5. Arbetsordning för centrala stödfunktioner

Styr (1)

Text

1. 15. Arbetsordning för centrala stödfunktioner Fastställd av rektor 2026-08-31 5.1 Organisation och uppgifter De centrala stödfunktionerna ska ge administrativt, beredande och verkställande stöd för styrelsen, rektor, fakulteterna samt lärarutbildningsnämnden. Därvid ska de säkerställa ett enhetligt, rättssä- kert och effektivt arbetssätt i administration och myndighetsutövning. Universitetsdirektören är chef för universitetets centrala stödfunktioner och leder den lednings- grupp som finns vid de centrala stödfunktionerna. Ledningsgruppen består av avdelningscheferna och vid behov de administrativa cheferna vid fakulteterna. Biträdande universitetsdirektör utses av universitetsdirektören efter samråd med rektor. Biträ- dande universitetsdirektör är universitetsdirektörens ställföreträdare. Rektor har beslutat om de centrala stödfunktionernas organisation inom ramen för universitets- styrelsens övergripande beslut. De centrala stödfunktionerna består av följande avdelningar under ledning av universitetsdirektö- ren: • Avdelningen för utbildningsstöd • Avdelningen för ekonomi och planering • Grants and Innovation Office • Avdelningen för campusservice • Ledningskansliet • IT-avdelningen • Kommunikationsavdelningen • HR-avdelningen • Universitetsbiblioteket • Lärarutbildningens kansli Avdelningarna leds av avdelningschefer, vilka ansvarar för planering, utveckling, genomförande och uppföljning av universitetets verksamhet inom ramen för respektive avdelnings verksamhets- område. En avdelningschef har personal- och budgetansvar för verksamheten inom avdelningen. Avdelningschefen, rapporterar till universitetsdirektören. Vid vissa avdelningar finns även enhetschefer eller en biträdande avdelningschef. Till dessa chefer kan ansvar för del av verksamhet, personal, arbetsmiljö och budget delegeras. Restriktivitet ska gälla vid tillsättandet av denna funktion. Beslut om inrättande fattas av universitetsdirektören. Avdelningarnas verksamhetsområden och uppgifter redovisas nedan. Varje avdelning har systemägaransvar för de verksamhetskritiska system som naturligt hör till re- spektive avdelning. Beslut: Nr 81/26 Dnr: C2026/562 Ersätter: C2024/893 Beslut: 129/24 Giltighet fr.o.m: 2026-08-31 t.o.m: Tills vidare Handläggare: Eva Rendahl 5.2 Avdelningen för utbildningsstöd Avdelningen som är uppdelad i två enheter är universitetets stöd i frågor om studenternas studier och studiesituation. Enheten för utbildningsservice arbetar med frågor som omfattar utveckling, expertstöd och service inom det studieadministrativa området. Enheten för studentstöd innefat- tar studenthälsan och studie- och karriärvägledning samt International Office. Vid enheten finns även samverkanskoordinatorer som stöttar utvecklingen av extern samverkan inom grundutbild- ningen. Detta är avdelningens huvudsakliga ansvarsområden: • antagning • examen • förvaltning Ladok • stöd vid internationell rörlighet för studenter och anställda • samordning av stöd till studenter med funktionsnedsättning • lika villkor (inklusive jämlikhet) avseende studenter • studenthälsa • studie- och karriärvägledning • tentamenssamordning • samordning av samverkan med externa parter inom grundutbildningen • ansvarsfull internationalisering inom forskning och internationell samverkan. 5.3 Avdelningen för ekonomi och planering Avdelningen ansvarar för strategiska och operativa ekonomi- och planeringsfrågor. Verksam- heten utgår ifrån de krav och regler som ställs på statliga myndigheter rörande ekonomiska frågor och redovisningar. Detta är avdelningens huvudsakliga ansvarsområden: • ekonomistyrning • löpande redovisning och ekonomisk förvaltning • ekonomisk förvaltning av universitetets bolag • budget- och prognosarbete • universitetets riskarbete/riskanalys samt verksamhetsplanering • projektredovisning av bl. a EU-projekt • stipendieförvaltning • prognos och uppföljning av studentvolym • förvaltning Retendo tjänsteplaneringsverktyg • årsredovisning. 