KMH:s arbetsordning

Styr (1)

Text

1. 8 §förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag och 2 kap. 2 § HF). KMH omfattas inte av internrevisionsförordningen (2006:1228). Högskolestyrelsen ska enligt 2 kap. 2 § HF besluta 1. i viktigare frågor om verksamhetens övergripande inriktning och högskolans organisation, 2. om årsredovisningar, budgetunderlag och viktigare framställningar i övrigt samt säkerställa att det vid högskolan finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt,1 3. om åtgärder med anledning av Riksrevisionens revisionsberättelser och revisionsrapporter, 4. i viktigare frågor om den interna resursfördelningen och uppföljningen av denna, 5. i frågor som enligt 2 kap. 15 § HF ska avgöras av en personalansvars- nämnd, om det inte har inrättats en personalansvarsnämnd vid högskolan2 eller om Statens ansvarsnämnd inte ska besluta enligt 4 kap. 16 § HF, 6. om en antagningsordning för KMH, 7. om en arbetsordning med viktigare föreskrifter om högskolans övergripande organisation, delegering av beslutanderätt, handläggning av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten, om inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, 8. om en anställningsordning, 9. om viktigare föreskrifter i övrigt, 1 KMH omfattas inte av förordningen om intern styrning och kontroll (2007:603). 2 Vid KMH finns en personalansvarsnämnd inrättad (se avsnitt 12). 5(24) 10. i övriga frågor som är av principiell vikt. Styrelsen får dock inte ta över uppgift från rektor, om det i HF eller annars har föreskrivits att denna uppgift ankommer just på rektor (2 kap. 3 § andra stycket HF). Dessutom beslutar högskolestyrelsen i följande frågor: 11. föreskrifter om hörande av lärare, övriga anställda och studenter inför styrelsens förslag till rektor (2 kap. 8 § andra stycket HF), 12. formerna för valet av lärarrepresentanter i styrelsen (valordning), i enlighet med 2 kap. 7a § första stycket HF, 13. utseende av rektors ställföreträdare (prorektor) (2 kap. 10 § andra stycket HF), 14. avgivande av förslag till rektor, som anställs av regeringen (2 kap. 8 § HF), 15. utseende inom sig av vice ordförande (2 kap. 1 § andra stycket HF), 16. Styrelsen får enligt 2 kap. 15 § HF inrätta en personalansvarsnämnd (se p. 5) och utse ledamöter för att pröva frågor om • skiljande från anställning på grund av personliga förhållanden, när anställningen inte är en provanställning, • disciplinansvar • åtalsanmälan, • avstängning. Av lydelsen i punkt 1 följer att högskolestyrelsen, enligt denna arbetsordning, beslutar i följande frågor: 17. fastställande av strategi för KMH, 18. fastställande av verksamhetsplan för KMH, 19. principer för medelsfördelning och ramar för högskolegemensamma ändamål (högskole myndighets- och verksamhetsstöd, högskolebibliotek, lokaler med mera), 20. väsentliga organisationsförändringar. Därutöver beslutar högskolestyrelsen3, i sin egenskap av stiftelsestyrelse och därmed ytterst ansvarig för förvaltningen av de till KMH anknutna fonderna och stiftelserna: 3 Högskolestyrelsens ledamöter är även ledamöter i KMH:s stiftelsestyrelse. 6(24) 1. om placeringsordning, 2. om årsredovisning för anknutna fonder och stiftelser. 3.2 Högskolestyrelsens sammansättning Högskolestyrelsen består av ordförande, rektor och 13 övriga ledamöter (2 kap. 1 § HF). Lärarna har rätt att representeras av tre ledamöter (för utseende av lärarrepresentanter, se avsnitt 3.1 punkt 12). Studenterna har rätt att representeras av tre ledamöter (2 kap. 7a § andra stycket HF). Representanter för studenterna utses enligt bestämmelser i 7 § studentkårsförordningen (2009:769). Övriga ledamöter (sju stycken) utses av regeringen som också beslutar vem som ska vara styrelsens ordförande (2 kap. 4 § HL). Ledamöter, utom rektor, utses för en bestämd tid, högst tre år (2 kap. 7 § HF). Företrädare för de anställda (fackliga företrädare) har, enligt 2 kap. 4 § andra stycket HL, närvaro- och yttranderätt vid högskolestyrelsens sammanträden. De utses enligt bestämmelserna i personalföreträdarförordningen (1987:1101) (2 kap. 7a § HF). 