Valnämndens delegeringsordning

Styr (1)

Text

1. 1Dokumenttyp Dokumenttitel Arbetsordning Valnämndens delegeringsordning Diarienummer Dokumentansvarig verksamhet GKS/2026:58 Administrativa funktionen Gäller från och med Beslutad av 2026-01-22 Nämnd Valnämndens delegeringsordning 2 (13) Innehåll Innehåll .....................................................................................................................................2 Delegering av beslutanderätt inom nämnd ..........................................................................4 Vilka är grunderna för delegering? ........................................................................................... 4 Vad delegeras inte ......................................................................................................... 4 Nämndernas möjlighet att delegera ......................................................................................... 4 Hänskjutande av ärende........................................................................................................... 4 Delegering och verkställighet ................................................................................................... 5 Verkställighet ................................................................................................................. 5 Delegering...................................................................................................................... 5 Delegering av beslutanderätten i brådskande ärenden där nämndens avgörande inte kan avvaktas .................................................................................................................................... 5 Anmälan av delegeringsbeslut ................................................................................................. 5 Ersättare för delegat ................................................................................................................. 5 Generell bestämmelse om delegering till kommundirektör ...................................................... 6 Bestämmelser vid jäv ............................................................................................................... 6 Fullmakter ...................................................................................................................... 6 Dataskydd ................................................................................................................................. 6 Överklagande av beslut och domar, inhibitionsansökan och yttrande ..................................... 6 Överklagande med stöd av kommunallagen ................................................................. 6 Förkortningar ............................................................................................................................ 7 Lagar .............................................................................................................................. 7 Ord ................................................................................................................................. 7 Delegeringsbestämmelser för valnämnden ..........................................................................8 1 Demokrati och ledning .................................................................................................8 Allmänna och brådskande ärenden ............................................................................... 8 Hantera valdistrikt .......................................................................................................... 8 Hantera valmaterial........................................................................................................ 9 Rekrytera, förordna och arvodera röstmottagare ........................................................ 10 Utbilda röstmottagare .................................................................................................. 10 Genomföra val ............................................................................................................. 10 Valsäkerhet och incidentrapportering .......................................................................... 11 Juridiska handlingar och frågeställningar ............................................................................... 12 Överklagande och yttrande ......................................................................................... 12 Dataskydd ............................................................................................................................... 12 Allmänna handlingar och arkiv ............................................................................................... 13 Lämna ut allmänna handlingar .................................................................................... 13 2 Intern service ..............................................................................................................13 www.grums.se 3 (13) Administrera förtroendevalda ................................................................................................. 