Attestreglemente

Styr (1)

Text

1. 1Härnösands kommun Kommunstyrelseförvaltningen Datum 2019-01-31 Attestreglemente Härnösands kommun Dokumenttyp Dokumentnamn Attestreglemente Reglemente Datum Diarienummer Fastställd/upprättad av Kommunfullmäktige 2019-01-31 2019-000116 Senast Version reviderad Giltig t o m Dokumentansvarig/processägare Ekonomienheten 2016-06-26 2027-03-31 Dokumentinformation Attestreglemente för Härnösands kommun Dokumentet gäller för Datum Sida Härnösands kommun 2019-01-31 2(9) Innehållsförteckning 1 Reglementets omfattning ................................................ 3 2 Krav inför attest ................................................................ 4 3 Organisation...................................................................... 5 4 Attestförteckning .............................................................. 6 5 Attest- och kontrollmoment ............................................. 7 6 Tillfällig ersättare attest ................................................... 8 7 Förutsättningar för kontroll ............................................. 9 Datum Sida Härnösands kommun 2019-01-31 3(9) 1 Reglementets omfattning Attestreglementet gäller för kommunens samtliga interna och externa ekonomiska transaktioner. Det inkluderar även manuella och elektroniska beställningar som leder till en ekonomisk transaktion. Med attest menas att intyga att kontroll har genomförts utan anmärkning eller att anmärkning gjorts skriftligen och att åtgärder vidtagits för att rätta de fel som anmärkts. Kontroller i enlighet med detta reglemente är en del av kommunens interna kontroll. Kommunala bolag utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar ska beakta kommunens regler. Med attestreglemente avses i denna skrift även de tillhörande tillämpningsanvisningarna. Datum Sida Härnösands kommun 2019-01-31 4(9) 2 Krav inför attest Syftet med reglementet är att säkerställa god internkontroll genom tillförlitliga och rättvisande attesteringar samt undvika avsiktliga och oavsiktliga fel. Ekonomiska transaktioner ska säkerställas genom följande kriterier. Inköp endast inköpsansvarig får göra inköp för kommunens räkning. Den inköpsansvarige ska vara behörig, ha kompetens för uppgiften och göra kontroller mot styrdokument för upphandling och inköp. Utförande/leverans varor och tjänster har levererats till eller från kommunen och/eller att transaktionen i övrigt stämmer med de villkor som avtalats/överenskommits Bokföringsunderlag verifikationen följer lagstiftning och god redovisningssed Betalningsvillkor betalning sker vid rätt tidpunkt, rätt belopp och till rätt mottagare Bokföringstidpunkt bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod Kontering transaktionen är rätt konterad Beslut transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare och att händelsen är förenlig med verksamhetens syfte Datum Sida Härnösands kommun 2019-01-31 5(9) 3 Organisation Kommunfullmäktige antar reglementet. Kommunstyrelsen ansvarar för att: • Utfärda och utvärdera reglementet och tillämpningsanvisningar och vid behov ta initiativ till förändringar • Vid behov utse en generell attestant som har attesträtt för samtliga nämnder/förvaltningar Kommunens nämnder/styrelse ansvarar för att: • Antaget reglemente följs • Besluta om attestanter enligt delegationsordning Förvaltningschefen ansvarar för att: • Utse eller uppdra åt ansvariga verksamhetschefer att utse granskare, attestanter och inköpsansvariga. • Informera om attestreglementets innebörd och säkerställa att medarbetare har tillräcklig kompetens för uppgiften Verksamhetsansvariga chefer ansvarar för att: • De löpande attestrutinerna i den egna verksamheten fungerar i enlighet med reglementet Samtliga arbetare ansvarar för att: • Följa reglementet • När brister upptäcks rapportera dessa till överordnad chef Datum Sida Härnösands kommun 2019-01-31 6(9) 4 Attestförteckning En attestförteckning visar vilka personer som har attesträtt för ett eller flera ansvar och eventuella tillhörande verksamheter. Attesträtterna omfattar utbetalningar, interna transaktioner och löner samt visar beloppsgräns för driftkostnad. Upprättande av och beslut om attestförteckning ska utföras enligt respektive nämnds delegationsordning. Datum Sida Härnösands kommun 2019-01-31 7(9) 5 Attest- och kontrollmoment Det finns fyra olika attestmoment avseende inköp och fakturahantering. Minst två attester utförs av olika personer. Vid beställning via e- handelssystemet tillämpas attestmomenten beställning, attest och leveranskvittens. För fakturor utanför e-handelssystemet tillämpas attestmomenten granskning och attest. Följande attest- och kontrollmoment tillämpas: Leveranskvittens Attesten innebär kontroll att vara eller tjänst mottagits enligt order. Beställning Attesten innebär kontroll av att pris, betalningsvillkor och leveransvillkor överensstämmer med kommunens riktlinjer samt kontroll av kontering. Granskning Attesten innebär kontroll att pris, betalningsvillkor och leveransvillkor överensstämmer med gjord beställning, att vara eller tjänst har mottagits samt kontroll av kontering. Attest Attesten innebär kontroll av att transaktioner ryms inom beslutad budget, överensstämmer med fattade beslut och ligger inom ramen för verksamhetsområdet. Vidare att kontering och bokföringsperiod är riktig samt att verifikationen uppfyller krav på lagstiftning och god redovisningssed Attesten innebär ett övergripande ansvar för den ekonomiska transaktionen enligt attestförteckning. Datum Sida Härnösands kommun 2019-01-31 8(9) 6 Tillfällig ersättare attest Det åligger attestant att delegera sin attesträtt till ersättare under en tillfällig period då attestanten inte kan utföra sitt uppdrag. Ersättaren ska vara insatt i verksamheten och samma ansvar gäller som för ordinarie attestant. Datum Sida Härnösands kommun 2019-01-31 9(9) 7 Förutsättningar för kontroll Följande förutsättningar ska beaktas vid ovanstående kontroller: Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen ensam ska utföra alla kontrollmoment från beställning till beslut. Kompetens Den som utför en kontroll ska ha tillräcklig kompetens för uppgiften. Jäv Den som utför kontrollen får inte kontrollera transaktioner till sig själv eller närstående. Detta innefattar också transaktioner med bolag och föreningar som den anställde eller närstående har nära anknytning till. Egna kostnader Attestant får inte attestera sina egna kostnader, så som representation, resor eller mobiltelefoni. Generellt ska egna kostnader attesteras av överordnad med attestbefogenheter. Namnteckningsprov Vid behov ska namnteckningsprov för attestanter lämnas. Dokumentation Attester ska dokumenteras, kunna spåras och finnas tillgängliga för kontroll.