Flik 1.27 Arkivreglemente med tillämpningsföreskrifter

Styr (1)

Text

1. 1Arkivreglemente för Vingåkers kommun Flik 1.27 REGLEMENTEN FÖR STYRELSE/NÄMND/RÅD VINGÅKERS KOMMUN Dokumenttyp Reglemente Dokumentnamn Arkivreglemente för Vingåkers kommun Fastställd 2023-10-30, Kf § 142 Beslutande Kommunfullmäktige Giltighetstid 2024-01-01 - tillsvidare Processägare Kanslichef Senast reviderad Detta dokument gäller för Alla myndigheter i Vingåkers kommun 1 REGLEMENTEN FÖR STYRELSE/NÄMND/RÅD VINGÅKERS KOMMUN Innehållsförteckning 1. Omfattning ....................................................................................................................................................... 3 2. Syftet med informationsförvaltning (arkivvård) ............................................................................. 3 3. Organisation och ansvar ............................................................................................................................. 4 3.1 Arkivmyndigheter ....................................................................................................................... 4 3.1.1 Gemensam arkivmyndighet .............................................................................................................. 4 3.1.2 Lokal arkivmyndighet ......................................................................................................................... 4 3.2 Arkivfunktion .............................................................................................................................. 4 3.2.1 Sydarkiveras arkivfunktion ................................................................................................................ 4 3.2.2 Lokal arkivfunktion .............................................................................................................................. 5 3.3 Myndigheten .............................................................................................................................. 5 4. Planera informationshantering .................................................................................................................. 6 4.1 Informationshanteringsplan ....................................................................................................... 6 5. Redovisa information ................................................................................................................................... 6 5.1 Arkivbeskrivning ......................................................................................................................... 6 5.2 Arkivförteckning ......................................................................................................................... 6 6. Förvalta information...................................................................................................................................... 7 6.1 Systematisera ............................................................................................................................ 7 6.2 Förvara/lagra.............................................................................................................................. 7 7. Gallra och rensa ............................................................................................................................................. 7 8. Överlämna ....................................................................................................................................................... 8 8.1 Överlämna till annan myndighet ................................................................................................ 8 8.2 Överlämna till arkivmyndighet.................................................................................................... 8 9. Utlån .................................................................................................................................................................. 8 10. Definitioner .................................................................................................................................................... 9 2 REGLEMENTEN FÖR STYRELSE/NÄMND/RÅD VINGÅKERS KOMMUN Arkivreglemente för Vingåkers kommun Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring. Kommunerna har ansvar för att verksamhetsinformation bevaras och görs tillgänglig. Det handlar om att säkerställa en långsiktig informationsförsörjning. Bestämmelser om arkiv i offentlig förvaltning finns i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) samt i offentlighets - och sekretesslagen (2009:400). I det här reglementet finns särskilda bestämmelser för Vingåkers kommun som kommunfullmäktige har beslutat om med stöd av 16 § arkivlagen. Bestämmelserna i reglementet är teknikneutrala och gäller oavsett hur information lagras, struktureras och förmedlas. 