Reglemente för Internkontroll

Styr (1)

Text

1. 1Reglemente 2020-02-07 KS 2020-139-101 Handläggare: Marie Tollefsen Markström Mottagare: Kommunfullmäktige Kommunchef Reglemente för intern kontroll Antagen av Kommunfullmäktige 2020-06-08 §39 Reglemente 2020-02-07 KS 2020-139-101 INNEHÅLLSFÖRTECKNING BAKGRUND ________________________________________________________ 2 SYFTE OCH DEFINITION ______________________________________________ 2 ORGANISATION OCH ANSVAR ________________________________________ 2 STYRNING OCH UPPFÖLJNING ________________________________________ 3 1 Reglemente 2020-02-07 KS 2020-139-101 Bakgrund Internkontroll är ett verktyg som ska användas för att säkerställa de, av fullmäktige, fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen. Internkontrollen omfattar såväl de politiska som de professionella systemen och rutinerna som används för att styra verksamhet och ekonomi. En bra internkontroll kännetecknas av följande: • Ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning. • En rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten. • Säkerställande av att lagar, policyer, reglementen m.m. tillämpas. • Skydd mot förluster och/eller förstörelse av kommunens tillgångar. • Eliminering och/eller upptäckt av allvarliga fel och brister. Internkontrollen skall ses som ett hjälpmedel och inte ett mål eller rutin i sig själv. Internkontroll bör planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god internkontroll är det därför nödvändigt att varje avdelning har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande enligt plan. En fungerande internkontrollplan bör kontinuerligt utvecklas och förändras i takt med att verksamhets- och ekonomistyrningen förändras. Syfte och definition Detta reglemente syftar till att säkerställa att kommunstyrelsen och övriga nämnder upprätthåller en tillfredställande intern kontroll. Med intern kontroll menas en process som utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: • Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet • Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten • Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera. Organisation och ansvar Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ingår att tillse att kommungemensamma tillämpningsanvisningar upprättas och revideras. Kommunstyrelsen ska också med uppföljningsrapporterna som grund årligen utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och om förbättringar behövs föreslå sådana. Nämnd Nämnd har ansvaret för den interna kontrollen inom det egna ansvarsområdet. Varje enskild nämnd ska tillse att arbetet organiseras så att en god intern kontroll upprätthålls samt att kommunövergripande regler och anvisningar efterlevs. Nämnden ska även tillse att specifika anvisningar och rutiner upprättas vid behov. Kommunchef eller motsvarande Inom nämnd/styrelsens ansvarsområde är förvaltningschef ansvarig för att leda arbetet med intern kontroll och se till att konkreta anvisningar och rutiner är utformade så att god intern kontroll kan upprätthållas. 2 Reglemente 2020-02-07 KS 2020-139-101 Förvaltningschef är även ansvarig för att en god kontrollmiljö uppnås. Med kontrollmiljö avses faktorer som påverkar kulturen inom en förvaltning såsom ledarskap, attityder och engagemang. Förvaltningschef ska rapportera till nämnd/styrelsen hur den interna kontrollen fungerar. Chefer på alla nivåer Ansvariga chefer på olika nivåer i organisationen ska se till att de antagna anvisningarna och rutinerna följs samt informera övriga anställda om dess innebörd. Vidare ska de verka för att en god kontrollmiljö uppnås samt att de arbetsmetoder som används bidrar till god intern kontroll. Medarbetare Samtliga medarbetare ansvarar för att följa de antagna anvisningarna och rutinerna i sitt arbete. Styrning och uppföljning Riskanalys Varje nämnd/styrelsen har en skyldighet att styra och löpande följa upp att den interna kontrollen i verksamheten är tillräcklig. Som grund för sin styrning ska en riskanalys genomföras. I riskanalysen identifieras de risker som finns i verksamheten och dessa värderas utifrån sannolikhet och konsekvens. Identifierade risker ska hanteras på relevant sätt. Internkontrollplan Nämnd/styrelsen ska årligen anta en särskild internkontrollplan för kommande års uppföljning av den interna kontrollen. Internkontrollplanen ska tillsammans med genomförd riskanalys överlämnas till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Uppföljning av internkontrollplan Utfallet av genomförda kontroller i enlighet med internkontrollplanen ska rapporteras till nämnd/styrelsen varje år. Uppföljning av internkontrollplan ska överlämnas till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Allvarliga brister i verksamheten ska omedelbart rapporteras till nämnden/styrelsen. 3