Upplevelsenämndens delegationsordning

Styr (1)

Text

1. 1Delegationsordning Upplevelsenämnden i Enköpings kommun Framtagen av Stadion Arkitekter för Enköpings kommun 2 (32) Dokumenttyp: Uppgift finns ej Beslutad av: Upplevelsenämnden Ansvarig funktion: Ledningsteam Ersätter: UPN2023/ Gäller för: Uppgift finns ej Gäller fr.o.m.: 2024-10-24 Gäller t.o.m.: Tills vidare Ärendenummer: UPN2024/162 Tillgänglig version: UPN2026/92 Datum: 2024-10-24 Upplevelseförvaltningen Eva Jansson 0171-625777 eva.jansson.b@enkoping.se Kontakta kommunen: telefon: 0171–62 50 00, e-post: kommunen@enkoping.se Webbadress: enkoping.se Postadress: Enköpings kommun, 745 80 Enköping Organisationsnummer: 212000–0282 Innehåll 1 Förkortningar ................................................................................ 4 2 Innebörd av och syfte med delegation ........................................ 5 2.1 Rättslig reglering av delegation ............................................ 5 2.1.1 Beslutanderätt som inte kan delegeras ................. 6 2.1.2 Jäv eller andra förhinder för delegat att besluta .... 6 2.1.3 Delegationsbeslut och verkställighetsbeslut .......... 7 2.1.4 Undertecknande av handlingar ............................. 7 2.2 Utformning av delegationsbeslut .......................................... 8 2.3 Anmälan av beslut fattade med stöd av delegation .............. 9 3 Delegationsförteckning .............................................................. 10 3.1 Nämndens interna arbete ................................................... 10 3.2 Administration..................................................................... 11 3.3 Inköp och upphandling ....................................................... 16 3.4 Ekonomi ............................................................................. 20 3.5 Personal ............................................................................. 25 3.6 Besökare och elever ........................................................... 28 3.7 Konst och föremålssamling och gestaltningsuppdrag ......... 29 3.8 Kulturmiljö- och planärenden .............................................. 31 3.9 Stöd till Civilsamhället......................................................... 32 4 (32) 1 Förkortningar UPN Upplevelsenämnden UPNAU Upplevelsenämndens arbetsutskott IOF Idrott och fritid Kultur Verksamhetsområde Kultur KKB Enhetsområde kultur, konst och bibliotek Museum Enköpings museum HR Personalavdelningen (Human resource) AB Allmänna bestämmelser AL Arkivlagen GDPR Dataskyddsförordningen OSL Offentlighets- och sekretesslagen LOU Lagen om offentlig upphandling FL Förvaltningslagen KL Kommunallagen LAS Lagen om anställningsskydd MBL Lagen om medbestämmande i arbetslivet HÖK Huvudöverenskommelse ÖLAS Överenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor 5 (32) 2 Innebörd av och syfte med delegation Delegation innebär att nämnden överför självständig beslutanderätt till någon annan - det vill säga ger någon i uppdrag att fatta beslut på nämndens vägnar. Den som via delegation får rätt att fatta beslut kallas delegat. Ett beslut som fattats med stöd av delegation från nämnden gäller alltså som om nämnden själv hade fattat beslutet i fråga. Att delegera beslutanderätten fyller i huvudsak två syften: • att avlasta nämnden från vissa ärenden för att skapa mer utrymme för betydelsefulla och principiella ärenden, och • att möjliggöra en effektivare verksamhet genom att beslutsvägarna blir kortare och handläggningen snabbare. 