1. Omfattning Reglementet gäller för kommunens samlade verksamhet, det vill säga alla myndigheter i Vingåkers kommun. Med myndighet avses i detta reglemente:  Fullmäktige och dess revisorer.  Kommunstyrelsen.  Nämnder och styrelser med förvaltningar.  Andra styrelseformer med självständig ställning.  Juridiska personer som till exempel aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där Vingåkers kommun utövar har ett rättsligt bestämmande inflytande. Arkivreglementet blir gällande i kommunala företag endast efter associationsrättsligt bindande beslut - det vill säga bestämmelser i bolagsordning, ägardirektiv eller motsvarande. Vid delat ägarskap eller kommunalförbund fastställs arkivansvaret av berörda parter efter samråd med respektive arkivmyndigheter. 2. Syftet med informationsförvaltning (arkivvård) Arkiv dokumenterar beslut, aktiviteter och minnen. Arkivet utgör ett unikt och oersättligt arv som bevaras för kommande generationer. Handlingsoffentlighet garanterar rätten till insyn i såväl ärenden, som i myndighetens verksamhet i stort. Myndigheternas arkiv ska hanteras så att följande tillgodoses:  Rätten att ta del av allmänna handlingar  Information för rättsskipning och förvaltning  Forskningens behov 3 REGLEMENTEN FÖR STYRELSE/NÄMND/RÅD VINGÅKERS KOMMUN 3. Organisation och ansvar Ansvaret för arkivet är delat mellan den gemensamma arkivmyndigheten (Sydarkivera), Vingåkers kommuns arkivmyndighet (kommunstyrelsen) och Vingåkers kommuns myndigheter. Vingåkers kommuns arkivmyndighet benämns i fortsättningen den lokala arkivmyndigheten. 3.1 Arkivmyndigheter 3.1.1 Gemensam arkivmyndighet Kommunalförbundet Sydarkiveras förbundsstyrelse är gemensam arkivmyndighet för förbundsmedlemmarna. Den gemensamma arkivmyndigheten benämns i fortsättningen Sydarkivera. Sydarkiveras ansvarsområden:  Meddela de riktlinjer som behövs för en god arkivvård.  Ansvara för tillsyn över förbundsmedlemmarnas arkiv.  Rapportera brister som konstaterats vid tillsyn till lokal arkivmyndighet eller myndighet, med begäran om åtgärd.  Ansvara för vården av arkiv i den mån att dessa överlämnats till Sydarkivera. 3.1.2 Lokal arkivmyndighet Lokal arkivmyndighet för Vingåkers kommun är kommunstyrelsen. Den lokala arkivmyndighetens ansvarsområden:  Ansvara för att implementera de riktlinjer som Sydarkivera har beslutat om.  Ansvara för vården av arkiv i den mån att dessa överlämnats till den lokala arkivmyndigheten.  Besluta om gallring för kommunstyrelsen och nämnder. Förslag till beslut om gallring tas fram i samarbete med verksamheterna och efter samråd med Sydarkivera. 3.2 Arkivfunktion 3.2.1 Sydarkiveras arkivfunktion Under den gemensamma arkivmyndigheten ska finnas en gemensam arkivfunktion, Sydarkiveras förvaltning. Sydarkiveras förvaltnings ansvarsområden: ● Utöva tillsyn över förbundsmedlemmarnas arkiv i enlighet med Sydarkiveras förbundsordning och handlingsprogram. ● Rapportera brister som konstaterats vid tillsyn till den gemensamma arkivmyndigheten, den lokala arkivmyndigheten samt den berörda myndigheten. ● Tillhandahålla verktyg för egenkontroll när det gäller arkiv och informationshantering. ● Ta initiativ till åtgärder för att främja arkivvården hos förbundsmedlemmarna. ● Vårda och tillhandahålla till Sydarkivera överlämnade arkivhandlingar. ● Vårda och tillhandahålla Sydarkiveras arkiv. ● Verka för att hålla arkiven tillgängliga och för deras användning i kulturell verksamhet, forskning och i det löpande förvaltningsarbetet. ● Ge information, rådgivning och annat stöd åt förbundsmedlemmarna när det gäller arkiv, informationshantering och informationssäkerhet. ● Samordna arbetet med att ta fram mallar för informationshanteringsplaner och granska förslag till gallringsbeslut. 4 REGLEMENTEN FÖR STYRELSE/NÄMND/RÅD VINGÅKERS KOMMUN ● Samordna och leda arbetet med att planera och genomföra leverans av information från IT-baserade verksamhetssystem. ● Förvalta klassificeringsstruktur och mallar inom arkivredovisning och informationshantering inom VerkSAM Arkivredovisning. ● Tillhandahålla utbildning om arkiv och informationshantering. ● Biträda förbundsmedlemmarna med specialistkompetens inom verksamhetsområdet. 3.2.2 Lokal arkivfunktion För att planera och verkställa den lokala arkivmyndighetens uppgifter enligt detta reglemente finns en lokal arkivfunktion som utgörs av ett kommunarkiv. Arkivföreståndare svarar under den lokala arkivmyndigheten för förvaltning av överlämnade arkiv. Den lokala arkivfunktionens ansvarsområden och uppgifter: ● Vårda och tillhandahålla arkivhandlingar som har överlämnats till den lokala arkivmyndigheten. ● Hantera leveranser av arkivhandlingar till den lokala arkivmyndigheten. ● Verka för att hålla arkiven tillgängliga och för deras användning i kulturell verksamhet, forskning och i det löpande förvaltningsarbetet. ● Hantera egenkontroll när det gäller arkiv och informationshantering. ● Delta i arbetet med tillsyn tillsammans med Sydarkivera. ● Samordna arbetet med framtagande av informationshanteringsplaner. ● Delta i arbetet med att planera och genomföra leveranser av arkiv till Sydarkivera. ● Ge information, rådgivning och annat stöd åt myndigheterna när det gäller arkiv och informationshantering. ● Samråda i god tid med Sydarkivera om man vill lämna över hela arkivmyndighetsansvaret. 