1 §SAMMANSÄTTNING Nämnd består av det antal ledamöter och ersättare som kommunfullmäktige beslutar om. Sedan val av nämnd skett utser kommunfullmäktige bland nämndens ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Kommunstyrelsens ordförande ska också vara kommunalråd. Kommunalrådet ska ägna hela sin arbetstid åt uppdrag för kommunen.
2 §TIDPUNKT FÖR SAMMANTRÄDEN Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska också hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller ordförande anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordförande och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet. Om det föreligger särskilda skäl får ordförande ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om ordförande beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordförande se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.
3 §KALLELSE Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträden. När varken ordförande eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelse ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelse får ske elektroniskt. Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast en vecka före sammanträdesdagen. Kallelse kan även skickas senast 2 dagar före sammanträdesdagen vid undantagsfall. Ordförande bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Postadress Besöksadress Telefon E-post/Hemsida Haparanda stad Torget 9 0922-260 00 kommunen@haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda www.haparanda.se Diarienummer KS 2021/325 Kallelse bör åtföljas av föredragningslista. Ordförande bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.
4 §OFFENTLIGA SAMMANTRÄDEN Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Offentliga sammanträden får inte hållas i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess.
5 §SAMMANTRÄDE PÅ DISTANS Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast 3 dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordförande avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden.
6 §NÄRVARORÄTT Kommunstyrelsens ordförande har rätt att närvara vid nämndernas sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver medge ledamot av styrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Härutöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning gällande någon enskild.
7 §INITIATIVRÄTT Varje ledamot äger rätten att enskilt eller gemensamt med andra ledamöter väcka ärenden i den nämnd ledamoten eller ledamöterna är vald till. Ledamot som avser väcka ett ärende i nämnd måste närvara vid det sammanträde denne avser väcka sitt ärende om inte annat beslutas av nämnd. Postadress Besöksadress Telefon E-post/Hemsida Haparanda stad Torget 9 0922-260 00 kommunen@haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda www.haparanda.se Diarienummer KS 2021/325 Ersättare som önskar väcka ärende i nämnd måste tjänstgöra vid det sammanträde denne avser väcka sitt ärende. Initiativärenden anmäls till nämndordföranden och nämndsekreteraren snarast möjligt. Initiativärenden som väcks under nämndens sammanträde anmäls i samband med behandling av dagordningens godkännande. Nämnden beslutar om remiss av respektive initiativärende för beredning. Initiativärenden bereds så att nämnd i möjligaste mån kan fatta beslut i ärendet vid det i följd nästkommande sammanträdet från det att ärendet väckts. Initiativärenden som anmäls mellan två av nämndens sammanträden får remitteras av nämndordföranden. Nämnden beslutar om godkännande av remissinstansen. Var och en av kommunens revisorer äger rätten att enskilt eller tillsammans väcka ärenden i nämnd förutsatt att ärendet avser granskning av nämndens verksamhet.
8 §ORDFÖRANDE Det åligger ordförande 1. att leda nämndens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. kalla ersättare, 4. inför sammanträden se till att ärenden som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda, 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, 6. se till att nämndens beslut verkställs. Härutöver åligger det styrelsens ordförande att under styrelsen 1. ha uppsikt över kommunens hela nämndförvaltning, 2. med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor, 3. främja samverkan mellan styrelsen, kommunens övriga nämnder och fullmäktige samt 4. representera styrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte styrelsen bestämt annat i ett särskilt fall.
9 §PRESIDIUM Nämndernas presidium ska bestå av ordförande och vice ordförande. Vice ordförande ska biträda ordförande i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordförande anser att det behövs. Postadress Besöksadress Telefon E-post/Hemsida Haparanda stad Torget 9 0922-260 00 kommunen@haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda www.haparanda.se Diarienummer
KS 2021/325
10 §ERSÄTTARE FÖR ORDFÖRANDE OCH VICE ORDFÖRANDE Om varken ordförande eller vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandes uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandes uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordförande eller vice ordförande inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandes uppgifter.
KS 2021/325
11 §FÖRHINDER En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid kansliet. Kansliet ska underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra.
KS 2021/325
12 §ERSÄTTARES TJÄNSTGÖRING Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring, får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet.
KS 2021/325
13 §JÄV, AVBRUTEN TJÄNSTGÖRING En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra endast om ersättarens inträde har påverkat
styrkebalansen mellan partierna
14 §YRKANDEN Postadress Besöksadress Telefon E-post/Hemsida Haparanda stad Torget 9 0922-260 00 kommunen@haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda www.haparanda.se Diarienummer KS 2021/325 När nämnden förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordförande igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordförande befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om inte nämnden enhälligt beslutar att medge det. Om ordförande anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande avfatta det skriftligt.
styrkebalansen mellan partierna
15 §DELTAGANDE I BESLUT En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordförande innan beslut fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om nämnden fattar det med acklamation.
styrkebalansen mellan partierna
16 §RESERVATION Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.
styrkebalansen mellan partierna
17 §JUSTERING AV PROTOKOLL Protokollet justeras av ordförande och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordförande och en ledamot.
styrkebalansen mellan partierna
18 §KUNGÖRELSER OCH TILLKÄNNAGIVANDEN AV FÖRESKRIFTER M.M. Nämnderna ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnderna ska underrätta styrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig.
styrkebalansen mellan partierna
19 §DELGIVNINGSMOTTAGARE Delgivning med nämnden sker med nämndens ordförande, berörd förvaltningschef eller annan anställd som nämnden utser.
styrkebalansen mellan partierna
20 §UNDERTECKNANDE AV HANDLINGAR Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordförande och kontrasigneras av berörd förvaltningschef eller annan anställd som nämnden utser. Vid förfall för ordförande inträder vice ordförande och vid förfall för denne den ledamot som nämnden utser. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Beslut som fattas med Postadress Besöksadress Telefon E-post/Hemsida Haparanda stad Torget 9 0922-260 00 kommunen@haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda www.haparanda.se Diarienummer KS 2021/325 stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.
styrkebalansen mellan partierna
21 §UTSKOTT En nämnd får utse det antal utskott och beredningar den finner lämpligt. Om en nämnd utser utskott eller beredningar gäller bestämmelserna nedan. Vad som nedan föreskrivs för utskott gäller också för nämndberedningar. Nämnden bestämmer antalet ledamöter och personliga ersättare i sina utskott och utskottens arbetsuppgifter. Inom ett utskott väljer nämnden för den tid nämnden beslutar bland utskottets ledamöter, en ordförande och en vice ordförande. Om ordförande i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för längre tid får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordförande fullgöra dennes uppgifter. Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträde endast om ordinarie ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av nämnden bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskotten ska fyllnadsval snarast förrättas. Utskott sammanträder på dag och tid som utskottet bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordförande anser att det behövs eller när minst hälften av utskottets ledamöter begär det. Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträden. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet samt uppgift om de ärenden som ska behandlas. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst. De ärenden som ska avgöras av nämnden i dess helhet bör beredas av utskottet om beredning behövs. Ordförande, kommundirektören eller förvaltningschefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut. I fråga om jäv, förfarandet vid fattande av beslut, protokollföring, protokollets innehåll och justering samt reservation över beslut i utskott och beredningar gäller vad som är föreskrivet om nämnderna. Beträffande sådana ärenden i vilka utskott fattar beslut med stöd av delegation från nämnd ska tillkännagivande om verkställd justering ske i den ordning som gäller för nämnden. Postadress Besöksadress Telefon E-post/Hemsida Haparanda stad Torget 9 0922-260 00 kommunen@haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda www.haparanda.se