13 www.grums.se 4 (13) Delegering av beslutanderätt inom nämnd En delegeringsordning är en förteckning över de ärenden där nämnden har delegerat sin beslutanderätt. Delegering innebär att flytta över rätten att besluta i ett ärende. En delegeringsordning avlastar nämnden i dennes rutinmässiga beslut, genom att överlåta dessa beslut till någon annan. I en delegeringsordning finns också bestämmelser om och i så fall hur delegeringsbeslutet ska anmälas till nämnden. Den delegat som anges i delegeringsordningen avser den lägsta nivå som ett beslut fattas på. En delegat får överlämna till sin chef att fatta beslut i ett ärende. Vilka är grunderna för delegering? Rätten att delegera beslut återfinns i 6 kap 37 § kommunallagen Där framgår att nämnden kan delegera till sitt presidium, ett utskott, en ledamot eller ersättare eller till en anställd i den kommunala organisationen att fatta beslut. Vad delegeras inte 1. Alla beslut får inte delegeras, vilket regleras i 6 kap 38 § kommunallagen 2. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 3. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 4. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, 5. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden, eller 6. ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras Nämndernas möjlighet att delegera Nämnderna kan ge uppdrag till utskott, förtroendevalda (ledamot eller ersättare) eller en tjänsteperson att fatta beslut på nämndens vägnar. Delegering sker därför alltid till personer var och en för sig, aldrig till en grupp av tjänstepersoner eller tjänstepersoner och förtroendevalda tillsammans, så kallad blandad delegering. Beslutanderätt kan inte heller överlämnas till någon som inte företräder kommunen. Det kan finnas undantag från denna regel som regleras i speciallagstiftning. En nämnd kan när som helst besluta att återkalla delegering, generellt eller i ett visst ärende. Hänskjutande av ärende En delegat kan besluta att hänskjuta ett ärende till nämnden, möjligheten ska användas sparsamt och främst nyttjas om frågan är av större vikt, är komplicerad, av principiell beskaffenhet eller om delegaten är jävig. www.grums.se 5 (13) Delegering och verkställighet Med beslut i delegeringsordningen avses endast beslut i kommunallagens mening. Kännetecknande för sådant beslut är att det finns utrymme för alternativa lösningar och att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar. Det krävs därmed självständiga överväganden i bedömningen från beslutsfattarens sida. Verkställighet Så kallade ”verkställighetsbeslut” (”ren verkställighet”) kan sägas vara faktiskt handlande i form av rutinmässiga beslut som regelmässigt fattas av olika tjänstepersoner inom ramen för deras tjänst och verksamhetsansvar. Vid sådana beslut saknas möjlighet för beslutsfattaren att göra självständiga bedömningar. Rätten för de anställda att fatta sådana beslut grundas då inte på delegering utan på den arbetsfördelning mellan de förtroendevalda och de anställda som måste finnas för att den kommunala verksamheten ska kunna fungera. Verkställighetsbeslut kan till exempel fattas med stöd av författning, avtal, myndighetsbeslut eller av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen uppställda ramar, riktlinjer eller budget. En mycket stor del av den kommunala verksamheten utgörs av ren verkställighet. Delegering Var gränsen går mellan ett delegeringsbeslut och ren verkställighet är inte tydlig och således svår att dra. Vilket slags beslut det är fråga om har dock betydelse för den enskildes möjligheter att kunna överklaga ett beslut genom laglighetsprövning. Beslut som är ren verkställighet kan inte överklagas Vilka beslut som är att betrakta som verkställighet framgår av kolumnen ”V” i delegeringsordningen. Delegering av beslutanderätten i brådskande ärenden där nämndens avgörande inte kan avvaktas En nämnd får enligt 6 kap 39 § kommunallagen uppdra åt ordföranden eller en annan ledamot i nämnden att besluta i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Det rör sig alltså här om ärenden som skyndsamt måste avgöras. Vilka beslut som kan delegeras och om det finns några begränsningar framgår inte av lagtexten. Ärenden som avgjorts med stöd av denna bestämmelse ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Denna typ beslut anses som ett beslut av nämnden. Anmälan av delegeringsbeslut Alla beslut som fattas med stöd av delegering ska anmälas till nämnden. Anmälan tillgodoser nämndens behov av information och kontroll. Nämnden kan fatta beslut om formen och omfattningen av återrapportering av delegeringsbeslut. Anmälan har betydelse för beräkning av tid för eventuell överklagan. Tiden för möjlighet till överklagan räknas från att protokollet från det sammanträde där besluten anmäldes anslås på den kommunala anslagstavlan. Ersättare för