Revisorernas reglemente

Styr (1)

Text

1. 1Reglemente för revisorerna i Enköpings kommun 2 (12) Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Antaget i kommunfullmäktige 4 mars 2019 paragraf 21 Ansvarig funktion: Revisionens ordförande Ersätter: KS216/523 Gäller för: Revisionen Gäller fr.o.m.: 2019-03-05 Gäller t.o.m.: Tills vidare Ärendenummer: KS2018/879 Tillgänglig version: KS2025/1067 Datum: 2019-03-04 Kontakta kommunen: telefon: 0171–62 50 00, e-post: kommunen@enkoping.se Webbadress: enkoping.se Postadress: Enköpings kommun, 745 80 Enköping Organisationsnummer: 212000–0282 Innehåll 1 Revisionens uppdrag och formella reglering ............................. 4 1.1 Roll och uppdrag .................................................................. 4 1.2 Formell reglering .................................................................. 4 2 Revisorernas antal och organisation .......................................... 6 2.1 Antal revisorer ...................................................................... 6 2.2 Revisorer till kommunens bolag och kommunalförbund ....... 6 2.3 Sammankallande/ordförande ............................................... 6 2.4 Tillkommande uppdrag ......................................................... 7 2.5 Sakkunniga biträden ............................................................. 7 2.6 Revisorerna är anställningsmyndighet .................................. 7 2.7 Sakkunnigas rätt till upplysningar ......................................... 7 2.8 Beredning av revisorernas budget ........................................ 8 2.8.1 Budget för lekmannarevisorer och förtroendevalda revisorer i kommunalförbund med mera .............................................................. 8 2.9 Revisorernas förvaltningsbeslut............................................ 8 2.10 Granskning av revisorernas ekonomi och förvaltning ........... 8 2.11 Revisorernas sammankomster och sammanträden.............. 9 2.11.1 Minnesanteckningar .............................................. 9 2.11.2 Protokoll ................................................................ 9 2.12 Skrivelse från revisorerna ................................................... 10 2.13 Revisorerna och fullmäktiges presidium ............................. 10 2.14 Revisorerna och fullmäktige ............................................... 10 2.15 Revisorernas initiativrätt och obligatorisk rapportering ....... 10 2.15.1 Löpande rapportering i fullmäktige ...................... 11 2.16 Uttalande om delårsrapport ................................................ 11 2.17 Revisionsberättelse ............................................................ 11 2.18 Granskningsrapporter ......................................................... 11 2.19 Personuppgiftsansvar ......................................................... 11 2.20 Revisorernas arkiv .............................................................. 12 4 (12) 1 Revisionens uppdrag och formella reglering 1.1 Roll och uppdrag Revisorerna och de sakkunniga som dessa anlitar (revisionen) är fullmäktiges och ytterst medborgarnas demokratiska instrument för granskning och kontroll av den verksamhet som bedrivs i styrelser, nämnder, fullmäktigeberedningar och företag. Revisionen fyller en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Granskningen bidrar till legitimitet och förtroende åt verksamheten, samtidigt som den kan synliggöra och förmedla väsentlig och nödvändig kritik. Granskningen kan också generera bidrag till förbättring och utveckling. Den övergripande revisionsuppgiften är att granska om verksamheten följer och uppnår fullmäktiges beslut och mål, att detta sker inom givna ekonomiska ramar och andra förutsättningar samt med en tillräcklig styrning och kontroll. Revisorerna har också uppgiften att granska verksamheten i kommunens företag, genom de lekmannarevisorer och revisorer som fullmäktige utser i företagen. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Revisorerna lämnar varje år en revisionsberättelse till fullmäktige. I revisionsberättelsen redogör revisorerna för resultatet av sin granskning och lämnar ett särskilt utlåtande om de tillstyrker att ansvarsfrihet ska beviljas eller nekas. Revisorerna kan också rikta anmärkningar i sin revisionsberättelse. På motsvarande sätt rapporterar lekmannarevisorer och revisorer i företagen – med granskningsrapporter och revisionsberättelser. 1.2 Formell reglering För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed, detta reglemente samt utfärdade ägardirektiv för kommunens företag. 