3.3 Högskolestyrelsens arbetsformer 3.3.1 Sammanträdestider Högskolestyrelsen sammanträder normalt sex gånger per år. Datum för sammanträdestider för nästkommande termin fastställs av styrelsen senast vid första sammanträdet varje termin. Beslut om extrainkallat sammanträde fattas av ordförande i samråd med rektor. 3.3.2 Kallelse Kallelse och föredragningslista sänds till ledamöterna senast en vecka före ordinarie sammanträde. Handlingar och förslag till beslut sänds normalt ut samtidigt. Utskicket görs elektroniskt. Förhinder att närvara vid högskolestyrelsens sammanträde anmäls till högskolestyrelsens sekreterare. Styrelsens ledamöter är skyldiga att hålla styrelsens sekreterare underrättad om tillfälliga eller permanenta adressändringar. Det ankommer på ledamot att till ordföranden före sammanträdet anmäla förhållande som kan innebära jäv enligt jävsreglerna i förvaltningslagen. 7(24) 3.3.3 Beredning av ärenden inkl. informations- och förhandlingsskyldighet Ärenden som behandlas vid styrelsens sammanträden bereds av rektor och högskoledirektören samt de tjänstemän som högskoledirektören utser. Högskoledirektören, eller den högskoledirektören utser, ansvarar (på delegation av rektor) för att varje enskilt ärende i styrelsen handläggs i enlighet med kraven på information och förhandling enligt gällande arbetsrättslig reglering och avtal. 3.3.4 Sammanträdesordning Högskolestyrelsen är beslutför när fler än hälften av ledamöterna är närvarande, bland dem ordföranden (eller vice ordföranden) och rektor (eller prorektor) (2 kap. 4 § HF). Ordföranden leder styrelsens sammanträden. Högskolestyrelsen ska vid första sammanträdet under en ny mandatperiod inom sig utse en vice ordförande, som inträder vid förfall för ordföranden. Vid förfall för rektor inträder prorektor i rektors ställe. Prorektor, högskoledirektören, ställföreträdande högskoledirektören, planeringschefen och chefen för kommunikationsavdelningen har närvaro- och yttranderätt vid styrelsens sammanträden. Styrelsen kan därutöver medge i särskild ordning annan person närvaro- och yttranderätt. Ärenden ska avgöras efter föredragning (2 kap. 6 § HF). I de fall rektor inte själv föredrar ärende är högskoledirektören huvudföredragande. I det fall högskoledirektören utsett annan föredragande för visst ärende, deltar också föredragande vid styrelsens sammanträde, dock endast vid behandlingen av ärendet. Sammanträdesprotokoll förs av en av högskoledirektören utsedd sekreterare. Styrelsen utser en ledamot att jämte ordföranden justera sammanträdesprotokollet. Rösträtt har endast ordinarie ledamöter och ev. tjänstgörande suppleanter. Ärenden som beretts inför högskolestyrelsens sammanträden behandlas av ett arbetsutskott bestående av ordförande, vice ordförande, rektor, prorektor, högskoledirektör, planeringschefen, styrelsens sekreterare samt en lärarrepresentant och en studentrepresentant. 8(24) 3.3.5 Beslut Efter föredragning presenterar ordförande förslag till beslut. Om inget motförslag finns, meddelar ordföranden vad som enligt hans eller hennes uppfattning har beslutats. Detta blir beslutet, om inte omröstning begärs. Om ett eller flera motförslag förs fram, ska ordföranden presentera de olika förslag till beslut som har förts fram. Varje förslag ska presenteras så att det kan besvaras med antingen ja eller nej. Eventuell omröstning ska ske öppet i enlighet med 29 § förvaltningslagen (2017:900). Utgången bestäms med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Ordföranden ska alltid kunna rösta om det behövs för att ärendet ska kunna avgöras. Andra ledamöter behöver dock inte rösta för mer än ett förslag. Vid brådskande ärenden, då styrelsen inte hinner sammanträda, får ärende enligt 2 kap. 5 § HF avgöras genom meddelanden mellan ordföranden, rektor och minst så många ledamöter som behövs för beslutsförhet, s.k. per capsulam- beslut. Om detta inte är lämpligt, får ordföranden efter samråd med rektor själv avgöra ärendet. Beslut enligt ovan ska anmälas vid nästa sammanträde. 