Attestreglemente

Styr (1)

Text

1. Reglemente Attestreglemente Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige 2018-01-01 --

   § 114, 2017-12-18 Dokumentansvarig Version Senast reviderad Dokumentinformation Detta dokument gäller Kommunchef 3.0 Kommunfullmäktige Dnr Ks 2024/583,002. för Politik och 2024-10-28 § 75. förvaltning Innehåll 1. SYFTE OCH OMFATTNING 1 2. ANSVAR 1 3. BELOPPSGRÄNSER 2 4. ATTEST 3 5. KONTROLLER 5 6. RIKTLINJER OCH TILLÄMPNINGAR 7 Dokumenttyp Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans Giltighetstid Reglemente Attestreglemente KF § 114, 2017-12-18 Kommunfullmäktige 2018-01-01 -- Dokumentansvarig Version Senast reviderad Dokumentinformation Detta dokument gäller Kommunchef 1.0 Dnr KS 2017/571 för Politik och förvaltning 1. SYFTE OCH OMFATTNING Attestreglementet ingår som en del i kommunens internkontroll. Internkontrollens huvudsakliga syfte är att förbättra effektiviteten i kommunens verksamhet, se till att resurser används enligt fattade beslut samt att skydda medelsförvaltningen från avsiktliga oegentligheter eller oavsiktliga felaktigheter. Syftet med attestreglementet är att säkerställa att regler för kontroll följs och att ekonomiska transaktioner bokförs korrekt enligt internt ställda krav, lagkrav och god redovisningssed. Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta eller förmedla. Reglementet omfattar kommunen och tillfälliga projekt. Kommunalt ägda bolag och stiftelser utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar ska följa kommunens regler. 2. ANSVAR Attestreglementet beslutas av kommunfullmäktige. Nämnd ansvarar för övergripande uppföljning och utvärdering av dessa regler, och för att vid behov ta initiativ till förändring av dessa regler. Nämnd ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar avseende detta reglemente följs. Varje nämnd fastställer vid behov ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde. Nämnd kan delegera rätten att utse attestanter och ersättare för dessa till kommunchef. Attestförteckning ska knytas till befattning och ansvarsområde med eventuella begränsningar. Ekonomikontoret ansvarar för att upprätthålla aktuell förteckning över utsedda beslutsattestanter. Kommunchefen och avdelningscheferna ansvarar för att vid behov snarast meddela ekonomikontoret förändringar av beslutsattestanter skriftligt på avsedd blankett. Kommunchef ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att handläggarna är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Kommunchef ansvarar också för att vid behov ta fram ytterligare tillämpningsanvisningar som ska fastställas av nämnden. Beslutsattestanter och ersättare ska inlämna namnteckning till ekonomiavdelningen på därför avsedd blankett. Prov på namnteckning gäller så länge beslutsattestanten står i attestförteckningen. Ersättaren får endast vid ordinarie beslutsattestants frånvaro inträda som attestant. 1 3. BELOPPSGRÄNSER Generella beloppsgränser finns för olika nivåer av beslutsattest. Samma beloppsgränser gäller för såväl manuell som elektronisk attest. För att säkerställa internkontrollen inom kommunen ska större belopp attesteras av överordnad chef. I det fall beloppsgränsen uppnås, attesteras verifikationen av dennes överordnade chef. Beloppsgränserna är följande: Signering Gränsbelopp Kommunfullmäktiges ordförande obegränsat Nämndens ordförande obegränsat Kommunchef 1 - 2 400 000 kr Avdelningschef 1 - 700 000 kr Ekonomichef 1 - 700 000 kr Enhetschef 1 - 250 000 kr Överordnad får alltid attestera handling som underordnad har attesträtt för. För egna kostnader skall attestering göras av överordnad. För kommunchefen skall nämndsordförande attestera och för kommunstyrelsens ordförande skall kommunstyrelsens vice ordförande attestera. Ordförande och vid dess frånvaro vice ordförande i kommunfullmäktige, nämnd eller beredning ska attestera förtroendevaldas arvode och ersättning för utlägg innan utbetalning. Vice ordförande ska attestera ordförandens arvode och ersättning för utlägg innan utbetalning. 