1. Arbetsordning vid Karlstads universitet

Styr (1)

Text

1. 11. Arbetsordning vid Karlstads universitet Fastställd av universitetsstyrelsen 2024-09-25 1 .1 Inledning Karlstads universitet är en statlig förvaltningsmyndighet som lyder under regeringen. Verksamheten styrs av lagar och förordningar. Genom budgetpropositionen och övriga riksdagsbeslut om anslag samt regleringsbrev från regeringen sätts de ekonomiska ramarna för verksamheten. Regeringen styr även verksamheten genom utnämnande av personer i ledande befattningar. Grundläggande bestämmelser för verksamheten finns i högskolelagen (1992:1434), HL. Denna lag kompletteras av bestämmelserna i högskoleförordningen (1993:100), HF. Utöver högskolelagen och högskoleförordningen finns det ett antal särskilda författningar som reglerar vissa områden eller vissa frågor. Därutöver ska universitetet även tillämpa ett omfattande allmänt regelverk för statliga myndigheter. Staten ska som huvudman anordna högskolor för 1. utbildning som vilar på vetenskaplig eller konstnärlig grund samt beprövad erfarenhet, och 2. forskning och konstnärlig forskning samt utvecklingsarbete. I högskolornas uppgifter ska ingå att samverka med det omgivande samhället för ömsesidigt utbyte och verka för att den kunskap och kompetens som finns vid högskolan kommer samhället till nytta (1 kap. 2 § HL). Styrelsen för en högskola har inseende över högskolans alla angelägenheter och ansvarar för att dessa uppgifter fullgörs. För ledningen av verksamheten närmast under styrelsen ska varje högskola ha en rektor (2 kap. 2 och 3 §§ HL). Denna arbetsordning är utformad mot bakgrund av gällande förutsättningar och tydliggör den av styrelsen beslutade övergripande organisationen, delegering av beslutanderätt, handläggning av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten. Genom rektors arbets- och delegationsordning preciseras sedan inom ramen för universitetsstyrelsens övergripande beslut den organisation som ska gälla samt de beslutsbefogenheter respektive organ och befattningshavare har i viktigare frågor. 1.2 Övergripande organisation Den övergripande organisationen är beslutad av universitetsstyrelsen och bygger på att all utbildning och forskning är organiserad i två fakulteter. Vid varje fakultet finns en fakultetsnämnd samt en administrativ avdelning och ett antal institutioner. Fakultetens verksamhet leds av dekan, som är ordförande i fakultetsnämnden. Vice ordförande i fakultetsnämnden är prodekan. Lärarutbildningen vid Karlstads universitet finns i en matrisorganisation, med en lärarutbildningsnämnd. Lärarutbildningens verksamhet leds av dekan, som är ordförande i lärarutbildningsnämnden. Vice ordförande i lärarutbildningsnämnden utses av rektor bland de i nämnden invalda vetenskapligt- eller konstnärligt kompetenta lärarna. Centrala stödfunktioner ger såväl strategiskt som operativt stöd och service till organisationens olika verksamheter. Centrala stödfunktioner utgörs av ett flertal avdelningar och leds av universitetsdirektören. Beslut: 14/24 Dnr: C2024/660 Ersätter: 14/19 Dnr: C2019/703 Giltighet fr.o.m: 2024-09-25 t.o.m: Tillsvidare Handläggare: Eva Rendahl 1.2.1 Universitetsstyrelsen och rektor Universitetsstyrelsen är universitetets högsta ledning. Styrelsen ska ha inseende över universitetets alla angelägenheter och svarar för att universitetets uppgifter fullgörs (2 kap. 2 § HL). För ledningen av verksamheten under styrelsen svarar rektor. Andra frågor än de som ska avgöras av styrelsen ska som huvudregel avgöras av rektor. Rektor har dock möjlighet att delegera sina uppgifter, om inte annat är särskilt föreskrivet. Rektor ska ha en ställföreträdare som tjänstgör i rektors ställe när han eller hon inte är i tjänst. 