Delegationsordning för valnämnden

Styr (1)

Text

1. 1Delegationsordning För Valnämnden Beslutat av: Valnämnden Datum: 2026-03-18 Dnr KS 2024/79 Dokumentet gäller för: Valkansliet Dokumentansvarig: Kanslichef Giltig till: Tills vidare ] sida 3-2 av 9 Innehållsförteckning 3. INLEDANDE BESTÄMMELSER.......................................................................................................... 3-3 1.1 BESLUTANDERÄTT OCH DELEGATION INOM VALNÄMNDENS VERKSAMHETSOMRÅDE ................. 3-3 1.2 DELEGERING AV BESLUTANDERÄTT ................................................................................................ 3-3 1.3 LAGSTIFTNING ................................................................................................................................. 3-3 1.4 VEM NÄMNDEN KAN DELEGERA TILL .............................................................................................. 3-4 1.5 VIDAREDELEGERING ........................................................................................................................ 3-4 1.6 DELEGERINGSBEGRÄNSNINGAR I KOMMUNALLAGEN .................................................................... 3-4 1.7 ANMÄLAN TILL NÄMND .................................................................................................................... 3-4 1.8 BEGREPPSFÖRKLARING ................................................................................................................... 3-5 1.9 FÖRKORTNINGAR ............................................................................................................................. 3-5 2. ALLMÄNNA ÄRENDEN ............................................................................................................................. 3-6 3. GDPR......................................................................................................................................................... 3-6 4. YTTRANDEN OCH FÖRETRÄDANDE AV NÄMNDEN MOT UTOMSTÅENDE PART ........... 3-7 5. DELTAGANDE I KURSER OCH UTBILDNINGAR MED MERA .................................................. 3-7 6. ARKIVERING .......................................................................................................................................... 3-7 7. ALLMÄNNA VAL ................................................................................................................................... 3-8 Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se sida 3-3 av 9 3. Inledande bestämmelser 1.1 Beslutanderätt och delegation inom Valnämndens verksamhetsområde Organisationen i kommunen - Kommunstyrelsen Enligt 6 kap 1§ kommunallagen skall kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämndernas verksamheter. Valnämnden Enligt 6 kap 6 § kommunallagen skall nämnden inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden skall också se till att verksamheten bedrivs på i ett i övrigt tillfredsställande sätt. 1.2 Delegering av beslutanderätt Med delegering avses att valnämnden överför självständig beslutanderätt, dvs ger någon i uppdrag att fatta beslut på nämndens vägnar i vissa ärenden. Besluten gäller på samma sätt som om nämnden själv fattat dem. Beslut som fattas av tjänsteman utan delegering i ärendet saknar laga verkan, dvs. det gäller inte. Utöver denna delegering finns en kompletterande beslutanderätt för nämndens ordförande enligt lag. Till skillnad mot beslutanderätt genom delegering är den kompletterande beslutanderätten endast avsedd att användas när beslut av valnämnden inte går att avvakta. Överordnade chefer har alltid möjlighet att utöva den delegation som underordnad personal har och om delegat inte kan utöva sin beslutanderätt utövas den av respektive ersättare eller tillförordnad. Om delegat på grund av semester, tjänsteresa, annan ledighet eller liknande inte kan utöva sin beslutanderätt utövas delegationsrätten enligt nedanstående ordning: 1. Delegatens närmsta chef 2. Politiskt organ, eller i brådskande fall, valnämndens ordförande 1.3 Lagstiftning Valnämnden möjlighet att delegera beslutanderätt följer av 6 kap 37-39 §§ kommunallagen som reglerar delegering inom en nämnd. Chefer får vidaredelegera till anställda och brådskande ärenden får delegeras till ordföranden eller annan ledamot. Vissa generella undantag från delegering finns dock i 6 kap 38 § kommunallagen. Det kan också finnas specialförfattningar som innehåller uttryckliga delegeringsförbud som grundas på en bedömning av vissa ärendens speciella betydelse. I sådana ärendegrupper eller enskilda ärenden får beslutanderätten inte delegeras från nämnden. Offentlighetsprincipen och den därmed förknippade rätten att ta del av allmänna handlingar förändras inte av att beslutanderätten delegeras. Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se sida 3-4 av 9 1.4 Vem nämnden kan delegera till Av 6 kap 37§ kommunallagen följer att valnämnden får uppdra att fatta beslut på nämndens vägnar till: 1. Valnämndens presidium 2. En enskild ledamot eller ersättare Enligt 7 kap 5 § kommunallagen ges valnämnden också rätten att delegera uppgifter till en anställd inom kommunen. Det går inte att delegera till en grupp anställda eller till en grupp bestående av anställda och förtroendevalda att gemensamt fatta beslut, så kallad blandad delegering. 1.5 Vidaredelegering I 7 kap 6 § kommunallagen finns en begränsad möjlighet till vidaredelegering. Nämnden kan således genom beslut ge kanslichef rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd. Kanslichefen får endast använda sin möjlighet till vidaredelegering på ett sådant sätt att nämnden hela tiden vet vem som har rätt att fatta beslut. Nämnden ska besluta om i vilken utsträckning sådana beslut ska anmälas till nämnden. Vidaredelegerad beslutanderätt kan återkallas av såväl nämnden som kanslichefen. Vidaredelegation ska alltid ske i skriftlig form. Underrättelse sker till nämnden på nämndens nästkommande sammanträde. 1.6 Delegeringsbegränsningar i kommunallagen Av 6 kap 38 § följer att beslutanderätten inte får delegeras i följande ärenden: 1. Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitét 2. Framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av beslut i nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats 3. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda om det är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt 4. Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden 5. Ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras 1.7 Anmälan till nämnd Beslut som fattas med stöd utav delegation ska anmälas till nämnden enligt 6 kap 40 § Kommunallagen. Anmälan innebär dock inte att nämnden omprövar eller fastställer beslutet. Delegeringsbeslut kan redovisas muntligt eller skriftligt i nämnden. Nämnden beslutar själv hur de närmare formerna för hur anmälan skall göras. Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se sida 3-5 av 9 1.8 Begreppsförklaring Delegation: Uppdrag att i någons ställe besluta i ett visst ärende eller i viss grupp av ärenden Delegationsbeslut: Beslut som tas i valnämndens ställe av behörig delegat. Avser endast beslut där en övervägande del av beslutet föregås av viss bedömning i sakfrågan. Beslut som till övervägande del är styrd av lagar, policys eller andra tvingande bestämmelser faller under verkställighet. Handläggning: Hela hanteringen av ett ärende. I begreppet handläggning ingår utredning, beredning, föredragning och beslutsfattande. Även ärendets verkställighet torde ingå om det inte är fråga om åtgärder av rent expeditionell natur. Beredning: Framtagande av beslutsunderlag. Utredningsarbete som behövs före ett ärende tas upp till överläggning inom ett beslutande organ. Beslut: Avgörande i visst ärende. 1.9 Förkortningar FL Förvaltningslagen (2017:900) ArkivL Arkivlag (1990:782) KL Kommunallagen (2017:725) TF Tryckfrihetsförordning (1949:105) VL Vallag (2005:837) OSL Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter GDPR och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se sida 3-6 av 9 2. Allmänna ärenden Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Beslut om avslag om utlämnande 2 kap 14 § Kanslichef, Hänvisas till av allmän handling till enskild TF Kommunsekreterare, Offentlighets- och eller annan myndighet samt Nämndsekreterare sekretesslagen uppställande av förbehåll i 6 kap 2009:400 samband med utlämnande till 2,3,7,8,11 §§ enskild. 