Valnämndens reglemente

Styr (1)

Text

1. 1Reglemente För Valnämnden i Enköpings kommun 2 (15) Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige, 2024-06-17, § 106 Ansvarig funktion: Avdelningen för ledningsstöd Ersätter: KS2022/869 Gäller för: Kommunstyrelsen Gäller fr.o.m.: 2024-06-20 Gäller t.o.m.: Tills vidare Ärendenummer: KS2022/861 Tillgänglig version: KS2025/919 Datum: 2023-06-19 Kontakta kommunen: telefon: 0171–62 50 00, e-post: kommunen@enkoping.se Webbadress: enkoping.se Postadress: Enköpings kommun, 745 80 Enköping Organisationsnummer: 212000–0282 Innehåll 1 Valnämndens uppgifter ................................................................ 5 1.1 1 § Valnämndens ansvarsområde ........................................ 5 2 Uppföljningsfunktionen ................................................................ 6 2.1 2 § Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige ............................................................................ 6 3 Övriga bestämmelser ................................................................... 7 3.1 3 § Uppdrag och verksamhet ............................................... 7 3.1.1 4 § Organisation inom verksamhetsområde .......... 7 3.2 5 § Processfrågor ................................................................. 7 3.2.1 6 § Yttranden ........................................................ 7 3.2.2 7 § Kungörelser och tillkännagivande av föreskrifter m.m. .................................................... 7 3.3 8 § Delgivningsmottagare ..................................................... 8 3.4 9 § Undertecknande av handlingar ....................................... 8 3.5 10 § Personalansvar ............................................................ 8 3.6 11 § Personuppgifter ............................................................ 8 3.7 12 § Arkiv ............................................................................. 9 3.8 13 § Information och samråd ................................................ 9 3.8.1 14 § E-förslag........................................................ 9 4 Arbetsformer ............................................................................... 10 4.1 15 § Mandatperiod ............................................................. 10 4.2 16 § Sammansättning......................................................... 10 4.2.1 17 § Presidium .................................................... 10 4.3 20 § Tidpunkt för sammanträden ........................................ 11 4.3.1 21 § Kallelse ....................................................... 11 4.3.2 22 § Offentliga sammanträden ............................ 12 4.3.3 23 § Sammanträden på distans .......................... 12 4.3.4 24 § Närvarorätt .................................................. 12 4.3.5 25 § Förhinder ..................................................... 13 4.3.6 26 § Ersättares tjänstgöring ................................ 13 4 (15) 4.3.7 27 § Jäv, avbruten tjänstgöring ........................... 13 4.4 28 § Yrkanden .................................................................... 14 4.5 29 § Deltagande i beslut ..................................................... 14 4.5.1 30 § Reservation ................................................. 14 4.5.2 31 § Särskilt yttrande .......................................... 14 4.5.3 32 § Justering av protokoll .................................. 15 4.6 33 § Utskott ........................................................................ 15 5 (15) 1 Valnämndens uppgifter 1.1 1 § Valnämndens ansvarsområde Valnämnden ansvarar för de uppgifter som åligger kommunen enligt vallagen (2005:837), folkomröstningslagen (1979:369) och lag (1994:692) om kommunala folkomröstningar. Valnämnden ansvarar vidare för de uppgifter som enligt annan lagstiftning, föreskrifter eller reglemente åligger valnämnd. 6 (15) 2 Uppföljningsfunktionen 2.1 2 § Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige Valnämnden ska kontinuerligt följa upp sin egen verksamhet. Nämnden ska rapportera till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under året. Det ska göras på det sätt som kommunstyrelsen har bestämt. 7 (15) 3 Övriga bestämmelser 3.1 3 § Uppdrag och verksamhet Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning. Nämnden ska följa det fullmäktige - i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut - har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 3.1.1 4 § Organisation inom verksamhetsområde Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. 3.2 5 § Processfrågor Nämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden som faller inom nämndens ansvarsområde, om inte någon annan ska göra det på grund av lag eller annan författning eller beslut av fullmäktige. Nämnden får, i mål och ärenden där nämnden för kommunens talan, träffa för kommunen bindande överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta andra avtal. 3.2.1 6 § Yttranden Nämnden beslutar om yttranden i frågor som faller inom ramen för nämndens ansvarsområde. 3.2.2 7 § Kungörelser och tillkännagivande av föreskrifter m.m. Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. 8 (15) Nämnden ska underrätta styrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig. 3.3 8 § Delgivningsmottagare Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. 3.4 9 § Undertecknande av handlingar Skrivelser, avtal och andra handlingar som nämnden beslutat om, ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschef eller annan person som utses av nämnden. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden och vid förfall för denne den ledamot som nämnden utser. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller anställd att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning av fattat delegationsbeslut ska undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill. 3.5 10 § Personalansvar Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet och har ansvar för personal inom nämndens verksamhetsområde. 3.6 11 § Personuppgifter Nämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i dess verksamhet. Nämnden ska utse dataskyddsombud. 9 (15) 3.7 12 § Arkiv Nämnden ansvarar för vården av sitt arkiv, med de begränsningar som följer av kommunstyrelsens reglemente. 