Granskning av delegationsordningar

Styr (1)

Text

1. 1Härnösands kommuns revisorer Till För kännedom: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Arbetslivsnämnden Samhällsnämnden Skolnämnden Socialnämnden Överförmyndarnämnden 2024-11-07 Revisionsrapport ”Granskning av delegationsordningar” KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av kommunens rutiner kring delegation och delegationsbeslut. Uppdraget ingick i revisionsplanen för år 2024. Revisionen önskar att kommunstyrelsen, arbetslivsnämnden, samhällsnämnden, skolnämnden, socialnämnden och överförmyndarnämnden lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 7 februari 2025. Revisionen begär en tydlig och konkret redovisning av vilka åtgärder som styrelsen och nämnderna beslutar att genomföra samt uppgift om när dessa ska vara genomförda. Svaret skickas till Lena Medin, KPMG (mailadress [e-post borttagen]) för vidarebefordran till revisorerna. För Härnösands kommuns revisorer Anders Gäfvert Lillemor Andersson Samuel Möller Ordförande Vice ordförande 2:a vice ordförande Granskning av delegationsordningar Rapport Härnösands kommun KPMG AB 2024-11-07 Antal sidor 23 Antal bilagor 1 © 2024 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. Document classification: KPMG Confidential Härnösands kommun Granskning av delegationsordningar 2024-11-07 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 2 2 Bakgrund 4 2.1 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning 4 2.2 Revisionskriterier 4 2.3 Metod 5 3 Kommunallagens bestämmelser om delegering 6 3.1 Fullmäktiges delegering 6 3.2 Delegering från styrelse/nämnd 6 4 Resultat av granskningen 8 4.1 Reglemente för kommunstyrelse och nämnder 8 4.2 Delegation enligt lag och föreskrifter 9 4.3 Följsamhet till delegation 20 5 Samlad bedömning och rekommendationer 22 Bilaga 1 – Stickprov 24 1 © 2024 KPMG AB. All rights reserved. Document classification KPMG Confidential Härnösands kommun Granskning av delegationsordningar 2024-11-07 1 Sammanfattning KPMG har av Härnösands kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens rutiner kring delegation och delegationsbeslut. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2024. Syftet med granskningen har varit att bedöma om delegationsordningarna är ändamålsenliga samt om styrelse och nämnd har tillräcklig uppföljning och kontroll av fattade beslut med stöd av delegation. Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen och nämnderna delvis har ändamålsenliga delegationsordningar och delvis har tillräcklig uppföljning och kontroll av fattade beslut med stöd av delegation. Vår bedömning grundar sig på kommunstyrelsen och nämnderna har säkerställt att delegationsordningarna överensstämmer med styrelsens och nämndernas uppdrag enligt vad som anges i reglementen. En brist vi ser är att överförmyndarnämnden inte har beslutat i vilken utsträckning beslut som har fattats med stöd av delegation ska anmälas till nämnden. Av vår granskning har det även framkommit att det finns otydligheter i flera delegationsordningar avseende funktion, beslutanderätt och verkställighetsbeslut. Vi konstaterar vidare att vår stickprovskontroll visar att det förekommer att fattade delegationsbeslut inte rapporteras till styrelse och nämnd vid nästkommande sammanträde. Viss kontroll och uppföljning av delegationsbeslut sker genom stickprov men dock inte av alla nämnder och styrelsen. Revisionsfråga Bedömning samtliga granskningsobjekt Har styrelse och nämnder säkerställt att Delvis delegation sker i enlighet med lag och föreskrifter samt på annat sätt inte är olämplig? Har styrelse och nämnderna säkerställt Delvis att det tydligt framgår vilken och till vilken funktion beslutanderätt har delegerats? Har styrelse och nämnd säkerställt att I allt väsentlighet delegation och ansvarsfördelning är uppdaterad och anpassad till verksamhet och organisation? Har styrelse och nämnder säkerställt att Delvis delegation sker i enlighet med lag och föreskrifter samt på annat sätt inte är olämplig? 