1REGLEMENTE 1 (6) Gäller fr.o.m. Dok.nummer-Utgåva 21936-7.1 Reglemente för gemensam hjälpmedelsnämnd 2023-2026 1 PARTER Region Västmanland samt kommunerna Arboga, Fagersta, Hallstahammar, Kungsör, Köping, Norberg, Sala, Skinnskatteberg, Surahammar och Västerås, nedan kallat parter, har inrättat en gemensam nämnd som benämns hjälpmedelsnämnd. Region Västmanland är värdregion och hjälpmedelsnämnden ingår i Region Västmanlands organisation. Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente och ett mellan de samverkande parterna ingånget samverkansavtal för hjälpmedelsnämnden. 2 UPPGIFTER Nämnden ska ansvara för att länets invånare erbjuds en god hjälpmedelsförsörjning på lika villkor, med krav på ett effektivt och professionellt omhändertagande i rätt tid, på rätt vårdnivå och att förskrivna hjälpmedel håller utlovad funktion och teknisk prestanda. Nämnden fullgör sitt ansvar inom ramen för gällande lagstiftning och policydokument. Utbud och tjänster ska erbjudas för • Daglig livsföring, med undantag nedan* • Hjälpmedel för vård och behandling • Inkontinenshjälpmedel. Parterna kan via Hjälpmedelscentrum erbjudas hjälpmedel enligt ansvar 4 och skolhjälpmedel. Utanför nämndens ansvarsområde faller* • Ortopedtekniska hjälpmedel • Synhjälpmedel • Hörseltekniska hjälpmedel Parterna har möjlighet att av Hjälpmedelscentrum köpa service av verksamhets- utrustning enligt ansvar 4 hjälpmedel. Finansierings- och patientperspektiv Utifrån ett finansierings- och patientperspektiv har nämnden följande uppgifter inom hjälpmedelsområdet. 1. Utarbetar mål, riktlinjer och policy för hjälpmedelsförsörjningen som föreläggs parterna för beslut. Utfärdad av: Fredrik Alm Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet Godkänd av: REGLEMENTE 2 (6) Gäller fr.o.m. Dok.nummer-Utgåva 21936-7.1 Reglemente för gemensam hjälpmedelsnämnd 2023-2026 2. Beslutar om vilka hjälpmedel och tjänster som ska tillhandahållas. 3. Utarbetar förslag till avgifter och egenansvar som föreläggs parterna för beslut. 4. Utarbetar förslag till finansieringsprinciper och kostnadsfördelningssystem som föreläggs parterna för beslut. 5. Upprättar, efter samråd med parterna, förslag till budget vilken föreläggs regionfullmäktige för beslut. I förslaget ska budget för nämndens kansli ingå. 6. Fastställer kompetenskrav för förskrivare. 7. Fastställer Hjälpmedelshandboken som utgör ett stöd i förskrivningsprocessen. 8. Följer utvecklingen inom hjälpmedelsområdet. 9. Ansvarar för uppföljning och utvärdering av hjälpmedelsverksamheten ur ett användarperspektiv. 10. Svarar för samråd med intresseorganisationerna. 11. Svarar för allmän och riktad information. 12. Rapporterar om ekonomi, prestationer och kvalitet i enlighet med regionstyrelsens anvisningar. Driftsansvar för Hjälpmedelscentrum Som driftansvarig för Hjälpmedelscentrum har nämnden ansvar för följande uppgifter 1. Ansvarar för att Hjälpmedelscentrums verksamhet drivs ekonomiskt och rationellt och med hög kvalitet. 2. Upprättar, efter samråd med parterna, ett budgetförslag för Hjälpmedelscentrum, vilket ingår i nämndens budgetförslag som föreläggs regionfullmäktige för beslut. 3. Fastställer verksamhetsplan utifrån regionens plan och hjälpmedelsnämndens viljeinriktning, vilken ska anmälas till regionfullmäktige. 4. Fastlägger prismodell för de hjälpmedel och tjänster som tillhandahålls av Hjälpmedelscentrum. 5. Svarar för upphandling och inköp av beslutat sortiment. 6. Svarar för lagerhållning och distribution av hjälpmedel. 7. Svarar för specialanpassning av hjälpmedel. 