1STYRDOKUMENT Dnr: GU 2019/2528 Rev. 2020-12-07 Dnr: GU 2020/2527 Rev. 2022-10-25 Dnr: GU 2022/2854 Rev. 2025-10-29 Dnr: GU 2025/3778 ARBETSORDNING OCH INTERNA INSTRUKTIONER FÖR STIFTELSER MED TILL GÖTEBORGS UNIVERSITET ANKNUTEN FÖRVALTNING Publicerad medarbetarportalen.gu.se/styrdokument Beslutsfattare Göteborgs universitetsstyrelse i rollen som förvaltare för de till universitetet anknutet förvaltade stiftelserna Ansvarig funktion Ekonomienheten Beslutsdatum 2022-10-25 Giltighetstid Tills vidare Sammanfattning I arbetsordningen har Förvaltaren fastställt den övergripande organisations- och beslutsstrukturen inkluderande ansvarsfrågor och uppgifter för olika befattningshavare och funktioner. I arbetsordningen ingår även interna instruktioner för stiftelseförvaltningen. Ekonomienheten 1 (9) www.gu.se Innehåll 1. Inledning ....................................................................................................................................................3 2. Organisation, ansvarsfördelning och delegation ......................................................................................3 2.1 Förvaltaren...........................................................................................................................................3 2.2 Fondstyrelsen. ......................................................................................................................................4 2.3 Stiftelseförvaltningen ...........................................................................................................................4 2.4 Utdelande organ ..................................................................................................................................5 2.5 Firmateckning ......................................................................................................................................5 2.6 Undertecknande av stiftelsernas årsrapport samt årsredovisningar....................................................6 3. Interna instruktioner för förvaltningen av de till universitetet anknutna stiftelserna ..............................6 3.1 Mottagande av en donation .................................................................................................................6 3.2 Gränsdragning mellan stiftelse och myndighet ..................................................................................6 3.3 Förvaltning i enlighet med förordnandet ............................................................................................6 3.4 Universitetets kostnader ......................................................................................................................6 3.5 Tolkning av stiftelseförordnandet. .......................................................................................................7 3.6 Stiftelsernas handlingar.......................................................................................................................7 3.7 Placering av förmögenhet ...................................................................................................................7 3.8 Deklaration och skattskyldighet ........................................................................................................ 7 3.9 Bokföringsskyldighet .......................................................................................................................... 