1.1.1 Allmänt om nämndens uppgifter
1 §Samhällsbyggnadsnämnden förvaltar kommunala fastigheter och anläggningar. Nämnden skall ansvara för drift och skötsel av kommunens fastigheter, gator och vägar, grönytor och allmänna platser, idrotts- och fritidsanläggningar, campingplatser och skogsfastigheter. Nämnden ansvarar också för kommunens markreserv inklusive kommunens skogar. Samhällsbyggnadsnämnden skall även ansvara för drift av VA-anläggningar. Samhällsbyggnadsnämnden skall genomföra kommunens exploateringar. Samhällsbyggnadsnämnden ska budgetera medel för nybyggnads-, underhålls- , reparations-och ombyggnadsprojekt av kommunala fastigheter och anläggningar. Samhällsbyggnadsnämnden ansvarar också för kommunens uppgifter kring detaljplanering i enlighet med PBL. Vidare är nämnden namngivningsorgan för kvarters- och gatunamn, samt ansvarar för kommunens MBK-verksamhet (Mätning, Beräkning, Kartframställning) och kommunens uppgifter enligt lagen om lägenhetsregister. Samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för de trafikuppgifter som avses i 1 § i lagen (1978:234) om nämnder för vissa trafikfrågor samt bostadsanpassning enligt lag (2018:222) om bostadsanpassningsbidrag. Nämnden ansvarar också för klimat-, energi- och miljöfrågor för kommunen. Nämnden ansvarar för den kommungemensamma måltidsorganisationen.
1.1.2 Delegering från fullmäktige
2 §Följande har delegerats från fullmäktige till nämnden: • Upphandla entreprenad enligt upphandlingsreglementet och inom den ekonomiska ram kommunfullmäktige beviljat medel. • Besluta och fastställa taxor och avgifter av ringa betydelse inom nämndens verksamhetsområde. Dnr Beslutsdatum KS 2024/297 2024-11-25 § 131 3 (10) Reglemente och arbetsordning för samhällsbyggnadsnämnden • Utarrendera, uthyra eller annars upplåta mark- och fastigheter som tillhör kommunen. • Administrera köp/försäljning av mark och fastigheter efter beslut i kommunstyrelsen.
1.1.3 Övriga uppgifter
3 §Nämnden har också följande övriga uppgifter: • Information till allmänheten om den egna verksamheten. • Delta i medborgardialoger. • Ansvara för arkiv i enlighet med Samhällsbyggnadsnämndens arkivplan och Lessebo kommuns arkivreglemente, till dess att material överlämnas till slutarkiv. • På uppdrag av kommunens myndighetsnämnd, bistå med förvaltningsresurser för myndighetsnämndens uppdrag.
1.2 Ansvar och rapporteringsskyldighet
4 §Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning. De ska följa det fullmäktige – i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut – har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer.
1.2 Ansvar och rapporteringsskyldighet
5 §Samhällsbyggnadsnämnden ska efter varje tertial och verksamhetsår, lämna rapport över verksamhet och ekonomi till kommunfullmäktige. Årsprognos görs efter tertial 1 och 2 och i det fall prognosen visar ett negativt prognostiserat utfall jämfört med årsbudgeten så ska nämnden upprätta en handlingsplan för att beskriva de åtgärder som ska vidtas för att uppnå en budget i balans. Handlingsplanen ska presenteras för kommunstyrelsen senast nästkommande kommunstyrelsesammanträde, om inte särskilda skäl föreligger.
1.3 Organisation inom verksamhetsområdet
6 §Samhällsbyggnadsförvaltningen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Samhällsbyggnadsnämndens förvaltningsorgan är samhällsbyggnadsförvaltningen. Samhällsbyggnadschefen är chef för förvaltningen. Dnr Beslutsdatum KS 2024/297 2024-11-25 § 131 4 (10) Reglemente och arbetsordning för samhällsbyggnadsnämnden
1.4 Personalansvar
7 §Samhällsbyggnadsnämnden är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av kommunchef. Samhällsbyggnadsnämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som anges i 9 § i kommunstyrelsens reglemente.