2.1 Rättslig reglering av delegation De förtroendevalda i kommunen har det politiska ansvaret för verksamheten i sin helhet, det vill säga beredning, beslut och verk- ställighet. Beslut enligt kommunallagen kan endast fattas av fullmäktige, kommunstyrelse, nämnd, partssammansatta organ eller med stöd av delegationsreglerna i kommunallagen. Nämndens möjlighet att delegera sin beslutanderätt följer av 6 kap. 37–40 §§ och 7 kap. 5–7 §§ i kommunallagen (2017:725). Enligt kommunallagen beslutar nämnden själv - inom lagens ramar - vilka ärendegrupper eller enskilda ärenden som ska delegeras. Nämnden har enligt 6 kap. 37 § och 7 kap. 5 § kommunallagen rätt att delegera sin beslutanderätt till: • presidiet • ett utskott, • en enskild ledamot eller ersättare inom nämnden eller • en enskild anställd inom kommunen. Det är således inte tillåtet att delegera till flera anställda i grupp eller till en anställd tillsammans med ledamot eller ersättare, s.k. blandad delegation. Flera anställda kan inte ges rätt att besluta i samma typ av ärenden vid sidan av varandra. I så fall måste beslutanderätten fördelas, exempelvis 6 (32) efter ansvarsområden, beloppsnivåer eller geografiska områden. Det är vanligt att nämnden i delegationsordningen anger en viss kategori/grupp av anställda, exempelvis ”biståndshandläggare” eller ”miljöinspektör”. En sådan delegation måste kompletteras med ett förtydligande, som fördelar ärendena inom respektive ärendegrupp på varje enskild anställd. För att bland annat uppfylla kraven vid granskning av ansvar ska man, efter att ha tagit del av delegationsordningen och eventuellt förtydligande, finna endast en anställd som haft rätt att avgöra ett visst ärende. 2.1.1 Beslutanderätt som inte kan delegeras Vissa beslut som är av stor betydelse för medborgarna får inte delegeras vidare enligt 6 kap. 38 § kommunallagen. Beslut i följande ärenden måste således fattas av nämnden och inte av delegat: • ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, • framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, • ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, • ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden, samt • ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras. 2.1.2 Jäv eller andra förhinder för delegat att besluta Delegat får inte delta i handläggning av ärenden där hon eller han är jävig. I sådant fall ska delegaten överlämna ärendet till ersättare, direkt överordnad chef eller nämnden. Om en delegat har förhinder att fatta beslut övertas delegatens beslutanderätt av tillförordnad ersättare. Om det inte finns någon tillförordnad ersättare övertar ersättare som är utpekad i delegations- ordningen beslutanderätten. Finns det varken någon tillförordnad ersättare eller någon ersättare utpekad i delegationsordningen övertar direkt överordnad chef delegatens beslutanderätt. Förvaltningschefen äger rätt att fatta beslut i samtliga ärendetyper som delegerats från nämnden. 7 (32) 2.1.3 Delegationsbeslut och verkställighetsbeslut I kommunen fattas både så kallade verkställighetsbeslut som delegationsbeslut. Det är viktigt att känna till vad de två olika begreppen betyder och skillnaden mellan de två. I nämndens delegationsordning regleras enbart de så kallade delegationsbesluten. Endast de är ”beslut” i kommunallagens mening. Ett delegationsbeslut kännetecknas av att beslutsfattaren måste göra vissa självständiga överväganden och bedömningar och i normalfallet finns det för delegationsbeslut alternativa lösningar. Ett delegations- beslut kan i regel överklagas. Vid verkställande beslut är ställningstagandet ofta styrt av riktlinjer, tidigare nämndbeslut, avtal med mera. De besluten är därför mer eller mindre ”mekaniska” utifrån fastställda principer som rutiner eller befattningsbeskrivningar och kräver inga bedömningar som delegations- besluten gör. Exempel på verkställighetsbeslut är avgiftsdebitering enligt en redan fastställd taxa. Rätten för anställda att vidta sådana åtgärder grundas inte på delegation utan följer istället av den arbetsfördelning mellan de förtroendevalda och de anställda som måste finnas för att den kommunala verksamheten ska fungera. Gränsdragningen mellan verkställighetsbeslut och delegationsbeslut kan vara svår att dra och kan slutligen komma att prövas i domstolen. Frågan om vilket slags beslut det är har bland annat betydelse för den enskildes möjligheter att överklaga, eftersom ett verkställighetsbeslut inte kan överklagas. 2.1.4 Undertecknande av handlingar I samband med frågor kring vem som har rätt att fatta beslut upp- kommer ofta även frågor om vem som har rätt att underteckna ett avtal, mottagningsbevis eller dylikt. Många refererar till detta som ”firma- teckningsrätt”. Inte sällan efterfrågas också ett firmateckningsbeslut av kommunens motparter i samband med t.ex. avtalstecknande, upptagande av lån eller tecknande av borgen. Begreppet ”firmateckning” finns inte i kommunallagen och har inte heller en sådan naturlig plats i kommunalrätten som inom t.ex. bolagsrätten. Rätten att teckna firma är inte heller ett beslut i kommunallagens mening och kan därför inte delegeras enligt en delegationsordning. Det krävs istället ett särskilt beslut för att utse firmatecknare. 8 (32) I nämndens reglemente – beslutat av kommunfullmäktige – anges hur handlingar ska undertecknas inom nämnden. Nämnden kan även fatta egna beslut om firmateckning. Att teckna firma eller skriva under en handling utifrån ett delegations- beslut ska särskiljas från rätten att göra löpande verkställande åtgärder, som till exempel inköp i den dagliga verksamheten. Vem som har rätt att göra det beslutas av närmaste chef som en del av arbetsledningsrätten. Sammanfattningsvis innebär ovanstående att avtal som utgångspunkt ska hanteras i två steg: 1. Beslut av nämnden eller i förekommande fall av delegat, att avtalet godkänns eller antas. 2. Undertecknande av avtal sker med behörig firmatecknare i enlighet med nämndens reglemente eller beslut om firmateckning. 2.2 Utformning av delegationsbeslut Delegationsbeslut ska dokumenteras. Ett minimikrav i sammanhanget är att varje beslutsdokument ska innehålla uppgifter om: • ärendet • beslutet • beslutsdatumet • vem som är delegat • med stöd av vilken punkt i delegationsordningen beslut fattats. I de fall som det i delegationsordningen anges att ett beslut ska fattas i samråd eller efter samråd menas följande. I samråd innebär en skyldighet för delegat att först inhämta angiven befattningshavarens samtycke. Blir delegaten och befattningshavaren inte ense om beslutet, ska ärendet hänskjutas till nämnden. Efter samråd innebär en skyldighet för delegaten att innan beslut samråda med angiven befattningshavare. För de fall beslut har skett i samråd med annan funktion ska det anges i beslutet Mall för delegationsbeslut finns i ärendehanteringssystemet w3d3. Särskilda krav på utformningen av beslutet ställs när beslutet kan överklagas med förvaltningsbesvär. Det är upp till delegaten att säkerställa att dessa krav, som följer av förvaltningslagen, uppfylls. 9 (32) Det finns inga krav på att delegationsbeslut ska vara egenhändigt undertecknade av delegaten. Däremot är det viktigt att det på något sätt framgår att den person som anges ha fattat beslutet också har gjort det. Det kan visas med ett undertecknande av delegaten (till exempel med godkänd e-signatur eller egenhändig namnunderskrift) eller att delegaten använder en beslutsfunktion i ärendehanteringssystemet. 2.3 Anmälan av beslut fattade med stöd av delegation Samtliga beslut som är fattade med stöd av delegation ska anmälas till nämnden om inte annat anges i delegationsförteckningens anmärkningsruta vid respektive delegation. Delegaten ansvarar för att anmälan sker. Delegationsbeslut avseende personalärenden enligt 5.3 -5.18 redovisas muntligen till upplevelsenämndens arbetsutskott. För delegationsbeslut fattade av utskott under nämnden gäller dock alltid undantag från anmälningsskyldigheten. Utskottens delegations- beslut ska protokollföras och anslås på kommunens digitala anslagstavla. Nämndens sekreterare meddelar närmare instruktioner om anmälan av delegationsbeslut. Vid nämndens sammanträde redovisas besluten genom att förteckning över besluten finns tillgängliga vid sammanträdet. Anmälan av beslut antecknas under särskild paragraf i nämndens protokoll 10 (32) 3 Delegationsförteckning Upplevelsenämnden delegerar följande uppgifter till nämnda delegater. 