1Författningssamling Styrdokument, reglemente Sida /2020-03-16/ 1(4) Reglemente för reglering av personuppgiftsansvar mellan nämnderna Syfte med reglementet Detta reglemente är framtaget för att klargöra vilka nämnder som, nämnderna emellan, är personuppgiftsansvariga respektive personuppgiftsbiträden för olika behandlingar. Definitioner Personuppgifter: varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person (nedan kallad en registrerad), varvid en identifierbarfysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller onlineidentifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet, Behandling: en åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring, Personuppgiftsansvarig: en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter; om ändamålen och medlen för behandlingen bestäms av unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt kan den personuppgiftsansvarige eller de särskilda kriterierna för hur denne ska utses föreskrivas i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt. Personuppgiftsbiträde: en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. Förkortningar Författningssamling Styrdokument, reglemente Sida /2020-03-16/ 2(4) Förkortning Benämning KS Kommunstyrelsen BMN Bygg- och miljönämnden FRN Familjerättsnämnden KFN Kultur- och fritidsnämnden SN Socialnämnden ON Omsorgsnämnden UBN Utbildningsnämnden VN Valnämnden Förklaringar rubriker Kolumn Beskrivning Behandling Vilken behandling gäller biträdessituationen PUA Personuppgiftsansvarig, dvs vilken nämnd är huvudansvarig för behandlingen PUB Personuppgiftsbiträde, vilken nämnd/nämnder utför behandling för personuppgiftsansvariges räkning Typ av uppgifter Övergripande beskrivning av vilka personuppgifter behandlingen gäller Hanteras enligt Vilka typer av rutiner finns kring hur biträden får behandla personuppgifter för Personuppgiftsansvariges räkning Reglemente för reglering av personuppgiftsansvar Behandling PUA PUB Typ av uppgifter Hanteras enligt Information om KS BMN, Uppgifter om Interna regelverk och riktlinjer personal FRN, anställda och samt lagar inom området. KFN, konsulter i SN, hantering av ON, personalansvar. UBN, VN Användarinformation KS BMN, Information om Informationssäkerhets -policy och FRN, användare och Författningssamling Styrdokument, reglemente Sida /2020-03-16/ 3(4) KFN, behörigheter i informations-säkerhetsinstruktion. SN, kommunens ON, nätverk, system UBN, och devices. VN Ärendehantering BMN, KS Information Arbetsrutiner och instruktioner FRN, gällande ärenden KFN, för medborgare SN, och företag, Hanteringsanvisningar ON, dagordningar UBN, och protokoll. VN Skoladministration UBN KS Drift och support Arbetsrutiner och instruktioner av information gällande system för förskole- och skolinformation. Lånehantering KFN UBN Drift och support Arbetsrutiner och instruktioner av information gällande system för lån av böcker, annan media samt utrustning Drift och support av BMN, KS Detaljerad Arbetsrutiner och instruktioner system FRN, Information KFN, gällande ärenden SN, för medborgare ON, och företag. UBN, VN Arkivering BMN, KS Detaljerad Hanteringsanvisningar FRN, Information KFN, gällande ärenden SN, för medborgare ON, och företag. UBN, VN Författningssamling Styrdokument, reglemente Sida /2020-03-16/ 4(4) Beskrivningar av behandlingar, kategorier av registrerade, kategorier av personuppgifter och tid för bevarande/gallring finns i kommunens register för personuppgiftsbehandlingar. Giltighetstid Reglementet är ett styrdokument antaget av kommunfullmäktige den 18 juni 2018 § 93. Reglementet har reviderats 16 mars 2020. Reglementet är giltigt till och med den 31 december 2021. Med giltighetstid menas att dokumentet ska ses över och eventuellt revideras innan utsatt datum. Giltighetstiden finns för att säkerställa att styrdokumentet hålls aktuellt. Ansvarig för reglementet Varje styrdokument ska ha en ägare som ansvarar för att styrdokumentet är aktuellt, känt och finns tillgängligt på kommunens interna och externa webbplatser. Ansvarig för reglementet är kommundirektören. Respektive chef är ansvarig för att styrdokumentets innehåll är känt bland medarbetarna, efterlevs och följs upp.