1.3 Fakulteter Universitetsstyrelsen har beslutat att universitetets utbildning och forskning samt samverkan med omgivande samhälle ska bedrivas inom två enheter med benämning fakulteter. Universitetsstyrelsen har beslutat att fakulteterna ska ha en enhetlig ledningsstruktur. Fakultetsnämnden har det övergripande ansvaret för fakultetens verksamhet. Dess ordförande, dekan, har till uppgift att leda fakultetsnämndens arbete och är även verkställande chef för fakulteten. Dekan och fakultetsnämnden ska ha stöd av en administrativ organisation med uppdrag att säkerställa enhetlig och korrekt myndighetsutövning samt en effektiv administration. 1.3.1 Institutioner Universitetsstyrelsen har beslutat att varje fakultet ska indelas i mindre arbetsenheter som benämns institutioner. Institutionens chef benämns prefekt. 1.3.2 Fakultetens administrativa avdelning En administrativ avdelning ska finnas direkt under dekan. Enheten utgör en gemensam och sammanhållen administrativ resurs för hela fakulteten. Enheten ska ge administrativt stöd till dekan, fakultetsnämnd, avdelningarna, lärare och studenter. Den administrativa avdelningen leds av en administrativ chef. Lokalt placerad vid varje fakultet finns även personal med organisatoriska placeringar vid avdelningar inom de centrala stödfunktionerna. 1.4 Lärarutbildningsnämnd Lärarutbildningen vid Karlstads universitet finns i en matrisorganisation, med en lärarutbildnings- nämnd. Verksamheten leds av dekan, som är ordförande i lärarutbildningsnämnden. 1.4.1 Lärarutbildningens administrativa ledning Administrativt stöd samt beredning av ärenden till dekan och nämnd, stöd till institutioner, programledare och lärare samt stöd till studenter organiseras av lärarutbildningens kansli som från och med 2025-01-01 är placerat vid de centrala stödfunktionerna. Lärarutbildningens kansli leds av en administrativ chef. 1.5 Centrala stödfunktioner De centrala stödfunktionerna ska ge administrativt, beredande och verkställande stöd till styrelsen, rektor och fakulteterna. Därvid ska de säkerställa ett enhetligt, rättssäkert och effektivt arbetssätt i administration och myndighetsutövning. Rektor har beslutat om de centrala stödfunktionernas organisation inom ramen för universitetsstyrelsens övergripande beslut. Universitetsdirektören är chef för de centrala stödfunktionerna. Universitetsdirektören har ansvar för universitetets gemensamma förvaltning och ett övergripande ansvar för de universitets- gemensamma administrativa processerna. 1.5.1 Universitetsbibliotek Ett högskolebibliotek ska avgiftsfritt ställa litteratur ur de egna samlingarna till andra högskolebiblioteks förfogande (2 kap. 16 § HF). Enligt styrelsens beslut är universitetsbiblioteket, inklusive filialen vid Musikhögskolan Ingesund, en avdelning under universitetsdirektören. Biblioteket leds av bibliotekschefen. 1.6 Forskningscentrum Utöver fakulteternas institutioner finns vid Karlstads universitet även forskningscentrum vars syfte är att underlätta och utveckla samarbeten över institutions- och/eller fakultetsgränser. 1.7 Studentinflytande Av 2 kap. 7 § HL framgår att studenterna ska ha rätt att utöva inflytande över utbildningen vid högskolorna. Högskolorna ska verka för att studenterna tar en aktiv del i arbetet med att vidareutveckla utbildningen. Studenterna har rätt att vara representerade när beslut fattas eller beredning sker som har betydelse för utbildningen eller studenternas situation. Studenternas insyn i och inflytande på universitetets verksamhet ska garanteras genom organiserade samråd. I samråd ska utbildning och studenternas studiesituation diskuteras utifrån universitetets verksamhet. Rektor ansvarar för att ett sådant samråd sker. Utgångspunkten är att studenter ska ha inflytande och medansvar på alla nivåer i organisationen och i ett skede då det är möjligt att ha ett reellt inflytande och att kunna påverka besluten. Studenterna ska ges möjlighet till representation i alla beredande och beslutande organ samt i alla nämnder och råd, förutom i personalansvarsnämnden. Studentsammanslutningar som erhållit kårstatus har rätt att inom sitt verksamhetsområde organisera studentinflytandet och utse representanter där beslut fattas eller beredning sker som har betydelse för utbildningen eller studenternas situation. Om det inte finns någon studentkår bör universitetet bland studenterna anordna direkta eller indirekta val av studentrepresentanter. 