1Reglemente för hantering av arkiv i Region Kalmar län Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska följande Reglemente för hantering av arkiv gälla för Region Kalmar län. Ytterligare information om hur detta reglemente ska tillämpas finns i Riktlinje för nämndernas ansvar för hantering av arkiv i Region Kalmar län. Reglementet gäller för regionstyrelsen, regionens nämnder, regionens revisorer, samt för andra organ med självständig ställning (t.ex. smittskyddsläkare). Reglementet ska även tillämpas på regionens aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. Bestämmelsen ska tas in i ägardirektiv eller motsvarande. Reglementet ersätter Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län som antogs av landstingsfullmäktige 2012-06-12, § 45. Mål och syfte Syftet med detta reglemente är att fastställa hur arkivhanteringen ska organiseras och att närmare precisera ansvarsfördelning utöver vad som framgår i de bestämmelser som följer av lag eller förordning. Vad är arkiv? Ett arkiv bildas av de allmänna handlingarna från nämndernas verksamheter och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen (1949:105) och som nämnden beslutar ska tas om hand för arkivering. Upptagning som är tillgänglig för flera nämnder bildar arkiv endast hos en nämnd, i första hand den nämnd som svarar för huvuddelen av upptagningen. Arkiven är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och forskningens behov. Ansvar Varje nämnd och styrelse ansvarar för vården av sitt arkiv. Varje nämnd och styrelse ansvarar också för att främja arkivens tillgänglighet och dess användning i kulturell verksamhet och forskning. Nämnden och styrelsen ska säkerställa att förvaltningen har en ändamålsenlig organisation och ansvarsfördelning. Omorganisation och förändrade arbetssätt När en nämnd eller styrelse förändrar organisation, förvaltning eller arbetssätt och förändringen väsentligt påverkar förutsättningarna för arkivvården, ska nämnden eller styrelsen i god tid samråda med arkivmyndigheten. Ett samråd ska vara skriftligt. Arkivvård Vad arkivvård innebär framgår av 4-6 §§ arkivlagen. Arkivmyndigheten lämnar rekommendationer kring metoder, materiel och skydd rörande arkivvården som följer Riksarkivets föreskrifter om arkivvård som gäller för statliga myndigheter. Varje nämnd och styrelse ska tillämpa beständiga metoder och materiel för bevarande av arkiv enligt gängse standarder för en ändamålsenlig arkivvård. Arkiven ska beskrivas och förtecknas och i övrigt vara organiserade på sådant sätt att utlämnande av allmänna handlingar underlättas. Hur arkiven organiseras och vilka rutiner som gäller för arkivvården och gallring ska beskrivas i en arkivbeskrivning och i en informationshanteringsplan. Arkiven ska skyddas från obehörig åtkomst, fysiska skador och stöld. Arkivhandlingarna ska vidare skyddas från förstörelse, manipulation eller annan påverkan som försvårar eller omöjliggör åtkomst. Arkiven ska avgränsas genom fastställande av vilka handlingar som är arkivhandlingar och beslutad gallring ska verkställas. Gallring Varje nämnd fattar beslut om gallring. Inför varje gallringsbeslut ska nämnden samråda med arkivmyndigheten. Med gallring menas att förstöra allmänna handlingar. Genom att förstöra innehållet helt eller delvis så begränsas allmänhetens tillgång till allmänna handlingar. Det är därför mycket viktigt att gallring sker varsamt enligt fattade gallringsbeslut. Utöver att förstöra en allmän handling innebär överföring av uppgifter mellan databärare gallring om överföringen medför informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av väsentliga sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet. Åtgärder som kan resultera i denna typ av förluster är exempelvis avställningar ur verksamhetssystem som innebär att det inte längre på samma sätt går att göra sökningar och sammanställningar eller att skanna pappershandlingar för att sedan gallra dem. För sådana åtgärder krävs gallringsbeslut. Inskränkning av möjligheten att framställa potentiella handlingar ska också betraktas som gallring. Arkivmyndigheten Regionstyrelsen är arkivmyndighet och huvudman för regionarkivet. Arkivmyndigheten ska utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård enligt lag, förvara och vårda arkiv som den övertagit till följd av lag eller efter överenskommelse, och lämna rekommendationer kring metoder, materiel och skydd rörande arkivvården. Arkivmyndigheten ska utöver lagreglerade uppgifter även allmänt följa utvecklingen inom arkiv- och dokumenthantering, ge råd kring hantering av arkiv till regionens förvaltningar och företag, fatta beslut om hos vilken myndighet en upptagning för automatiserad behandling, som är tillgänglig för flera myndigheter, ska bilda arkiv, och i mån av resurser ta emot och förvara enskilda arkiv under förutsättning att ett övertagande inte sker i strid med lagstiftningen.