1.5 Personuppgiftsansvar
8 §Samhällsbyggnadsnämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i dess verksamhet. Samhällsbyggnadsnämnden ska utse dataskyddsombud. 2 Samhällsbyggnadsnämndens arbetsordning
2.1 Sammansättning
9 §Samhällsbyggnadsnämnden består av 9 ledamöter och 9 ersättare. 2.2 Sammanträdena
2.2.1 Tidpunkt
10 §Samhällsbyggnadsnämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordföranden om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. Dnr Beslutsdatum KS 2024/297 2024-11-25 § 131 5 (10) Reglemente och arbetsordning för samhällsbyggnadsnämnden
2.2.2 Kallelse
11 §Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast 5 dagar före sammanträdesdagen. Kallelse ska ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Kallelse bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelsen ske inom annan tid eller på annat sätt.
2.3 Offentliga sammanträden
12 §Samhällsbyggnadsnämnden får besluta om offentliga sammanträden. Offentliga sammanträden får inte hållas i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess.
2.4 Sammanträde på distans
13 §Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden.
2.5 Närvarorätt
14 §Kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande har rätt att närvara vid nämndernas sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver medge ledamot av styrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Dnr Beslutsdatum KS 2024/297 2024-11-25 § 131 6 (10) Reglemente och arbetsordning för samhällsbyggnadsnämnden Härutöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Kommunchef har närvaro- och yttranderätt i samtliga nämnder.
2.6 Ordföranden
15 §Det åligger ordföranden 1. att leda nämndens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda, 4. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, 5. bevaka att nämndens beslut verkställs.
2.7 Presidium
16 §Nämndens presidium ska bestå av ordförande och vice ordförande. Viceordföranden ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.
2.8 Ersättare för ordföranden och vice ordförande
17 §Om varken ordföranden eller vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller vice ordförande inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter.
2.9 Förhinder
18 §En ledamot som är hindrad att delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till sin gruppledare eller till den Dnr Beslutsdatum KS 2024/297 2024-11-25 § 131 7 (10) Reglemente och arbetsordning för samhällsbyggnadsnämnden gruppen utser, som har att kalla ersättare. Anmälan skall också delges nämndsekreteraren eller motsvarande. Det som här sagts om ledamot gäller även ersättare som redan kallats att tjänstgöra.
2.10 Ersättares tjänstgöring
19 §Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. En ersättare som har börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring, får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen.
2.11 Jäv, avbruten tjänstgöring
20 §En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna.
2.12 Yrkanden
21 §När nämnden förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om inte nämnden enhälligt beslutar att medge det. Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande avfatta det skriftligt. Dnr Beslutsdatum KS 2024/297 2024-11-25 § 131 8 (10) Reglemente och arbetsordning för samhällsbyggnadsnämnden
2.13 Deltagande i beslut
22 §En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden innan beslut fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om nämnden fattar det med acklamation.
2.14 Reservation
23 §Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.
2.15 Justering av protokoll
24 §Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot.
2.16 Undertecknande av handlingar
25 §Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som skall underteckna handlingar.
2.17 Utskott
26 §Inom samhällsbyggnadsnämnden ska finnas ett arbetsutskott med 3 ledamöter och 3 ersättare. Inom arbetsutskottet väljer nämnden för den tid nämnden beslutar en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för längre tid får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av nämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i Dnr Beslutsdatum KS 2024/297 2024-11-25 § 131 9 (10) Reglemente och arbetsordning för samhällsbyggnadsnämnden utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas. Utskottet sammanträder på dag och tid som utskottet bestämmer. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet samt uppgift om de ärenden som ska behandlas. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
2.17.1 Arbetsutskottet
§ 2Arbetsutskottet skall bereda ärenden till samhällsbyggnadsnämnden. Om ärende är av sådan karaktär att behandling i utskott inte hinns med kan ärendet avgöras utan beredning i utskott.
2.18 Övrigt
§ 28Delegering av beslutanderätten inom nämndens förvaltningsområde beslutas av nämnden och återfinns i delegationsförteckningen. Beslut som fattas med stöd av delegation skall anmälas till nämnden, som bestämmer i vilken ordning detta skall ske.
2.18 Övrigt
§ 29Handlingar som inkommer till nämnden och som ej är av ringa betydelse, skall genast diarieföras. I diariet antecknas dagen, då ärende eller handling inkommit, det beslut som fattats, dagen härför och dagen för beslutets expediering Dnr Beslutsdatum KS 2024/297 2024-11-25 § 131 10 (10)