2 5.4 Grants and Innovation Office Avdelningen ger via forskningsrådgivare stöd till forskares och forskargruppers utveckling av strategier, extern samverkan, kompetenser och forskningsprojektansökningar. Innovationsrådgi- vare inom avdelningen stöttar forskare avseende nyttiggörande av deras forskningsresultat och kunskaper, stöd ges även till studenters utveckling av innovationer. Avdelningen erbjuder stöd avseende dubbel användning och exportkontroll av forskningsresultat. Detta är avdelningens huvudsakliga ansvarsområden: • expertstöd vid utveckling av forskningsstrategier, planer och ansökningar • expertstöd avseende nyttiggörande av kunskap och forskningsresultat (från både anställda och studenter) inklusive ansvar för det av regeringen utsedda innovationskontoret Fyrklövern som drivs i samarbete med Linnéuniversitetet, Mittuniversitetet och Örebro universitet • utveckling av universitetets forsknings- och innovationsverksamhet samt kompetensutveckl- ing av forskare • samordning av forsknings- och innovationssamverkan med externa parter • samordning av universitetets forskningsdatagrupp. Inom avdelningen finns även Uppdragsenheten som ska försörja Karlstads universitets Uppdrags AB med resurser och kompetens enligt årliga avtal. 5.5 Avdelningen för campusservice Avdelningen för campusservice samlar funktioner av servicekaraktär inom universitetet. Avdel- ningen är organiserad i tre enheter och arbetar med frågor inom ett brett spektrum så som lokal- försörjning, tryckeri, lokalvård, välkomstcenter, vaktmästeri och fysisk säkerhet. Detta är avdelningens huvudsakliga ansvarsområden: • strategisk och operativ lokalförsörjning • hyresförhandlingar och internhyresberäkningar • inredning och lokalplanering • vaktmästeri • lokalvård • fysisk säkerhet • fysiskt arbetsmiljöarbete • Schemasamordning • välkomstcenter • tryckeri och grafisk formgivning • ansvar och förvaltning av statligt ägd konst • samordning miljöledningssystem. 3 5.6 Ledningskansliet Ledningskansliet ansvarar för att uppfylla de krav som åligger myndigheten inom registratur, dia- rieföring och arkivering samt arbetar universitetsövergripande med stöd i frågor om informat- ionssäkerhet och integritetsskydd. Avdelningen ansvarar även universitetsövergripande för in- formation, rådgivning och handläggning av juridiska frågor samt tillhandahåller upphandlings- stöd. Ledningskansliet ansvarar för stöd och service riktat mot universitetsledning och styrelse. Till avdelningen hör Säkerhetsenheten som ansvarar för övergripande och strategiska säkerhets- och beredskapsfrågor. Inom ansvarsområdet arbetar enheten med beredskapsplanering, riskana- lys inom säkerhetsområdet och omvärldsbevakning, samordning av incidenter och krishantering, utbildning och övning. Enheten leds av en säkerhetschef som rapporterar till universitetsdirektö- ren och rektor. Arbetet sker i nära samarbete med hela organisationen men framför allt med av- delningen för campusservice och IT-avdelningen Detta är avdelningens huvudsakliga ansvarsområden: • administrativ service till universitetsledning och styrelse • arkiv och registratur • disciplinnämnd • integritetsskydd och dataskyddsfrågor • juridisk rådgivning • strategiska säkerhets- och beredskapsfrågor • övergripande strategisk informationssäkerhet inklusive samordning och uppföljning av det systematiska och riskbaserade informationssäkerhetsarbetet • övergripande strategisk IT-säkerhet • upphandling. 5.7 IT-avdelningen IT-avdelningen är universitetets stöd för utveckling, drift samt service och support inom områdena IT, telefoni och AV-teknik. IT-avdelningen har som fokus att förse universitetet med en modern och effektiv IT-arbetsplats, systemlösningar och kostnadseffektiva IT-tjänster. IT-avdelningen ska arbeta för att säkerställa ett enhetligt arbetssätt och effektiva rutiner inom ansvarsområdet. Detta är avdelningens huvudsakliga ansvarsområden: • användarstöd och supportfunktion • AV-teknik • drift och underhåll av IT-miljö, hård och mjukvara • samordning och inköp av datorutrustning samt programvaror och licenser • IT-säkerhet • utveckling och anpassning av IT-system på uppdrag av systemägare • växel- och telefonifunktion. 4 5.8 Kommunikationsavdelningen Avdelningen har ansvar för att driva processer, stödja verksamheten och utveckla policyer och strategier inom kommunikation, media och varumärkesområdet. Arbetet syftar till att öka kun- skapen och förståelsen om universitetets verksamhet hos olika grupper samt skapa goda och lång- siktiga relationer. Detta är avdelningens huvudsakliga ansvarsområden: • varumärket Karlstads universitet och dess undervarumärken • konferens och evenemang • medierelationer och PR • mediaproduktion • studentrekrytering och marknadsföring • samordning av universitetets alumnverksamhet • interna och externa webbplatser, sociala medier samt övriga digitala mediekanaler • stöd vid forskningskommunikation. 