2 © 2024 KPMG AB. All rights reserved. Document classification: KPMG Confidential Härnösands kommun Granskning av delegationsordningar 2024-11-07 Finns och efterlevs fastställda regler och rutiner för anmälan av beslut som fattas med stöd av delegation? Kommunstyrelsen Delvis Samhällsnämnden Delvis Skolnämnden Delvis För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten. Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi kommunstyrelsen och samtliga nämnder: - Översyn av delegationsordningarna avseende beskrivning av när jäv uppstår, se avsnitt 4.2 - Tillse att det föreligger en samsyn av de inledande texterna av samtliga delegationsordningar, se avsnitt 4.2 - Se över rutin för anmälan av delegationsbeslut och respektive delegationsordningar i syfte att dessa ska överensstämma, se avsnitt 4.3 - Säkerställa och följa upp att samtliga beslut anmäls till nämnd/styrelse, se avsnitt 4.3 Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi kommunstyrelsen, samhällsnämnden, överförmyndarnämnden och socialnämnden: - Översyn av delegationsordningarna utifrån verkställighetsbeslut, funktion och tydligare beslutanderätt, se avsnitt 4.2 Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi kommunstyrelsen, överförmyndarnämnden, skolnämnden samt arbetslivsnämnden: - Översyn av delegationsordningarna avseende vidaredelegering, se avsnitt 4.2 Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi överförmyndarnämnden: - Säkerställa att nämnden beslutar i vilken utsträckning beslut som fattats med stöd av delegation ska anmälas till nämnden, se avsnitt 4.2 3 © 2024 KPMG AB. All rights reserved. Document classification: KPMG Confidential Härnösands kommun Granskning av delegationsordningar 2024-11-07 2 Bakgrund KPMG har av Härnösands kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens rutiner kring delegation och delegationsbeslut. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2024. Revisorerna bedömer risken att delegationen från nämnd till förvaltning kan vara alltför långtgående. Vidare bedöms en risk för att nämnden inte har en tillräcklig uppföljning och kontroll av fattade beslut med stöd av delegation från nämnden. 2.1 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Syftet med granskningen har varit att bedöma om delegationsordningarna är ändamålsenliga samt om styrelse och nämnd har tillräcklig uppföljning och kontroll av fattade beslut med stöd av delegation. Granskningen har omfattat följande revisionsfrågor: - Har styrelse och nämnder säkerställt att delegation sker i enlighet med lag och föreskrifter samt på annat sätt inte är olämplig? - Har styrelse och nämnderna säkerställt att det tydligt framgår vilken och till vilken funktion beslutanderätt har delegerats? o Har styrelse och nämnd säkerställt att delegation och ansvarsfördelning är uppdaterad och anpassad till verksamhet och organisation? - Har styrelsen och nämnd säkerställt att gällande delegationsordningar efterlevs? o Finns och efterlevs fastställda regler och rutiner för anmälan av beslut som fattas med stöd av delegation? Granskningen omfattar kommunstyrelsen, arbetslivsnämnden, samhällsnämnden, socialnämnden, skolnämnden samt överförmyndarnämnden. Granskningen avser ett urval av delegationsbeslut fattade under år 2023/2024. 2.2 Revisionskriterier I granskningen har revisionskriterierna utgjorts av: - Kommunallagen 6 kap. § 6 - Kommunallagen 6 kap. § 38 - Reglementen och delegationsordningar för respektive nämnd och kommunstyrelsen - Tillämpbara interna regelverk, policys och beslut 4 © 2024 KPMG AB. All rights reserved. Document classification: KPMG Confidential Härnösands kommun Granskning av delegationsordningar 2024-11-07 2.3 Metod Granskningen har genomförts genom: - Dokumentstudier av reglemente och delegationsordningar för kommunstyrelsen och nämnderna som är föremål för denna granskning - Intervjuer har genomförts med ordförande i respektive