2 4. ATTEST Vid utformningen av attestrutinerna ska följande krav beaktas. Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. I en IT-baserad rutin får kontroll och attestering ske automatiskt om vederbörliga kontrollfunktioner finns inbyggda i systemet. Kompetens Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. Integritet Den som utför kontrollen av en annan person, särskilt vid beslutsattest ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Jäv Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detta innefattar också bolag och föreningar där den anställda eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning av om jäv föreligger bör för- siktighetsprincipen tillämpas. Vid representation skall alltid restaurangnotan bifogas och det skall alltid anges ändamålet med representationen samt vilka som deltagit. Dokumentation Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt. Kontrollordning De olika kontrollmomenten ska utföras i logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. 3 Följande kontrollmoment ska i tillämpliga fall utföras: Sakgranskning Mottagning Kontroll att vara eller tjänst mottagits och håller avtalad kvalitet Beställning Kontroll av pris och betalnings- /leveransvillkor mot avtal, beställning, taxa, bidragsregler eller motsvarande Attest Formalia Verifikationen uppfyller krav enligt lagstiftning och god redovisningssed Kontering Konteringen är korrekt Beslut Kontroll mot formella beslut, disponibla medel enligt budget och att utgiften är förenlig med verksamheten Behörighet Behörighet Kontroll av behörighet gentemot (utanordning) attestförteckning. Då det i IT-baserade rutiner finns funktioner för kontroll av behörigheter ersätter denna den manuella behörighetskontrollen. Den som sakgranskar en faktura skall kontera densamma innan fakturan skickas vidare för attest. Den som sakgranskar fakturan ska ha ett inköpsansvar. Undantag från attest gäller för korrigeringar av fel där det klart framgår vem som gjort rättningen och där hänvisning till ursprungsverifikation finns. Vidare ska ursprungsverifikationen vara attesterad av behörig attestant. Undantag gäller även för intäkter till kommunens bankkonto där attest sker genom underskrift av dagrapport. Beslutsattest innebär att transaktionen går vidare till kostnadsbokföring och betalning. De olika attestformerna får inte innehas av samma person. Detta gäller såväl i den elektroniska fakturahanteringen som vid manuell hantering av transaktionen i pappersformat. Attestant som gör sig skyldig till fel eller försummelse eller missbrukar sin ställning ska, utöver de andra åtgärder som kan komma ifråga, fråntas sitt attestuppdrag. Ansvarsfrågor regleras i allmän lag och kollektivavtal. Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen är tillräcklig. 4 5. KONTROLLER Genom attestordning tillämpas ett metodiskt system i kommunen avseende intern ekonomisk kontroll. Syftet är att säkerställa att ekonomiska transaktioner (transaktioner som bokförs i kommunens redovisningssystem) i kommunen sker på ett korrekt sätt avseende: Prestation Att varan/tjänsten har levererats till/från kommunen, och/ eller att transaktionen i övrigt stämmer med avtalade villkor Bokföringsunderlag Att verifikationen uppfyller kraven i Kommunala redovisningslagen samt god redovisningssed Betalningsvillkor Att betalning sker vid rätt tidpunkt Bokföringstidpunkt Att bokföring sker vid rätt tidpunkt och rätt redovisningsperiod Kontering Att transaktionen är rätt konterad Beslut Att transaktionen stämmer med beslut av behörig beslutsfattare Förtroendekänsliga poster Vid attest av förtroendekänsliga poster ska alltid syftet mellan kostnaderna och sambandet med verksamheten styrkas, samt uppgift om vilka som deltagit. Dessutom ska kontroll av korrekt moms enligt regler från Skatteverket ske för kostnader avseende representation. Vid attest av förtroendekänsliga poster ska alltid attest ske av närmaste chef. Med förtroendekänsliga poster avses: • Kostnader för resor • Kostnader för hotell/logi • Kostnader för intern representation • Kostnader för extern representation • Kostnader för kurser och konferenser Vid attest av löner och andra personalkostnader kontrolleras på motsvarande sätt att den som får utbetalningen har tjänstgjort under aktuell tid. Vidare att det finns underlag för detta i form av anställning, arbetsorder, uppdrag etc. På samma sätt som vid fakturor kontrolleras kvantitet (arbetstiden, villkor och kontering är riktig och enligt gällande avtal). 