10
25 §Arkiv Sydnärke lönenämnd är arkivansvarig inom sitt verksamhetsområde. 11 Bilaga – Personuppgiftsbiträden Kommunstyrelsen Personaladministration Ändamål Personaladministrativa ändamål, såsom rekryteringsprocess, anställning och upphörande av anställning, systematiskt arbetsmiljöarbete, löneöversyn, rehabilitering samt kompetensutveckling. Kategorier av Anställda registrerade Kategorier av I huvudsak namn, adress, telefonnummer, e- personuppgifter postadress, personnummer, anställningsuppgifter, löneuppgifter, befattning, eventuell facktillhörighet, anhöriguppgifter, omdömen, Tekniska och Behörighetsstyrning i de system som används, organisatoriska låsta arkiv med fysiska personakter säkerhetsåtgärder Gallring Personuppgifter och handlingar gallras eller bevaras i enlighet med kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. IT-stöd Ändamål Identitetshantering och infrastrukturleverans Kategorier av Anställda och förtroendevalda registrerade Kategorier av IP-adress och användarnamn samt personuppgifter användningsmönster. 12 Ändamål Identitetshantering och infrastrukturleverans Anställda: Personnummer, namn, användarnamn, adress, e-post, placering i organisationen, senaste inloggning, tillgång till postlådor, behörighetsgrupper, befattning/titel, startdatum för nuvarande anställning. Förtroendevalda: personnummer, namn, säkerhetsfrågor, telefonnummer, behörighetsgrupper Tekniska och Automatisk gallring, spårbara förändringar. organisatoriska säkerhetsåtgärder Standardloggar sparas, eventloggar från servern Gallring Personuppgifter och handlingar gallras eller bevaras i enlighet med kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Ekonomihantering Ändamål Föra kund- och leverantörsregister, administrera användare i ekonomisystemet, attestförteckning och delegationsbeslut. Fakturering och ta emot fakturor. Analysera och budgetera personalkostnader. Utbetalning till privat kontonummer m.m. Kategorier av Anställda och förtroendevalda, företag, allmänhet registrerade Kategorier av Personuppgifter som förekommer är namn, personuppgifter förvaltning, användar-id, kostnadsställe, referenskod, personnummer, adress, anställningsgrad, sjukfrånvaro, semesterlön, fakturanummer, kundnummer, 13 Ändamål Föra kund- och leverantörsregister, administrera användare i ekonomisystemet, attestförteckning och delegationsbeslut. Fakturering och ta emot fakturor. Analysera och budgetera personalkostnader. Utbetalning till privat kontonummer m.m. Tekniska och Behörighetsstyrning. I vissa fall förvaras organisatoriska handlingar i pärm på låst kontorsrum. säkerhetsåtgärder Gallring Personuppgifter och handlingar gallras eller bevaras i enlighet med kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Nämndshantering Ändamål Att genomföra nämndsammanträden Kategorier av Anställda, förtroendevalda, ställföreträdare, registrerade huvudmän Kategorier av Anställda: Namn, e-postadress, telefonnummer, personuppgifter befattning. Förtroendevalda: namn, e-postadress, partitillhörighet. Huvudmän: namn, personnummer, adress, uppgifter om personliga förhållanden (social utredning, läkarintyg), namn och tjänsteställe för läkare som skrivit läkarintyg, förekomst Ställföreträdare: namn, personnummer, adress, uppgifter om förekomst i belastningsregistret, 14 Ändamål Att genomföra nämndsammanträden Kronofogdemyndighetens register och socialregistret. Tekniska och Behörighetsstyrning organisatoriska säkerhetsåtgärder Gallring Personuppgifter och handlingar gallras eller bevaras i enlighet med kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Sydnärke lönenämnd Sydnärke lönenämnd ingår i Kumla kommuns organisation och är personuppgiftsbiträde för behandling av personuppgifter inom löneadministrativ verksamhet. Ändamål Löneutbetalning och pensionsberäkning Kategorier av Anställda, förtroendevalda, ställföreträdare registrerade Kategorier av Anställda: Namn, personnummer, personuppgifter adressuppgifter, telefonnummer, närmast anhörig/barn, skattetabell, löneavdrag, pensionsuppgifter, anställningsuppgifter, anställningstid, uppgifter om arbetstid och flextid, arbetsplats, löneuppgifter, uppgifter om datumperioder och andel för frånvaro, lönetillägg Förtroendevalda: Namn, personnummer, adressuppgifter, telefonnummer, arvodesuppgifter Ställföreträdare: namn, personnummer, adress, arvode, datumperiod som arvodet gäller för 15 Ändamål Löneutbetalning och pensionsberäkning Tekniska och Behörighetsstyrning organisatoriska säkerhetsåtgärder Gallring Personuppgifter och handlingar gallras eller bevaras i enlighet med lönenämndens dokumenthanteringsplan. 16