3 (8)
8 §Arbetsformer 1. Tidpunkt för sammanträden Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. 2. Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordfö- randen eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot 4 (8) i nämnden längst tid (ålderspresidenten) göra detta. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Kallelse ska ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallel- sen. I undantagsfall får kallelse ske inom annan tid och/eller på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av en föredragningslista. Även handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan bör bifogas kallelsen. Av kallelsen bör framgå om fler eller kompletterande handlingar kommer tillkomma vid senare tillfälle. Den som en- bart närvarar med stöd av § 6 Närvarorätt har inte rätt att erhålla sammanträdeshand- lingar enligt ovan. 3. Offentliga sammanträden Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Offentliga sammanträden får inte hållas i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgif- ter som omfattas av sekretess. 4. Sammanträde på distans Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga tjänstgörande deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast 3 dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämn- den. 5. Närvarorätt Kommunalråd och styrelsernas ordförande har rätt att närvara vid nämndernas sam- manträden. Nämnden får därtill medge annan förtroendevald som inte är ledamot el- ler ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upp- lysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Personalföreträdare har närvarorätt med de begränsningar som framgår ur kommu- nallagen. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Närvarorätten ska inte likställas med rätt att ta del av sammanträdeshandlingar. 5 (8) 6. Ordföranden Det åligger ordföranden 1. att leda nämndens arbete och sammanträden, 2. att kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. att inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid be- hov är beredda, 4. att se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, 5. att bevaka att nämndens beslut verkställs. 7. Presidium Nämndens presidium ska bestå av ordförande och vice ordförande. Vice ordförande ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträ- det i den mån ordföranden anser att det behövs. 8. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ord- förandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt upp- drag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presi- diets uppgifter. 9. Förhinder En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sam- manträde, ska snarast underrätta den ersättare som står i tur att tjänstgöra. 10. Ersättares tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättaren ska dock alltid tjänstgöra tills ett pågående ärende handlagts. Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ord- ning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening an- tecknad till protokollet. Den ska vara skriftlig och inlämnad senast vid justering av protokollet. 6 (8) En ersättare som börjat tjänstgöra har företräde till tjänstgöring framför annan ersät- tare oberoende av turordningen, om denne tjänstgör inom sitt eget parti. Tjänstgör er- sättaren för något annat parti får ersättaren avträda sin tjänstgöring till förmån för en ersättare från det aktuella partiet. 11. Jäv, avbruten tjänstgöring En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av an- nat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. 12. Yrkanden När nämnden förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om inte nämnden enhälligt beslutar att medge det. Yrkanden ska lämnas in skriftligen om inte ordföranden anser det obehövligt. 13. Deltagande i beslut En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska an- mäla detta till ordföranden innan beslut fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om nämnden fattar det med acklamation. 14. Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservat- ionen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäl- ler vid omedelbar justering. 15. Särskilt yttrande Ledamot eller ersättare som närvarar vid sammanträdet har rätt att anmäla ett särskilt yttrande, vilket ska vara inlämnat senast vid justeringen av protokollet. 16. Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och minst en av nämnden utsedd ledamot eller tjänstgörande ersättare. Nämnden beslutar dag, tid och plats för justering, dock senast 14 dagar efter sammanträdet. Om inte annat är bestämt ska protokollet justeras på sekreterarens tjänsterum. 7 (8) Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. 17. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kun- görs enligt gällande bestämmelser. När en nämnd fattat beslut inom sitt ansvarsområde som föranleder en uppdatering av kommunens författningssamling, ska nämnden snarast underrätta kommunstyrel- sen om ändringen och dess innehåll. 18. Delgivningsmottagare Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan an- ställd som nämnden beslutar. 19. Undertecknande av handlingar Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar under- tecknas av ordföranden. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden, och vid förfall för dessa den ledamot som styrelsen utser. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation, samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav, undertecknas av den som fattat beslutet. 20. Utskott Nämnden får inrätta utskott. Inom ett utskott väljer nämnden för den tid nämnden beslutar bland utskottets leda- möter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för längre tid får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som nämnden har bestämt. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas. Utskottet sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst hälften ledamö- ter begär det. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett samman- träde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. 8 (8) Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet samt uppgift om de ärenden som ska behandlas. Utskottet får besluta i ärenden endast när mer än hälften av ledamöterna är närva- rande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Vid utskottssammanträde ska protokoll föras i de delar där utskottet ej enbart bereder ett ärende inför beslut i nämnden. De ärenden som ska avgöras av nämnden bör beredas av utskottet om beredning be- hövs. Ordföranden, kommundirektören eller förvaltningschefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut. 21. Kompletterande arbetsformer Nämnden har möjlighet att anta kompletterande arbetsformer inom ramen för kom- munallagen och vad som anges i detta reglemente.