Reglemente internkontroll

Styr (1)

Text

1. 1Härnösands kommun Kommunstyrelseförvaltningen Datum 2025-04-02 Reglemente för internkontroll Dokumenttyp Dokumentnamn Reglemente för internkontroll Reglemente Datum Diarienummer Fastställd/upprättad av Kommunfullmäktige 2021-09-27 2021-000196 Version Senast reviderad Giltig t o m Dokumentansvarig/processägare Kanslienheten 5 2025-04-02 Tills vidare Dokumentinformation Reglemente för internkontroll Dokumentet gäller för Kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnder Annan information Datum Sida Härnösands kommun 2025-04-02 2(7) Innehåll 1 Inledning ................................................................................................ 3 2 Syfte ....................................................................................................... 4 3 Ansvarsfördelning ................................................................................... 5 3.1 Kommunfullmäktige och kommunstyrelse ................................................ 5 3.2 Nämnd.......................................................................................................... 5 4 Arbetet med internkontroll ...................................................................... 6 5 3 Rapportering av felaktigheter och brister ............................................... 7 Datum Sida Härnösands kommun 2025-04-02 3(7) 1 Inledning Med intern kontroll avses de strukturer, system och processer inom nämndens ansvarsområde som bidrar till tydlighet och ordning och som säkerställer att verksamheten bedrivs i enlighet med beslutade mål, uppdrag och övriga styrdokument. Den interna kontrollen ingår i styrningen och är en del av ledningssystemet. Datum Sida Härnösands kommun 2025-04-02 4(7) 2 Syfte Reglementet syftar till att säkerställa att de kommunala målen uppfylls genom tillfredsställande internkontroll, det vill säga att med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande uppnås: • Verksamheterna ska vara ändamålsenliga och kostnadseffektiva • Finansiell rapportering och information om verksamheter ska vara tillförlitliga • Tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer följs Datum Sida Härnösands kommun 2025-04-02 5(7) 3 Ansvarsfördelning 3.1 Kommunfullmäktige och kommunstyrelse Kommunfullmäktige beslutar om reglementet för internkontroll. Kommunstyrelsen ansvar för tillräcklig och tillfredsställande internkontroll i den egna verksamheten, kommunen som helhet samt respektive nämnd. Kommunstyrelsen kan varje år besluta om förvaltningsövergripande internkontroller som ska gälla för hela kommunen. 3.2 Nämnd Nämnderna har det yttersta ansvaret för internkontrollen inom respektive verksamhetsområde och ska återrapportera till kommunstyrelsen om hur internkontrollen fungerar. Varje nämnd har ansvar för att: • genomföra en internkontroll inom nämndens ansvarsområden vilket bland annat omfattar verksamhet, ekonomi, personal och arbetsmiljö • internkontrollen enligt fastställda mål och riktlinjer bidrar till att utveckla och effektivisera förvaltningens verksamhet • årligen besluta om internkontrollplan som en del av verksamhetsplanen • till kommunstyrelsen rapportera brister som upptäcks i internkontrollen • årligen besluta om uppföljning av internkontrollplan som en del av delårsrapporten och verksamhetsberättelsen • skicka den antagna internkontrollplanen som en del av verksamhetsplanen till kommunstyrelsen för kännedom. Vidare ska även planerings- och uppföljningsrapporterna överlämnas till kommunstyrelsen för kännedom. • årligen göra en övergripande bedömning av om den interna kontrollen varit tillräcklig inom nämndens ansvarsområde enligt KL 6 kap 6§ • integrera jämställdhetsperspektivet i internkontrollarbetet Internkontrollprocessen är uppdelad i tre faser: planeringsfas, genomförandefas samt förbättringsfas. Fas ett består av internkontrollplanen som beslutas inom ramen för verksamhetsplanen. Fas två är genomförandet av kontrollmoment som följs upp i delårsrapporten. Fas tre är uppföljning av internkontrollplanen inklusive vidtagna förbättringsåtgärder som följs upp som en del av verksamhetsberättelsen. Där ska framgå vilka internkontroller som genomförts under året och vilka föreslagna åtgärder som vidtagits. Vid årets slut ska en övergripande bedömning och en motivering genomföras av om den interna kontrollen varit tillräcklig inom nämndens ansvarsområde. Datum Sida Härnösands kommun 2025-04-02 6(7) 4 Arbetet med internkontroll Kommunen har ett processorienterat synsätt på internkontroll med utgångspunkt i att kommunens mål ska uppnås. Den interna kontrollen är ett hjälpmedel för att uppnå dessa mål och riskanalys är en viktig del för att hantera de risker som kan hindra kommunen från att uppnå målen. Identifiering av risker i verksamheterna ska ske löpande och vara en del av arbetsvardagen. Arbetsgången beskrivs ingående i den tillhörande rutinen. Datum Sida Härnösands kommun 2025-04-02 7(7) 5 3 Rapportering av felaktigheter och brister Identifierade brister, incidenter eller företeelser där ett brott skett ska omedelbart rapporteras till överordnad i syfte att omgående komma till rätta med de fel och brister som uppmärksammats. Allvarligare fel eller brister ska utredas.