5 (12) Den kommunala revisionen regleras i kommunallagen, främst kapitel 12. Lekmannarevisionen regleras i aktiebolagslagen, kapitel 10. Regler för revision finns också i lagstiftning för andra företagsformer t ex stiftelselagen. Förbundsordningen i kommunalförbund och regionförbund ger de grundläggande förutsättningarna i det aktuella förbundet. God revisionssed i kommunal verksamhet är de föredömliga och goda principer, förhållningssätt och tillvägagångssätt som är allmänt vedertagna när kommunal revision utförs. God revisionssed i kommunal verksamhet utgår från den kommunala sektorns förhållanden. Revisionsarbetet i kommunen ska bedrivas med utgångspunkt från den goda sed som senast är uttolkad och uttryckt i skriften ”God revisionssed i kommunal verksamhet” (Sveriges Kommuner och Landsting). När revisorerna beslutar om sin förvaltning och om jäv gäller i tillämpliga delar också regelverket för beslutsfattande m.m. i kommunallagen. Revisorerna verkar i övrigt under den lagstiftning som gäller i offentlig verksamhet – tryckfrihetsförordning, offentlighets- och sekretesslag, förvaltningslag, dataskyddsförordningen, lagen om offentlig upphandling m fl. Revisorerna har också att följa kommunövergripande riktlinjer och styrdokument från fullmäktige, som t.ex. arbetsordning och arvodesbestämmelser. Revisionen granskar verksamhet som i sin tur är reglerad i speciallagstiftning, som revisorerna behöver vara orienterade om för att få insikt om hur dessa styr och påverkar de organ revisorerna granskar. Revisorerna arbetar med hela granskningsuppdraget i en samlad revision. Revisorerna deltar i fortbildning inom områden som är väsentliga för revisionens utveckling. 6 (12) 2 Revisorernas antal och organisation 2.1 Antal revisorer Kommunen har sju (7) revisorer som efter allmänna val utses av fullmäktige för en mandatperiod. Uppdraget är slutfört när revisorerna under det femte året efter valet har avslutat granskningen av det fjärde årets verksamhet och avlämnat revisionsberättelse. Det första året i mandatperioden inleds med dubbla grupper revisorer. Om en revisor avgår eller uppdraget på något sätt upphör under mandatperioden förrättar fullmäktige fyllnadsval så snart som möjligt. 2.2 Revisorer till kommunens bolag och kommunalförbund Bland kommunens revisorer utser fullmäktige lekmannarevisorer och suppleanter till kommunens aktiebolag och förtroendevalda revisorer i kommunalförbund samt revisorer med suppleanter i kommunalt förvaltade stiftelser i det antal som fastställs för varje enskilt företag, kommunalförbund eller stiftelse. 2.3 Sammankallande/ordförande Fullmäktige väljer för den tid som fullmäktige bestämmer en samman- kallande/ordförande och en vice ordförande. Uppdraget är att vara sammankallande/ordförande och leda gemensamma sammankomster och sammanträden. 7 (12) 2.4 Tillkommande uppdrag Utöver lagstadgade uppdrag svarar revisorerna för granskningen av till kommunen lämnade donationsstiftelser. Kommunens revisorer föreslår, efter upphandling, godkända/auktoriserade revisorer till kommunens företag. 2.5 Sakkunniga biträden Revisorerna och lekmannarevisorerna anlitar själva sakkunniga till sin granskning i den omfattning som behövs för att fullgöra granskningen enligt god revisionssed. Vid upphandling tillämpas kommunens riktlinjer för upphandlingar. Revisorerna och lekmannarevisorerna beslutar själva om upphandling. 2.6 Revisorerna är anställningsmyndighet Revisorerna är anställningsmyndighet för de sakkunniga biträden som anställs i kommunen. Revisorerna beslutar om lön och anställnings- villkor inom kommunens gemensamma villkor. 2.7 Sakkunnigas rätt till upplysningar Bestämmelserna i kommunallagen (aktiebolagslagen och stiftelselagen) om revisorernas rätt till upplysningar gäller också de sakkunniga som biträder revisorerna och lekmannarevisorerna. 8 (12) 2.8 Beredning av revisorernas budget Fullmäktiges presidium upprättar förslag till budget för revisorernas verksamhet. Revisorerna gör framställning om budget till presidiet i den ordning som presidiet lägger fast. 2.8.1 Budget för lekmannarevisorer och förtroendevalda revisorer i kommunalförbund med mera Respektive kommunalt bolag svarar för lekmannarevisionens kostnader t.ex. arvoden, resekostnader, förlorad arbetsförtjänst sakkunniga biträden och erforderlig utbildning. Revisorerna i stiftelserna och kommunalförbund samt sakkunniga till dessa bekostas av respektive stiftelse/förbund. 2.9 Revisorernas förvaltningsbeslut För att besluta i ärenden om sin förvaltning och om jäv sammanträder revisorerna enligt de regler som gäller för en kommunal nämnd. 