nämnd, kanslichef, förvaltningschef för skolnämnden, enhetschef överförmyndarenheten, förvaltningschef arbetslivsförvaltningen, nämndsekreterare och registratorer. Övriga förvaltningschefer och/eller administrativa chefer har erbjudits att delta vid intervju. - Stickprovsvisa kontroller av delegationsbeslut har skett av kommunstyrelsen, skolnämnden och samhällsnämnden. Delegationslistor från månaderna november 2023, januari 2024 och april 2024 har begärts ut från respektive styrelse/nämnd och därefter har ett urval av delegationsbeslut begärts ut. - Det har inom arbetslivsnämnden har under ovan angivna tidsperiod enligt delegationslistan inte fattats något delegationsbeslut. Överförmyndarnämndens delegationsbeslut har inte ingått i stickprovskontrollen då dessa delegationsbeslut omfattas av individsekretess. För socialnämnden har ett delegationsbeslut begärts ut, som inte omfattades av sekretess, men kunde inte granskas då det inte fanns dokumenterat som ett delegationsbeslut. De bedömningar som avlämnas i granskningen har utgått ifrån följande bedömningsnivåer. Samtliga intervjuade har beretts möjligheten att faktakontrollera rapporten. 5 © 2024 KPMG AB. All rights reserved. Document classification: KPMG Confidential Härnösands kommun Granskning av delegationsordningar 2024-11-07 3 Kommunallagens bestämmelser om delegering 3.1 Fullmäktiges delegering Av1 kommunallagen, KL, framgår att fullmäktige får uppdra åt en nämnd att i fullmäktiges ställe besluta i ett visst ärende eller i en viss grupp av ärenden, förutom i de fall som framgår av 5 kap. 1 § KL. Enligt 5 kap. 1 § KL framgår bland annat att ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt beslutar fullmäktige om. 3.2 Delegering från styrelse/nämnd Allmänt om delegering Kommunfullmäktige ska, enligt kommunallagen2, besluta om reglementen för styrelsen och nämnderna. Reglementet ska innehålla deras verksamhet och arbetsformer. Styrelsen och nämnderna kan ge delegation inom sin verksamhet och arbetsformer inom vad som anges i reglementet. Under förutsättning att det inte finns någon form av begränsning i lag eller annan reglering att uppgiften inte kan delegeras. Enligt kommunallagen3 framgår vilka ärenden som nämnden inte får delegera. Det gäller till exempel ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Motivet till delegationsförbudet är att nämnderna/styrelsen ska ha kvar det övergripande ansvaret för verksamheten. Det finns även i speciallagstiftning regleringar kring delegation exempelvis socialtjänstlagen och skollagen som påverkar hur nämnden kan delegera i vissa frågor. Ett beslut ska vara skriftligt, oavsett om det är fattat av styrelsen/nämnden vid sammanträde eller om beslutet är fattat genom delegation. Det är lämpligt att delegeringen framgår av delegationsordningen som är beslutad av styrelsen/nämnden för att på så sätt samla den delegation som nämnden/styrelsen lämnat. Beslut om delegering kan även dokumenteras i ett protokoll. En nämnd får enligt kommunallagen4 uppdra åt till presidiet, ett utskott, en ledamot, en ersättare eller anställd att fatta beslut i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. När nämnden delegerar sin beslutanderätt ska det anges vilken beslutanderätt som delegeras och till vem beslutanderätten överlåts. Nämnden kan inte besluta om en blandad delegering, det vill säga till anställd och förtroendevald i förening.5 1 5 kap. 2 § KL 2 6 kap. 44 § KL 3 6 kap. 38 § KL 4 7 kap. 5 § KL 5 Prop. 2016/17:171 6 © 2024 KPMG AB. All rights reserved. Document classification: KPMG Confidential Härnösands kommun Granskning av delegationsordningar 2024-11-07 I ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas får nämnden uppdra till ordförande eller annan ledamot som nämnden utsett att besluta på nämndens vägnar.6 Om styrelsen/nämnden uppdrar åt en förvaltningschef7 inom nämndens verksamhetsområde att fatta beslut, får nämnden överlåta åt förvaltningschefen att i sin tur uppdra åt en annan anställd