organisationen
1 §Begrepp För alla nämnder i Upplands-Bro kommun gäller följande gemensamma bestämmelser som komplement till vad som anges i kommunallagen om kallelser, tjänstgöring, ordförandeskap, utskott, undertecknande av handlingar med mera. I begreppet nämnd innefattas även kommunstyrelsen, annan nämnd benämnd styrelse samt i tillämpliga delar beredningar och utskott inom nämnder. Bestämmelserna gäller inte gemensamma nämnder med andra kommuner.
DEL 1 GEMENSAMMA BESTÄMMELSER
2 §Uppdrag och verksamhet Kommunstyrelsen och nämnderna ska inom sina respektive verksamhetsområden följa vad som anges i lag eller annan författning. De ska följa det fullmäktige – i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut – har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer.
DEL 1 GEMENSAMMA BESTÄMMELSER
3 §Huvudman och myndighet Nämnden är huvudman för och / eller myndighet inom i nämndspecifikt reglemente angivna ansvarsområden. Detta innebär även att nämnden har ansvar för finansiering, målformulering, effektivitet och uppföljning av verksamheten samt för att de som verksamheten riktar sig till får en allsidig information om verksamheten och hur den fullgörs.
DEL 1 GEMENSAMMA BESTÄMMELSER
4 §Processbehörighet I de fall nämnden enligt bestämmelse i nämndspecifikt reglemente utgör sådan kommunal tillsynsmyndighet som anges i lag, för nämnden kommunens talan i andra mål- och ärenden enligt samma lag. Detsamma gäller om nämnden genom annan bestämmelse i det nämndspecifika reglementet ansvarar för en uppgift och beslut som nämnden har fattat med stöd av den bestämmelsen överklagas. Nämnden bemyndigas vidare att vidta de åtgärder som behövs för indrivning av obetalda, till betalning förfallna fordringar inom nämndens ansvarsområde. Kommunstyrelsen får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden, om inte någon annan ska göra det på grund av lag eller annan författning eller beslut av fullmäktige. Detta gäller också mål där någon har begärt laglighetsprövning av fullmäktiges beslut, om inte fullmäktige beslutar att själv föra talan i målet. 3 Reglemente med gemensamma bestämmelser för den politiska
organisationen
5 §Organisation inom verksamhetsområdet Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten.
organisationen
6 §Behandling av personuppgifter Nämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i dess verksamhet. Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för de typer av behandlingar som är gemensamma för hela kommunen, enligt vad som angivits i kommunens registerförteckning enligt artikel 30 i dataskyddsförordningen. Styrelsen är också personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i fullmäktige samt hos fullmäktigeberedningar. Om nämnden ska behandla personuppgifter i system för vilka annan nämnd är personuppgiftsansvarig ska personuppgiftsbehandlingen ske i enlighet med de instruktioner som lämnas av den personuppgiftsansvariga nämnden. Nämnden ska utse dataskyddsombud.
organisationen
7 §Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige Nämnden ska regelmässigt till kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas. Nämnden ska också fullgöra rapporteringsskyldighet som ålagts dem enligt speciallag.
organisationen
8 §Information och samråd Kommunstyrelsen, nämnderna och kommunalråd respektive oppositionsråd ska i möjligaste mån från nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör styrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Nämnden beslutar om formerna för samrådet.
organisationen
9 §Självförvaltningsorgan Nämnden får uppdra åt ett självförvaltningsorgan att helt eller delvis sköta driften av en viss anläggning eller en viss institution. Nämnden får uppdra åt 4 Reglemente med gemensamma bestämmelser för den politiska organisationen självförvaltningsorganet att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Nämnden ska i en arbetsordning fastställa självförvaltningsorganets uppgifter, sammansättning, arbetsformer och mandattid.
DEL 2 ARBETSFORMER
10 §Tidpunkt för sammanträden Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska också hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförande och andre vice ordförande om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförande och andre vice ordförande. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.
DEL 2 ARBETSFORMER
11 §Kallelse Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordförande eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelse bör ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordförande bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske inom annan tid och/eller på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordförande bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordförande ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett. 5 Reglemente med gemensamma bestämmelser för den politiska
organisationen
12 §Offentliga sammanträden Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Offentliga sammanträden får inte hållas i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess.
organisationen
13 §Sammanträde på distans Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska, om möjligt, i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ovanstående gäller även ersättare. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden.
organisationen
14 §Närvarorätt Kommunstyrelsens ordförande har rätt att närvara vid nämndernas sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver medge ledamot av styrelsen denna rätt. Dessa förtroendevalda har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Närvarorätt föreligger för ersättare oavsett om denne tjänstgör eller inte och för politisk sekreterare. Dessa har även rätt att ta del av kallelser och handlingar. Närvarorätt föreligger även för den som för protokoll och den som har blivit kallad till nämnden för att lämna upplysningar utan att särskilt beslut måste fattas under sammanträdet. Härutöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig som inte har kallats kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Nämnden ska vara restriktiv med att bevilja närvarorätt vid ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild och i ärenden i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess.