3.3.6 Reservation och avvikande mening Ledamot som deltagit i styrelsens beslut har, enligt 30 § förvaltningslagen (2017:900), rätt att reservera sig mot beslutet genom att få avvikande mening antecknad till protokollet. Den som inte gör det ska anses ha ställt sig bakom beslutet. Den som medverkar vid den slutliga handläggningen av ett ärende utan att delta i avgörandet har alltid rätt att få en avvikande mening antecknad i protokollet. Avvikande mening bör anmälas vid sammanträdet, men en eventuell särskild motivering ska vara formulerad innan protokollet justeras. 3.3.7 Protokoll Protokoll ska upprättas senast 14 dagar efter det att sammanträdet avslutats. Protokollet undertecknas av sekreteraren och justeras av ordföranden och den justeringsperson som styrelsen utsett. Om expedieringen av ett visst ärende brådskar, kan föredraganden före sammanträdet eller senast under sammanträdet begära att beslutspunkten förklaras omedelbart justerad. Styrelsen ska då ta ställning till detta. Styrelsens sekreterare ansvarar för att informera föredraganden när protokollet är justerat och att kopia av protokollen tillställs Riksrevisionen vid förfrågan. 9(24) 3.3.8 Expediering och verkställande av beslut Föredraganden för ett ärende svarar för expediering av styrelsens beslut. Detta sker genom tillställande av protokollsutdrag, där det ska anges vilka som deltagit i beslutet och vem som var föredragande. Protokollsutdraget ska undertecknas av sekreteraren. Det ankommer på högskoledirektören, på delegation av rektor, eller på den högskoledirektören utser, att tillse att högskolestyrelsens beslut verkställs. 3.3.9 Ersättning för uppdrag Regeringen beslutar om ersättning för uppdrag i styrelsen. Ersättning utgår till ordförande, övriga ledamöter i styrelsen samt de styrelseledamöter som representerar studenterna, dock inte till rektor eller de styrelseledamöter som är anställda vid högskolan och som i styrelsen representerar lärarna (se förordning (1992:1299) om ersättning för uppdrag i statliga styrelser, nämnder och råd med mera samt 1 kap 7 § HF). 4 Rektor Rektor är KMH:s myndighetschef (2 kap. 3 § HL och 1 kap. 5 § HF). Som myndighetens chef ska rektor tillse att verksamheten bedrivs författningsenligt och effektivt. Rektor är KMH:s högsta akademiska och konstnärliga företrädare. Detta omfattar ansvar för att verksamheten håller den konstnärliga och vetenskapliga nivå som beslutats av högskolestyrelsen i KMH:s strategi. Rektors beslutsbefogenheter framgår av bestämmelserna i 2 kap. 3 § HF. Innebörden är den att rektor fattar beslut i alla KMH:s ärenden, utom de ärenden som enligt högskoleförfattningarna ska avgöras av högskolestyrelsen. Anställningen som rektor regleras i 2 kap. 8 och 11 § HF. Rektor ska anställas genom beslut av regeringen för högst sex år efter förslag av styrelsen för högskolan. Anställningen får förnyas, dock högst två gånger om vardera högst tre år. Behörig att vara rektor är den som uppfyller behörighetskraven för anställning som professor eller lektor. Rektor har närvaro- och yttranderätt vid samtliga sammanträden med beslutande organ inom högskolan. Rektor får delegera beslutsfattande och uppgifter, om inte annat är särskilt föreskrivet (2 kap. 13 § HF). Rektors vidare delegering får dock inte gälla ärende och avtal av principiell natur (se nedan avsnitt 4.1). 10(24) 4.1 Uppgifter Rektor ska vara ordförande i personalansvarsnämnden, se avsnitt 12 (2 kap. 15§ andra stycket HF). Rektor ska ingå i högskolestyrelsen (2 kap. 1 § HF samt 2 kap. 4 § HL). Brådskande ärenden i högskolestyrelsen får i vissa fall avgöras av ordföranden efter samråd med rektor (2 kap. 5 § HF). Rektor är chef över vicerektorer, högskoledirektör och institutionschefer. Rektor fattar beslut om anställning av lärare (4 kap. 13 § HF. Rektor fattar även beslut om anställning av doktorander (5 kap. 6 § HF). Rektor ska vara ordförande i disciplinnämnden, se avsnitt 11 (10 kap. 4§ HF). Rektor avgör – efter samråd med den lagfarna ledamoten i disciplinnämnden – om ärende avseende förseelse, som kan föranleda disciplinära åtgärder, ska lämnas utan vidare åtgärd eller föranleda varning av rektor eller hänskjutas till disciplinnämnden för prövning (10 kap. 9 § HF). Om ärende hänskjuts till disciplinnämnden, får rektor efter samråd med den lagfarna ledamoten med omedelbar verkan interimistiskt avstänga studenten från verksamheten vid högskolan (10 kap. 14 § HF). Om en doktorand i väsentlig utsträckning åsidosätter sina åtaganden enligt den individuella studieplanen, ska rektor besluta att doktoranden inte längre ska ha rätt till handledning och andra resurser för utbildningen (6 kap. 30 § HF). Rektor ska även besluta om doktorand efter ansökan hos rektor ska få tillbaka sina resurser för utbildningen (6 kap. 31 § HF). Inget av dessa beslut får rektor delegera (6 kap. 36 § HF). Med stöd i högskoleförfattningarna, gäller enligt denna arbetsordning att rektor, förutom ovanstående, särskilt beslutar om: 1. riktlinjer med generell tillämpning inom högskolan, 2. organisationsförändringar rörande institutionernas respektive stödverksamhetens organisation, 3. utseende av institutionschefer efter förslag framtagna i kollegial process, 4. åtgärder för att utvärdera och kvalitetsutveckla verksamheten, 5. utdelning av stipendier, 6. åtgärder vid ekonomiska över- eller underskott på högskoleövergripande nivå, 7. mottagande av gåvor och donationer, 11(24) 8. attesträtter, 9. uppdragstillägg och arvoden, 10. tecknande av kollektivavtal, 11. riktlinjer för löne- och anställningsvillkor, 12. inledande av rekrytering (inkl. anställningsprofil) av lärarpersonal, 13. befordran av lärare, 14. yttranden till Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH), 15. utseende av valberedning, 16. utseende av lärarrepresentanter (ledamöter) inkl. ordförande och vice ordförande i lärarförslagsnämnden samt utbildnings- och forskningsnämnden (se avsnitt 9 och 10), 17. lokala regler för examen, 18. fördelning av studiestödsmedel för doktorander inom KMH, 19. inrätta huvudområden för utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt forskningsinriktningar, 20. ansökan till Universitetskanslersämbetet om tillstånd att utfärda viss examen, 21. antagning till utbildning, 22. utfärda examensbevis, 23. nominerande av eller utseende av ledamöter i externa organ där KMH representeras, 24. undertecknande av forskningsansökningar till forskningsråd och andra större forskningsfinansiärer, 25. undertecknande av ansökningar till lokala etikprövningsnämnden, 26. ansvar för arbetsmiljöfrågor, 27. externa remissyttranden. Rektor får inte delegera sin beslutsrätt i följande ärenden: 1. anställning av, inkl. kalla en person till anställning som, professor (4 kap. 7 och 13 §§ HF), 2. att en professors anställning ska upphöra (4 kap. 17 § HF), 3. anställning av lektorer, 4. utseende av lärarrepresentanter (ledamöter) inkl. ordförande och vice 5. ordförande i lärarförslagnämnden samt utbildnings- och forskningsnämnden, 6. tecknande av avtal, med undantag av högskoledirektören (se nedan avsnitt 6.1), 7. utseende av vicerektorer, 12(24) 8. utseende av valberedning. 4.2 Beslutsformer Rektor fattar beslut efter beredning och föredragning. Högskoledirektören, eller den befattningshavare som högskoledirektören utser, är ansvarig för beredning och föredragning av ärenden. Rektors beslutssammanträde benämns rektorsföredragning och äger normalt rum varje vecka. Besluten förtecknas i protokoll i kronologisk ordning. Vid rektorsföredragningen har studentrepresentant rätt att närvara och yttra sig. Beslutsunderlagen som föreläggs rektor för beslut ska ha godkänts av respektive handläggares avdelningschef. Föredragande har ansvar för att i tillämpliga fall före beslut ta initiativ till samverkan med studenterna och personalorganisationerna, genom MBL-information respektive förhandling. Att protokollsutkast rutinmässigt tillställs personalorganisationerna och studentkåren före beslutstillfället fritar inte föredraganden från sitt ansvar att samverka. Vid förfall för rektor träder prorektor i rektors ställe. Vid förfall för högskoledirektör träder ställföreträdande högskoledirektören, eller den som högskoledirektören utsett till sin ställföreträdare, i högskoledirektörens ställe. 