Rektors besluts- och delegationsordning

Styr (1)

Text

1. STYRDOKUMENT Dokumenttyp: Ordning Diarienummer: HIG-STYR 2022/104 Handläggare: Ledningskansliet Beslutsfattare: Rektor Beslutsdatum: 2022-10-26, 2023-12-19, 2024-04-12, 2025-06-13, 2025-09-12, 2025-10-17 Träder i kraft: 2025-10-17 Giltighetstid: Tills vidare REKTORS BESLUTS- OCH DELEGATIONSORDNING STYRDOKUMENT Styrdokument: Rektors besluts- och delegationsordning Dnr: HIG-STYR 2022/104 Innehållsförteckning Inledning .......................................................................................................................... 1 Omfattning ....................................................................................................................... 1 Generella begrepp ............................................................................................................ 1 Delegation................................................................................................................................ 1 Beslutsbefogenheter enligt högskoleförfattningarna .................................................................................... 2 Förutsättningen för delegation ...................................................................................................................... 2 Delegationsbeslut ........................................................................................................................................... 2 Uppföljning av delegation .............................................................................................................................. 2 Sammanställning av delegationsbeslut .......................................................................................................... 3 Rektor .............................................................................................................................. 3 Rektors uppgifter...................................................................................................................... 3 Rektors beslutsfattande ................................................................................................................................. 3 Rektors delegation till akademichef .................................................................................. 4 Personal ................................................................................................................................... 4 Ekonomi ................................................................................................................................... 5 Utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå ...................................................................... 6 Övrigt ....................................................................................................................................... 6 Rektors delegation till högskoledirektör ............................................................................ 6 Personal ................................................................................................................................... 6 Arbetsmiljö .............................................................................................................................. 7 Ekonomi ................................................................................................................................... 7 Studieadministrativa frågor ...................................................................................................... 8 Lokaler ..................................................................................................................................... 8 IT ............................................................................................................................................. 8 Övrigt ....................................................................................................................................... 8 Rektors delegation till utbildnings- och forskningsnämnden .............................................. 9 Kvalitetssäkring ........................................................................................................................ 9 Utbildning på grund-, avancerad och forskarnivå ....................................................................... 9 Rektors delegation till akademinämnd .............................................................................. 9 Utbildning på grund-, avancerad och forskarnivå ....................................................................... 9 Rektors delegation till ordförande i kommittén för god forskningssed ............................. 