Delegationsordning Kultur- och fritidsnämnden

Styr (1)

Text

1. Dokumentet gäller för: Giltig from—tom: Fastställd av: Ersätter: Kultur- och 2023-02-21 - KFN 2023-02-21, § 16 2021-02-03, § 9 fritidsnämnden Dnr: Ansvarig för Reviderad: Tillhör Simrishamns kfs: KFN 2023.6 uppdatering: Nämnder och styrelser Förvaltningschefen Delegeringsordning för kultur- och fritidsnämnden Allmänt Delegering innebär att kultur- och fritidsnämnden överlåter viss beslutanderätt, i angivna ärenden, för att verksamheten inom nämndens ansvarsområde ska fungera snabbt och effektivt. Den som beslutar i nämndens ställe gör det med samma verkan som om nämnden själv hade fattat beslut. I Kommunallagen 6 kap 37-40 §§ och 7 kap 5-8 §§ finns bestämmelser om delegering av ärenden inom en kommunal nämnd. Kännetecknande för ett beslut i kommunallagens mening är i första hand att det finns möjlighet till alternativa lösningar. Beslutsfattaren måste alltså göra egna överväganden och bedömningar. Föreligger inte dessa behov brukar man tala om så kallad ren verkställighet. Gränsen mellan vad som är beslut i lagens mening och ren verkställighet kan ibland vara svår att dra, och kräver en fortlöpande diskussion mellan kultur- och fritidsnämnden och delegaterna på kultur- och fritidsförvaltningen. Ärenden av så kallad verkställighetskaraktär behöver ej redovisas. Beslut som har fattats med stöd av delegation ska anmälas på nämndens nästkommande sammanträde. Beslutet anmäls genom en kopia av delegationsbeslutet. Vid ett större antal delegationsbeslut i en ärendegrupp samma månad, t.ex. personalärenden, kan redovisningen istället ske i form av en sammanställning av besluten. Om delegaten finner att ett ärende är av principiellt viktig natur eller på annat sätt avviker från det normala bör delegaten överlämna ärendet med beslutsförslag till närmast högre nivå eller till kultur- och fritidsnämnden. Kultur- och fritidsnämnden kan inte ändra ett beslut som fattats av en delegat, men kan när som helst ta tillbaka lämnad delegation för att fatta beslut i delegatens ställe. Förvaltningschefen kan återkalla eventuell vidaredelegation till underställd personal. I de fall delegation lämnats till en förtroendevald eller en tjänsteperson som på grund av jäv eller annan orsak är förhindrad att fatta beslut med stöd av delegationen ska ärendet i första hand hänskjutas till ersättaren, om sådan är utsedd, och i andra hand till nämnden för beslut. Allmänt nämndreglemente i Simrishamns kommun (KF 2019-03-25, § 76) anger att skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordförande och vid förfall för denne den ledamot som nämnden utser. Öppen Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndernas vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill. Begreppet firmatecknare finns inte i kommunallagen. Många företag som kommunen har avtal med använder ändå begreppet firmatecknare. Av effektivitetsskäl och för att underlätta ärendehanteringen utser många kommuner firmatecknare. Kommunfullmäktige beslutade den 30 november 2020, § 240 att varje nämnd föreslås besluta om firmatecknare för respektive nämnds verksamhetsområde enligt nämndens reglemente, som en komplettering till 23 § i allmänt nämndreglemente. Firmatecknare för kultur- och fritidsnämnden är ordförande med, förste vice ordförande som ersättare och kontrasigneras av förvaltningschef med museichef som ersättare KFN 2021-02-23, § 8. En delegat som fattat beslut med stöd av delegation har också rätt att ompröva beslutet och att avge yttrande med anledning av ett eventuellt överklagande av delegationsbeslutet. Kultur- och fritidsnämnden kan lämna delegationsuppdrag till: - en ledamot eller ersättare i nämnden - en anställd i kommunen Det är inte tillåtet att lämna delegationsuppdrag till: - flera anställda i grupp - till anställd tillsammans med ledamot eller ersättare, så kallad blandad delegering - anställd i kommunalt bolag. I Kommunallagen 6 kap 38 §, enligt nedan, finns ett uttryckligt delegationsförbud som delegaterna måste beakta vid bedömningen av ärendenas art. ”Beslutanderätten får inte delegeras när det gäller 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, 4. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden, eller 5. ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras.” En delegeringsordning kan aldrig bli heltäckande. Nya frågor och verksamhetsförändringar kräver en ständig revidering av delegeringsordningen. Ärenden som inte återfinns i delegeringsordningen bör sålunda avgöras enligt följande: - Av kultur- och fritidsnämnden, om ärendet är av principiell karaktär. - I övriga fall, när det inte är fråga om ärende av principiell karaktär, beslutar den som har delegationsrätt i liknande ärenden och enligt praxis handlägger sådana ärenden. Delegerad beslutanderätt gäller inom ramen för beviljade anslag samt inom respektives ansvarsområde. Delegeringsordningen fastställs av kultur- och fritidsnämnden. Alla beslut som fattas i organisationen skall därutöver följa kommunens gällande styr- och policydokument samt gällande lagar och allmänna bestämmelser. Öppen Förkortningar: Ordf Ordförande FC Förvaltningschef EC Enhetschef VA Verksamhetsansvarig AS Administrativ sekreterare PC Personalchef KD Kommundirektör Ksau Kommunstyrelsens arbetsutskott CF Chefsförhandlare För att klara beslutanderätten vid semester, sjukdom eller annan frånvaro utses ersättare för delegat enligt följande: Ordf ersätts av 1:e vice ordf FC ersätts av utsedd ersättare EC ersätts av FC VA ersätts av FC AS ersätts av FC Öppen Ärendetyp Delegat Kommentar/Lagrum/Avtal Allmänna ärenden, administration Ärenden/yttrande som är så brådskande Ordf Kommunallagen, 6 kap 39 § att kultur- och fritidsnämndens beslut inte kan avvaktas Kultur- och fritidsnämndens Ordf Enligt kultur- och fritidsnämndens representation vid uppvaktningar, bestämmelser, 2004-08-12, § 71 jubileer med mera Deltagande i kurser, konferenser med Ordf mera för kultur- och fritidsnämndens förtroendevalda Beslut att avslå en begäran om att få ta FC Offentlighets- och sekretesslagen, 6 kap 2- del av allmän handling eller att lämna ut 3 §§ allmän handling med förbehåll Upplåtelse av lokaler för eget nyttjande, FC Kortare och enstaka tidbokningar hanteras tom 3 månader som verkställighet av respektive handläggare Beviljande av lotteritillstånd AS Enligt spellagen 6 kap 2 § Tillfällig stängning av lokal/institution FC Till och med tre veckor Till och med en vecka hanteras som verkställighet av EC/VA Inköp kommunal konst VA Efter budgetmässigt samråd med FC Dispens från förbud att förtära alkohol i FC Enligt riktlinjer uthyrningslokaler Utlåning av föremål ur EC Enligt överenskommelse § 7 avtal med Fornminnesföreningens samlingar på fornminnesföreningen Österlens museum Yttranden Yttrande över remiss i VA stadsbyggnadsärenden avseende kulturmiljö (förhandsbesked, bygg- eller rivningslov) Öppen Beslut att avge yttrande till VA samhällsplaneringsnämnden avseende detaljplan i planprocessens granskningsskede i de fall det inte skett några större justeringar sedan samrådsyttrande avgavs Beslut att avstå från yttrande till FC samhällsplaneringsnämnden avseende detaljplan Ärendetyp Delegat Kommentar Ekonomi Omfördelning inom budget: > 4 basbelopp ----- Beslut i kultur- och fritidsnämnden 2 - 4 basbelopp FC < 2 basbelopp ----- Hanteras som verkställighet av FC Enskilda inköp inom ramen för fastställd Enligt Enskilda inköp under 5 basbelopp är internbudget beslutad verkställighet attestlista Avtal om leasing, hyrköp och därmed FC/EC/VA Efter samråd med FC jämförbara avtal Försälja överbliven lös egendom som är FC/EC/VA Kommunintern försäljning/byte är utan särskild nytta för kommunen verkställighet Utse beslutsattestanter inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde: - för respektive budgetår ----- Beslut i kultur- och fritidsnämnden för respektive budgetår - förändringar i attesträtten under FC pågående budgetår - förändringar i attesträtten under Ordf pågående budgetår där FC berörs Bokföringsmässig avskrivning av osäkra Gäller fordringar utställda inom kultur- och fordringar eller antagande av ackord: fritidsnämndens verksamhetsområde. Sker - belopp upp till 1 basbelopp FC/EC/VA i samband med bokslut. - belopp däröver FC Anstånd med betalning av kommunens FC/EC Gäller fordringar utställda inom kultur- och fordringar fritidsnämndens verksamhetsområde Öppen Fordringar under 0,25 basbelopp är verkställighet Reglering av skadeståndsyrkanden FC Upp tom 1 basbelopp Upp tom 0,25 basbelopp är verkställighet av FC/EC/VA Ärendetyp Delegat Kommentar Dataskyddsförordningen Utse dataskyddsombud samt ersättare FC till dataskyddsombud Ingå personuppgiftsbiträdesavtal FC/EC