3.1 Nämndens interna arbete Nr Ärendetyp Beloppsgräns/nivå Delegat Kommentar Lagrum 1.1 Brådskande ärenden där nämndens av- - Ordförande i UPN Ska anmälas på nästa sammanträde. 6:39 KL görande inte kan inväntas Motivering till varför ärendet är Ersättare: Vice brådskande ska dokumenteras i ordförande i UPN beslutet 1.2 Brådskande ärenden där nämndens - Ordförande i UPN - - avgörande inte kan inväntas Vice ordförande i UPN för ordförande i UPN 1.3 Beslut om representation eller - Ordförande i UPN - - uppvaktning utöver vad som följer av fastställda regler 11 (32) Nr Ärendetyp Beloppsgräns/nivå Delegat Kommentar Lagrum 1.4 Beslut att svara på andra myndigheters - Ordförande i UPN - - remisser, skrivelser och andra framställningar vilka ställts till nämnden eller annat kommunalt organ, men som kan anses hänförliga till nämnden och som inte är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt 1.5 Yttranden av principiell beskaffenhet - UPNAU - - eller annars av större vikt, men då svarstiden inte medger behandling på ordinarie nämndsammanträde 1.6 Beslut att avstå yttrande till domstol, - Förvaltningschef I förekommande fall efter samråd - åklagarmyndighet och andra med UPNAU. myndigheter 3.2 Administration Nr Ärendetyp Beloppsgräns/nivå Delegat Kommentar Lagrum 2.1 Beslut att helt eller delvis avslå - Förvaltningschef Enligt rutin för begäran om allmän 2 kap TF enskilds framställan om utlämnande av handling på Komin OSL allmän handling eller beslut att lämna I samråd med kommunjurist ut en handling med förbehåll 12 (32) Nr Ärendetyp Beloppsgräns/nivå Delegat Kommentar Lagrum 2.2 Beslut att avgiften för en avskrift eller - Förvaltningschef - 6 kap. 1 a § kopia av en allmän handling OSL ska betalas helt eller delvis innan utlämnande 2.3 Beslut att avslå enskilds begäran att - Förvaltningschef - 6 kap. 6 § själv få använda tekniskt hjälpmedel OSL för automatiserad behandling som myndighetens förfogar över för att ta del av upptagningar för automatiserad behandling 2.4 Beslut att avskriva ett ärende från - Utsedd hand- - - vidare handläggning om en ansökan/- läggare i ärendet framställning har återkallats eller frågan förfallit av annan anledning 2.5 Pröva att överklagande skett i rätt tid - Förvaltningschef - 24 § FL och lämna avvisning av överklagande Verksamhetschef som kommit in för sent inom sitt verksamhets- område 2.6 Ompröva beslut med anledning av att - Delegaten i - 27 § FL det tillkommit nya uppgifter eller för att ursprungsbeslutet beslutet har överklagats 2.7 Rätta beslut som till följd av skrivfel, - Delegaten i - 36 § FL räknefel eller annat sådant ursprungsbeslutet förbiseende innehåller en uppenbar oriktighet 13 (32) Nr Ärendetyp Beloppsgräns/nivå Delegat Kommentar Lagrum 2.8 Beslut om att revidera befintliga - Förvaltningschef Genomföra dessa ändringar utan att - riktlinjer i enlighet med ny eller ändrad behöva gå igenom den ordinarie Verksamhetschef lagstiftning. beslutsprocessen, under förutsättning inom respektive att förändringarna hålls inom ramen Göra nödvändiga justeringar av verksamhets- för lagstiftningens och verksamhetens formalia för att säkerställa att område mål riktlinjerna uppfyller interna och externa krav. 2.9 Beslut om ändring av beslut - Delegaten i - 37–38 §§ FL ursprungsbeslutet 2.10 Beslut om förvaltningsorganisationen, - Förvaltningschef - - utom i ärenden av större vikt eller av Verksamhetschef principiell betydelse inom sitt verksamhets- område 2.11 Beslut om att utse arkivansvarig för - Förvaltningschef - - nämndens verksamhetsområde 2.12 Ta emot och underteckna - Nämnd- - - delgivningskvitto för nämndens sekreterare Räkning 2.13 Beslut att revidera Informations- - Förvaltningschef I samråd med nämndens - hanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivansvarige riktlinjer för gallring av allmänna handlingar inom nämndens verksamhetsområde 14 (32) Nr Ärendetyp Beloppsgräns/nivå Delegat Kommentar Lagrum 2.14 Beslut om åtgärder inom ramen