7 3.10 Skadeståndsansvar .............................................................................................................................8 3.11 Ansvarsfrihet .....................................................................................................................................8 3.12 Revision.............................................................................................................................................8 3.13 Jäv .....................................................................................................................................................8 2 (8) 1. Inledning Detta dokument utgör arbetsordning och interna instruktioner för de till Göteborgs universitet (universitetet) anknutna stiftelserna. Arbetsordningen fastställer ansvarsfördelning för olika uppgifter inom förvaltningen av stiftelserna. Förvaltningen består av den allmänna förvaltningen som omfattar ansvaret för att stiftelsernas ändamål uppfylls och kapitalförvaltningen, vars syfte är att tillgodose värdetillväxt och utdelningsmål. Dokumentet gäller nuvarande och kommande donationer som uppfyller kraven för stiftelsebildning som universitetet åtagit sig att förvalta. Dessa stiftelser står under anknuten förvaltning till Göteborgs universitet. När en juridisk person, så som en myndighet, åtar sig att förvalta en stiftelse föreligger anknuten förvaltning, 2 kap 2§, stiftelselagen (1994:1220), förkortad SL. Myndighetens högsta organ bär det yttersta ansvaret för de till myndigheten anknutna stiftelserna. Universitetsstyrelsen är enligt högskolelagen (1992:1434) myndighetens högsta verkställande organ och bär därmed det yttersta ansvaret för förvaltningen av de till Göteborgs universitet anknutna stiftelserna. Universitetsstyrelsen benämns framöver i detta dokument Förvaltaren. Arbetsordningen för de till universitetet anknutna stiftelserna fastställs av universitetsstyrelsen i egenskap av förvaltare för de till universitetet anknutna stiftelserna. 2. Organisation, ansvarsfördelning och delegation 2.1 Förvaltaren Universitetsstyrelsen utgör som högsta beslutande organ för myndigheten även förvaltare för de till universitetet anknutna stiftelserna. Förvaltaren fattar beslut i följande ärenden: Fastställer arbetsordningen för de till universitet anknutna stiftelserna. Fastställer bokslut och samlad årsrapport för de till universitetet anknutna stiftelserna. Fastställer verksamhetsrapporten för de till universitetet anknutna stiftelserna. Permutation gällande stiftelseföreskrifter hos Kammarkollegiet. Förvaltaren har delegerat uppdraget gällande förmögenhetsförvaltningen till Fondstyrelsen och det operativa ansvaret för förmögenhetsförvaltningen till universitetets ekonomichef. Uppgiften att tillse att avkastningen från förmögenhetsförvaltningen disponeras i enlighet med respektive stiftelses föreskrifter delegeras till vederbörligt utdelande organ vid universitetet. 3 (8) 2.2 Fondstyrelsen Fondstyrelsen har i uppdrag att direkt under Förvaltaren handlägga ärenden rörande kapitalförvaltning av de till universitetet anknutna stiftelserna. Fondstyrelsen utgörs av två företrädare för verksamheten varav en ska vara universitetets rektor, två företrädare för allmänna intressen, en företrädare för de anställda, en företrädare för de studerande samt universitetets ekonomichef. Fondstyrelsens uppdrag är att: Fastställa placeringspolicy. Besluta om strategisk inriktning och normalportfölj. Besluta om rebalansering i portföljen vid avvikelser från fastställd placeringspolicy. Besluta om investeringar i andra tillgångsslag än de som angivits i placeringspolicyn. Fastställa kravspecifikation för samarbetsavtal och affärsavtal med kapitalförvaltare. Besluta om val av kapitalförvaltare samt besluta om avveckling av kapitalförvaltare. Besluta om samarbetsformer och affärsavtal med anlitade kapitalförvaltare. Fastställa principer och arbetsordning för rapportering och avstämningar. 