Avtalsansvarig för den aktuella personuppgiftsbehandlingen Beslut att ta ut avgift som täcker FC DSF art 12:5a+b administrativa kostnader eller vägra att tillmötesgå begäran Beslut gällande den registrerades rätt till FC DSF art 15 tillgång av personuppgifter. Beslut gällande den enskildes rätt till FC DSF art 16-18 rättelse, bli bortglömd eller behandlingen begränsas. Beslut gällande personuppgiftsansvariges FC DSF art 19 anmälningsskyldighet avseende rättelse, radering och begränsning Beslut gällande den enskildes rätt till FC DSF art 20 dataportabilitet Beslut gällande den enskildes rätt att FC DSF art 21 göra invändningar mot behandling av personuppgifter Beslut om en personuppgiftsincident ska FC/EC DSF art 33 anmälas till tillsynsmyndighetens eller ej. Beslut om information gällande en FC DSF art 34 personuppgiftsincident ska lämnas till den registrerade eller ej. Öppen Utföra en konsekvensbedömning FC/EC DSF art 35 avseende dataskydd. Besluta om förhandssamråd med FC/EC DSF art 36 tillsynsmyndigheten. Bidrag Beslut kring bidragsansökningar avseende: - Lokalt aktivitetsbidrag ----- Verkställighet, normer enligt ----- bidragsbestämmelser - Studieförbundsbidrag Verkställighet, normer enligt bidragsbestämmelser - Arrangörsbidrag för --- Beslut i kultur- och fritidsnämnden kulturföreningar - Verksamhetsstöd för --- Beslut i kultur- och fritidsnämnden kulturverksamheter - Föreningsbidrag inom socialt --- Beslut i kultur- och fritidsnämnden område - Driftbidrag --- Beslut i kultur- och fritidsnämnden - Utvecklingsbidrag Beslut i kultur- och fritidsnämnden - Eventuellt övrigt (fritidsgårdssatsningen) EC* Organisation Organisation av: - Förvaltningen FC Efter samråd med kultur- och fritidsnämndens presidium - Enheter EC Efter samråd med FC * Delegationsbeslut, mellan 0,5 – 1 basbelopp, fattas av delegaten efter samråd med kultur- och fritidsnämndens ”bidragsgrupp”. Upp tom 0,5 basbelopp fattar delegaten eget självständigt verksamhetsbeslut. Kommunstyrelsens delegeringsordning För information redovisas nedanstående kommunövergripande personalärendes hantering vilka fastställts av kommunstyrelsen och återfinns i deras delegeringsordning och vilka övriga nämnder inte påverkar. Beslutad av kommunstyrelsen 2019-12-04, § 258. Reviderad av kommunstyrelsen 2022-10-26, § 146 Öppen Ärendetyp Delegat Kommentar/Lagrum Anställning och omreglering av tjänst av • KD och FC Ksau • All övrig personal Närmsta chef Deltagande i Riktlinjer studieresor och konferenser KS kurs/konferens/utbildning/studiebesök 2017 § 101 och övriga tjänsteresor för tjänstepersoner Med undantag från Danmark där samma • Inom Sverige Närmsta regler gäller inom Sverige • Utanför Sverige men inom chef Europa FC • Utanför Europa KD Fastställande av förhandlingsutrymme KS och förhandlingsriktlinjer angående årlig presidium löneöversyn Löneöversyn i enlighet med centrala Närmsta avtal chef Lönetillägg HR-chef Tillfälliga förordnande av FC KD Uppsägning på grund av arbetsbrist/personliga skäl/avsked KS- • Av KD och FC presidium • Av alla övriga HR-chef Disciplinära åtgärder avseende Ska rapporteras till respektive nämnd • KD KS- presidium • FC KD • All övrig personal HR-chef Uppsägning av personal som fyllt 68 år Närmsta LAS §§ 33 och 33a. Gäller från och med chef 2020-01-01. Från och med 2023-01-01 gäller 69 år. Avgångsvederlag Ska rapporteras till respektive nämnd. • Upp till och med 12 månader CF • Mer än 12 månader Ksau Beviljande av tjänstledighet för KD: ordf beviljar kortare än tre månader. • KD Ordf Längre tid KS presidium. • FC KD FC: Efter samråd med nämnd • Alla övriga Närmsta <tre mån. Längre tid KS-presidium. chef På kommunens vägnar förhandla med HR-chef MBL § 10 arbetstagarorganisationerna. Med Öppen bindande verkan genom kollektivavtal eller motsvarande reglera förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Tvisteförhandlingar HR-chef Omplaceringar mellan förvaltningar HR-chef Tjänstepensionsärenden HR-chef Pension för förtroendevalda HR-chef Gruppförsäkringar HR-chef Särskilda anställningsvillkor/förmåner för Alla anställningsvillkor som inte omfattas • KD KS- av allmänna bestämmelser presidium • FC KD • All övrig personal HR-chef Förbjuda bisyssla Regleras i allmänna bestämmelser. Samråd • KD Ksau med personalenheten. • FC KD • All övrig personal Närmsta chef Stridsåtgärd KS- presidium Öppen