1.8 Universitetets ledning – närmare om ansvar och uppgif- ter Ledningen av universitetet utövas av universitetsstyrelsen och under denna av rektor. För vissa typer av arbetsrättsliga beslut har styrelsen inrättat en personalansvarsnämnd, och för beslut i disciplinärenden gentemot studenter finns en disciplinnämnd. 1.8.1 Universitetsstyrelse Universitetsstyrelsens uppgifter och hur de ska utföras redovisas utförligt i styrdokumentet ”Arbetsordning för universitetsstyrelsen”. Styrelsens uppgifter anges främst i högskolelagen och högskoleförordningen. Styrelsen för en högskola ska vidare ha det ansvar och de uppgifter som följer av 3 § myndighetsförordningen och 2 kap. 8-9 §§ förordningen om årsredovisning och budgetunderlag. Av 2 kap. 8, 10 och 15 §§ HF framgår att styrelsen också beslutar om förslag på rektor, utser rektors ställföreträdare och beslutar om inrättande av en personalansvarsnämnd (2 kap. 2 § HF). 1.8.2 Rektor För ledningen av verksamheten närmast under universitetsstyrelsen ansvarar rektor. Rektor är universitetets chef och är även ledamot i universitetsstyrelsen. Det ankommer på rektor som myndighetschef att se till att verksamheten bedrivs författningsenligt och effektivt. Närmare vägledning för rektors beslutsfattande återfinns i de strategier och målsättningar som gäller för universitetet. Rektor fattar beslut om verksamheten inom ramen för den budget och den organisatoriska struktur som universitetsstyrelsen bestämt. Andra frågor än de som avses i 2 kap. 2 § HF ska enligt 2 kap. 3 § HF avgöras av rektor, om inte 1. annat är föreskrivet i lag eller förordning, eller 2. universitetsstyrelsen har beslutat något annat. Har det i högskoleförordningen eller annars föreskrivits att en viss uppgift ankommer på rektor får dock styrelsen inte ta över den uppgiften (2 kap. 3 § HF). Rektor har därmed befogenhet att avgöra alla frågor som inte ankommer på universitetsstyrelsen, disciplinnämnd eller personalansvarsnämnd, om inte styrelsen har beslutat något annat. Rektor får delegera sina uppgifter, om inte annat är särskilt föreskrivet. 1.8.3 Rektors ställföreträdare Rektor ska ha en ställföreträdare som tjänstgör i rektors ställe när han eller hon inte är i tjänst. Ställföreträdaren ersätter även i övrigt rektor i den utsträckning som rektor bestämmer. Rektors ställföreträdare ska utses av styrelsen (2 kap. 10 § HF). 1.8.4 Universitetsdirektör Universitetsdirektören är högsta föredragande tjänsteperson hos rektor och ansvarar inför rektor i frågor av rättslig, administrativ och ekonomisk natur inom universitetet, på sätt som närmare följer av de delegationer och uppdrag som rektor beslutar om. Rektor har utsett universitetsdirektören till chef för de centrala stödfunktionerna. Universitetsdirektören ska inom sitt ansvarsområde företräda universitetet. 1.9 Internrevision Vid universitetet finns en internrevision som ska granska och lämna förslag till förbättringar av myndighetens processer för riskhantering, styrning, kontroll och ledning. Internrevisionen arbetar på uppdrag av universitetsstyrelsen. 1.10 Personalansvarsnämnd Universitetsstyrelsen har i enlighet med 2 kap. 15 § HF inrättat en personalansvarsnämnd som har övertagit styrelsens uppgifter att pröva ärenden om skiljande från anställning på grund av personliga förhållanden, om disciplinansvar, åtalsanmälan och avstängning. 1.11 Disciplinnämnd I enlighet med 10 kap. 3 § HF finns det en disciplinnämnd som handlägger ärenden om disciplinära åtgärder mot studenter som t ex har använt otillåtna hjälpmedel vid tentamen, har stört undervisningen eller har trakasserat annan student eller anställd vid universitetet. 