2.3 Stiftelseförvaltningen Det operativa ansvaret för förmögenhetsförvaltningen för de anknutna stiftelserna åligger universitets ekonomichef, tillika chef för ekonomienheten. Ekonomienheten sköter den operativa verksamheten gällande förmögenhetsförvaltning samt stiftelseförvaltningen. De kostnader som uppstår vid ekonomienheten för verksamheten kring förvaltningen ska belasta stiftelserna. Universitetets ekonomichef beslutar om förvaltningsavgiftens storlek. Ekonomienheten ansvarar för: Verkställande av fondstyrelsens beslut. Att initiera och bereda uppdateringar av placeringspolicy. Att följa upp att kapitalförvaltaren följer de villkor som anges i placeringspolicyn. Att tillse att förvaltningens fondplaceringar täcker de av fondstyrelsen beslutade jämförelseindexen. Upprättande av kravspecifikationer för samarbets- och affärsavtal med kapitalförvaltare. Att föreslå val av och, i förekommande fall, avveckling av kapitalförvaltare. Rapportering av utfallet i förmögenhetsförvaltningen och portföljens exponering i relation till fastställda allokeringsprinciper och vid behov ta initiativ till förslag om förändring av allokering och placeringsinriktning. Att i övriga fall rapportera omständigheter som påverkar stiftelseförvaltningen. Att föreslå beslut om åtgärder i fall där riskbegränsningar har överskridits. Att företräda stiftelserna gentemot externa motparter. 4 (8) Att tillse att administrativa rutiner finns upprättade för hur värdepappersaffärer ska redovisas. Att på Fondstyrelsens uppdrag köpa eller sälja fondandelar för vid varje tidpunkt fastställd normalallokering av tillgångsslagen. Den löpande ekonomiska förvaltningen av stiftelserna. Uppföljning av kapitalförvaltningen för Stiftelsen Adlerbertska universitetsfonden, vilken placeras diskretionärt av SEB. Bokslut och löpande bokföring för stiftelserna. Upprättande av separata årsredovisningar per stiftelse samt en samlad årsrapport. Kontakter med tillsynsmyndighet (Länsstyrelsen), Kammarkollegiet, Skatteverket, revisor, handläggare inom universitetet samt externa intressenter. Bereda ärenden för beslut av Förvaltaren, fondstyrelsen och rektor. Bereda ärenden gällande permutation till Förvaltaren, hantera ärendet efter beslut av Förvaltaren och underteckna permutationsansökningar. Upprättande av dokumentet Verksamhetsrapport för de till universitet anknutna stiftelserna, för rapportering angående stiftelsernas ändamålsuppfyllnad till Förvaltaren. Tillse att förvaltningen av de universitetsanknutna stiftelserna sker i enlighet med gällande lagar och föreskrifter. 2.4 Utdelande organ Förvaltaren delegerar uppgiften att, i enlighet med respektive stiftelses föreskrifter, disponera avkastningen från förmögenhetsförvaltningen till ett antal utdelande organ. Dessa framgår av förteckning fastställd av Förvaltaren. De utdelande organens uppgift är främst att se till att avkastningen från respektive stiftelse disponeras i enlighet med donators vilja, det vill säga att ändamålet uppfylls. När prefekt utgör utdelande organ ska frågan om utdelning behandlas i institutionsrådet innan beslut. Alla beslut som fattas av de utdelande organen anses vara fattade av Förvaltaren, som också blir ansvarig för besluten. De utdelande organens verksamhet rapporteras årligen till Förvaltaren i dokumentet Verksamhetsrapport för de till universitet anknutna stiftelserna. 2.5 Firmateckning Förvaltaren företräder stiftelsen och tecknar dess namn och firma, 2 kap 23 § SL. Förvaltaren kan bemyndiga någon annan att företräda stiftelsen och teckna dess namn och firma. Förvaltaren kan när som helst återkalla ett sådant bemyndigande, 2 kap 23 § andra stycket stiftelselagen. Förvaltaren har delegerat rätten att teckna firma för de anknutna stiftelserna till rektor och personer inom ekonomienheten, två i förening. 5 (8) 2.6 Undertecknande av stiftelsernas årsrapport samt årsredovisningar Årsredovisningarna för de till universitetet anknutna stiftelserna ska skrivas under av Förvaltaren, 2 kap 7 § årsredovisningslagen (1995:1554). För att åstadkomma en rationell hantering och samtidigt ge övergripande information och bild över universitetets anknutna stiftelser hanteras undertecknandet av årsredovisningarna enligt följande: En gemensam årsrapport upprättas för samtliga anknutna stiftelser. Årsrapporten fastställs i protokoll av Förvaltaren vid första möjliga sammanträde efter stiftelsernas årliga revision. Förvaltaren delegerar uppgiften att underteckna årsredovisningshandlingarna för var och en av de an- knutna stiftelserna till ordföranden i fondstyrelsen jämte universitetets ekonomichef. Årsredovisnings- handlingarna ska hållas tillgängliga vid Förvaltarens behandling av den gemensamma årsrapporten. 