlediga Dataskyddsförordningen Kch dataskyddsombud samt ersättare till (EU) 2016/679 dataskyddsombudet. Sid 14 av 21 Fastighetsnämndens delegationsordning Nr Ärende Anmärkningar, Delegat Lagrum m.m. (lägsta) A 5.4 Beslut om att ingå eller avstå från att Dataskyddsförordningen Samma ingå personuppgiftsbiträdesavtal. (EU) 2016/679 delegat som tagit beslut om huvud- avtalet /antagit leverantör A 5.5 Beslut som rör enskilds rätt kopplat till Dataskyddsförordningen personuppgifter. (EU) 2016/679, Avdch ex Artikel 15-18 och 36, m.fl. A 5.6 Beslut om att meddela eller inte meddela Avdch efter de registrerade om personuppgifts- samråd med incident. dataskydds- ombud/ informations- säkerhets- strateg A 5.7 Beslut om att gå emot dataskydds- Kch ombudets rekommendationer. A 5.8 Beslut om att begära förhandssamråd Kch från Integritetsskyddsmyndigheten i samråd (IMY). med DSO 6. Yttranden, remisser, samråd m.m. A 6.1 Beslut om yttranden, svar samt att avstå Svar på remisser av svar, på remisser till andra myndigheter principiell karaktär ska Ordf och andra organ. besvaras av nämnd. eller Kch Yttranden och remisser som rör kommunen som fastighetsägare, se avsnitt D A 6.2 Beslut om svar, eller avstå svar, på Enkäter och andra enkäter till andra myndigheter och andra förfrågningar, som inte har organ. karaktären av en remiss eller Avdch behov av att samla in data från fler verksamheter i kommunen där kommunens ställningstagande efterfrågas, utan är av karaktären där information om kommunen efterfrågas, kan besvaras inom ramen för verkställighet av den vars verksamhets- område berörs. 7. Övrigt A 7.1 Beslut vid brådskande ärenden som inte 6 kap. 39 § KL kan avvakta till nästa sammanträde med Möjligheterna att delegera Ordf fastighetsnämnden. enligt denna bestämmelse begränsas inte av 6 kap.