inom kommunen eller regionen att fatta beslutet8. Anmälan av delegationsbeslut Alla beslut som fattas på delegation ska9 anmälas till den nämnd eller styrelse som delegerat beslutanderätten. Beslut som fattas med stöd av vidaredelegation från förvaltningschef ska anmälas till förvaltningschefen. Något uttrycklig skyldighet för förvaltningschefen eller delegaten att vidareanmäla besluten till nämnden finns inte, men nämnden kan ställa sådana krav som villkor för att godkänna vidaredelegering. Brådskande beslut som fattas med stöd av kommunallagen10 ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Utebliven anmälan påverkar inte det fattade beslutets giltighet men däremot vinner beslutet inte laga kraft om klagotiden inte löpt ut, vilket förutsätter en anmälan till nämnden/styrelsen. Ren verkställighet eller delegering Gränsen mellan beslut som kräver delegering och sådana åtgärder som anses vara ren verkställighet är inte alltid tydlig. Med nämndsbeslut avses beslut fattade av nämnd eller av en delegat med stöd av delegering av nämnd. Med verkställighet avses att någon verkställer ett redan fattat beslut och det saknas ett eget ställningstagande. Exempel på ren verkställighet är avgiftsdebitering enligt fastställd taxa eller tilldelning av förskoleplats enligt en klar turordningsprincip. Gränsdragning mellan vad som är beslutsfattande och ren verkställighet har betydelse för möjligheten att överklaga beslutet genom laglighetsprövning11. Enligt 13 kap. 2 § KL kan nämndsbeslut och delegationsbeslut överklagas genom laglighetsprövning medan beslut som är ren verkställighet eller av förberedande art inte kan överklagas. 6 6 kap. 39 § KL 7 7 kap. § 5 § KL 8 7 kap. 6 § KL 9 6 kap. 40 § KL 10 6 kap. 38 § KL 11 Laglighetsprövningen innebär, som namnet antyder, en kontroll av beslutets laglighet. Vid en överklagan genom laglighetsprövning kan förvaltningsrätten upphäva eller godkänna beslutet men inte ändra det. 7 © 2024 KPMG AB. All rights reserved. Document classification: KPMG Confidential Härnösands kommun Granskning av delegationsordningar 2024-11-07 4 Resultat av granskningen 4.1 Reglemente för kommunstyrelse och nämnder Kommunfullmäktige har fastställt ett gemensamt reglemente för kommunstyrelse och nämnder i Härnösands kommun12. Av reglementet framgår gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder samt respektive nämnds specifika verksamhet och uppdrag. 4.1.1 Kommunstyrelsen Av reglementet framgår det att kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan med ett helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning. Vidare framgår det att kommunstyrelsens ansvarsområden bland annat är översiktsplanering, bostadsförsörjning, mark- och exploateringsverksamhet, kultur och planering för samt samordning av kommunens arbete med civilt försvar och säkerhetsskydd. 4.1.2 Arbetslivsnämnden Enligt reglementet ansvarar arbetslivsnämnden för att fullgöra uppgifter inom det offentliga skolväsendet för vuxna enligt skollagen fullgöra kommunens uppgifter enligt lag om samhällsorientering för vissa nyanlända invandrare och samordna och erbjuda sysselsättning och arbetsmarknadsinsatser enligt socialtjänstlagen samt för personer som står långt från arbetsmarknaden. Vidare ansvarar nämnden bland annat för drift av Härnösands energitekniska arena, samordna kommunens sommarjobb för ungdomar samt att stödja och utveckla integrationsfrämjande insatser. 4.1.3 Samhällsnämnden Samhällsnämndens ansvar, enligt reglementet, är bland annat att vara kommunal väghållningsmyndighet, verkställande organ för mark- och exploateringsverksamhet, uppgifter inom plan- och byggväsendet, uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet och uppgifter inom miljövårds- och naturvårdsfrågor inklusive planering inom kulturmiljöområdet. Därutöver ansvarar även samhällsnämnden bland annat för lokala trafikföreskrifter, fritids- och idrottsområdet, detaljplaner av ej principiell betydelse eller av större vikt och prövning av tillstånd för servering av alkoholdrycker. 