1.12 Övriga nämnder, kommittéer och grupperingar Vid Karlstads universitet finns ytterligare nämnder, kommittéer och grupperingar. Universitets- styrelsen uppdrar åt rektor att vid behov inrätta och avveckla nämnder, kommittéer och grupperingar i verksamheten. 1.13 Beslutsfattande vid Karlstads universitet 1.13.1 Beslut som kräver vetenskaplig eller konstnärlig kompetens Beslut ska fattas av personer med vetenskaplig eller konstnärlig kompetens, om besluten kräver en bedömning av 1. uppläggning, genomförande av eller kvalitet i utbildningen, eller 2. organisationen av eller kvalitet i såväl forskningen som det konstnärliga utvecklingsarbetet. Om den bedömning som avses ska göras av en grupp av personer, ska majoriteten av personerna i gruppen ha vetenskaplig eller konstnärlig kompetens. Styrelsen får dock besluta att en sådan majoritet inte behövs om det finns särskilda skäl (2 kap. 6 § HL). Med person med vetenskaplig eller konstnärlig kompetens avses i det här sammanhanget den som har en doktorsexamen eller annan motsvarande vetenskaplig eller konstnärlig kompetens. 1 Definitionen av vetenskaplig kompetens har betydelse för bland annat valförfarandet vid val av ledamöter till beslutande organ inom universitetet. 1.13.2 Handläggning av ärenden och beslut Föreskrifter om ärendens handläggning finns i förvaltningslagen och 19-21 §§ myndighets- förordningen (2007:515). Även högskoleförordningen innehåller bestämmelser om handläggning av ärenden. 1.13.2.1 Beredning Ärenden fördelas på handläggare i enlighet med delegationsordning av ansvarigt organ eller befattningshavare. Beredningsarbetet kan beroende på ärendets karaktär utgöras av skilda åtgärder men ska alltid leda fram till ett förslag till slutligt ställningstagande. Beredningsarbetet ska alltid uppfylla kravet på saklighet och opartiskhet. 1.13.2.2 Samråd med studentrepresentanter I 2 kap. 7 § HL regleras studenternas rätt till representation när beslut fattas eller beredning sker. Om beslut ska fattas eller beredning ska genomföras av en enda person, ska information lämnas till och samråd ske med en studentrepresentant i god tid före beslutet eller slutförandet av beredningen. Om beslut ska fattas av en grupp av personer enligt 2 kap. 6 § andra stycket HL, har studenterna rätt att vara representerade med minst tre ledamöter. Antalet studentrepresentanter i en sådan grupp får dock vara färre om det finns särskilda skäl med hänsyn till det totala antalet ledamöter i gruppen. I övrigt beslutar en högskola själv om sådan rätt till representation för studenterna som avses i första stycket (2 kap. 14 § HF). 1.13.2.3 MBL-förhandlingar Inför beslut ska skyldigheten att förhandla eller informera personalorganisationerna enligt bestämmelser i medbestämmandelagen eller avtal beaktas. Då ärendet avslutas med ett skriftligt beslut ska det noteras, med angivande av datum, om information eller förhandling enligt medbestämmandelagen ägt rum. 1.13.2.4 Föredragning Ärenden ska enligt 20 § myndighetsförordningen avgöras efter föredragning. I arbetsordning eller i särskilda beslut får myndigheten bestämma att ärenden som avgörs av någon annan person än myndighetens chef inte behöver föredras. Myndighetschefen får utan föredragning fatta beslut som inte kan skjutas upp till dess att ärendet hunnit föredras. Universitetsstyrelsens beslut ska avgöras efter föredragning enligt högskoleförordningen. Dekan ska fatta beslut efter föredragning om inte rektor bestämt annat. Detta gäller även andra beslutsfattare beträffande ärenden som har beretts av särskild handläggare. Föredragning ska vara skriftlig och om det inte är obehövligt även muntlig. 1 Exempel på motsvarande vetenskaplig eller konstnärlig kompetens är utländsk forskarutbildning, licentiatexamen enligt äldre bestämmelser och övrig vetenskaplig meritering utan avlagd doktorsexamen, t.ex. inom industriforskning och liknande. Se prop. 2009/10:149 s. 34 f. Om beslut inte kan skjutas upp till dess att ärendet hunnit föredras får beslut fattas utan föredragning. 