§ 1Mål och syfte Syftet med dessa riktlinjer är att fastställa hur arkivhanteringen i Danderyds kommun ska organiseras och att närmare precisera ansvarsfördelning utöver vad som framgår i de bestämmelser som följer av lag eller förordning.
§ 2Vad är arkiv? Ett arkiv bildas av de allmänna handlingarna från nämndernas verksamheter och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen (1949:105) och som nämnden beslutar ska tas om hand för arkivering. Upp- tagning som är tillgänglig för flera nämnder bildar arkiv endast hos en nämnd, i första hand den nämnd som svarar för huvuddelen av upptagningen. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Arkiven är en del av vårt nationella kulturarv.
§ 3Ansvar Varje nämnd ansvarar för vården av sitt arkiv. Varje nämnd ansvarar också för att främja arkivens tillgänglighet och dess användning i kulturell verksamhet och forskning. Nämnden ska säkerställa att förvaltningen har en ändamålsenlig arkivorganisation och ansvarsfördelning. DANDERYDS Kommunal författningssamling
KOMMUN KS 2016/0049
§ 4Omorganisation och förändrade arbetssätt När en nämnd förändrar organisation, förvaltning eller arbetssätt och föränd- ringen väsentligt påverkar förutsättningarna för arkivvården, ska nämnden i god tid samråda med arkivmyndigheten.
KOMMUN KS 2016/0049
§ 5Arkivvård Varje nämnd ska tillämpa beständiga metoder och materiel för bevarande av arkiv enligt gängse standarder för en ändamålsenlig arkivvård.1 Arkiven ska beskrivas och förtecknas och i övrigt vara organiserade för att underlätta utlämnande av allmänna handlingar. Hur arkiven organiseras och vilka rutiner som gäller för arkivvården och gallring ska beskrivas i en arkiv- beskrivning och i en dokumenthanteringsplan. Arkiven ska skyddas från obehörig åtkomst, fysiska skador och stöld. Arkiv- handlingarna ska vidare skyddas från förstörelse, manipulation eller annan påverkan som försvårar eller omöjliggör åtkomst. Arkiven ska avgränsas och beslutad gallring ska verkställas. Vad arkivvård innebär framgår av 4-6 §§ arkivlagen samt föreskrifterna om arkivvård.
KOMMUN KS 2016/0049
§ 6Gallring Med gallring avses att förstöra allmänna handlingar. Genom att förstöra inne- hållet helt eller delvis så begränsas allmänhetens tillgång till allmänna hand- lingar. Det är därför mycket viktigt att gallring sker varsamt. Utöver att förstöra en allmän handling innebär överföring av uppgifter mellan databärare gallring om överföringen medför - informationsförlust, - förlust av möjliga informationssammanställningar, - förlust av väsentliga sökmöjligheter, eller - förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet. Inskränkning av möjligheten att framställa möjliga handlingar ska också be- traktas som gallring. Varje nämnd fattar beslut om gallring av handlingar, såvida ej annat följer av lag eller förordning. Inför varje gallringsbeslut ska nämnderna samråda med arkivmyndigheten.
KOMMUN KS 2016/0049
§ 7Arkivmyndigheten Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten ska - utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård enligt lag, - förvara och vårda arkiv som den övertagit till följd av lag eller efter överenskommelse, oavsett medium. - lämna rekommendationer kring metoder, materiel och skydd rörande ar- kivvården. 1 Med gängse standarder avses beprövade och godkända metoder och materiel, t.ex. sådant som föreskrivs om i Riksarkivets föreskrifter om arkivvård för statliga myndigheter eller liknande rekommendationer. DANDERYDS Kommunal författningssamling KOMMUN KS 2016/0049 Arkivmyndigheten ska utöver lagreglerade uppgifter även - allmänt följa utvecklingen inom arkiv- och informationshantering, - ge råd kring hantering av arkiv till kommunens förvaltningar och före- tag, - fatta beslut om hos vilken myndighet en upptagning för automatiserad behandling, som är tillgänglig för flera myndigheter, ska bilda arkiv, - i mån av resurser ta emot och förvara enskilda arkiv under förutsättning att ett övertagande inte sker i strid med lagstiftningen. Arkivmyndigheten har rätt att utfärda kompletterande anvisningar om tillämp- ningar av detta reglemente.