Reglemente för ekonomistyrning

Styr (1)

Text

1. 1Härnösands kommun REGLEMENTE Kommunstyrelseförvaltningen Datum 2020-02-24 Reglemente för ekonomistyrning i Härnösands kommun Reglemente för ekonomistyrning i Härnösands Dokumenttyp Dokumentnamn kommun Reglemente Datum Diarienummer Fastställd/upprättad av Kommunfullmäktige 2020-02-24 KS2020-0002024 Version Senast reviderad Giltig t o m Dokumentansvarig/processägare Ekonomiavdelningen 2019-09-17 2023-12-31 Dokumentinformation Dokumentet gäller för Härnösands kommun Annan information Datum Sida Härnösands kommun 2020-02-24 2(7) Innehåll 1 Syfte ....................................................................................................... 3 2 Övergripande principer ............................................................................ 3 2.1 Kommunfullmäktiges ansvar ...................................................................... 3 2.2 Kommunstyrelsens ansvar .......................................................................... 3 2.3 Nämndernas ansvar .................................................................................... 4 3 Mål och budget ........................................................................................ 4 3.1 Budgetprocess ............................................................................................. 4 3.2 Budgeterad resultatnivå.............................................................................. 4 3.3 Nämndernas verksamhetsplan ................................................................... 5 3.4 Anslagsbindningsnivå.................................................................................. 5 3.4.1 Driftsbudget ................................................................................................. 5 3.4.2 Investeringsbudget ...................................................................................... 5 3.5 Resultatutjämningsreserv ........................................................................... 5 3.6 Mål- och resultatstyrning ............................................................................ 5 4 Redovisning ............................................................................................ 5 4.1 Syfte med redovisningen ............................................................................. 5 4.2 Extern redovisning ....................................................................................... 6 4.3 Intern redovisning ....................................................................................... 6 4.4 Redovisningsmodell .................................................................................... 6 5 Intern kontroll ......................................................................................... 6 6 Uppföljning ............................................................................................. 7 6.1 Uppföljning kommunen .............................................................................. 7 6.2 Uppföljning nämnd...................................................................................... 7 6.3 Uppföljning kommunala bolag ................................................................... 7 Datum Sida Härnösands kommun 2020-02-24 3(7) 1 Syfte Kommunfullmäktige anger i detta reglemente vad som gäller för den ekonomiska styrningen i Härnösands kommun. Den centrala ekonomistyrningen utövas av kommunstyrelsen. För ekonomistyrningen tillämpas följande styrmedel: • Budget och mål • Ägardirektiv • Redovisning • Intern kontroll • Uppföljning Ekonomiprocessen ska utvecklas på alla nivåer i organisationen för att möjliggöra en effektiv användning av kommunens resurser och skapa största möjliga nytta för medborgarna. En aktiv dialog kring både ekonomi och verksamhet är en förutsättning för att ekonomistyrningen ska lyckas. De finansiella målen uttrycker att ekonomin är en restriktion för verksamhetens omfattning. 2 Övergripande principer 2.1 Kommunfullmäktiges ansvar Kommunfullmäktige har det samlade ansvaret och styr kommunens nämnder genom att fastställa gemensamma kommunala mål samt reglementen och budget för var och en av nämnderna. De kommunala bolagen styrs genom ägardirektiv. Kommunfullmäktige kan under löpande budgetår omdisponera medel mellan nämnder. Kommunfullmäktige ska delges uppföljning av budget, mål och direktiv. 