Läsanvisning till nämndernas reglementen

Styr (1)

Text

1. Läsanvisning till nämndernas reglementen Sandvikens kommun 2 (7) Innehåll Inledning – till dig som läser nämndernas reglementen ............... 3 Vad är ett reglemente? ....................................................................................... 3 Reglementenas innehåll .................................................................. 3 Reglementenas struktur: paragrafer, underrubriker och punkter ....................... 3 Underrubriker .............................................................................................. 4 Text – löpande eller i punktform ................................................................. 4 Tabell för reglementenas struktur ............................................................... 4 Exempel och förklaringar ................................................................ 5 Huvudrubriker ..................................................................................................... 5 ”NÄMNDENS VERKSAMHET” ................................................................... 5 ”NÄMNDENS ARBETSFORMER”.............................................................. 5 Paragrafer........................................................................................................... 5 Sandvikens kommun 3 (7) Inledning – till dig som läser nämndernas reglementen Denna läsanvisning är tänkt att fungera som ett stöd till dig som ska läsa, tolka och tillämpa reglementen för nämnder i Sandvikens kommun, inklusive det gemensamma reglementet som gäller för samtliga nämnder. Samtliga facknämnders 1 reglementen gjordes om från grunden under åren 2021 – 2022, inom ramen för ett omfattande utvecklingsarbete för kommunens styrning och ledning som påbörjades 2019. Läsanvisningen beskriver hur kommunens reglementen är uppbyggda och ger förklaring till några paragrafer och formuleringar som förekommer i det gemensamma reglementet, samt i de nämndspecifika reglementena. För några paragrafer ges även en kort bakgrund till formuleringar som tillkommit i utvecklingsarbetet för framtagande av de reglementen som antogs av kommunfullmäktige i maj 2023, vilka gäller från 1 januari 2024. Vad är ett reglemente? • En nämnds reglemente är ett styrdokument som anger vad kommunfullmäktige (KF) överlåtit, alltså delegerat, till nämnden att besluta om – i stället för att KF hanterar det. • Reglementet innehåller exempelvis bestämmelser om nämndens olika ansvarsområden som nämnden ska hantera och ha beslutsrätt för (verksamhet), samt hur nämnden ska arbeta och organiseras (arbetssätt). • KF beslutar om reglementen för nämnderna, vilket i praktiken definierar nämndens uppdrag och ansvarsområden. Nämndens verksamhet utgår från reglementet och sätter ramarna för vilka frågor nämnden får hantera och har befogenhet att besluta om. • Reglementena är en viktig del i kommunens styrning och ledning och det är särskilt viktigt att förtroendevalda i nämnden är insatta i nämndens reglemente. Reglementenas innehåll Nämndernas reglementen är uppdelade i olika rubriknivåer. Här förklaras kortfattat vad som ingår under respektive rubriknivå, samt bakgrund och beskrivning av innehållet. Exempel från flera reglementen lyfts, men det mesta hämtas från det reglemente som gäller lika för samtliga nämnder: Gemensamt reglemente för nämnder i Sandvikens kommun. Reglementenas struktur: paragrafer, underrubriker och punkter Reglementenas paragrafer ordnas enligt en struktur med flera rubriknivåer, vilket ska göra det logiskt och enkelt att navigera i dokumenten. 