delegat Vid frånvaro får ersättare överta beslutanderätten från ordinarie delegat. Med frånvaro avses om delegaten inte är i tjänst på grund av sjukdom, semester, tjänstledighet, jäv eller liknande får ersättare överta beslutanderätten. Beslut om ersättare ska dokumenteras. Ersättaren ska följa samma regler som delegaten och ersättarens beslut har samma rättsverkan som www.grums.se 6 (13) delegatens. Om ordinarie delegat (inklusive ersättare, vikarie och ställföreträdande) har förfall och beslut inte bör dröja ska ärendet avgöras av delegatens närmaste chef. Delegationen omfattar delegatens verksamhetsområde enligt avtal och/eller organisationsplan. Vikarierande chefer och tillförordnade chefer under begränsad tid på olika nivåer inom förvaltningen ska ha samma beslutsbefogenheter som den de vikarierar för. Generell bestämmelse om delegering till kommundirektör Kommundirektör får besluta i samtliga ärenden som delegerats till enskild tjänsteperson, om inget anges i lag eller förordning. Bestämmelser vid jäv För den som fått beslut delegerade till sig gäller jävsreglerna i förvaltningslagen. Om en delegat är jävig utgör det hinder att fatta beslut. Eventuellt jäv ska anmälas till ansvarig chef som kan utse en ersättare för delegaten. Vid delegering ska kommunallagens bestämmelser om jäv beaktas (6 kap 28–32 §§ och 7 kap 4 § KL) Om delegat på grund av jäv eller av annat skäl inte kan fatta beslut med stöd av delegeringsordningen i ett visst ärende gäller följande: • Om ordförande är delegat hänskjuts ärendet till vice ordförande, eller • Om anställd är delegat hänskjuts ärendet till närmast överordnad chef om inte vikarie är utsedd. Fullmakter Inom vissa områden kan en tjänstepersons befogenhet utökas utöver det som gäller inom delegeringsordningen genom utfärdande av fullmakt. Av fullmakten ska framgå vem som ges fullmakten (person, inte befattning), för vilket ärende fullmakten gäller och under vilken tidsperiod fullmakten är giltig. En förutsättning för utfärdandet är att den som undertecknar fullmakten själv äger aktuell beslutanderätt. Dataskydd Valnämnden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som valnämnden behandlar i sin verksamhet. Kommunstyrelsens dataskyddsombud är även dataskyddsombud för valnämnden. Överklagande av beslut och domar, inhibitionsansökan och yttrande Rätt att besluta i en viss ärendegrupp innebär också rätt att: • Besluta att överklaga beslut och domar som innefattar ändring av delegatens beslut • Besluta att avge yttrande till högre instans med anledning av överklagande av delegeringsbeslut samt besluta att ansöka om inhibition. Överklagande med stöd av kommunallagen Varje medlem i en kommun har rätt att överklaga kommunens beslut i enlighet med 13 kap. kommunallagen. Delegeringsbeslut som är fattade i enlighet med kommunallagen kan överklagas genom laglighetsprövning. Prövningen innebär att pröva om beslutet fattats på rätt sätt eller om beslutet innebär att kommunen har överskridit sina befogenheter. www.grums.se 7 (13) Överklagan ska ha inkommit inom tre veckor från den tidpunkt då protokollet från det sammanträdet då beslutet anmäldes är justerat och anslaget på kommunens anslagstavla. Överklagan skickas direkt till Förvaltningsrätten i Karlstad för laglighetsprövning. Förkortningar Lagar DSF – Allmän dataskyddsförordning FL – Förvaltningslag (2017:900) KL – Kommunallagen (2017:725) OSL – Offentlighet- och sekretesslagen (2009:400) TF – Tryckfrihetsförordning (1949:105) ValL – Vallagen (2005:837) Ord Art – Artikel DSO – Dataskyddsombud IMY – Integritetsmyndigheten LST – Länsstyrelsen www.grums.se 8 (13) Delegeringsbestämmelser för valnämnden 1 Demokrati och ledning Allmänna och brådskande ärenden Nr Ärende Lagrum Beslutande D V Notering Beslut i nämndsärende 6 kap. Valnämndens X som är så brådskande 39–40 ordförande 1.1 att valnämndens §§ KL avgörande inte kan avvaktas. Beslut om valkansliets IT- och administrativ X organisation chef 1.2 Hantera valdistrikt Nr Ärende Lagrum Beslutande D V Notering Utse ordförande och 3 kap 4 Valnämndens X vice ordförande § ValL ordförande 1.3 valdistrikt Valnämndens vice ordförande Beslut om vallokaler 4 kap IT- och administrativ X I samråd med och röstningslokaler 20 och chef valnämndens 1.4 som ska användas vid 22–23 ordförande. förtidsröstning samt §§ ValL på valdagen. (Gäller även vid omval) Beslut om öppettider i IT- och administrativ X röstningslokal chef 1.5 Lämna uppgifterna om 3 kap 3 IT- och administrativ X var och när röstning § ValL chef 1.6 inom kommunen kan ske. Uppgifterna ska lämnas senast 32 dagar före valdagen till den centrala valmyndigheten. www.grums.se 9 (13) Om en röst tas emot 5 kap 2 IT- och administrativ X från en svensk § ValL chef 1.7 medborgare som inte Valsamordnare längre är folkbokförd i Sverige och som inte finns upptagen i röstlängden, ska röstmottagaren snarast meddela valnämndens kansli. Kansliet ansvarar för omedelbar underrättelse till Valmyndigheten i