för - Kommunarkivarie - - tillsyn i nämndens arkiv Ersättare: Kommunens e- arkivarie Juridik Nr Ärendetyp Beloppsgräns/nivå Delegat Kommentar Lagrum 2.15 Beslut att överklaga annan - Förvaltningschef - - myndighets beslut 2.16 Beslut att överklaga dom, samt - Förvaltningschef - - begära inhibition1 2.17 Föra nämndens talan inför domstol - Förvaltningschef I samråd med kommunjurist Avser - och andra myndigheter samt även förlikning i hyresförhandlingar, förrättningar av skilda slag hyresmål och fastighetsrättsliga frågor- i samråd med fastighetsavdelningen 2.18 Beslut att ge ombud fullmakt att föra - Förvaltningschef I samråd med kommunjurist - nämndens talan inför domstol och andra myndigheter samt vid förrättningar av skilda slag 2.19 a Beslut att ingå förlikningsavtal Belopp upp till 10 Förvaltningschef - - prisbasbelopp 1 verkställigheten skjuts upp 15 (32) Nr Ärendetyp Beloppsgräns/nivå Delegat Kommentar Lagrum 2.19 b Beslut att ingå förlikningsavtal Belopp upp till 5 Verksamhetschef - - prisbasbelopp 2.20 Besluta om skadestånd på grund av - Kommunens Delegationen gäller för skador - sak-, person- eller ren säkerhetsstrateg uppkomna inom uppleveselnämndens förmögenhetsskada som förorsakats ansvarsområden av kommunen, i de fall yrkandet om ersättning uppgår till maximalt ett halvt prisbasbelopp (vid tiden för yrkandet gällande prisbasbelopp enligt socialförsäkringsbalken) 2.21 Besluta om polisanmälan angående - Enhetschef ”Omedelbara” brott, så som - brott mot den egna verksamheten t Verksamhetschef våldsbrott, inbrott och dylikt anmäls ex ekonomiskt bistånd, avgifter mm Förvaltningschef på plats av närmast berörda Dataskyddsförordningen (GDPR) Nr Ärendetyp Beloppsgräns/nivå Delegat Kommentar Lagrum 2.22 Besluta om utlämnande av uppgifter - Förvaltningschef Efter samråd med dataskyddsombud GDPR och om annan person från OSL verksamhetssystem 2.23 Fatta överklagbart beslut om avslag på - Förvaltningschef Efter samråd med dataskyddsombud Artikel 12 förfrågan enligt dataskydds- punkt 5, förordningen och gällande 15–21 GDPR dataskyddslagstiftning (te x rätt till tillgång och radering) 16 (32) Nr Ärendetyp Beloppsgräns/nivå Delegat Kommentar Lagrum 2.24 Fatta beslut om anmälan av - Förvaltningschef Gäller även beslut att inte anmäla Artikel 33–34 personuppgiftsincident till tillsyns- personuppgiftsincident. Anmälan ska GDPR myndighet och/eller registrerade enligt ske inom 72 timmar. Efter samråd Dataskyddsförordningen med dataskyddsombud 2.25 Beslut om att utse dataskyddsombud - Förvaltningschef - Artikel 37 för upplevelsenämnden GDPR 3.3 Inköp och upphandling Nr Ärendetyp Beloppsgräns/nivå Delegat Kommentar Lagrum 3.1 Beslut om anskaffning av varor, - Budgetansvarig Enligt riktlinjer samt rutin för inköp - inventarier, tjänster och entreprenader och utanför ramavtal och över ett upphandling. Anskaffning inom prisbasbelopp upp till direkt- ramavtal samt anskaffning upp till ett upphandlingsgränsen prisbasbelopp ses som verkställighet 17 (32) Nr Ärendetyp Beloppsgräns/nivå Delegat Kommentar Lagrum 3.2 a Beslut om Sammanlagda Förvaltningschef Beslut om upphandling gällande - kontraktsvärdet leasing tas efter samråd med • upphandling upp till 5 000 000 kr Ekonomichef • upphandlingsförfarande • upphandlingsdokument • större ändringar i upphandlingsdokument • att avbryta upphandling • att göra om upphandling • uteslutning av leverantörer • att anta leverantör (tilldelningsbeslut) • att återkalla tilldelning • förlängning av avtal 18 (32) Nr Ärendetyp Beloppsgräns/nivå Delegat Kommentar Lagrum 3.2 b Beslut om Sammanlagda Verksamhetschef Beslut om upphandling av program - kontraktsvärdet och tjänster som används på eller • upphandling upp till 1 000 000 kr brukas genom kommunens datorer, • upphandlingsförfarande surfplattor och mobiltelefoner tas i samråd med digitaliseringschef • upphandlingsdokument • större ändringar i upphandlingsdokument • att avbryta upphandling • att göra om upphandling • uteslutning a