1 Facknämnder i Sandvikens kommun: arbetslivsnämnden, individ- och familjeomsorgsnämnden, kommunstyrelsen, kultur- och fritidsnämnden, kunskapsnämnden, omsorgsnämnden, Västra Gästriklands samhällsbyggnadsnämnd och Överförmyndarnämnden i Västra Gästrikland. Sandvikens kommun 4 (7) Underrubriker För att ge läsaren en bättre överblick indelas texten i vissa fall i underrubriker, exempelvis när en paragraf består av ett flertal punkter. Det innebär inte att varje underrubrik eller punkt är att se som en egen paragraf, utan är tänkt att utgöra en del av helheten. Underrubriker används för att sortera in punkterna för en paragraf utifrån olika områden eller teman så att läsaren lättare ska kunna hitta specifika punkter i en paragraf som innehåller många punkter. Text – löpande eller i punktform De lydelser som utgör texten för en paragraf kan vara antingen i form av löpande text eller uppdelat i flera punkter. Indelning i punkter, numrerade eller i punktform, gör det lättare och tydligare att utläsa innehållet i en paragraf. Tabell för reglementenas struktur Rubriknivå Innehåll Exempel 1 Titel REGLEMENTE FÖR X NÄMND 1 Huvudrubrik NÄMNDENS VERKSAMHET NÄMNDENS ARBETSFORMER 2 Paragraf § X Ansvarsområden § X Uppgifter 3 Underrubrik Styrning och ledning Pedagogisk verksamhet - Text Kommunstyrelsen ansvarar kommunövergripande för: 1. utveckling och förvaltning av kommunens styrning och ledning, ------------------------------------------------- Kunskapsnämnden ansvarar för kommunens uppgifter enligt skollagen för: 1. förskoleverksamhet, ------------------------------------------------- • Kommunstyrelsen består av 15 ledamöter och 15 ersättare. • Bland kommunstyrelsens ledamöter ska utses en ordförande samt en förste och en andre vice ordförande. Sandvikens kommun 5 (7) Exempel och förklaringar Innehåll och formuleringar i reglementena är utformade för att vara så tydliga som möjligt med ambitionen att ha ett alldagligt språkbruk. Sedan är det i vissa fall nödvändigt att använda en del juridiska uttryck och facktermer. Detta avsnitt har lagts till för att ge en mer utförlig information om huvudrubrikerna samt några paragrafer. De exempel på paragrafer som står med här är några av de som har ändrats i jämförelse med äldre reglementen och/eller som det funnits önskemål om att förtydliga under utvecklingsarbetet för de (nya) reglementena som gäller från 1 januari 2024. Huvudrubriker ”NÄMNDENS VERKSAMHET” Under denna huvudrubrik anges nämndens ansvarsområden och eventuella särskilt angivna uppgifter. Här finns även bestämmelser om nämndens personal, samt förvaltningsorganisation. ”NÄMNDENS ARBETSFORMER” Bestämmelser om nämndens sammansättning med antal ledamöter och ersättare, samt detaljer rörande nämndens sammanträden och beredning av ärenden. Ordföranden för nämnden har ett utökat ansvar och fler befogenheter än övriga ledamöter. De särskilda uppgifter som ordföranden har i sin roll att leda arbetet i nämnden anges under denna huvudrubrik. Paragrafer § ”Hållbarhetsarbete” (Gemensamt reglemente för nämnder i Sandvikens kommun) ”Nämnden ansvarar för att driva ett aktivt och förebyggande hållbarhetsarbete, med utgångspunkt från de globala hållbarhetsmålen i Agenda 2030. Hållbarhetsarbetet ska utgå från de mål i Agenda 2030 som är kopplade till nämndens övriga ansvarsområden.” I de reglementen som gäller från 1 januari 2024 har särskilt fokus lagts på att nämnderna ska bidra till en hållbar utveckling. Vad som utgör hållbarhet och tolkning av hållbar utveckling definieras av Förenta nationernas globala hållbarhetsmål i Agenda 2030 och i detta ingår samtliga tre dimensioner (perspektiv) av hållbarhet: social hållbarhet, ekologisk (miljömässig) hållbarhet och ekonomisk hållbarhet. Meningen med formuleringarna i denna paragraf innebär att nämnden ska se till att ordinarie verksamhet som ligger inom nämndens ansvar, det vill säga grunduppdraget i nämndens eget reglemente, utvecklas i en hållbar riktning. Agenda 2030 och de globala hållbarhetsmålen innebär alltså inte någon ytterligare målstyrning för nämnden, utan ska fungera som ett stöd för nämndens arbete för en långsiktigt hållbar verksamhet. Målsättningar inom hållbarhetsområdet ska i första hand läggas inom ramen för kommunens styrmodell: Styrning och ledning i Sandvikens kommun och Sandvikens kommun 6 (7) formuleras i nämndens nämndplan – med utgångspunkt i kommunfullmäktiges strategiska områden. § Övriga uppgifter (Gemensamt reglemente för nämnder i Sandvikens kommun) Förklaring till punkt nummer 2: ”Nämnden ska inom sina ansvarsområden: 