3.8 13 § Information och samråd Styrelsen, nämnderna och kommunalråd ska i möjligaste mån från nämnden erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Nämnden ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör styrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Nämnden beslutar om formerna för samrådet. 3.8.1 14 § E-förslag E-förslag, där fullmäktige överlåtit till nämnden att fatta beslut, ska om möjligt beredas så att nämnden kan fatta beslut inom ett år från det att förslaget väcktes i fullmäktige. Nämnden ska fortlöpande informera fullmäktige om de beslut som fattats med anledning av ett e-förslag. Nämnden ska två gånger per år redovisa de e-förslag som inte beretts färdigt för beslut i fullmäktige inom ett år från det att förslagen väcktes i fullmäktige. Fullmäktige ska informeras om anledningen till att ärendena inte avgjorts och när beslut kan förväntas fattas. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträde i april och oktober. När ett e-förslag beretts färdigt och beslut ska fattas, bör förslagsställaren underrättas. Nämnden får besluta att den eller de som har väckt ett ärende genom e- förslag får närvara när nämnden behandlar ärendet, men inte närvara när beslut fattas. 10 (15) 4 Arbetsformer 4.1 15 § Mandatperiod Nämndens mandatperiod är från och med den 1 januari året efter det som val till kommunfullmäktige har hållits och till och med den 31 december fyra år senare. 4.2 16 § Sammansättning Valnämnden består av 5 ledamöter och 5 ersättare. 4.2.1 17 § Presidium Valnämndens ordförande, och vice ordförande bildar valnämndens presidium. Vice ordförande ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. 4.2.1.1 18 § Ordförande Ordförande ska: 1. leda nämndens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda, 4. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, 5. bevaka att nämndens beslut verkställs, 6. främja samverkan mellan nämnden, kommunens övriga nämnder och fulImäktige, 7. representera nämnden vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämt annat i ett särskilt fall. 11 (15) 4.2.1.2 19 § Ersättare för ordförande och vice ordförande Om varken ordförande eller vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandes uppgifter av den som varit ledamot i valnämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandes uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordförande eller vice ordförande inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra ordförandes eller vice ordförandes samtliga uppgifter. 4.3 20 § Tidpunkt för sammanträden Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst tre av nämndens ledamöter begär det eller om ordförande anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordförande och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet. Ordförande ska, om möjligt, samråda med vice ordförande om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordförande ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförande. Om ordförande beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordförande se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. 4.3.1 21 § Kallelse Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem 12 (15) veckodagar före sammanträdesdagen. Kallelser sker som regel elektroniskt, i undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Ordförande bestämmer formen för kallelsen. Kallelsen bör åtföljas av en föredragningslista med tillhörande handlingar. Ordförande ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett. 4.3.2 22 § Offentliga sammanträden Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Offentliga sammanträden får inte hållas i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess. 4.3.3 23 § Sammanträden på distans Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans bör senast tre dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden. 4.3.4 24 § Närvarorätt Kommunalråd och styrelsens ordförande har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnden får därutöver medge ledamot av styrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Härutöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. 13 (15) Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. 4.3.5 25 § Förhinder En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska i så god tid som möjligt underrätta en ersättare. 4.3.6 26 § Ersättares tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. En ersättare som har börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna påverkas genom ersättarens tjänstgöring, får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in istället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen. 4.3.7 27 § Jäv, avbruten tjänstgöring En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. En ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. 14 (15) 4.4 28 § Yrkanden När nämnden förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om intenämnden enhälligt beslutar att medge det. Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande avfatta det skriftligt. 4.5 29 § Deltagande i beslut En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden innan beslut fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om nämnden fattar det med acklamation. 4.5.1 30 § Reservation Endast förtroendevalda som har deltagit i avgörandet i ett ärende kan reservera sig mot beslutet. Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. 4.5.2 31 § Särskilt yttrande Ledamot och tjänstgörande ersättare har rätt att få ett särskilt yttrande antecknat i protokollet. Även ersättare som inte tjänstgör får lämna ett särskilt yttrande, om de närvarar då beslutet tas. Den som vill lämna ett särskilt yttrande i ett ärende ska anmäla detta då ärendet behandlas av nämnden. Det särskilda yttrandet kan läsas upp när ärendet behandlas. Ett särskilt yttrande ska vara skriftligt och ska ges in före justeringen av protokollet. 15 (15) 4.5.3 32 § Justering av protokoll Sammanträdets ordförande och en ledamot ska justera protokollet. Nämnden bestämmer tidpunkt för justeringen. Protokollet ska dock vara justerat senast fjorton dagar efter sammanträdet. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. 4.6 33 § Utskott Kommunfullmäktige beslutar om vilka utskott som ska finnas inom nämnden. Inom valnämnden ska det inte finnas något utskott.