KS 2020-484-002
§5Kontroller Reglementet avser kontroll av ekonomiska transaktioner och är alltså en del av nämndens/ styrelsens interna kontroll. Vissa kontroller kan ske maskinellt. Hur den exakta tillämpningen ska vara på olika typer av transaktioner definieras i rutiner. Kontrollen utformas med hänsyn till väsentlighet och risk. Kontrollmomenten får inte i onödan förlänga eller krångla till handläggningen av ett ärende. Med kontroll av pris menas: att fakturerat pris överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning. Priskontroll ska ske av såväl utgiftstransaktioner som inkomsttransaktioner. Kontroll kan ske mot ramavtal, specifikt avtal, överenskommelse vid beställning, taxebeslut etc. Vid utbetalning av bidrag ska kontroll ske mot eventuell bidragsansökan eller motsvarande eller bidragsregler. Med kontroll av beställning menas: att inköp sker i enlighet med kommunens inköpsregler och ramavtal. Kontrollen sker vid inköpstillfället, inte i efterhand. Med kontroll av villkor menas: att fakturans kontraktsvillkor i övrigt är korrekta. Kontrollen, görs av betalningsvillkor, såsom betalningsdatum och räntevillkor, fraktavgifter, faktureringsavgifter och andra typer av tilläggsavgifter, samt moms. Med kontroll av beslut menas: att transaktionen grundar sig på behöriga beslut och överensstämmer med tilldelad budget och andra av fullmäktige, kommunstyrelse och nämnd fattade beslut rörande normer och riktlinjer. Kontroll mot internbudget och verksamhetsplan ska alltid ske. Kontroll kan dock också behöva ske mot avtal, överenskommelser och formella beslut t ex taxebeslut, investeringsbeslut, policybeslut mm. Med kontroll av behörighet menas: att attester skett av behöriga personer i enlighet med fastställda regler. Kontroll sker mot attestförteckningar och fastställda attestrutiner. Kontroll ska ske av namnteckning, koder beloppsgränser och liknande. Om det i IT-baserade rutiner finns funktioner för kontroll av behörighet, ersätter dessa den manuella kontrollen. Med kontroll av kontering menas: att konteringen är korrekt för samtliga koddelar och att redovisningsreglerna följs vad gäller klassificering av drift och investeringar samt att transaktionen periodiseras rätt, dvs hänförs till rätt bokföringsperiod. Med kontroll av formalia menas: att verifikationen innehåller de uppgifter som krävs enligt lagstiftningen. Formella krav på verifikationer ställs dels i Lag om kommunal bokföring och redovisning och dels i Mervärdeskattelagen. Bland annat ställs krav på vad en faktura ska innehålla, t ex korrekta uppgifter om köpare och säljare. Särskilda krav gäller för verifikationer avseende kurser, konferenser, resor och representation. Till verifikatet ska bifogas program, deltagare och syfte. Förenklad faktura eller annat betalningsunderlag, ska alltid styrkas med kvitton och specifikationer. 2 Tillämpningsanvisningar 2020-06-02 KS 2020-484-002 Granskningsattest För leverantörsfaktura kontrolleras att beloppet är det rätta, att rätt momsbelopp har lyfts och att betalning går till rätt mottagare. Kontroll ska också ske av erhållen leverans/fullgjord tjänst mot beställning och faktura, d v s att leveransen har mottagits alternativt att prestationen har fullgjorts. För utbetalning av bidrag innebär granskningsattest kontroll mot eventuell bidragsansökan eller motsvarande samt mot bidragsregler. För fakturering innebär granskningsattest kontroll mot avtal, eventuellt beslutad taxa samt faktureringsunderlag. Granskningsattestant kontrollerar: • Prestation • Pris • Formalia Attesten görs elektroniskt eller med namnteckning på faktura, utanordning, debiteringsunderlag eller liknande. Beslutsattestant Beslutsattestant sker i normalfallet av den som är budgetansvarig. Beslutsattestant kan utse beställningsberättigade, vilka självständigt kan beställa från i förväg definierade leverantörer inom en fastställd beloppsgräns och på vissa konton. Sådana beställningar ska beslutsattesteras i efterhand på faktura och dessa fall ingår i beslutsattesten att kontrollera att beställningsberättigad inte överskridit sina befogenheter. I beslutsattesten ingår kontroll av att granskningsattest är utförd. Beslutsattestanten kontrollerar också: • Beställning • Villkor • Beslut • Kontering Attesten görs elektroniskt eller med namnteckning på faktura och innebär godkännande att betalning får ske. Vid finansiella placeringar, förmedlingar och andra penningtransaktioner kontrolleras att åtgärder överensstämmer med beslut och principer eller uppdrag, men också att kvantitet, villkor och kontering är riktig. 3 Tillämpningsanvisningar 2020-06-02 KS 2020-484-002 Vid intäkter kontrolleras på motsvarande sätt att inkomna medel stämmer med utfärdat underlag, t ex räkning, att kontering har skett och är riktig och att det faktiskt är kommunen som skall ta emot medlen. Behörighetsattest Kontroll av granskningsattestantens och beslutsattestantens behörighet gentemot attestförteckning. Kontroll ska ske av namnteckning och begränsningar i beslutsattesten. Om det i IT-baserade system finns funktion för kontroll av behörighet ersätter den, en manuell behörighetsattest.