5 Prorektor Rektor ska ha en ställföreträdare, som tjänstgör i rektors ställe när han eller hon inte är i tjänst, och som i övrigt ersätter rektor i den utsträckning som rektor bestämmer (2 kap. 10 § HF). Rektors ställföreträdare benämns prorektor. Prorektor utses av styrelsen. Prorektor ska ingå i rektors ledningsråd. 6 Högskoledirektör Vid KMH ska finnas en högskoledirektör. Rektor beslutar om anställning som högskoledirektör efter samråd med högskolestyrelsens ordförande. 6.1 Uppgifter Högskoledirektörens beslutsbefogenheter grundas på delegation från rektor. Högskoledirektören är ansvarig för beredning och föredragning av ärenden som beslutas av rektor och högskolestyrelse. 13(24) Högskoledirektören ska ingå i rektors ledningsråd. Högskoledirektören är chef för KMH:s myndighets- och verksamhetsstöd och högskolebibliotek. Högskoledirektören ska även utgöra strategiskt stöd för rektor för att KMH ska uppfylla kraven som myndighet. Högskoledirektören har rätt att närvara och yttra sig vid alla sammanträden i beslutande organ inom KMH. Högskoledirektören ska fatta beslut i frågor som rör fastigheter, inredning, utrustning samt den verksamhet som utförs inom myndighets- och verksamhetsstöd och Högskolebibliotek. Ovanstående innebär att högskoledirektören fattar beslut om: 1. verkställande och uppföljning av beslut fattade av högskolestyrelse och rektor, 2. tecknande av avtal, 3. organisation av myndighets- och verksamhetsstöd och högskolebibliotek, 4. fastställande av verksamhetsplan för myndighets- och verksamhetsstöd och högskolebibliotek, inkl. medelsfördelning till dessa, 5. budgetering på avdelningsnivå inom myndighets- och verksamhetsstöd samt för högskolebiblioteket, 6. åtgärder vid över- eller underskott för högskolegemensamma verksamheter, 7. upphandling, 8. anställning av T/A-personal vid avdelning inom myndighets- och verksamhetsstöd och högskolebibliotek inklusive chefer vid avdelning inom myndighets- och verksamhetsstöd och högskolebibliotek samt om löne- och anställningsvillkor för dessa (inom ramen för övergripande riktlinjer fastställda av rektor), 9. entledigande (på egen begäran) av anställd vid KMH exklusive professor, 10. utanordning avseende högskolans konton, 11. beslutsattest avseende konton för de högskolegemensamma ändamålen (myndighets- och verksamhetsstöd, högskolebibliotek, lärarförslagsnämnden, utbildnings- och forskningsnämnden), 12. upptagande av finansieringslån rörande anläggningstillgångar i Riksgälden, 14(24) 13. arvoden/uppdragstillägg för sakkunniga i anställningsärenden samt T/A- personal, 14. tecknande av avtal för de till KMH knutna donationsfonderna och stiftelserna, 15. efterlevelse av placeringsordningen samt om rapport till högskolestyrelsen halvårsvis, 16. löpande donationsförvaltning, 17. beslut om utdelning av stipendier inom internationella mobilitetsprogram (för studenter), 18. studieadministrativa beslut som rör provbeskrivningar, tillgodoräknanden, validering, läsåret, registrering, resurser för särskilt pedagogiskt stöd till studenter med funktionsnedsättning, samt studieavgiftsskyldighet, 19. lokalförsörjning och fysisk planering såvida beslut ej fattas av markägare eller hyresvärd (om ej av större strategisk natur), 20. lokaler till institutioner, avdelningar och övrig verksamhet inklusive disposition av undervisnings- och möteslokaler, 21. dispositionen av undervisnings- och möteslokaler avseende verksamhetensövergripande schemaläggning samt lokalbokning, 22. inventarier och utrustning. 6.2 Beslutsformer Högskoledirektören fattar beslut efter särskild anmälan från handläggare eller avdelningschef om inte högskoledirektören själv handlagt ärendet. Högskoledirektören beslutar själv om föredragningen