1.13.2.5 Jäv För universitetets ärendehantering gäller de bestämmelser om jäv som anges i 16 § förvaltningslagen (2017:900). Jäv föreligger bland annat om det finns särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet för förmågan hos den som deltar i ärendets handläggning att göra det på ett opartiskt sätt. Omständigheter som kan utgöra jäv ska självmant beaktas och anmälas. 1.13.2.6 Avvikande mening När beslut fattas av flera gemensamt kan den som deltar i avgörandet reservera sig mot detta genom att låta anteckna avvikande mening. Den som inte gör det ska anses ha biträtt beslutet. Föredragande och andra tjänstemän som är med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet har rätt att få avvikande mening antecknad. Avvikande mening ska anmälas innan beslutet expedierats eller ges till känna på något annat sätt. Om beslutet inte ska ges till känna, ska anmälan göras senast när det får sin slutliga form genom protokolljustering eller på liknande sätt (30 § förvaltningslagen). Avvikande mening bör anmälas och antecknas redan vid det sammanträde där aktuellt beslut fattas. 1.13.2.7 Dokumentering För varje beslut i ett ärende ska det upprättas en handling som visar 1. dagen för beslutet, 2. beslutets innehåll, 3. vem som har fattat beslutet, 4. vem som har varit föredragande, och 5. vem som har varit med i den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet (21 § myndighetsförordningen). Ett beslut varigenom myndigheten avgör ett ärende ska, enligt 32 § förvaltningslagen, innehålla de skäl som har bestämt utgången, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Skälen får dock utelämnas helt eller delvis om beslutet rör tjänstetillsättning (31 § förvaltningslagen), antagning till eller betygssättning inom utbildningen (1 kap. 4 a § högskoleförordningen). 1.13.2.8 Diarieföring och expediering Beslut som expedieras och andra beslut i vilka ärenden slutligt avgörs utgör upprättade handlingar. Besluten ska diarieföras eller på annat sätt arkiveras i ordnad form. Beslut ska också distribueras för kännedom till de organisatoriska enheter som påverkas direkt eller indirekt eller annars har intresse av det fattade beslutet. Det åligger respektive ansvarig för varje organisatorisk enhet att säkerställa att information om fattade beslut förmedlas inom enheten. 1.13.3 Delegering 1.13.3.1 Allmänna principer Delegationsordningen ska vara väl definierad och tydlig. Delegation ska ges på så sätt att ärenden blir effektivt behandlade med rätt kompetens. Kravet att vissa typer av beslut ska fattas av personer med vetenskaplig eller konstnärligt kompetens ska beaktas. Ansvar och befogenheter ska följas åt. Den som fått beslutsbefogenhet genom delegation får inte utöva befogenheten i den situation där beslutet ges en principiell innebörd, prejudicerande verkan eller är av allmän betydelse och därför bör fattas av den som har givit delegationen. 1.13.3.2 Givande av delegation Delegation kan avse en grupp av ärenden eller ett enskilt ärende, och kan ges till ett organ eller enskild befattningshavare. Beslut om delegation ska vara skriftliga. Beslutanderätten kan delegeras vidare om inte annat uttryckligen stadgas i författning eller angivits i delegationsbeslutet. Det ska klart framgå av delegationsbeslutet vem som delegerar, till vem delegation ges, vad som delegeras samt delegationens varaktighet. Delegationer kan återkallas eller omdelegeras av den som givit delegationen. Återkallandet kan vara generellt, för en grupp av ärenden eller gälla ett visst ärende. Den som mottagit en delegation kan även, när det är motiverat, hänskjuta ärendet till den som har givit delegationen. Signature page This document has been electronically signed using eduSign. Validate signed documents at: https://validator.edusign.sunet.se