10 STYRDOKUMENT Styrdokument: Rektors besluts- och delegationsordning Dnr: HIG-STYR 2022/104 Inledning I detta dokument fastställs rektors delegationer i syfte att skapa en tydlighet i organisationen om vem som kan och får fatta beslut i vissa frågor. De styrdokument som omfattar beskrivning av Högskolans verksamhet, olika rollers uppgifter och beslutsbefogenheter är följande i rangordning: 1. Arbetsordning för Högskolan i Gävle (beslutas av högskolestyrelsen) 2. Rektors arbetsordning (beslutas av rektor) 3. Rektors besluts- och delegationsordning (beslutas av rektor) 4. Attestordning (beslutas av rektor) 5. Högskoledirektörens arbetsordning (beslutas av högskoledirektör) 6. Akademichefens/Högskoledirektörens besluts- och delegationsordning (beslutas av akademichef/högskoledirektör) Tillsammans ersätter dessa dokument Arbetsordning för högskolestyrelsen och Högskolan i Gävle – Organisation, ansvarsfördelning och beslutsordning, som upphävts. Omfattning Detta styrdokument gäller för alla delar av Högskolans verksamhet men gäller främst akademichefer, högskoledirektör, utbildnings- och forskningsnämnden (UFN), akademinämnderna och ordförande i kommittén för god forskningssed. Dokumentet utgår från Arbetsordning för Högskolan i Gävle (HIG- STYR 2021/103) samt Rektors arbetsordning (HIG-STYR 2022/104). Generella begrepp Delegation Med delegation menas att rätten att besluta överförs från överordnad nivå till en underordnad nivå. Det ska inte förväxlas med att leda och fördela arbetsuppgifter, utan fokus i delegationen ligger i själva beslutsbefogenheten. Den som har delegerat en beslutsbefogenhet har fortfarande ansvaret för att beslutsärendet hanteras på ett korrekt och rättssäkert sätt. Ett ärende ska inte avgöras på högre nivå än vad som är motiverat med hänsyn till ärendets art och effektiviteten i verksamheten. En korrekt genomförd delegation innebär att ansvaret för fattade beslut delvis överförs till det underordnade organet/befattningen/funktionen, som fått uppgiften delegerad till sig. 1 STYRDOKUMENT Styrdokument: Rektors besluts- och delegationsordning Dnr: HIG-STYR 2022/104 Beslutsbefogenheter enligt högskoleförfattningarna Högskoleförfattningarna (högskolelag och högskoleförordning) reglerar vilka ärenden som ska beslutas av högskolestyrelse och rektor. Utöver författningarna har högskolestyrelsen fastställt Arbetsordning för Högskolan i Gävle (HIG-STYR 2021/103) i vilket detta mer i detalj regleras. För ledning av verksamheten närmast under högskolestyrelsen ansvarar rektor. Det innebär att underordnade instanser grundar sina beslutsbefogenheter från rektor. Befattningshavare/organ kan vara enskilda medarbetare eller en grupp av anställda inom Högskolan. Förutsättningen för delegation Förutsättningar för att delegera är att: • Den som delegerar beslutsbefogenhet ska tillse att mottagaren av delegation har tillräcklig kompetens för att kunna fatta beslut i de frågor som delegationen avser • Den som delegerar beslutsbefogenhet ska tillse att mottagaren av delegation får tillräckliga resurser att verkställa de beslut som avses • Delegationen är tydlig i sak och avgränsad i förhållande till annan beslutsbefogenhet Delegationsbeslut Alla delegationer ska skriftligen ges i ett särskilt delegationsbeslut som kvitteras av den som mottar delegationen och därefter diarieföras. Av ett delegationsbeslut ska tydligt framgå vem som delegerar, till vem delegationen ges, vad som delegeras och vilken tidsperiod delegationen avser. Om inte annat framgår, gäller delegationsbeslutet till dess att den som fattat beslut om delegationen återkallar delegationen genom särskilt beslut. Beslut som fattas med stöd av delegation kan normalt inte ändras av den som givit delegationen. Ett olagligt beslut kan dock ändras. Delegationen kan inte omfatta beslut rörande den som givit delegationen. Ett ärende ska alltid överlämnas till överordnad chef för beslut om det föreligger jäv. Ett delegationsbeslut får delegeras vidare om det inte särskilt framgår annat. Dock kan en medarbetare som mottagit en delegation inte vidaredelegera det till annan medarbetare. Uppföljning av delegation Den som har delegerat beslutanderätten ska regelbundet följa upp hur delegationen används och vid behov återkalla delegationen. Den som har fått delegationen kan returnera denna till den som beslutade om delegationen. Skäl för varför delegationen returneras ska anges. I ärenden som innehåller principiella frågor eller frågor som är av särskild vikt, ska mottagaren av delegationen hänskjuta frågan till den som utfärdat delegationen. 2 STYRDOKUMENT Styrdokument: Rektors besluts- och delegationsordning Dnr: HIG-STYR 2022/104 Sammanställning av delegationsbeslut Delegationsgivaren ansvarar för att sammanställa delegationsbesluten inom det egna ansvarsområdet utöver de vid Högskolan fastställda besluts- och delegationsordningarna. Rektor Rektor har närmast under högskolestyrelsen ansvaret för Högskolans verksamhet i egenskap av myndighetschef. Detta ansvar åvilar rektor oavsett vidaredelegation. Rektors uppgifter Rektors beslutsbefogenheter anges av bestämmelserna i 2 kap. 3 § Högskoleförordningen (HF) och finns beskrivna i Arbetsordning för Högskolan i Gävle (HIG-STYR 2021/103). Därtill har högskolestyrelsen gett rektor beslutsbefogenhet i ytterligare frågor. Innebörden är att rektor ska besluta