4.1.4 Skolnämnden Av reglementet framgår det att skolnämnden ansvarar för att fullgöra kommunens uppgifter inom det offentliga skolväsendet för barn och ungdomar enligt skollagen, särskilda utbildningsformer och annan pedagogisk verksamhet. Vidare ansvarar skolnämnden bland annat för kommunens aktivitetsansvar för ungdomar. 12 Kommunfullmäktige 2023-05-22 § 74 8 © 2024 KPMG AB. All rights reserved. Document classification: KPMG Confidential Härnösands kommun Granskning av delegationsordningar 2024-11-07 4.1.5 Socialnämnden Socialnämnden ansvarar, enligt reglementet, för kommunens uppgifter inom individ- och familjeomsorg, uppgifter inom omsorg om funktionshindrade, uppgifter inom äldreomsorg och hemtjänst. Vidare ansvarar socialnämnden för familjerådgivning, fördelning av bidrag till ideella organisationer inom nämndens verksamhetsområde samt uppgifter enligt lagen om valfrihetssystem (2008:962). 4.1.6 Överförmyndarnämnden Av reglementet framgår det att nämnden är gemensam med Kramfors kommun och ingår i Härnösands kommuns nämndsorganisation. Vidare framgår det att nämnden är en kommunal förvaltnings- och tillsynsmyndighet med uppgift att utöva tillsyn över gode män, förvaltare och förmyndare. 4.2 Delegation enligt lag och föreskrifter 4.2.1 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen antog delegationsordningen april 202413. Inledande sidor De inledande sidorna av delegationsordningen beskriver syftet med delegation, vem som kan vara delegat, vad det innebär och får för rättsverkan. Vidare framgår det vilka ärenden som inte får delegeras, vem som ersätter om ordinarie delegat har laga förfall. Om ordinarie delegat har laga förfall får ersättare överta beslutanderätten och om ordinarie (inklusive ersättare, vikarie och ställföreträdare) har förfall får ärendet avgöras av delegatens närmaste chef. Kommundirektören har rätt att fatta beslut i samtliga tjänstepersoners ställe. Det framgår av de inledande sidorna att delegationsbeslut ska anmälas till nämnden och att nämnden själv får avgöra i vilken form det ska ske. Det framgår inte av delegationsordningen när delegationsbeslut ska anmälas. Däremot framgår det att när ordföranden fattar ett brådskande beslut så ska det anmälas till nästkommande sammanträde. Vidare anges att förvaltningschefen har rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd, om nämnden medgivit detta. Vidaredelegation är tillåtet i ett steg samt att dessa beslut i efterhand ska anmälas till förvaltningschefen. Vi noterar att det inte framgår om förvaltningschefen har rätt att vidaredelegera beslutanderätten. Vidare framgår det av delegationsordningen att om en delegat är jävig i ett ärende får delegaten inte fatta beslut i ärendet. 13 Kommunstyrelsen 2024-04-03 § 42 9 © 2024 KPMG AB. All rights reserved. Document classification: KPMG Confidential Härnösands kommun Granskning av delegationsordningar 2024-11-07 I intervjuer beskrivs det där även som viktigt att reglementet och delegationsordningen överensstämmer då styrelsens uppdrag kommer från reglementet. Genom dialoger mellan tjänstepersoner och förtroendevalda försöker de säkerställa att delegationsordningen inte innehåller beslut som strider mot delegationsförbudet i 6 kap. 38 § KL. Beslutspunkter Efter de inledande sidornas beskrivning om delegation följer själva delegationsordningens beslutspunkter. Delegationspunkterna är uppdelad efter olika verksamhetsområden exempelvis ekonomifrågor, kultur samt mark och exploatering. Delegationspunkterna är ordnande enligt följande; • delegationens nummer, • ärendetyp, • delegat, • ersättare och • anmärkning. Delegationerna har fördelats baserat på den anställdes funktion och har främst tilldelats kommundirektör och chefer. Vi noterar att flertalet av delegationspunkter saknar utsedd ersättare. Däremot är flertalet delegationer delegerade till två funktioner och under anmärkning anges det att delegationen gälle