5.9 HR-avdelningen Avdelningen har ansvar för att driva HR-processer, stödja verksamheten och utveckla policys och strategier inom HR. Arbetet bedrivs både på en operativ och på en strategisk nivå. En av avdel- ningens uppgifter är att stödja chefer i deras personal- och arbetsmiljöansvar. HR-avdelningen ansvarar också för att universitetets anställda får löner och andra ersättningar utbetalda och att anställda informeras om anställningsvillkor. Detta är avdelningens huvudsakliga ansvarsområden: • kompetensförsörjning • rekrytering och befordran • avveckling och omställning • arbetsrätt och förhandling • arbetsmiljö, friskvård och rehabilitering • kompetens- och karriärutveckling • ledarutveckling och introduktion • pensioner och försäkringsskydd för anställda • lika villkor avseende personal • samordning jämställdhetsintegrering • anställningsvillkor och förmåner • löneadministration • lönebildning • HRS4R (The Human Resources Strategy for Researchers). 5 5.10 Universitetsbiblioteket Universitetsbiblioteket ansvarar för att tillhandahålla informationsresurser inom utbildningen och forskningen vid universitetet samt erbjuder stöd till studenter, lärare, forskare, doktorander och allmänhet. Vid biblioteket finns även Universitetspedagogiska enheten som har ett övergripande ansvar för kompetensutveckling inom universitetspedagogik och -didaktik vid universitetet. En- hetens huvuduppdrag är att, utifrån en akademisk plattform, bidra till ökad kvalitet och kun- skapsutveckling inom utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå. Detta är universitetsbibliotekets huvudsakliga ansvarsområden: • informationsresurser i såväl tryckt som elektroniskt format • databaser, biblioteksdatasystem och andra system som möjliggör sökning i och åtkomst till informationsresurser • stöd, handledning och undervisning i ämnesspecifik informationssökning samt referenshante- ring till studenter, doktorander och forskare. • tillhandahåller referenshanteringsprogram • individuell skrivhandledning för studenter samt undervisa om akademisk skrivande • universitetets förlagsverksamhet vilket innefattar utgivning av alla doktors- och licentiatav- handlingar framlagda vid Karlstads universitet • Open Access, elektronisk publicering samt bibliometri, publicerings- och citeringsanalyser • elektronisk publicering och digital arkivering av publikationer vid Karlstads universitet i DiVA, Digitala Vetenskapliga Arkivet • stöd till studenter och personal med funktionsnedsättning • svara för upphovsrättsliga frågor i undervisnings- och forskningssammanhang till studenter, lärare och forskare • kompetensutveckling i universitetspedagogik och -didaktik samt forskarhandledarutbildning • stöd vid universitetspedagogisk meritering och meritvärdering. 5.11 Lärarutbildningens kansli Lärarutbildningens kansli utgör en gemensam och sammanhållen administrativ resurs för univer- sitetets lärarutbildning. Avdelningen är ett kvalificerat stöd för dekan i uppdraget att leda univer- sitetets lärarutbildning och den lärarutbildningsanknutna forskningen. Kansliet bereder ärenden till lärarutbildningsnämnden (LUN) och dess olika utskott, samt ger stöd till institutioner, pro- gramledare, lärarutbildare och lärarstudenter. Vid kansliet är ledning och administration för regionalt utvecklingscentrum (RUC) organiserat. RUC utgör en viktig komponent i kansliets och LUNs samverkan internt, regionalt, nationellt och globalt inom lärarutbildningsområdet. De huvudsakliga ansvarsområdena för lärarutbildningens kansli är följande: • administrativt stöd till dekan och lärarutbildningsnämnd och dess olika utskott samt ansvar för nämndens registratur • samverkan såväl internt som externt med etablerade nätverk och avtalspartners glo- balt, nationellt, regionalt och lokalt inom lärarutbildningsområdet och lärarutbild- ningsanknuten forskning 6 • samordning och stöd till programmen i frågor som rör den verksamhetsförlagda ut- bildningen (VFU) samt ansvar för lärarstudenters VFU-placeringar • stöd till LUN i arbetet med uppföljning och utveckling av lärarutbildningens program och den där till kopplade forskningen så att de håller hög kvalitet samt följer nation- ella regelverk och skolans behov • antagning och studieplanering av studenter utifrån bestämmelser i VAL-förordningen • samordning av lärarutbildningens program som ges via distributionsformen campus lärcentra • ledning och administration av lärarutbildningsanknutna projekt. 7 Signature page This document has been electronically signed using eduSign. Validate signed documents at: https://validator.edusign.sunet.se