Reglemente för internkontroll

Styr (1)

Text

1. 1Reglemente för intern kontroll I Åmåls kommun och de kommunalt helägda bolagen Beslutat av: Kommunfullmäktige Datum: Den 25 september 2024, § 137, dnr KS-2024-279 Dokumentets giltighet: År 2024–2027 Dokumentet gäller för: Styrelser och nämnder Dokumentansvarig: Kommunledningskontoret, kansli- och utredningsenheten Innehållsförteckning Syfte..................................................................................................................................... 3 Om intern kontroll ............................................................................................................. 3 Organisation och genomförande av intern kontroll................................................... 3 Generella krav på intern kontroll ................................................................................................................. 3 Specifika krav på intern kontroll .................................................................................................................. 3 Plan, uppföljning och rapportering ............................................................................... 4 Internkontrollplan ................................................................................................................................................... 4 Rapportering till nämnd eller styrelse ..................................................................................................... 4 Rapportering till kommunstyrelsen och kommunrevisionen ................................................. 4 Uppföljning av reglementet ............................................................................................ 4 Reglemente för intern kontroll – Åmåls kommun 2 (4) Syfte Detta reglemente syftar till att garantera att Åmåls kommun, inklusive kommunstyrelsen, bolagsstyrelserna och nämnderna, upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll i enlighet med kommunallagen och aktiebolagslagen. I dokumentet refererar termen "bolagsstyrelser" uteslutande till de helägda bolagen. Om intern kontroll Den interna kontrollen ska med rimlig säkerhet garantera att kommunens verksamheter utför sina grundläggande uppdrag och uppnår de mål som fastställts av kommunfullmäktige, styrelser och nämnder. Den ska också säkerställa att • verksamheten är ändamålsenlig och resurseffektiv • information och rapportering om verksamheten och dess ekonomi är tillförlitlig och rättvisande • verksamheten följer lagar, förordningar, riktlinjer och avtal. Organisation och genomförande av intern kontroll Generella krav på intern kontroll • Nämnder och styrelser ska säkerställa att väsentliga risker inom deras ansvarsområden identifieras, analyseras, prioriteras, åtgärdas och följs upp. I detta arbete bör man beakta riskvärderingen och de nödvändiga resurserna för att hantera dessa risker. • Eventuella brister i verksamheten och den interna kontrollen ska korrigeras och rapporteras till kommunstyrelsen, nämnden/bolagsstyrelsen eller den närmaste överordnade. Specifika krav på intern kontroll Kommunstyrelsen bär det övergripande ansvaret för att skapa förutsättningar för en god intern kontroll. Detta innefattar att • stödja nämnder och bolagsstyrelser i deras internkontrollarbete • analysera och bedöma resultaten från nämndernas och bolagsstyrelsernas uppföljningsrapporter samt ge återkoppling där förbättringar är nödvändiga. Nämnder och bolagsstyrelser bär det yttersta ansvaret för intern kontroll inom sina ansvarsområden. Nämndernas och bolagsstyrelsernas ansvarsområden specificeras i fullmäktiges arbetsordning & nämndernas reglementen, reglementen för gemensamma nämnder, bolagsordningar och ägardirektiv. Nämnder och bolagsstyrelser ska • ha gedigen kunskap om intern kontroll och dess genomförande inom ansvarsområdet • säkerställa att organisationen för intern kontroll är väldefinierad och att ansvarsfördelningen är känd • kontinuerligt följa upp och förbättra intern kontroll inom sitt ansvarsområde. Reglemente för intern kontroll – Åmåls kommun 3 (4) Kommunrevisionen ska undersöka om nämndernas och bolagsstyrelsernas interna kontroll är tillräcklig och om kommunstyrelsen har uppfyllt sitt övergripande ansvar för den interna kontrollen. Kommundirektören är ansvarig för att skapa förutsättningar för en god intern kontroll inom kommunen, utveckla och utvärdera arbetssätten för intern kontroll samt de mallar som tagits fram, och säkerställa att kommunstyrelsen övervakar nämndernas och bolagsstyrelsernas verksamhet. Förvaltningschefer och verkställande direktörer ska, inom ramen för nämndens och bolagsstyrelsens ansvarsområden, utforma en organisation som säkerställer en god intern kontroll. Detta innebär att organisera arbetet, etablera rutiner samt informera och kommunicera om genomförandet av den interna kontrollen. Övriga chefer på alla nivåer i organisationen ska • hantera den interna kontrollen i enlighet med allmänna regler för intern kontroll för att förebygga, identifiera och hantera risker • informera övriga anställda om processerna för intern kontroll • främja att alla medarbetare arbetar mot uppsatta mål och bidrar till en god intern kontroll. Övriga medarbetare ska arbeta med intern kontroll enligt allmänna regler för att förebygga, identifiera och hantera risker samt bidra till utvecklingen av verksamheten och de uppsatta målen. Plan, uppföljning och rapportering Internkontrollplan Kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser ska varje år fatta beslut om en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Denna plan gör det möjligt för nämnder och styrelser att övervaka och utvärdera det interna kontrollsystemet inom deras ansvarsområden. Planen ska inkludera riskbedömda processer och rutiner, samt specificera vilka kontrollmoment som ska följas upp, metoderna för uppföljning, vem som är ansvarig, och när uppföljningen ska vara slutförd. Rapportering till nämnd eller styrelse Resultaten från uppföljningen av den interna kontrollen, enligt internkontrollplanen, ska rapporteras till nämnden eller styrelsen minst en gång om året. Rapportering till kommunstyrelsen och kommunrevisionen Nämnder och bolagsstyrelser ska rapportera resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Samtidig rapportering ska även ske till kommunrevisionen. Uppföljning av reglementet Kommunstyrelsen ska säkerställa att reglementet för intern kontroll i Åmåls kommun är funktionellt. Om nödvändigt bör en revidering föreslås till kommunfullmäktige. Reglemente för intern kontroll – Åmåls kommun 4 (4)