5 Kontrollrutiner för intäkter Attestanten ska kontrollera att: • Intäkten är förenlig med i verksamheten fattade beslut • Transaktionen uppfyller kraven enligt god redovisningssed och att rätt betalningsvillkor tillämpas. • Transaktionen sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod • Transaktionen är korrekt konterad och anger vad den ekonomiska transaktionen avser • Attestanten har rätt att attestera aktuell transaktion 6 6. RIKTLINJER OCH TILLÄMPNINGAR 1. Verifikation Med verifikation avses enligt lagen om kommunal redovisning de uppgifter som dokumenterar en ekonomisk händelse eller en vidtagen justering i bokföringen. Med ekonomisk händelse avses alla förändringar i storlek och sammansättning av kommunens förmögenhet som beror på kommunens ekonomiska relationer med omvärlden, så som in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt åtgärder och transaktioner som påverkar förmögenhetens storlek och sammansättning. För placering av kommunens likvida medel gäller förutom attestreglementet även kommunens finanspolicy. Även interna transaktioner omfattas av attestreglementet. En intern transaktion är en ekonomisk händelse som inte i sig påverkar kommunens förmögenhet, däremot påverkas respektive verksamhetsbudget. 2. Ansvar En förteckning över aktuella beslutsattestanter ska upprättas årligen samt vid förändringar av ekonomiavdelningen. Förteckningen ska omfatta beslutsattestantens ansvarsnummer, befattning, namn samt beloppsgräns. För varje beslutsattestant ska en ersättare vara angiven. Förteckningen ska upprättas utifrån speciellt utformade blankett som inlämnats till ekonomiavdelningen inför varje budgetår. Beslutsattestants egna kostnader ska alltid attesteras av beslutsfattare på överordnad nivå. 3. Attest Attestrutinen skall vara kopplad till budgetstrukturen i Arena. Detta innebär att en attestant endast kan attestera sina verksamhetsområden och på de konton som är kopplade till denna verksamhet. 7 Undantag: • Kommunfullmäktiges ordförande kan attestera på samtliga verksamheter i kommunen och är överordnad revision och kommunalråd • Kommunalråd kan attestera på samtliga verksamheter i kommunen • Kommunchef kan attestera på samtliga verksamheter i kommunen upp till fastställd beloppsgräns • Nämndsordföranden kan attestera på samtliga verksamheter inom nämnden • Avdelningscheferna kan attestera på samtliga ansvar inom sitt verksamhetsområde upp till fastställd beloppsgräns • Anställda vid ekonomikontoret har rätt att beslutsattestera vissa transaktioner. Dessa kan t.ex. vara återbetalning av dubbelbetalda fakturor, automatkonteringar, vissa inbetalningar, förseningsavgifter, korrigeringar eller motsvarande mellan konton. Berört ansvarsställe bör dock underrättas och om så är möjligt ska samråd ske innan åtgärden utförs. För nedanstående transaktioner gäller följande obligatoriska attestmoment; Interna fakturor Beslutsattest Externa digitala Sakgranskningsattest leverantörsfakturor Beslutsattest Behörighetsattest Externa manuella Sakgranskningsattest leverantörsfakturor Beslutsattest Behörighetsattest Övriga manuella Sakgranskningsattest utbetalningar Beslutsattest Behörighetsattest 4. Rutin för överlämnande av attesträtt till ersättare gällande digitala leverantörsfakturor Beslutsattestant är ansvarig för att vid frånvaro överföra beslutsattesträtten till ersättaren i enlighet med attestförteckningen. Attesträtten överförs för ankommande fakturor som vidarebefordras till ersättaren i det digitala systemet. Fakturor som redan finns i brevlådan överförs inte automatiskt utan måste åtgärdas av beslutsattestant. 8