2.10 Granskning av revisorernas ekonomi och förvaltning Revisorernas räkenskaper och förvaltning granskas av den/de som fullmäktiges presidium utser. Revisorerna lämnar de upplysningar och material som begärs för denna granskning. Revisorerna ska årligen lämna en kortfattad redogörelse för revisions- verksamheten och anslagets användning till fullmäktige. 9 (12) 2.11 Revisorernas sammankomster och sammanträden Ordförande kallar revisorerna till sammankomster i granskningsarbetet och till sammanträden i ärenden om sin förvaltning och om jäv. Kallelsen anger tid och plats för mötet, den kan ske skriftligt eller elektroniskt och tillställas varje revisor senast fem dagar före sammanträdesdagen. Ordföranden får kalla även sakkunniga och andra experter samt förtroendevalda i fullmäktigeberedningar och nämnder till dessa sammankomster. Revisor får om särskilda skäl föreligger delta i sammankomst eller sammanträde på distans. Revisor som önskar delta på distans anmäler detta till sammankallande/ordföranden som avgör om så är möjligt. Deltagande på distans kan endast ske om det finns ljud- och bildöverföring i realtid och på ett sådant sätt att alla närvarande kan se och höra varandra på lika villkor. 2.11.1 Minnesanteckningar Minnesanteckningar ska föras vid revisorernas sammankomster i granskningsarbetet. Ordföranden ansvarar för att anteckningar upprättas och delges samtliga revisorer. 2.11.2 Protokoll De beslut som revisorerna fattar om sin förvaltning och om jäv ska tas upp i protokoll. Ordföranden ansvarar för att protokoll upprättas. Protokollet justeras av ordföranden och ytterligare en revisor. Revisorerna kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt innan revisorerna justerar den. 10 (12) 2.12 Skrivelse från revisorerna En skrivelse (eller motsvarande) i revisorernas namn i gransknings- arbetet fordrar att alla revisorer är eniga om innehållet. Skrivelsen ska undertecknas av den/de som revisorerna utser. 2.13 Revisorerna och fullmäktiges presidium Revisorerna och fullmäktiges presidium har regelbundna överläggningar, minst två gånger varje år Överläggningarna är inriktade på revisionens budget samt kommande inriktning avseende särskilda granskningar. 2.14 Revisorerna och fullmäktige I ärenden som avser och berör revision har revisorerna rätt att yttra sig till och i fullmäktige. 2.15 Revisorernas initiativrätt och obligatorisk rapportering Revisorerna kan initiera ärende i fullmäktige med anledning av sin granskning och om sin förvaltning, när de bedömer att så behövs. Fullmäktiges ordförande svarar för att sådana ärenden tas upp till behandling, så snart som möjligt, efter att beredning har skett. Revisorerna kan initiera ärende i nämnder och styrelser med anledning av sin granskning, när de bedömer att så behövs. Nämndens ordförande svarar för att sådana ärenden tas upp till behandling så snart som möjligt. Revisorerna rapporterar till ansvarig nämnd om de i sin granskning funnit misstanke om brott av förmögenhetsrättslig karaktär eller att allmän förvaltningsdomstols avgörande har åsidosatts. Om berörd nämnd inte vidtar tillfredsställande åtgärder med anledning därav rapporterar revisorerna till fullmäktige. Fullmäktiges ordförande svarar 11 (12) för att sådana ärenden tas upp till behandling, så snart som möjligt, efter att beredning har skett. 2.15.1 Löpande rapportering i fullmäktige Revisionens granskningar behandlas löpande av fullmäktige. Fullmäktige beslutar om när svar ska vara inkomna samt tar ställning till om dessa är tillräckliga. Detta uppfyller även kravet i kommunallagen att de sakkunnigas rapporter ska fogas till revisionsberättelsen. I revisionsberättelsen förtecknas de rapporter som förmedlats till fullmäktige och som formellt hör till revisionsberättelsen. 2.16 Uttalande om delårsrapport Revisorernas utlåtande om måluppfyllelse i samband med delårsrapport lämnas senast sista oktober varje år till fullmäktige inför deras behandling av delårsrapporten. 2.17 Revisionsberättelse Revisionsberättelsen lämnas till fullmäktige senast tre veckor efter det att styrelsen överlämnat årsredovisningen till fullmäktige och revisorerna. 2.18 Granskningsrapporter Lekmannarevisorernas granskningsrapporter ska lämnas till fullmäktige vid den tidpunkt som fullmäktige bestämmer. 2.19 Personuppgiftsansvar Revisorerna är personuppgiftsansvariga och utser dataskyddsombud. 12 (12) 2.20 Revisorernas arkiv För vården av revisorernas arkiv gäller bestämmelserna i arkivlagen och i av fullmäktige fastställt arkivreglemente. (KF 1995-11-30--12-01, Dnr /KLK 215)