8. Svarar för service och reparation av hjälpmedel. Utfärdad av: Fredrik Alm Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet Godkänd av: REGLEMENTE 3 (6) Gäller fr.o.m. Dok.nummer-Utgåva 21936-7.1 Reglemente för gemensam hjälpmedelsnämnd 2023-2026 9. Svarar för informations- och samordningsfunktionen för inkontinenshjälpmedel. 10. Svarar för att tillhandahålla konsulentkompetens. 11. Svarar för utbildning, information och rådgivning till förskrivare och kunder. 3 RÄTT ATT HÅLLA SIG INFORMERAD Nämnden har rätt att själv besluta om att låta sig informeras om de frågor inom hälso- och sjukvård och socialtjänst som bedöms vara relevant för fullgörande av sitt uppdrag. 4 FÖRÄNDRING AV NÄMNDENS ANSVAR OCH BEFOGENHETER Om nämndens ansvar och befogenheter förändras ska detta godkännas av samtliga parters fullmäktige genom ett reviderat reglemente. 5 LEDAMÖTER Nämnden har 15 ledamöter och 15 ersättare. Regionen utser fem ledamöter och fem ersättare och kommunerna utser varsin ledamot och varsin ersättare. 6 MANDATPERIOD Ledamöter och ersättare i nämnden väljs för fyra år, räknat från och med 1 januari året efter det år då val till fullmäktige har ägt rum i landet. 7 ORDFÖRANDE Regionfullmäktige utser en ordförande och en vice ordförande. Ordförande ska nomineras från regionen (regionstyrelsen) och vice ordförande ska nomineras av kommunerna. Ordförande ska leda, samordna och övervaka nämndens arbete. Om varken ordförande eller vice ordförande kan närvara vid sammanträdet, utser nämnden annan ledamot att fullgöra ordförandes uppgifter vid sammanträdet. Om ordföranden för längre tid är hindrad att fullgöra sitt uppdrag, får nämnden utse annan ledamot att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. 8 PRESIDIUM ARBETSUTSKOTT Inom nämnden utses ett presidium arbetsutskott som förbereder ärenden till nämnden. Presidiet Arbetsutskottet består av ordförande och vice ordförande samt en ledamot från regionen och en ledamot från kommunerna. Utfärdad av: Fredrik Alm Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet Godkänd av: REGLEMENTE 4 (6) Gäller fr.o.m. Dok.nummer-Utgåva 21936-7.1 Reglemente för gemensam hjälpmedelsnämnd 2023-2026 9 NÄRVARO- OCH YTTRANDERÄTT FÖR ANNAN ÄN LEDAMOT Ersättare har rätt att närvara och yttra sig i överläggningarna. Ersättare från parti som inte har ordinarie ledamot i nämnden har rätt att få sin mening antecknad till protokollet. Om en ledamot är förhindrad att delta i ett sammanträde eller del därav ska en ersättare från regionen eller den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av något annat hinder än jäv får därefter under samma dag inte tjänstgöra vid sammanträdet. Rätt att närvara vid nämndens sammanträden och att yttra sig i överläggningarna tillkommer ansvarig tjänsteperson, verksamhetschef samt hälso- och sjukvårdsdirektören eller annan på nämndens begäran. 10 ERSÄTTNING Ersättning utgår till ledamot och ersättare enligt respektive kommuns och regionens egna bestämmelser. Nämndens sekreterare anmäler till respektive kommun och regionen vilka som varit närvarande vid sammanträdet, varefter varje part ansvarar för ersättningen. 11 TID OCH PLATS FÖR SAMMANTRÄDEN Nämnden bestämmer tid och plats för sina sammanträden. Nämnden bör hålla minst tre sammanträden per år. Sammanträde ska även hållas när minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller ordförande finner att det behövs. Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast tre dagar i förväg anmäla detta till nämndsekreteraren. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden. Utfärdad av: Fredrik Alm Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet Godkänd av: REGLEMENTE 5 (6) Gäller fr.o.m. Dok.nummer-Utgåva 21936-7.1 Reglemente för gemensam hjälpmedelsnämnd 2023-2026 12 KALLELSE TILL SAMMANTRÄDE Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Före varje sammanträde med hjälpmedelsnämnden ska nämndens ledamöter och ersättare få en kallelse och preliminär föredragningslista, som regel en vecka före sammanträdet. Slutlig föredragningslista fastställs vid varje sammanträdes början. 13 ANMÄLAN AV FÖRHINDER En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare, samt själv kalla in ersättare. 14 FÖREDRAGNING Föredragning inom nämnden sker av ordföranden eller på dennes uppdrag av någon av parternas tjänstepersoner. Nämnden kan uppdra beredning och föredragning av visst ärende eller viss grupp av ärenden åt en eller flera särskilda ledamöter eller åt någon av parternas tjänstepersoner. 15 PROTOKOLL Protokollet justeras av nämndens ordförande och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Nämndens sekreterare ansvarar för att nämndens beslut delges dem som är berörda av besluten. Fullständiga protokoll delges parterna samt regionens revisorer. Nämndens sekreterare ansvarar för att nämndens justerade protokoll anslås på respektive parts anslagstavla. 16 SEKRETERARE OCH KANSLIFUNKTION Regionen tillhandahåller till nämnden ansvarig tjänsteperson, sekreterare och kanslifunktion. Kostnaderna fördelas mellan regionen och kommuner enligt samverkansavtal. 17 VERKSAMHETSCHEF Verksamhetschef för Hjälpmedelscentrum utses av hälso- och sjukvårdsdirektören efter samråd med nämnden och ställs till nämndens förfogande. Utfärdad av: Fredrik Alm Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet Godkänd av: REGLEMENTE 6 (6) Gäller fr.o.m. Dok.nummer-Utgåva 21936-7.1 Reglemente för gemensam hjälpmedelsnämnd 2023-2026 18 UNDERTECKNANDE AV HANDLINGAR Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne, vice ordförande och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. 19 DELEGATION Nämnden får uppdra åt ledamot eller ersättare eller åt grupp av ledamöter och/eller ersättare eller åt tjänsteperson att på nämndens vägnar besluta i ett visst ärende eller viss grupp av ärenden, dock inte i fall som avses i Kommunallagens 6 kap 38 §. Beslut som fattas på delegation ska anmälas till nämnden, som bestämmer hur det ska ske. Nämnden fastställer en delegationsordning där det även framgår om verksamhetschef/motsvarande får rätt att vidaredelegera. Beslut som fattats på vidaredelegation ska anmälas till nämnden chefen, vilken i sin tur ska anmäla delegationsbeslut i den ordning nämnden bestämmer. 20 REDOVISNING AV VERKSAMHETEN Nämnden ska varje år i en årsberättelse redovisa sin verksamhet. Årsberättelsen ska tillställas respektive parts fullmäktige under första kvartalet efter verksamhetsåret. 21 REVISION OCH ANSVARSFRIHET Den gemensamma nämnden ska granskas av revisorer hos var och en av de samverkande parterna. Revisorerna kan samarbeta vid revisionen. Respektive part prövar frågan om ansvarsfrihet för hela nämnden. 22 ANSVARSFRIHET Respektive part prövar frågan om ansvarsfrihet för hela nämnden. 23 ARKIV För vården av nämndens arkiv gäller det reglemente som regionfullmäktige fastställt. 24 INTERN REFERENS Fastställd av regionfullmäktige 2019-11-19 § 138, reviderad 2020-06-16 § 59, reviderad 2020-12-15 § 142. Utfärdad av: Fredrik Alm Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet Godkänd av: