1Reglemente för Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige Kultur- och fritidsnämnden Datum: Senast reviderad den: [23-04-24 Kf § 65] Dokumentet gäller för: Kultur- och fritidsnämnden Dokumentansvarig: Nämndsekreterare Giltig till: Tills vidare Dnr: KFN 2023/6 2(11) Innehållsförteckning 1 Nämndens uppgifter .................................................................................... 3 1.1 Nämndens verksamhet ...................................................................... 3 1.2 Ärenden ............................................................................................. 3 1.3 Informations-, och rapporteringsskyldighet ........................................ 3 1.4 Delegering från kommunfullmäktige ................................................... 5 2 Arbetsformer ............................................................................................... 5 2.1 Sammansättning ................................................................................ 5 2.2 Ordförandes uppgifter och ansvar ...................................................... 5 2.3 Sammanträden................................................................................... 6 2.3.1 Tidpunkt ...................................................................................... 6 2.3.2 Kallelse ....................................................................................... 6 2.3.3 Handläggning ............................................................................. 6 2.3.4 Ersättarnas tjänstgöring .............................................................. 6 2.3.5 Ersättare för ordföranden ............................................................ 7 2.3.6 Inkallande av ersättare ............................................................... 7 2.3.7 Växeltjänstgöring ........................................................................ 7 2.3.8 Justering av protokoll .................................................................. 7 2.3.9 Reservation ................................................................................ 8 2.3.10 Protokollsanteckning................................................................... 8 2.3.11 Deltagande på distans ................................................................ 8 2.3.12 Delgivning ................................................................................... 8 2.3.13 Undertecknande av handlingar ................................................... 8 3 Kommunövergripande frågor ...................................................................... 8 3.1 Allmänt om upplysning, yttranden och ärenden ................................. 8 3.2 Dialog och samråd ............................................................................. 9 3.3 Systematiskt säkerhetsarbete ............................................................ 9 3.4 Kommunövergripande personalfrågor ................................................ 9 3.4.1 Kommunfullmäktige .................................................................... 9 3.4.2 Kommunstyrelsen ....................................................................... 9 3.5 Krig, krigsfara, krisledning och höjd beredskap ................................ 10 3.6 Processbehörighet ........................................................................... 10 3.7 Uppföljning, återredovisning och rapportering till kommunfullmäktige 11 Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se 3(11) 1 Nämndens uppgifter Utöver det som föreskrivs i kommunallagen, förvaltningslagen och andra övergripande lagar ska kultur- och fritidsnämnden inom ramen för uppdraget fullgöra kommunens uppgifter inom följande lagstiftningsområden: Bibliotekslagen (SFS 2013:801) 1.1 Nämndens verksamhet Kultur- och fritidsnämnden har till uppgift att ansvara för kultur- och fritidsverksamheten i Åstorps kommun vilket innefattar såväl verksamhet i egen regi som stöd till annan kulturell verksamhet. 1.2 Ärenden Kultur- och fritidsnämnden eller delegat bereder/handlägger ärenden rörande: • planering av nämndens ekonomi och verksamhet • förslag till budget inklusive taxor och avgifter inom nämndens verksamhetsområde • prognoser avseende nämndens ekonomi och verksamhet • upprättande av årsredovisning inklusive verksamhetsberättelse för nämndens verksamhet • idrotts- och fritidsanläggningar • biblioteksverksamhet • kulturskola • kulturhus • badanläggningar • uthyrning av föreningslokaler • uthyrning av fritidsutrustning • föreningsbidrag • yttranden och överklaganden till myndigheter • ändrade behov gällande verksamhetslokaler • utdelning av stipendier • andra ärenden vilka till sin art är jämförliga med ovan angivna Till uppgifterna för kultur- och fritidsnämnden hör vidare att: • ange förslag till konkreta mål för sin verksamhet • följa upp och utvärdera verksamheten avseende måluppfyllnad • samverka med olika nämnder/förvaltningar • noggrant följa utfallet av satsade medel • förfoga över en egen budget • samarbeta med kommuner 1.3 Informations-, och rapporteringsskyldighet Kultur- och fritidsnämnden äger själv eller genom ombud rätt att föra talan inför allmän domstol, förvaltningsdomstol eller annan myndighet, inom sitt verksamhetsområde. Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se 4(11) Kultur- och fritidsnämnden har ett särskilt ansvar att alltid sträva efter att samverka med andra nämnder och styrelsen för att skapa goda förutsättningar för kommunens utveckling. Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige beslutat, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för sin budget. Kultur- och fritidsnämnden ska inom ramen för beviljade anslag bedriva den verksamhet, och med den inriktning som beslutats av kommunfullmäktige. Kultur- och fritidsnämnden äger rätt att inom ramen för erhållna anslag göra de omfördelningar som är önskvärda med hänsyn taget till verksamhetens utveckling. Kultur- och fritidsnämnden ska följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde, bereda och föreslå förändringar och förbättringar och även verka för reformering av nämndens regler och styrdokument. Kultur- och fritidsnämnden ska lämna information till allmänhet, verksamhetsutövare och andra som berörs av nämndens verksamhet. All information ska i möjligaste mån göras tillgänglig på kommunens hemsida såvida den inte är föremål för sekretess, eller inte kan göras tillgänglig av tekniska skäl. Kultur- och fritidsnämnden bör noga överväga vilka insatser som kan göras för att minska effekterna av segregation och utanförskap samt agera så att alla kommuninnevånare känner tillhörighet i samhället. Kultur- och fritidsnämnden har ett viktigt kompensatoriskt uppdrag. Nämnden ska inför beslut i olika ärenden ha ett tydligt medborgar- och koncernperspektiv. Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Kultur- och fritidsnämnden ska regelbundet, i enlighet med kommunfullmäktiges riktlinjer, rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Kultur- och fritidsnämnden ska redovisa till kommunfullmäktige hur de har fullgjort sådana uppdrag som fullmäktige har lämnat till nämnden i form av verksamhetsberättelse och årsredovisning enligt 6 kap 5 § Kommunallagen (2017:725). Kultur- och fritidsnämnden har att följa de styrdokument för nämndadministration kommunfullmäktige antar. Bildningsnämnden är personuppgiftslagsansvarig inom nämndens verksamhet enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679, General Data Protection and Regulation (GDPR) och Lag Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se 5(11) (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. 1.4 Arbetsmiljöansvar Nämnden har från kommunfullmäktige fått arbetsmiljöansvar fördelat för sin verksamhet och har att: • Se till att verksamheten bedrivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön. • Verkställa kommunfullmäktiges beslut. • Se till att förvaltningschefen får uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet. • Se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet. • Ge förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter så långt ut i organisationen att det systematiska arbetsmiljöarbetet kan drivas ute på arbetsplatserna och att tillräckliga befogenheter, resurser och kompetens följer med. • Se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar. • Se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att skapa förutsättningar i budgetförslag. • Se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar både på förvaltningsnivå och ute på arbetsplatserna. 1.5 Delegering från kommunfullmäktige Kultur- och fritidsnämnden ska besluta i följande grupper av ärenden: • Kultur • Fritid 2 Arbetsformer 2.1 Sammansättning Kultur- och fritidsnämnden består av 7 ledamöter och 4 ersättare. Förutom ordförande ska det finnas två vice ordförande. Mandatperioden för ledamöterna och ersättarna i nämnden är fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av fullmäktige har ägt rum. 2.2 Ordförandes uppgifter och ansvar Det åligger kultur- och fritidsnämndens ordförande att: • närmast under kultur- och fritidsnämnden ha uppsikt över nämndförvaltningen • med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för utveckling, främja samverkan och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se 6(11) • representera kultur- och fritidsnämnden vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämt annat i särskilt fall. 2.3 Sammanträden 2.3.1 Tidpunkt Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträden ska även hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst en tredjedel av ledamöterna (3) begär det. Ledamöterna ska då skriftligen överlämna en begäran till ordförande om att ett extra sammanträde ska hållas med uppgift om vilka ärenden som man vill få behandlade. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. 2.3.2 Kallelse Ordförande ansvarar för att kallelse för sammanträden utfärdas till samtliga ledamöter och ersättare. Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan som får närvara vid sammanträdet senast fyra arbetsdagar före sammanträdesdagen. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska åtföljas av föredragningslista och där det är lämpligt tjänsteskrivelse från handläggande tjänsteman. På föredragningslistan ska punkten ”Frågor till och från råden” alltid förekomma. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt än i elektronisk form eller pappersform. 2.3.3 Handläggning Nämnden får endast handlägga ärenden när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Ordförande, tjänsteman eller annan föredragande som ordförande kallar till sammanträdet föredrar respektive ärende. Ordförande ska alltid lämna förslag till beslut. Om en ledamot avstår från att delta i beslutet ska detta anmälas i samband med beslutet. Det är inte tillåtet att, efter ett beslut tagits, anmäla att man inte deltagit. 2.3.4 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se 7(11) En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ersättare ska alltid så långt som möjligt sättas in även om platsen besätts av en ledamot från ett annat parti än den frånvarande ledamotens enligt beslut taget i kommunfullmäktige över tjänstgöring för ersättare i nämnder. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde före annan ersättare oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. Ej tjänstgörande ersättare har rätt närvara och att yttra sig i diskussioner under sammanträdet. Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige bestämda ordningen. Om lagen om proportionellt valsätt har tillämpats tjänstgör en ersättare från den valsedelsgrupp som har samma beteckning som den grupp från vilken ledamoten är vald. Av andra ersättare har den företräde som har utsetts från en grupp med högre röstetal. 2.3.5 Ersättare för ordföranden Om ordföranden eller vice ordföranden inte kan delta i ett helt sammanträde, eller i en del av ett sammanträde, utser nämnden en annan ledamot att vara tillfällig ordförande. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande till dess att en tillfällig ordförande utsetts. Om ordföranden/vice ordföranden på grund av ledighet/sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget under en längre tid får nämndens ledamöter utse annan ledamot att vara tillfällig ersättare för ordförande/vice ordförande. Ersättaren ska fullgöra ordförandens/vice ordförandens samtliga uppgifter. 2.3.6 Inkallande av ersättare En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ansvarar för att ersättare kallas. Den ersättare som står i tur att tjänstgöra kallas. 2.3.7 Växeltjänstgöring En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, efter att ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv får åter tjänstgöra endast om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. 2.3.8 Justering av protokoll Protokollet i nämnden ska justeras av ordförande och en ledamot eller tjänstgörande ersättare. Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se 8(11) Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan den justeras. 2.3.9 Reservation Om en ledamot vill reservera sig mot ett beslut måste ledamoten senast innan sammanträdets slut meddela detta. Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Om en partigrupp vill reservera sig måste det tydligt framgå att varje ledamot enskilt reserverar sig mot beslutet. Om en ledamot inte instämmer i partireservationen ska i stället varje namn av de som står bakom reservationen skrivas ut i protokollet. 2.3.10 Protokollsanteckning Ordförande bestämmer om en ledamot, ersättare eller annan som beviljats närvarorätt får lämna protokollsanteckningar. Begäran om att få sin mening antecknad i protokollet måste ställas innan sammanträdets slut och lämnas in skriftligt för att biläggas protokollet senast vid tiden som fastställts för justering. 2.3.11 Deltagande på distans Nämnden får sammanträda med ledamöter närvarande på distans i enlighet med reglerna i kommunallagen. För att se vilka regler som gäller, se rutin för deltagande på distans. 2.3.12 Delgivning Delgivning ställd till nämnden sker med ordförande, vice ordförande, förvaltningschef, nämndsekreterare eller annan anställd som nämnden bestämmer. 2.3.13 Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordföranden. Och kontrasigneras av förvaltningschef eller nämndens sekreterare såvida inte annat bestäms genom delegation. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. 3 Kommunövergripande frågor 3.1 Allmänt om upplysning, yttranden och ärenden Kultur- och fritidsnämnden får väcka ärende hos kommunfullmäktige men inte övriga nämnder. Kultur- och fritidsnämnden ska inom sitt förvaltningsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som kan begäras av Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se 9(11) kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, kommunens övriga nämnder och kommunalråd. Rätten omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Kultur- och fritidsnämnden får begära yttranden och upplysningar från övriga nämnder om det behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter. 3.2 Dialog och samråd Kultur- och fritidsnämnden ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör kommunstyrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Kultur- och fritidsnämnden bör öka kommuninnevånarnas möjligheter till delaktighet genom att genomföra medborgardialoger i ärenden av större allmänt intresse. Kultur- och fritidsnämnden beslutar om formerna för dialog och samråd och att dessa sker regelbundet gentemot kommunens föreningsliv. 3.3 Systematiskt säkerhetsarbete Kultur- och fritidsnämnden ska inom sitt förvaltningsområde bedriva ett systematiskt säkerhetsarbete samt medverka till kommunens samlade förmåga att förebygga, motstå och hantera samhällsstörningar och oönskade händelser. Kultur- och fritidsnämnden ska även hantera och samverka kring frågor som rör trygghet, informationssäkerhet och förebyggande av skador 3.4 Kommunövergripande personalfrågor 3.4.1 Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar om den övergripande förvaltningsorganisationens utformning i Åstorps kommun. Kommunfullmäktige beslutar om anställningar som kräver ramutökning. 3.4.2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar om centrala frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och anställda. Kommunstyrelsen har till uppgift att utforma övergripande riktlinjer för kommunens löne- och personalpolitik. Kommunstyrelsen ska verka och svara för utveckling i personalpolitiska frågor. Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se 10(11) Kommunstyrelsen ska avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och anställda. Kommunstyrelsen beslutar om kollektivavtal inklusive revisionsförhandlingar. Kommunstyrelsen beslutar i följande grupper av ärenden: 1. Stridsåtgärder 2. uppdrag som avses i lag (2009:47) om vissa kommunala befogenheter 3. Kommunstyrelsen beslutar om anställning av kommunchef 4. Kommunstyrelsen beslutar om anställning/entledigande av förvaltningschef 5. Kommunstyrelsen beslutar om visstidsförordnande av förvaltningschefer i varje enskilt fall Vid tillsättning av förvaltningsc