3.3 Myndigheten Varje myndighet som omfattas av bestämmelserna i detta reglemente ska fastställa organisation och ansvarsfördelning (arkivorganisation) för att förvalta den information som hanteras i myndighetens verksamhet. Myndighetens ansvarsområden och uppgifter:  Utse en arkivansvarig, som är ytterst ansvarig för informationsförvaltningen. Förvaltningschef/VD är arkivansvarig om inte myndigheten utser någon annan. Arkivansvarig ska utse en eller flera personer som svarar för att sköta det löpande arbetet med informationsförvaltning, planering av dokumenthantering och informationsredovisning (arkivredogörare och vid behov arkivsamordnare).  Framställa handlingar som ska bevaras med material och metoder som garanterar informationens beständighet.  Framtagande av informationshanteringsplaner.  Ta fram förslag till gallring när det gäller myndighetens kärnverksamheter efter samråd med Sydarkivera.  Den lokala arkivmyndigheten fattar beslut om gallring gällande kommunstyrelsen och nämnder. Bolagsstyrelser fattar beslut om gallring gällande den egna verksamheten.  Delta i arbetet med att planera och genomföra leveranser av arkiv till Sydarkivera (elektroniska arkiv) och den lokala arkivmyndigheten (pappersarkiv).  Samråda i god tid med Sydarkivera innan myndigheten tar beslut som får konsekvenser för sin hantering av allmänna handlingar när organisation eller arbetssätt ändras samt i samband med byte av lokaler eller vid införande av nya informationssystem.  Samråda i god tid med Sydarkivera om myndigheten har för avsikt att överföra verksamhet till enskilt organ. 5 REGLEMENTEN FÖR STYRELSE/NÄMND/RÅD VINGÅKERS KOMMUN 4. Planera informationshantering Hantering av information ska styras och planeras. För de handlingar som ska bevaras ska myndigheten ta fram en strategi för bevarande i samråd med Sydarkivera. 4.1 Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen ansvarar tillsammans med nämnderna att upprätta en förteckning över allmänna handlingar med hanteringsanvisningar samt beslut om gallring. Den lokala arkivmyndigheten fattar beslut om gallring. Bolag, stiftelser och ekonomiska föreningar som omfattas av Vingåkers kommuns arkivreglemente ansvarar för att upprätta en förteckning över allmänna handlingar med hanteringsanvisningar och beslut om gallring. Informationshanteringsplanen ska hållas aktuell. Samråda i god tid med Sydarkivera innan informationshanteringsplan antas. Planen bör ses över i samarbete med Sydarkivera minst en gång per mandatperiod och utöver det snarast uppdateras om det finns förändringar som påverkar informationsförvaltningen. Planen ska ta upp alla de olika typer av information som finns hos myndigheten och innehålla uppgifter om hur dessa ska hanteras ur arkivsynpunkt. Förändring av gallringsbeslut ska ske i samråd med Sydarkivera. 5. Redovisa information 5.1 Arkivbeskrivning Myndigheten ska beskriva sin informationshantering i en arkivbeskrivning. Beskrivningen ska ge en samlad överblick över myndighetens information och hur den hanteras samt vara utformad så att den underlättar användningen. 5.2 Arkivförteckning Arkiv som överlämnats till lokala arkivmyndigheten förtecknas av lokala arkivmyndighetens arkivfunktion. Arkiv som överlämnats till Sydarkivera förtecknas av Sydarkiveras förvaltning. Arkivförteckningen ska utformas så att den kan användas som sökingång till arkivet och som instrument för kontroll av arkivet. Myndigheten ska dokumentera hur informationen förvaras och kunna kontrollera om information saknas. Om informationshanteringsplaner har tagits fram i enlighet med de riktlinjer som meddelas från Sydarkivera så behöver inte särskild arkivförteckning upprättas hos myndigheterna. 6 REGLEMENTEN FÖR STYRELSE/NÄMND/RÅD VINGÅKERS KOMMUN 6. Förvalta information Varje myndighet svarar för att vårda sitt arkiv genom att systematisera, beskriva, redovisa, avgränsa och skydda informationen. 6.1 Systematisera Myndighetens arkiv ska hållas skilt från andra arkiv som myndigheten förvarar. Handlingarna ska under hela bevarandetiden förvaras och skyddas så att en hållbar fysisk och logisk struktur finns kvar. 6.2 Förvara/lagra Förvarings- eller lagringsplats ska utformas enligt Riksarkivets och Sydarkiveras riktlinjer. Nya förvarings- eller lagringsplatser ska utformas i samråd med Sydarkivera. 7. Gallra och rensa Med gallring avses förstöring av allmänna handlingar. Beslut om gallring ska verkställas av ansvarig myndighet. Det innebär att handling som ska gallras ska utan dröjsmål förstöras. Information som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess ska destrueras på ett sådant sätt så att otillbörlig åtkomst förhindras, det gäller även databärare där sådana uppgifter raderats. Hantering av allmänna handlingar i samband med omstrukturering av information, till exempel vid byte av media, räknas som gallring om detta medför:  Informationsförlust.  