i alla andra frågor än de som ankommer på högskolestyrelsen att besluta. Högskolestyrelsen kan inte ta över beslutsbefogenhet i frågor som enligt HF ankommer på rektor att besluta. Rektor ska: • vara ledamot i högskolestyrelsen • vara ordförande i personalansvarsnämnden • vara ordförande i disciplinnämnden Rektor beslutar om: • indragning av resurser för doktorand och om de ska ges tillbaka • anställning av professor och anställningens upphörande • att kalla en person till anställning som professor • sammansättning av beslutande organ och i förekommande fall utseende av ledamöter och suppleanter i desamma • den inre verksamheten, högskoleövergripande roller samt nämnder och råd och deras uppgift och beslutsbefogenhet • att ansöka om tillstånd att utfärda examen • att inrätta och avveckla huvudområde • att inrätta och avveckla forskarutbildningsämne • årligt programutbud • avveckling av utbildningsprogram Rektors beslutsfattande Rektors beslutsfattande sker i normalfallet vid Rektors beslutsmöte (REB). Beredning av beslutsunderlaget ska ske i enlighet med Arbetsordning för Högskolan i Gävle, avsnitt Generell handläggningsordning (HIG-STYR 2021/103). 3 STYRDOKUMENT Styrdokument: Rektors besluts- och delegationsordning Dnr: HIG-STYR 2022/104 Rektors delegation till akademichef Rektor delegerar beslutsbefogenhet till akademichef enligt nedan. Ärenden som är av principiell vikt 1 hänskjuts till rektor för beslut. Akademichef får delegera sin beslutsbefogenhet vidare om inte annat anges. Beslut om vidaredelegation ska framgå av akademins lokala besluts- och delegationsordning som fastställs av akademichef. Samråd krävs då ett beslut påverkar en annan organisatorisk enhet. Om samråd inte resulterar i enighet om vad beslutet ska innehålla, ska frågan överlämnas till överordnad (delegerande) chef för beslut. Beredning av beslutsunderlag ska ske i enlighet med Arbetsordning för Högskolan i Gävle, avsnitt Generell handläggningsordning (HIG-STYR 2021/103). Personal • Besluta om anställning vid akademin • Besluta om lön för akademins personal • Besluta om upphörande av anställningen • Besluta om tjänstledighet för anställda vid akademin • Besluta om tjänsteplanering för lärare enligt gällande arbetstidsavtal • Besluta om tjänsteresor enligt Högskolans resebestämmelser • Besluta om personalutveckling/kompetensutveckling • Besluta om bisysslor • Företräda arbetsgivaren i kontakter med representanter för arbetstagarna • Utse avdelningschef • Utse examinator på grund-, avancerad och forskarnivå • Utse kursansvarig • Utse utbildningsledare • Utse ämnesföreträdare • Utse studierektor för utbildning på forskarnivå • Besluta om sammansättning för utbildningsråd • Utse lokal miljösamordnare till miljöledningssystemet • Utse internrevisorer till miljöledningssystemet Undantag: o Anställning, ingångslön samt upphörande av anställning av professor beslutas av rektor o För tjänstledighet längre än sex månader för professor ska samråd ske med rektor 1 Vilka frågor som är av principiell vikt behöver bedömas från fall till fall. För att få vägledning inför denna bedömning ska följande kriterier beaktas: om frågan är högskoleövergripande, av strategisk karaktär och/eller gäller långsiktiga ekonomiska åtaganden. 4 STYRDOKUMENT Styrdokument: Rektors besluts- och delegationsordning Dnr: HIG-STYR 2022/104 o Examinator för licentiatseminariet utses av akademinämnd Får ej delegeras vidare: o Utseende av examinator på grund, avancerad och forskarnivå o Besluta om sammansättning för utbildningsråd Ekonomi • Besluta om användning av akademins ekonomiska resurser inom ramen för fastställd budget • Besluta i enlighet med särskild delegation i Attestordning, som fastställs av rektor • Besluta om avyttring och utrangering av akademins utrustning/inventarier • Besluta om inköp inom ramen för fastställd budget i enlighet med Attestordning, som fastställs av rektor • Besluta om att ansöka om externa medel 2 • Teckna avtal om forskningsfinansiering där högskolan är medsökande • Teckna avtal för uppdragsforskning • Teckna avtal avseende uppdragsutbildning på akademinivå • Besluta om tilldelning av resurser för doktorand Undantag: o Ansökningar till EU:s fonder och program samt Region Gävleborg, i de fall Högskolan är huvudsökande beslutas av rektor o Ansökningar till KK-stiftelsen och annan finansiär som kräver rektorssignatur beslutas av rektor, övriga KK-ansökningar beslutas av akademichef o Högskoleövergripande uppdragsutbildning eller om motpart kräver rektorssignatur beslutas av rektor o Försäljning får ske om utrustningen/inventarierna inte längre behövs för statens verksamhet eller blivit obrukbar. Med värde avses restvärde. Avyttring ska genomföras affärsmässigt o Beslut om avyttring och utrangering av utrustning/inventarier till ett värde över (2) basbelopp tas i samråd med rektor Får ej delegeras vidare: o Besluta om att ansöka om externa medel o Teckna avtal om forskningsfinansiering och uppdragsforskning 2 Om en ansökan beviljas innefattar denna beslutsbefogenhet