Valnämndens uppgifter
1§Valnämnden fullgör kommunens uppgifter enligt vallagen och annan lagstiftning rö- rande allmänna val och folkomröstningar.
Uppdrag och verksamhet
2§Valnämnden ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller an- nan författning. De ska följa det fullmäktige – i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut – har valnämnden ska fullgöra, samt verka för att fast- ställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer.
Organisation inom verksamhetsområdet
3§Valnämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författ- ningar för verksamheten.
Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige
4§Valnämnden ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet. Valnämnden ska till kom- munfullmäktige två gånger per år rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.
Behandling av personuppgifter
5§Valnämnden är personuppgiftsansvarig enligt dataskyddsförordningen (2016/679) för de personuppgifter som behandlas i nämndens verksamhet.
Tidpunkt för sammanträden
6§Valnämnden sammanträder på dag och tid som styrelsen/ nämnden bestämmer. KS-SA.2021.77 3(8) Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter be- gär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra samman- träde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller ti- den för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.
Kallelse
7§Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordfö- randen eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit leda- mot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen bör tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast 5 dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kal- lelse. I undantagsfall får kallelse ske inom annan tid och/eller på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken ut- sträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kal- lelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett.
Offentliga sammanträden
8§Valnämnden får besluta om offentliga sammanträden. Offentliga sammanträden får inte hållas i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess. Sammanträde på distans
KS-SA.2021.77 4(8)
9§Valnämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närva- rande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverfö- ring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast 5 dagar i förväg anmäla detta till kansliavdelningen. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Valnämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden.
Närvarorätt
10 §Kommunalråd och styrelsens ordförande har rätt att närvara vid nämndernas sam- manträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver medge ledamot av styrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Härutöver får valnämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Valnämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämn- dens sammanträden.
Sammansättning
11 §Valnämnden består av 5 ledamöter och 5 ersättare.
Ordföranden
12 §Det åligger ordföranden 1. att leda nämndens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. kalla ersättare, 4. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda, KS-SA.2021.77 5(8) 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, 6. bevaka att nämndens beslut verkställs.
Presidium
13 §Valnämndens presidium består av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda samman- trädet i den mån ord-föranden anser att det behövs.
Ersättare för ordföranden och vice ordföranden
14 §Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i styrelsen/nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid full- görs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt upp- drag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presi- diets uppgifter.
Förhinder
15 §En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sam- manträde, kallar själv ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in.
Ersättares tjänstgöring
16 §Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänst-göra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i leda- motens ställe. KS-SA.2021.77 6(8) Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ord- ning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet.
Jäv, avbruten tjänstgöring
17 §En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det eta- blerade majoritetsförhållandet mellan partierna.
Yrkanden
18 §När nämnden förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden ige- nom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Där- efter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om inte styrelsen/nämnden en- hälligt beslutar att medge det. Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yr- kande avfatta det skriftligt.
Deltagande i beslut
19 §En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ord-föranden innan beslut fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om styrelsen/nämnden fattar det med acklamation.
Reservation
20 §KS-SA.2021.77 7(8) Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reser- vationen ska leda-moten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekrete- raren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsva- rande gäller vid omedelbar justering.
Justering av protokoll
21 §Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen/nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedel- bart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföran- den och en ledamot.
Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter mm
22 §Valnämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnden ska underrätta styrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en upp- datering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig.
Arkiv
23 §För valnämndens arkiv gäller av kommunfullmäktige fastställt arkivreglemente.
Delgivning
24 §Valnämndens ordförande är behörig att för nämndens räkning ta emot delgivningar.
Undertecknande av handlingar
25 §Skrivelser, avtal och andra handlingar från valnämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren. Vid förfall för ord- föranden inträder vice ordföranden och vid förfall för denne den ledamot som nämn- den utser. KS-SA.2021.77 8(8) Valnämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämn- den lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Beslut som fatt- tas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprät- tas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekom- mande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.