2021-12-17 KS 2022/17 5 (8)
8 §Kontrollernas utformning och utförande Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen inom nämnden är tillfredsställande. Vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Vid utformningen av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas. 8.1§ Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. Följande minimikrav gäller för fördelning av kontrollerna vid olika typer av transaktioner: Anskaffning av varor och tjänster, utbetalning av bidrag och andra externa utbetalningar Huvudregeln är att samtliga ekonomiska transaktioner ska godkännas genom en granskningsattest och beslutsattest. Minst två personer ska kontrollera en transaktion. Fördelningen av de olika kontrollmomenten mellan de olika kontrollansvariga anpassas efter transaktionens art och nämndens organisation. Kontroll av prestation vid anskaffning av varor och tjänster ska utföras av annan än beslutsattestanten. För anskaffning av varor och tjänster innebär det kontroll mot beställning och avtal inklusive betalnings- och leveransvillkor. Vid kontroll av fakturor i system för elektronisk fakturahantering ska fakturauppgifterna avstämmas mot fakturabilden. För utbetalning av bidrag innebär det kontroll mot eventuell bidragsansökan eller motsvarande samt mot bidragsregler. För fakturering innebär det kontroll mot avtal, eventuellt beslutad taxa samt faktureringsunderlag. Behörighetskontrollen inkluderar kontroll av behörighet mot attestförteckning. Kontroll ska ske av signatur, ansvarsområden, beloppsbegränsningar, att minst två personer har hanterat en transaktion i de fall detta är ett krav, och övrigt som bör kontrolleras. Då det i IT-baserade rutiner finns funktioner för kontroll av behörigheter ersätter denna den manuella behörighetskontrollen. Behörighetskontroll ska utföras av annan än beslutsattestanten. Fakturering av utförda tjänster. Samtliga kontroller, förutom behörighetskontroll, kan utföras av samma person. Respektive nämnd ansvarar för att kompletterande kontroller sker så att det säkerställs att allt som ska faktureras blir fakturerat till rätt belopp och villkor. Fakturering skall ske i omedelbar närhet till utförd tjänst. Kreditering och makulering av kundfakturor. Minst två personer ska kontrollera en transaktion. Beslutattest ska ske av attestbehörig. Kreditering/makulering skall utföras av annan än beslutattestant. Behörighetskontroll kan också ske automatiskt mot uppsatt regelverk i IT-system. Datum Diarienummer Sida 2021-12-17 KS 2022/17 6 (8) Inbetalning av bidrag/skatteintäkter/finansiella intäkter och andra externa inbetalningar Samtliga kontroller kan utföras av samma person. Respektive nämnd ansvarar för att kompletterande kontroller sker så att det säkerställs att alla inbetalningar erhålls till rätt belopp och villkor. Kalkylmässiga kostnadsfördelningar Avser fördelningar som sker via databearbetningar såsom PO-pålägg, MO-pålägg, IO-pålägg, avskrivningar och internränta på anläggningstillgångar. Dessa behöver inte beslutsattesteras. Kontroll mot pris, villkor, formalia och beslut utföres av handläggaren. Loggning i ekonomisystem gäller som dokumentation av kontrollerna. Övriga interna kostnadsfördelningar T ex via á-pris eller procentuella fördelningar. Attesteras av beslutsattestanten vid periodvisa överenskommelser och utföres därefter löpande av handläggaren. Justering av uppenbart felaktig bokföring samt periodiseringar Dessa transaktioner kan i vissa fall utföras av handläggaren utan attest av behörig beslutsattestant. Budgetansvarig måste underrättas om transaktionen. Lön/ersättning och andra personalkostnader Avser transaktioner med ekonomiska konsekvenser som rapporteras via personalsystemet. För dessa har budgetansvarig attesträtt. Rapportering i personalsystemet görs på något av följande sätt: 1. direkt av budgetansvarig, 2. budgetansvarig attesterar efter det att den anställde rapporterat via IT-system eller 3. handläggare utifrån skriftligt underlag som budgetansvarig attesterat Respektive nämnd ansvarar för att lönekontroll samt andra kontroller av personalkostnaderna utförs. Systemförvaltare utför dessutom kontroller som ingår i systemförvaltaruppdraget. Kontroll av betalfil Kontroll av daglig betalfil till bank görs av utomstående system för att fånga dubbelbetalningar, bluffakturor, avvikande betalningsmönster, företag som saknar f-skatt och dylikt. Eventuella avvikelser och ytterligare åtgärder initieras av ekonomikontoret. 8.2§ Kompetens Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha nödvändig kompetens för uppgiften. Kommunens ekonomifunktion ska vid behov ge nämnden stöd med detta. 8.3§ Integritet Den som utför kontroll ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Datum Diarienummer Sida 2021-12-17 KS 2022/17 7 (8) Detta utesluter inte att personal som är underordnad beslutsattestanten utför kontroll av prestation, kvalitet, pris, villkor och formalia. Det är däremot inte lämpligt att underordnad personal beslut attesterar sådant som överordnad har kontrollerat prestation, kvalitet, pris, villkor och formalia för. Inte heller ska direkt underordnad personal beslutattestera överordnads utlägg och dylikt. Nämndsordförandens utlägg o dylikt kan attesteras av vice ordförande eller av kommunstyrelsens ordförande. Förvaltningschefs utlägg o dylikt attesteras av respektive nämndsordförande. 8.4§ Jäv/Egna kostnader Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detta innefattar också bolag och föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning av om jäv föreligger bör försiktighetsprincipen tillämpas.