2.7 Upplösning av stiftelse En stiftelse som har förbrukat sitt kapital anses upplöst. Förvaltaren delegerar uppgiften att fatta beslut om upplösning och avregistrering till ekonomichefen. 3. Interna instruktioner för förvaltningen av de till universitetet anknutna stiftelserna 3.1 Mottagande av en donation Det övergripande ansvaret för mottagande av donationer till universitetet regleras i Handläggningsordning för Donationer. 3.2 Gränsdragning mellan stiftelse och myndighet En stiftelse är ett privaträttsligt objekt. Det innebär att bland annat att Lag om offentlig upphandling (2016:1145) inte är tillämplig i en upphandlingssituation, utan att universitetet då agerar ombud för stiftelserna och inte för egen räkning. Stiftelsernas respektive egendomar ska hållas skilda från varandra samt från myndighetens egendom. Vidare ska stiftelsens handlingar hållas skilda från universitets handlingar, se punkt 3.6 Stiftelsernas handlingar och protokoll. 3.3 Förvaltning i enlighet med förordnandet Stiftelsen ska förvaltas i enlighet med förordnandets föreskrifter om inte dessa strider mot stiftelselagen, 2 kap 1 § SL. Förvaltaren är ansvarig för att föreskrifterna i stiftelseförordnandet följs, 2 kap 3 § SL. Förvaltningsåtagandet av en stiftelse innebär att åta sig ett förtroendeuppdrag som syssloman för stiftelsen. Sysslomannaskapet innebär en allmän omsorgs- och vårdplikt att alltid agera för stiftelsens bästa. Vid oaktsamhet föreligger i allmänhet skadeståndsskyldighet. 3.4 Universitetets kostnader För en stiftelses förpliktelser svarar dess tillgångar, 1 kap 4 § SL. Det innebär att kostnader som belöper på stiftelsen ska, om inte annat sägs i stiftelseförordnandet, betalas med stiftelsens tillgångar. Universitetet utför genom ekonomienheten arbetsuppgifter för de anknutna stiftelserna. Kostnaden för detta belastas stiftelserna. Inför varje kalenderår upprättas vid ekonomienheten en budget för vad stiftelseförvaltningen kommer att kosta, vilken stäms av vid årets slut. De faktiska kostnaderna vidarefaktureras stiftelserna. 6 (8) 3.5 Tolkning av stiftelseförordnandet Förvaltaren har tolkningsföreträde av stiftelseförordnandet. Det innebär att Förvaltaren, i de fall det råder oklarheter kring hur en stiftelses ändamål är formulerat, har ansvaret för hur stiftelse- förordnandet ska tolkas. Vid tolkningen ska Förvaltaren alltid utgå från vad som var stiftarens avsikt vid donationstillfället. Förvaltarens tolkning av ändamålet ska protokollföras och utgöra en arbetsordning för stiftelsen. Arbetsordningen blir dock inte bindande utan kan ändras av Förvaltaren. Förvaltaren kan även rådfråga tillsynsmyndigheten vid svårigheter att tolka en stiftelses ändamål. Om ändamålet har blivit ålderdomligt eller av annan anledning inte längre kan uppfyllas är det Förvaltarens skyldighet att ändra detta genom permutation. 3.6 Stiftelsernas handlingar Förvaltaren är ansvarig för att stiftelseförordnandet och övriga handlingar förvaras på ett ordnat och betryggande sätt, 2 kap 8 § SL. Originalhandlingar samt andra viktiga handlingar ska förvaras inlåsta på en brandsäker plats. Alla beslut som rör de anknutna stiftelserna ska protokollföras, 2 kap 20 SL. Ett protokoll bör upprättas för varje enskild stiftelse som verksamheten fattar beslut om. Om beslut för olika stiftelser tas upp i samma protokoll ska det tydligt framgå vilken stiftelse beslutet avser. De anknutna stiftelserna är skilda från myndigheten, varför handlingar som hör till stiftelserna inte är allmänna handlingar. Handlingar som hör till stiftelserna diarieförs därför inte i universitetets diarium. 