organisationen
15 §Ordförande Det åligger ordförande 6 Reglemente med gemensamma bestämmelser för den politiska organisationen 1 att leda nämndens arbete och sammanträden, 2 kalla ledamöter, ersättare och andra till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3 inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda, 4 se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, 5 bevaka att nämndens beslut verkställs, 6 när särskilda skäl föreligger, fatta erforderliga beslut givet rådande situation med beaktande av vad som är föreskrivet i gällande lag och andra bestämmelser. Härutöver åligger det kommunstyrelsens ordförande att under styrelsen 1 ha uppsikt över kommunens hela nämndförvaltning, 2 med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor, 3 främja samverkan mellan styrelsen, kommunens övriga nämnder och fullmäktige samt 4 representera styrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte styrelsen bestämt annat i ett särskilt fall.
organisationen
16 §Presidium Nämndernas presidium ska bestå av ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande. Vice ordförandena ska biträda ordförande i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.
organisationen
17 §Ordningen vid sammanträdet Ordföranden ansvarar för ordningen vid sammanträdena. Ordföranden får visa ut den som uppträder störande och inte efter tillsägelse rättar sig. Reglerna i lagen (2010:294) om säkerhetskontroll vid offentliga sammanträden i kommuner och landsting kan bli tillämpliga vid ett kommunalt sammanträde.
organisationen
18 §Ersättare för ordförande och vice ordförande Om varken ordförande eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. 7 Reglemente med gemensamma bestämmelser för den politiska organisationen Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter.
organisationen
19 §Kommunstyrelsens ordförande Fullmäktige väljer kommunstyrelsens ordförande. Valet sker vid första sammanträdet efter det att val av fullmäktige hållits i hela landet. Fullmäktige beslutar om kommunstyrelseordförandes uppgifter, ansvarsområden och tjänstgöringsgrad.
organisationen
20 §Ersättares tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som redan börjat tjänstgöra. En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna.
organisationen
21 §Yrkanden När nämnden förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om inte nämnden enhälligt beslutar att medge det. Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande avfatta det skriftligt.
organisationen
22 §Deltagande i beslut En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordförande innan beslut fattas. 8 Reglemente med gemensamma bestämmelser för den politiska organisationen En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om nämnden fattar det med acklamation.
organisationen
23 §Protokollsanteckning Närvarande ledamot och ersättare har rätt att delta i överläggningarna och uttrycka sin mening. För det fall att protokollsanteckning önskas läggas ska denna läsas upp under sammanträdet. Ordförande kan ajournera mötet för att möjliggöra detta. Ordförande avgör om protokollsanteckningen får tillföras protokollet. Om ordförandens bedömning ifrågasätts, får nämnden ytterst avgöra om anteckningen ska tillåtas. Godkänd protokollsanteckning ska lämnas skriftligt till sekreteraren under sammanträdet eller senast före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.
organisationen
24 §Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.
organisationen
25 §Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot som nämnden bestämmer. Vid oförutsett förhinder får presidiet utse ny justerare. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Om två eller flera ledamöter har fungerat som ordförande under sammanträde, justerar varje ordförande de paragrafer i protokollet som redovisar de delar av förhandlingarna som ordföranden har lett.
organisationen
26 §Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. Nämnderna ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnderna ska underrätta kommunstyrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig. 9 Reglemente med gemensamma bestämmelser för den politiska
organisationen
27 §Delgivningsmottagare Delgivning med nämnden sker med ordföranden, kommundirektören, kontorschefen eller annan anställd som nämnden beslutar.
organisationen
28 §Undertecknande av handlingar Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av kommundirektören/ kontorschef eller annan anställd som kommundirektören/ kontorschef bestämmer. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden och vid förfall för denne inträder ledamot som nämnden utser. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.
organisationen
29 §Utskott Arbetsutskott och annat utskott Inom kommunstyrelsen ska finnas ett arbetsutskott. Styrelsen får därutöver inrätta ytterligare utskott. Övriga nämnder får inrätta utskott. Ledamöter och ersättare i utskott Nämnden utser ledamöter och ersättare som ska ingå i utskottet. Utskottets presidium Nämnden utser bland utskottets ledamöter en ordförande, en vice ordförande och en andre vice ordförande. Ersättare Om ordförande i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för längre tid får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Utskottets arbetsformer Utskottet sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst en tredjedel av ledamöter begär det. Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet samt uppgift om de ärenden som ska behandlas. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Nämnden bör anta närmare bestämmelser för utskottens verksamhet och arbetsformer. 10