Förlust av möjliga sammanställningar.  Förlust av sökmöjligheter.  Förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet. Allmänna handlingar får endast gallras med stöd i lag, förordning eller efter beslut av myndigheten eller den lokala arkivmyndigheten (då arkiv överlämnats till arkivmyndigheten). All gallring ska redovisas i informationshanteringsplanen eller i särskilda gallringsbeslut som tas fram i samråd med Sydarkivera. Den gemensamma och den lokala arkivmyndigheten har rätt att föreskriva undantag från gallring i myndigheternas arkiv, i det fall gallring inte strider mot bestämmelser i lag. Handlingar som inte ska tillhöra arkivet ska fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning ska senast genomföras i samband med att handlingar överlämnas till arkivmyndighet. 7 REGLEMENTEN FÖR STYRELSE/NÄMND/RÅD VINGÅKERS KOMMUN 8. Överlämna 8.1 Överlämna till annan myndighet Om en myndighet har upphört med sin verksamhet helt eller delvis och verksamheten överförs till annan kommunal myndighet eller till juridisk person som omfattas av 2 kap 3 § offentlighets- och sekretesslagen, kan arkivet överlämnas till den myndighet eller det organ som fortsätter verksamheten. Myndigheten bör samråda med Sydarkivera och den lokala arkivmyndigheten. Om verksamheten uppdelas på flera myndigheter beslutar Sydarkivera och den lokala arkivmyndigheten efter förslag av berörda myndigheter hur arkivet ska hanteras. 8.2 Överlämna till arkivmyndighet Arkivhandlingar som inte längre behövs i den löpande verksamheten bör överlämnas till arkivmyndighet. Överlämnande av arkivhandlingar till lokal arkivmyndighet och/eller Sydarkivera bör ske först sedan skriftlig överenskommelse upprättats mellan parterna. Om myndighet upphört och dess verksamhet inte överförts till annan kommunal myndighet eller till juridisk person enligt ovan ska arkivet överlämnas till lokal arkivmyndighet och/eller Sydarkivera senast tre (3) månader efter det att myndigheten upphört med verksamheten. Berörda myndigheter ska vid dessa tillfällen samråda med Sydarkivera och/eller den lokala arkivmyndigheten. När lokal arkivmyndighet och/eller Sydarkivera övertagit arkiv ifrån annan myndighet enligt detta reglemente så övergår hela ansvaret för arkivet. Lokal arkivmyndighet äger rätt att besluta om särskild avgift för arkiv som deponeras hos arkivmyndigheten utan att överlämnas. 9. Utlån Myndighet får låna ut arkivhandlingar endast till kommunala eller statliga myndigheter för tjänsteändamål. Utlån får endast ske i undantagsfall. Utlån ska vara tidsbegränsade och ske enligt tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. Utlåning av originalhandlingar ska i möjligaste mån begränsas. Utlånande lokal arkivmyndighet ska förvissa sig om att arkivhandlingarna under lånetiden hanteras varsamt samt tillse att arkivhandlingarna efter det att lånetiden löpt ut återlämnas. 8 REGLEMENTEN FÖR STYRELSE/NÄMND/RÅD VINGÅKERS KOMMUN 10. Definitioner För mer fördjupande förklaringar se Sydarkiveras handbok på webben. Allmän handling Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt Tryckfrihetsförordningen är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Allmänna handlingar är normalt offentliga men kan ibland innehålla sekretessuppgifter. Arkiv Den samlade mängden allmänna handlingar som dokumenterar den verksamhet eller de verksamheter som myndigheten bedriver. Omfattar samtliga informationssystem (analoga och digitala) som hanterar allmänna handlingar/allmän information. Arkivansvarig Arkivansvarig utses av nämnd eller styrelse och har det formella ansvaret för myndighetens arkiv. De huvudsakliga arbetsuppgifterna är att se till att det finns resurser och kompetens för att hantera informationsförvaltningen (arkivvården) på myndigheten. Arkivansvarig är en länk mellan arkivmyndigheten och de egna verksamheterna. Rollen är främst bevakande men innebär också en arbetsledande funktion för arkivredogörare och eventuell arkivsamordnare. Arkivredogörare Roll som innebär att en anställd har till uppgift att ta hand om den löpande informationsförvaltningen (arkivvården) hos en nämnd eller kommunalt företag. Utses av arkivansvarig. Arkivsamordnare Roll som innebär att en anställd har till uppgift att samordna arbetet med arkiv- och dokumenthantering på en förvaltning. Fungerar som samordnare för myndighetens arkivombud. Utses av arkivansvarig – en roll som inte är obligatorisk Arkivbeskrivning Enligt både offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar (arkivbeskrivning). Beskrivningen ska ge en överblick av myndighetens information, organisation och hur informationen hanteras. Varje nämnd e