2. tillsammans med övriga berörda nämnder ta gemensamt och solidariskt ansvar, till nytta för den enskilde medborgaren, i ärenden där flera nämnder har gemensamma målgrupper för sin verksamhet” I utvecklingsarbetet för nya reglementen påpekades av såväl förtroendevalda som tjänstepersoner för flera nämnder ett behov att hitta någon formulering kring ansvarsfördelning när en medborgares ärende berör flera nämnders verksamheter och ansvar. Det finns i vissa fall risk för att det är oklart och otydligt vilken nämnd som ska anses ha ansvar för ett ärende och att medborgaren då hänvisas fram och tillbaka mellan olika verksamheter. Meningen med denna punkt är att sätta fokus på medborgarens behov, oavsett nämndernas organisatoriska gränser. Nämnderna har alltså ett ansvarar för att i samverkan hitta bästa möjliga lösningarna och en rimlig fördelning av ansvar, uppgifter och kostnader vid sådana ärenden. Förklaring till punkt nummer 13: ”Nämnden ska inom sina ansvarsområden: 13. hantera ekonomisk förvaltning inklusive att fastställa årsredovisningen för stiftelser. Om flera nämnder direkt berörs av samma stiftelse ska den nämnd med högst tilldelat kommunbidrag enligt senast fastställda kommunplan ha huvudansvaret.” Tidigare har det inte funnits något allmänt formulerat ansvar för samtliga nämnder att hantera ekonomisk förvaltning samt fastställande av stiftelsers årsredovisning. Därför har sådana ärenden beslutats i kommunfullmäktige, vilket innebär en längre process som i många fall hade kunnat hanteras på nämndsnivå. I och med formuleringen i det gemensamma reglementet behöver dessa ärenden inte längre beslutas i fullmäktige. Anledningen till att den nämnd som har högst kommunbidrag får ett huvudansvar är att denna sannolikt har bättre förutsättningar i form av resurser och personal med kompetens att stödja nämnden i detta arbete. Att huvudansvaret ligger på en nämnd innebär inte att allt arbete behöver göras av den nämnden/förvaltningen. Arbetet kan vid behov delas mellan nämnder/förvaltningar, men formell handläggning och beslutsfattande ska göras på den huvudansvariga nämnden. § ”Personalansvar” (paragraf i samtliga facknämnders reglementen förutom i reglementet för Överförmyndarnämnden i Västra Gästrikland) ”X-nämnd är anställningsmyndighet med arbetsgivar- och arbetsmiljöansvar för personal vid dess förvaltning.” Sandvikens kommun 7 (7) Paragrafen innebär att det är nämnden som formellt är arbetsgivare och ansvarar för att se till att personalen på sin förvaltning har en god arbetsmiljö i enlighet med lagar, avtal och andra bestämmelser. Undantaget för samtliga nämnder, förutom kommunstyrelsen, är förvaltningschefen. Det är kommunstyrelsen som anställer samtliga nämnders förvaltningschefer, vilket är uttryckt i paragrafen ”Personalansvar” i kommunstyrelsens reglemente. § ”Utskott” (Gemensamt reglemente för nämnder i Sandvikens kommun) Ett utskott är en mindre del av nämnden med särskilda uppgifter som ska definieras av nämnden. Förklaring till tredje (3:e) punkten: ” Ett utskott ska bestå av minst tre (3) ledamöter och tre (3) ersättare, men bör inte bestå av fler än hälften av nämndens antal ledamöter och ersättare.” Beslutsrätt i vissa frågor kan delegeras till ett utskott om det inte, enligt lag eller andra bestämmelser, krävs att nämnden som helhet ska fatta beslut. För att inte ordföranden för ett utskott, med sin utslagsröst, ensam ska kunna besluta i ett utskott ska det finnas minst två ytterligare ledamöter i ett utskott – samt tre ersättare ifall någon ordinarie ledamot inte kan medverka på ett sammanträde. Denna punkt är främst viktig för nämnder som har ansvar för myndighetsbeslut inom ramen för socialtjänstlagens område. Begränsningen att ett utskott inte får bestå av fler än hälften av nämndens totala antal ledamöter grundas i att det inte ska skapas en ”nämnd i nämnden”, vilket i teorin skulle kunna åsidosätta de politiska styrkeförhållandena i en nämnd. Utskott ska hantera vissa specifika frågor eller uppgifter och inte ersätta nämnden (som i huvudsak ska hantera och besluta i ärenden).