3.7 Placering av förmögenhet Om inte stiftelseförordnandet innehåller särskilda föreskrifter för hur förmögenheten ska placeras ansvarar Förvaltaren för att förmögenheten placeras på ett godtagbart sätt, 2 kap 4 § SL. Majoriteten av de till universitet anknutna stiftelserna förvaltas i en samförvaltning, där varje stiftelse äger en andel. Förmögenheten förvaltas enligt dokumentet Placeringspolicy för stiftelser, vilket fastställs av Fondstyrelsen. Stiftelsen Adlerbertska universitetsfonden och Stiftelsen Sture och Asra Enemark-Roberts fond förvaltas i annan ordning, i enlighet med stiftelsernas förordnanden. 3.8 Deklaration och skattskyldighet Samtliga universitetets stiftelser är undantagna från skattskyldighet av inkomstskatt med anledning av att stiftelserna uppfyller kraven för så kallad förvaltarsmitta. Stiftelser som är undantagna från skattskyldighet på grund av förvaltarsmitta likställs med staten på det viset att skattefriheten inte begränsas av destinatärskrav, verksamhetskrav eller fullföljdskrav. 3.9 Bokföringsskyldighet Stiftelser är bokföringsskyldiga om värdet av tillgångarna överstiger en och en halv miljon kronor, 2 kap 3 §, bokföringslagen (1999:1078). Universitetet har valt att upprätta bokföring för samtliga anknutna stiftelser, även de vars tillgångar understiger angivet belopp. Bokföringsskyldiga stiftelser är även skyldiga att upprätta årsredovisning. Universitetet upprättar årsredovisningar för samtliga anknutna stiftelser. Årsredovisningarna ska varje år skickas in till stiftelsernas tillsynsmyndighet. 7 (8) 3.10 Skadeståndsansvar En styrelseledamot eller förvaltare som vid fullgörandet av sitt uppdrag uppsåtligen eller av oaktsamhet orsakar skada för en stiftelse ska ersätta skadan. Detsamma gäller när skadan tillfogas någon annan genom åsidosättande av föreskrifterna i stiftelseförordnandet, stiftelselagen eller årsredovisningslagen, 5 kap 1 § SL. Talan om skadestånd för en stiftelses räkning, som inte grundas på brott, kan inte väckas sedan tre år har förflutit från utgången av det räkenskapsår då det beslut eller den åtgärd som ligger till grund för talan fattades eller vidtogs, 5 kap 4 § SL. 3.11 Ansvarsfrihet En stiftelse saknar ägare eller medlemmar. Det finns därför ingen som med rättslig verkan kan bevilja ansvarsfrihet. 3.12 Revision En stiftelse ska ha minst en revisor, 4 kap 1 § SL. Revisorer för stiftelser anknutna till statliga myndigheter utses, efter beslut av regeringen, av Länsstyrelsen i Stockholm. Länsstyrelsen i Stockholm har endast i uppdrag att upphandla revisor för de stiftelser vars tillgångar överstiger etthundra prisbasbelopp enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring, men upphandlar mot en avgift revisor för samtliga till universitetet anknutna stiftelser. Universitetet utnyttjar möjligheten eftersom det är önskvärt att alla anknutna stiftelser har samma revisor. 3.13 Jäv Förvaltaren får inte handlägga frågor som rör avtal mellan denna och stiftelsen. Förvaltaren får inte heller handlägga frågor om avtal mellan stiftelsen och tredje man, om Förvaltaren i frågan har ett väsentligt intresse som kan vara stridande mot stiftelsens. Med avtal jämställs rättegång eller annan talan. Detta gäller även företrädare för Förvaltaren, såsom firmatecknare, 2 kap 21 § SL. Om Förvaltaren på grund av jäv är inte kan fatta beslut för stiftelsen kan tillsynsmyndigheten på Förvaltarens begäran förordna en god man som fattar beslut i Förvaltarens ställe. För de som deltar i handläggning och beslut av ärenden för de till universitetet anknutna stiftelserna gäller samma bestämmelser om jäv som för Göteborgs universitet. För samtliga styrelser, nämnder och övriga beslutande och beredande organ inom Göteborgs universitet gäller de bestämmelser om jäv som anges i 16–18 §§ förvaltningslagen (2017:900). För all ärendehantering inom Göteborgs universitet gäller de bestämmelser om jäv som anges i 16–18 §§ förvaltningslagen. Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom, ska självmant ge det tillkänna (Arbetsordning vid Göteborgs universitet, V 2018/1036). 8 (8)