10 kap 4,9,13,14 §§ 12 kap 2,7 §§ 24 kap 8,7 §§ 28 kap 16 § 2. Inköp av valmaterial upp till 0,5 Kanslichef prisbasbelopp 3. Beslut i fall som är så 6 kap 39 § Ordförande brådskande att nämndens beslut KL inte kan avvaktas. Ersättare: Vice ordförande 4. Prövning om överklagande har 45 § FL Kanslichef, Rättidsprövning är ren inkommit i rätt tid samt avvisa Kommunsekreterare, verkställighet för sent inkommit överklagande Nämndsekreterare 5. Omprövning eller ändring av 37-38 §§ FL Delegat i beslut ursprungsbeslut 3. GDPR Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Besluta om den registrerades Art 16 Kanslichef rättigheter i fråga om rättelse, GDPR radering, begränsning av Art 18 behandling och överföring av GDPR personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet) 2. Utse dataskyddsombud för Art 37 Kanslichef nämndens verksamhet GDPR 3. Anmäla personuppgiftsincident Art 33 Kanslichef till Integritetsskyddsmyndigheten GDPR Kommunsekreterare, Nämndsekreterare Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se sida 3-7 av 9 4. Yttranden och företrädande av nämnden mot utomstående part Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Avge yttranden och Kanslichef, framställningar till myndigheter Kommunsekreterare, såsom domstolar, kommunala Nämndsekreterare nämnder och statliga myndigheter. 2. Avge yttranden till statlig Kanslichef, myndighet i tillsynsärende som Kommunsekreterare, inte är av principiell betydelse Nämndsekreterare oavsett hur ärendet har initierats 3. Beslut att lämna ut uppgifter till Kanslichef, andra myndigheter i Kommunsekreterare, upplysningsärenden Nämndsekreterare 4. Skriva under delgivningskvitton Kanslichef, från domstol eller annan Kommunsekreterare, myndighet samt skicka in Nämndsekreterare stämningsansökan i ärenden beslutade på delegation eller av Valnämnden 5. Företräda valnämnden Kanslichef, (kommunen) i domstol eller Kommunsekreterare, annan överprövningsinstans vid Nämndsekreterare prövning av beslut fattat på delegation 5. Deltagande i kurser och utbildningar med mera Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Beslut om ledamöters eller Valnämndens Inte vid förrättningar ersättares deltagande i ordförande som innebär konferenser, informationsmöte, övernattning. studiebesök, studieresor, kurser eller dylikt 6. Arkivering Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Beslut om gallring och ArkivL Kanslichef, arkivering av handlingar Kommunsekreterare, Nämndsekreterare, Registrator Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se sida 3-8 av 9 7. Allmänna val Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Förordnande av ordförande och 3 kap. 4-5 §§ Kanslichef, vice ordförande i valdistrikt VL Kommunsekreterare, Nämndsekreterare 2. Förordnande av röstmottagare i 3 kap. 4-5 §§ Kanslichef, vallokal VL Kommunsekreterare, Nämndsekreterare 3. Förordnande av röstmottagare i 3 kap. 4-5 §§ Kanslichef, förtidsröstningslokal VL Kommunsekreterare, Nämndsekreterare 4. Förordnande av ambulerande 3 kap. 4-5 §§ Kanslichef, röstmottagare VL Kommunsekreterare, 7 kap. 1 § Nämndsekreterare VL 5. Rättelse av röstlängd enligt 5 kap. 5-7 §§ Kanslichef, beslut av central valmyndighet VL Kommunsekreterare, eller länsstyrelsen Nämndsekreterare 6. Beslut och signering av avtal om Kanslichef vallokaler och röstningslokaler 7. Teckna fullmakt för att utkvittera Kanslichef, värdepost, förtidsröster och Kommunsekreterare, poströster Nämndsekreterare 8. Beslut om begränsad öppettid i 4 kap. 20 § Valnämndens vallokal (efter samråd med VL ordförande länsstyrelsen) 9. Förordnande av postombud som Kanslichef ska ansvara för transport och förvaring av förtidsröster 10. Beslut om vilka som får tillgång Kanslichef och vilken behörighet dessa får i Valmyndighetens valdatasystem Valid 11. Tillsättande av personal till Kanslichef uppsamlingsräkningen 12. Beslut om byte/ändring/justering Valnämndens av vallokal och röstningslokal ordförande som ska användas vid förtidsröstning samt på valdagen 13. Införa ändring i Valnämndens valsedelsordningen om ordförande Valnämnden inte hinner sammanträda 14. Ta emot Kanslichef namnvalsedlar/partivalsedlar från partier som inkommit med en senare anmälan och fått godkänd anmälan till valet från Valmyndigheten Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se sida 3-9 av 9 15. Utlåning av valmaterial till andra Kanslichef verksamheter vid skolval eller kyrkoval 16. Underteckna Kanslichef personuppgiftsbiträdesavtal med leverantör för valdatasystem, Valmyndigheten och Länsstyrelsen Postadress: 265 80 Åstorp | Gatuadress: Storgatan 7 | E-post: kommun@astorp.se | Telefon: 042-640 00 | Fax: 042-506 23 Org. nr. 212000-0936 | Bg 5103-2951 | Pg 11 01 50-0 | www.astorp.se