2.2 Kommunstyrelsens ansvar Kommunstyrelsen är den ledande politiska nämnden och ansvarar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning inklusive de kommunala bolagen. Kommunstyrelsen ska begära in de verksamhets- och ekonomiuppföljningar som den finner nödvändig för att ha kontroll över utvecklingen. Om beslutade mål för verksamhet och ekonomi inte uppnås ska kommunstyrelsen tillskriva kommunfullmäktige och föreslå åtgärder för att komma tillrätta med obalansen. Kommunstyrelsen ska i sitt lednings- och utvecklingsarbete tillse att principer för ledning och styrning tillämpas och utvecklas inom alla verksamhetsområden. Datum Sida Härnösands kommun 2020-02-24 4(7) 2.3 Nämndernas ansvar Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med av kommunfullmäktige fastställda mål och riktlinjer samt att gällande lagstiftning och regler i övrigt följs. Nämnden ansvarar för att verksamhet bedrivs inom den av kommunfullmäktige fastställda budgetramen. Nämnden är skyldig att löpande under budgetåret utan anmodan vidta åtgärder vid befarat underskott. Uppvisar en prognos underskott ska nämnden via sin förvaltning erhålla en handlingsplan inom tre veckor. Handlingsplanen ska tydliggöra åtgärdernas effekt i tid och pengar. Om nämnden bedömer att den av kommunfullmäktige beslutade budgetramen är otillräcklig för att uppnå de uppsatta målen, ska nämnden i första hand vidta åtgärder för att omdisponera tillgängliga resurser inom budgetram. I andra hand ska nämnden hos kommunfullmäktige aktualisera behovet av att ändra mål och inriktning för verksamheten. Varje utökning av budget ska vara finansierad. Nämnden ska rapportera till kommunstyrelsen enlig fastställd plan eller när kommunstyrelsen finner anledning att inhämta ytterligare information om verksamhet och ekonomisk ställning. 3 Mål och budget 3.1 Budgetprocess Kommunallagen 11 kap §§5-11 reglerar budgetprocessen och budgetens innehåll i stort. Utöver detta gäller för Härnösands kommun följande: • Kommunstyrelsen fastställer planeringsförutsättningar med förslag på budgetramar och anvisningar om målarbetet till nämnderna. Det sker i mars året innan aktuellt budgetår. • Kommunstyrelsen inbjuder representanter för samtliga partier i kommunfullmäktige till en budgetkonferens där planeringsförutsättningarna presenteras. • Kommunfullmäktige ska senast i juni fastställa mål och budget (Årsplan) för kommunen för nästkommande år. • Drift- och investeringsbudgeten ska innehålla en plan över minst tre år, varav budgetåret ska vara första året. De förslag till Årsplan som föreläggs kommunfullmäktige ska vara berett av kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige kan om så är påkallat besluta om revidering av gällande budget. 3.2 Budgeterad resultatnivå Budgeten ska innehålla en beräknad resultatnivå motsvarande minst 1-2 procent av skatteintäkter och statsbidrag (skattemedel). Endast i undantagsfall får den beräknade resultatnivån underskrida 1 procent av skatteintäkter och statsbidrag. Datum Sida Härnösands kommun 2020-02-24 5(7) 3.3 Nämndernas verksamhetsplan Nämnderna ska senast i november för kommande budgetår för kännedom delge kommunfullmäktige en verksamhetsplan. 3.4 Anslagsbindningsnivå 3.4.1 Driftsbudget Kommunfullmäktige tilldelar respektive nämnd skattemedel för att bedriva verksamhet. Skattemedlen ska vara kopplade till mål. Skattemedlen fördelas sedan av respektive nämnd per verksamhetsområde. Anslagsbindningsnivån är per nämnd, vilket innebär att nämnden fritt kan flytta skattemedel mellan verksamheter under innevarande budgetår. Anser nämnden att förändringen är av betydande omfattning kan nämnden låta kommunfullmäktige fastställa förändringen särskilt. Överföring av skattemedel mellan verksamheter som påverkar de av kommunfullmäktige uppsatta målen ska alltid fastställas av kommunfullmäktige. 3.4.2 Investeringsbudget Anslagsbindningsnivån för investeringar ska vara per verksamhetsområde. Detta innebär att en nämnd inte kan flytta investeringsmedel mellan olika verksamhetsområden utan ett särskilt beslut av kommunstyrelsen. Kostnader för avskrivningar som uppstår hos en nämnd eller hos kommunstyrelsen med anledning av investeringar ska täckas av tilldelade skattemedel för aktuell nämnd/kommunstyrelsen. 3.5 Resultatutjämningsreserv Härnösands kommun inrättade 2019 en så kallad resultatutjämningsreserv, vilket innebär möjlighet att avsätta en del av ett överskott i goda tider och sedan använda medlen för att täcka underskott som uppstår på grund av en svag utveckling av skatteunderlaget. Genom en sådan reserv kan det balansmässiga resultatet justeras/utjämnas mellan olika år. Avsättning och användandet av medel ur resultatutjämningsreserv regleras enligt kommunallagen. 