enlighet med 5 kap. 2 § vallagen (2005:837). Beslut om att ta emot 5 kap 2 IT- och administrativ X Ska ske senast och vidarebefordra a § ValL chef 30 dagar före 1.8 anmälningar från Valsamordnare valdagen. unionsmedborgare som vill tas upp i röstlängden för kommun- och regionval. Beslut om att lämna 5 kap IT- och administrativ X Ska ske i uppgifter till 2–2 a chef Valsamordnare samverkan med 1.9 Valmyndigheten som §§ ValL valmyndigheten ska framgå av röstkortet samt hantera processen för digitala röstkort. Hantera valmaterial Nr Ärende Lagrum Beslutande D V Notering Beslut om att teckna IT- och administrativ X avtal om hantering av chef 1.10 och distribution av förtidsröster Tilldela IT- och administrativ X behörighet/fullmakt chef 1.11 att kvittera ut/ta emot värdepost/ förtidsröster från PostNord www.grums.se 10 (13) Rekrytera, förordna och arvodera röstmottagare Nr Ärende Lagrum Beslutande D V Notering Förordna och entlediga 3 kap IT- och administrativ X röstmottagare för: 5–6 §§ chef 1.12 • Förtidsröstningen ValL Valsamordnare • Förtidsröstning med begränsat tillträde • Ambulerande röstmottagning • Valdagen • Valnämndens mottagning på valnatten • Arvoderade reserver • Valnämndens preliminära rösträkning (onsdagsräkningen) Beslut att återkalla 3 kap. IT- och administrativ X förordnande av 5–6 §§ chef 1.13 röstmottagare ValL Valsamordnare Utbilda röstmottagare Nr Ärende Lagrum Beslutande D V Notering Besluta om 3 kap. 5 IT- och administrativ X utbildningstillfällen för § ValL chef 1.14 röstmottagare Valsamordnare Genomföra val Nr Ärende Lagrum Beslutande D V Notering Begära behörighet till Valnämndens X valdatasystemet hos ordförande 1.15 länsstyrelsen (behörighetsadministrat örer och inskrivare) samt utse personer att inneha rollerna. Tilldela behörigheter i Behörighetsadministr X Rapporteras inte valdatasystemet (lokal atör till valnämnden 1.16 administratör, röstkortsbeställare, förtidsröstregistrerare) www.grums.se 11 (13) Beslut att korrigera Valdistriktets X Enligt röstlängd vid felaktig ordförande Valmyndighetens 1.17 avprickning Valdistriktets vice ställningstagande ordförande Beslut om nekande av Valdistriktets X Enligt röstning ordförande Valmyndighetens 1.18 Valdistriktets vice ställningstagande ordförande Införa rättelse eller 5 kap. Valnämndens X ändring i röstlängden 7 § ValL ordförande 1.19 på uppdrag av den centrala valmyndigheten eller länsstyrelsen Beslut om lokala 7 kap. Valkansliet X instruktioner och 1 §, 1.20 praktiska åtgärder som 7 kap. 3 säkerställer §, tillgänglighet vid 8 kap. 2 röstning samt att a §, röstmottagare alltid 10 kap. närvarar när väljare får 3–5 §§ hjälp med att ta ValL valsedlar eller göra i ordning sin röst. Valsäkerhet och incidentrapportering Nr Ärende Lagrum Beslutande D V Notering Skyndsamt rapportera 16 kap valsamordnare X Beslut fattade incidenter som kan 1–2§§ enligt denna 1.21 påverka genomförande ValL punkt ska av val till anmälas till Valmyndigheten, samt nämnden vidta operativa åtgärder för att säkerställa röstmottagningens genomförande. www.grums.se 12 (13) Juridiska handlingar och frågeställningar Överklagande och yttrande Nr Ärende Lagrum Beslutande D V Notering Föra valnämndens talan IT- och administrativ X och avge yttranden i chef 1.22 ärenden och mål vid myndigheter och domstolar Avge yttranden till IT- och administrativ X myndigheter i frågor av chef 1.23 mindre vikt/icke principiella frågor Pröva om överklagande 45 § FL Ärendets X inkommit i rätt tid och handläggare 1.24 avvisning av för sent inkommen överklagan Dataskydd Nr Ärende Lagrum Beslutande D V Notering Utse dataskyddsombud Kommundirektör X samt ersättare till 1.25 dataskyddsombudet Ingå Den som tecknar X I samråd med personuppgiftsbiträdesa huvudavtal DSO 1.26 vtal Rätt att ta ut avgift för DSF art Ansvarig chef X information 12 p 5 1.27 Rätt till tillgång DSF art Ansvarig chef X I samråd med 15 DSO 1.28 Rätt till rättelse DSF art Ansvarig chef X I samråd med 16 DSO 1.29 Rätt till radering DSF art Ansvarig chef X I samråd med 17 DSO 1.30 Rätt till begränsning av DSF art Ansvarig chef X I samråd med behandling 18 DSO 1.31 www.grums.se 13 (13) Om DSF art Ansvarig chef X I samråd med anmälningsskyldighet 19 DSO 1.32 avseende rättelse, radering och begränsning Rätt till dataportabilitet DSF art Ansvarig chef X I samråd med 20 DSO 1.33 Dokumentera och DSF art Ansvarig chef X I samråd med besluta om anmälan av 33 DSO 1.34 personuppgiftsincident till IMY Informera den DSF art Ansvarig chef X I samråd med registrerade 34 DSO 1.35 Beslut om DSF art Ansvarig chef X I samråd med konsekvensbedömning 35 DSO 1.36 Beslut om DSF art Ansvarig chef X I samråd med förhandssamråd 36 DSO 1.37 Allmänna handlingar och arkiv Lämna ut allmänna handlingar Nr Ärende Lagrum Beslutande D V Notering Pröva frågor om 2 kap Ansvarig X utlämnande av 14 § TF handläggare 1.38 allmänna handlingar Besluta att inte lämna ut Nämndsekreterare X allmänna handlingar 1.39 2 Intern service A