även att ingå efterföljande överenskommelse/avtal 5 STYRDOKUMENT Styrdokument: Rektors besluts- och delegationsordning Dnr: HIG-STYR 2022/104 Utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå • Besluta om byte av examinator • Besluta om kurstillfälle • Besluta om marknadsföring av akademins utbildning och forskning • Inrätta utbildningsplats på forskarnivå Får ej delegeras vidare: o Inget av ovanstående får vidaredelegeras Övrigt • Besluta om att ingå personuppgiftsbiträdesavtal med personer utanför myndighetens organisation som behandlar personuppgifter för myndighetens räkning • Besluta om förvaltningsplaner för system som akademin är systemägare för Rektors delegation till högskoledirektör Rektor delegerar beslutsbefogenhet till högskoledirektör enligt nedan. Dock ska ärenden av principiell vikt 3 avgöras av rektor. Högskoledirektör får delegera sin beslutsbefogenhet vidare om inte annat anges. Beslut om vidaredelegation ska framgå av högskoledirektörens besluts- och delegationsordning. Samråd krävs då ett beslut påverkar en annan organisatorisk enhet. Om samråd inte resulterar i enighet om vad beslutet ska innehålla, ska frågan överlämnas till överordnad (delegerande) chef för beslut. Beredning av beslutsunderlag ska ske i enlighet med Arbetsordning för Högskolan i Gävle, avsnitt Generell handläggningsordning (HIG-STYR 2021/103). Personal • Besluta om anställning vid förvaltningen • Besluta om lön för förvaltningens personal • Besluta om anställningsvillkor i övrigt samt besluta om upphörande av anställningen för anställda vid förvaltningen • Besluta om tjänstledighet för anställda vid förvaltningen • Beslut om tjänsteresor enligt Högskolans resebestämmelser 3 Vilka frågor som är av principiell vikt behöver bedömas från fall till fall. För att få vägledning inför denna bedömning ska följande kriterier beaktas: om frågan är högskoleövergripande, av strategisk karaktär och/eller gäller långsiktiga ekonomiska åtaganden. 6 STYRDOKUMENT Styrdokument: Rektors besluts- och delegationsordning Dnr: HIG-STYR 2022/104 • Besluta om personalutveckling/kompetensutveckling • Beordra löneutbetalningar • Besluta om manuella utbetalningar av löner och arvoden • Teckna arbetsgivardeklaration för avtalsenliga löne- och arbetsgivaravgifter samt Kronofogdes införsel • Företräda arbetsgivaren i kontakter med representanter för arbetstagarna vid lokal och central förhandling • Ingå lokala kollektivavtal med de fackliga organisationerna • Besluta om användning av lokala omställningsmedel i enlighet med lokalt avtal • Besluta om grupp- och individförsäkringar avseende personal • Utse arkivansvarig • Utse arkivredogörare • Utse dataskyddsombud • Utse lokal miljösamordnare till miljöledningssystemet • Utse internrevisorer till miljöledningssystemet Arbetsmiljö • Besluta om Högskolans företagshälsovård Ekonomi • Teckna avtal i Högskolans namn utifrån Attestordning som fastställs av rektor • Besluta om användning av den gemensamma förvaltningens ekonomiska resurser inom ramen för fastställd budget • Besluta om formerna för Högskolans verksamhetsplanering och -uppföljning, ekonomiska uppföljning och redovisning • Besluta om ansökan om betalkort, inköpskort och företagskort med privat betalningsansvar för alla anställda • Besluta om framställan om lagsökning för fordringar, betalningsföreläggande och avskrivning av fordran • Besluta om avyttring och utrangering av förvaltningens utrustning/inventarier • Underteckna utbetalningsunderlag för skatter och lagstadgade arbetsgivaravgifter • Underteckna mervärdesskattedeklaration • Besluta om upptagande av lån och amortering för anläggningstillgångar • Underteckna beslutsattest för enskild verifikation eller omföringsbesked för bokföringsorder avseende samtliga organisatoriska enheter • Besluta om hantering av bankkonton • Besluta om och teckna avtal för verksamhetsförsäkring • Besluta om fördelning av medel för riktat pedagogiskt stöd 7 STYRDOKUMENT Styrdokument: Rektors besluts- och delegationsordning Dnr: HIG-STYR 2022/104 Undantag: o Beslut om avyttring och utrangering av utrustning/inventarier till ett bokfört värde över (2) basbelopp tas i samråd med rektor Studieadministrativa frågor • Besluta om återbetalning i enskilda ärenden vad gäller studieavgifter • Besluta om högskolegemensam studie- och karriärvägledning • Besluta om Högskolans studenthälsovård • Besluta om studentförsäkringar • Besluta om högskolegemensamma studieadministrativa regler 4 Myndighetsutövning • Besluta om antagning till grundläggande högskoleutbildning inkl. antagning p.g.a. särskilda skäl, beviljande av anstånd, undantag (7 kap. 3 § HF) m.m. • Besluta om tillgodoräknande • Besluta om examens- och kursbevis • Besluta om yttrande och överklagande till högskolan angående studenträttsliga frågor Lokaler • Besluta om disposition av högskolegemensamma lokaler • Besluta om upplåtelse av utställningsytor och de lokaler som finns upplagda och är bokningsbara i lokalbokningssystemet • Besluta om andrahandsuthyrningar av högskola