3.6 Mål- och resultatstyrning Härnösands kommun tillämpar balanserad styrning i den meningen att kommunfullmäktige antar övergripande och långsiktiga mål som spänner över alla grundläggande områden och stakar ut en gemensam färdriktning. Vidare fastställs årligen kortsiktiga mål i form av resultatuppdrag med tillhörande styrtal för respektive nämnd. Målen följs upp och analyseras kontinuerligt och återrapporteras till kommunfullmäktige i delårsrapport och årsredovisning. 4 Redovisning 4.1 Syfte med redovisningen Redovisningen av kommunens verksamhet och ekonomiska ställning ska: • ge en rättvisande bild av kommunkoncernens ekonomi Datum Sida Härnösands kommun 2020-02-24 6(7) • spegla kommunens resultat och ställning för att på så sätt ge underlag för välgrundade beslut • tillgodose externa och interna intressenters behov av information om kommunen och dess olika verksamheters resultat och ställning 4.2 Extern redovisning Den externa redovisningen i Härnösands kommun utgår från: • gällande lagstiftning • god redovisningssed • vedertagna redovisningsprinciper Kommunstyrelsen ansvarar för redovisningen i kommunen. Detta inkluderar det gemensamma redovisningssystemet, att redovisningen samordnas, uppfyller intressenters krav och förväntningar på en konsekvent och rättvisande redovisning. Kommunstyrelsen ska utfärda regler och förtydligande gällande regler inom den externa redovisningen i kommunen. 4.3 Intern redovisning Den interna redovisningens roll är att avspegla den organisation som kommunen och respektive nämnd utgör. Uppgifterna ska tillsammans med andra data från verksamheten utgöra underlag för beslutsfattare på olika nivåer i organisationen att fatta väl avvägda beslut. Det är av stor vikt att uppbyggnaden av den interna redovisningen görs så att behovet av ekonomisk information på olika nivåer i kommunens organisation tillgodoses. Ansvaret för den interna redovisningen åvilar respektive nämnd i samspel med kommunstyrelsen. 4.4 Redovisningsmodell Kommunstyrelsen ansvarar för att den övergripande redovisningen samordnas och uppfyller intressenters krav på en konsekvent och rättvisande redovisning. Kommunen ska ha ett gemensamt redovisningssystem i vilket samtliga nämnder ska ingå. För att underlätta den sammanställda redovisningen kan även kommunala bolag ingå i samma redovisningssystem, men med annan redovisningsmodell. 5 Intern kontroll Intern kontroll är ett verktyg för att säkerställa att kommunen når sina mål och för att hantera de risker som kan förhindra att kommunen uppnår målen. En viktig del är att säkerställa att verksamheten bedrivs effektivt och att lagar och regler följs. Intern kontrollarbetet är processtyrt, vilket innebär att se till helheten istället för enskilda moment. Intern kontroll omfattar både ekonomiska- och verksamhetsmässiga risker. Kommunfullmäktige ska besluta om ett reglemente för intern kontroll. Datum Sida Härnösands kommun 2020-02-24 7(7) 6 Uppföljning 6.1 Uppföljning kommunen Kommunstyrelsen ansvarar för att sammanställa fyramånadersrapport, delårsrapport samt årsredovisning för kommunen. Fyramånadersrapport och delårsrapport ska tillställas kommunfullmäktige senast vid juni- respektive oktobersammanträdet. Kommunstyrelsen ska överlämna årsredovisning till kommunfullmäktige och revisorerna senast 15 april året efter det år som redovisningen avser. Årsredovisningen ska innehålla en beskrivning och analys av kommunens ställning samt måluppfyllelse för det gångna året inklusive ett koncernbokslut. 6.2 Uppföljning nämnd Respektive nämnd ska via sin förvaltning upprätta en fyramånadersrapport för perioden januari-april och en delårsrapport för perioden januari-augusti samt redovisa verksamhetsplanens utfall i en verksamhetsberättelse för helåret. Fyramånadersrapporten ska redovisa ackumulerat ekonomiskt resultat samt prognosticerat ekonomiskt resultat för helåret. Delårsrapporten ska redovisa ett ackumulerat ekonomiskt resultat samt prognosticerat ekonomiskt resultat för helåret. Delårsrapporten ska även innehålla uppföljning av nämndens resultatuppdrag samt eventuella övriga mål. Varje nämnd ska lämna in sin verksamhetsberättelse till kommunstyrelsen senast februari månad efter verksamhetsårets utgång för kännedom. Redovisningen ska följa upprättade tidplan för verksamhetsberättelsen. I redovisningen ska tydligt framgå om den framtagna verksamhetsplanen har genomförts och på vilket sätt den har hjälpt till att förverkliga kommunfullmäktiges övergripande mål. 6.3 Uppföljning kommunala bolag Fyramånadersrapport, delårsrapport samt årsredovisning för kommunens helägda bolag ska överlämnas till kommunfullmäktige för kännedom.