Servicenämndens delegeringsordning

Styr (1)

Text

1. 1Servicenämndens Delegeringsordning Antagen: 2024-12-12 SERN § 93 Ansvarig nämnd: Servicenämnden Ikraftträdande: 2025-01-01 Giltighetstid: Gäller tills vidare SERN Diarienummer: 2024/168 1 (13) Servicenämndens delegeringsordning Gäller från och med 2025-01-01, enligt servicenämndens beslut 2024-12-12. Kommunallagen (2017:725), KL bygger på principen att de förtroendevalda ledamöterna fattar beslut kollektivt och även har ett kollektivt verksamhetsansvar. De förtroendevalda har det yttersta ansvaret för den kommunala förvaltningen och är de som styr förvaltningen. I kommunallagen finns bestämmelser som reglerar möjligheten till delegering och nämndernas beslutanderätt, 6 kap. 37-41 §§ och 7 kap. 5-8 §§ KL. Syftet med delegering är att dels avlasta kommunstyrelsen rutinärenden och därmed ge möjlighet åt de förtroendevalda att ägna tid och uppmärksamhet åt ärenden av omfattande behandling och principiell karaktär. Vidare är syftet att åstadkomma en effektiv verksamhet genom kortare beslutsvägar och snabbare handläggning, vilket medför bättre service för medborgarna. Genom delegering flyttas beslutanderätten över från servicenämnden till delegaten. Ett beslut med stöd av delegering från servicenämnden innebär att delegaten träder helt i nämndens ställe. Beslut som fattas med stöd av delegering är juridiskt sett servicenämndens beslut och kan överklagas genom laglighetsprövning eller förvaltningsbesvär. Servicenämnden kan inte återkalla eller ändra ett beslut av delegat som redan är fattat men kan när som helst återkalla lämnad delegation. Delegationsordningen anger lägsta delegationsnivå. Vid delegats förfall är överordnad alltid behörig att fatta beslut i delegats ställe. Servicenämnden kan endast delegera beslutanderätt i angivna typer av beslut. Servicenämnden kan aldrig delegera ett ansvar eller ett verksamhetsområde. Delegering förutsätter alltid beslut i två led. Först måste fullmäktige i ett reglemente eller i ett särskilt beslut ha uppdragit till servicenämnden att hantera ett visst verksamhetsområde eller besluta i vissa ärenden eller ärendegrupper. Därefter kan servicenämnden besluta om delegering av denna beslutanderätt. Servicenämnden lämnar delegeringsuppdrag genom särskilt beslut eller genom att fatta beslut om en delegeringsförteckning där beslutanderätten i olika ärenden överförs till delegater. Servicenämnden har möjlighet att delegera beslutanderätten till servicenämndens presidium, ett utskott, en ledamot eller ersättare i servicenämnden eller till en anställd. Servicenämnden kan även ställa upp villkor för delegationen enligt 7 kap. 7 § KL. Väsentligt är att delegeringsmöjligheten inte används på ett sådant sätt att servicenämnden avhänder sig ledningen av och ansvaret för de principiellt viktiga frågorna. I 6 kap. 38 § KL anges de frågor som nämnden inte har rätt att delegera. Servicenämnden har möjlighet att delegera beslutanderätten till servicenämndens presidium, ett utskott, en ledamot eller ersättare i servicenämnden eller till en anställd. Servicenämnden kan även ställa upp villkor för delegationen enligt 7 kap. 7 § KL. Väsentligt är att delegeringsmöjligheten inte används på ett sådant sätt att servicenämnden avhänder sig ledningen av och ansvaret för de principiellt viktiga frågorna. I 6 kap. 38 § KL anges de frågor som nämnden inte har rätt att delegera. 2 (13) Nämnden kan inte delegera • Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, • Framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, • Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, samt • Vissa ärenden som anges i särskilda författningar. Servicenämnden kan med stöd av kommunallagen 6 kap. 39 § delegera rätten att fatta beslut i ärenden som är så brådskande att servicenämndens sammanträde inte kan inväntas. Detta ska framgå av delegeringsförteckningen. Ordföranden har då rätt att fatta beslut i alla typer av ärenden som servicenämnden har rätt att fatta beslut om. Denna rätt bör dock utnyttjas med försiktighet. Verkställighet Den kommunala verksamheten är omfattande och kommunstyrelsen har därför inte möjlighet att själva fatta alla beslut. I praktiken är det de anställda tjänstemän som fattar en stor del av de kommunala besluten. I kommunallagen finns, till skillnad från i viss speciallagstiftning, inga bestämmelser som ger de anställda någon självständig beslutanderätt. Av praxis följer dock att de har rätt att fatta sådana beslut som är av rent förberedande eller rent verkställande art. Denna typ av uppgifter ankommer automatiskt på de anställda utan att nämnderna behöver fatta någon form av beslut. Gränsen för vad som är beslut som kan delegeras och vad som är verkställighet kan vara svår att dra. Föreligger ingen självständig beslutanderätt brukar man tala om verkställighet. I sådana ärenden saknas ofta utrymme för självständiga bedömningar och frågorna är ofta redan reglerade i lag eller avtal. Det kan även vara frågor som verkställs och beslutas inom ramen för redan fattade beslut om mål, budget, inriktning. Utformning av delegationsbeslut I princip gäller samma formregler för delegationsbeslut som för nämndbeslut. Detta innebär att det alltid måste finnas skriftlig dokumentation, det vill säga, delegerad beslutanderätt får aldrig utövas endast muntligt. Detta är även en förutsättning för återrapportering till nämnden. Som minimikrav är det rimligt att den skriftliga dokumentationen över ett delegationsbeslut ska innehålla uppgift om · vem som fattat beslutet, · vilken delegation som är aktuell, · när och vilket beslut som fattats, samt · vad beslutet avser. 3 (13) Delegaten beslutar i de ärenden som ingår i delegeringsuppdraget. Finner delegaten att ett ärende är av större vikt eller av principiell betydelse ska delegaten hänskjuta ärendet till servicenämnden för avgörande. Anmälan av delegationsbeslut Beslut som fattas med stöd av delegering ska anmälas till servicenämnden. Anmälan har främst som syfte att tillgodose rättssäkerhetsaspekter och nämndens informations- och kontrollbehov. Tidpunkten för anmälan tas som utgångspunkt för beräkning av överklagandetiden när beslutet överklagas med laglighetsprövning enligt KL. Den beräknas från den dag då justeringen av nämndprotokollet, vid vilket delegationsbeslutet har anmälts, tillkännages på kommunens anslagstavla. Vid överklagande enligt förvaltningslagen (förvaltningsbesvär) börjar överklagandetiden att löpa när den enskilde som är berörd av beslutet delgivits detta. Detta innebär dock inte att undantag från anmälningsplikten kan göras. Anmälan av delegationsbeslut till servicenämnden Anmälan av delegationsbeslut ska ske vid servicenämndens nästa sammanträde efter det att ett delegationsbeslut fattats, enligt av nämndadministrationens utformade regler för detta. Personalärenden Kommunfullmäktige har beslutat att kommunstyrelsen är kommunens personalorgan. Delegationsbeslut gällande personalärenden regleras därmed i kommunstyrelsens delegeringsordning. 4 (13) Ärendegrupp/ärende Delegat Lagrum Ersättare Kommentar Allmänna ärenden A1 Ärenden som är så brådskande att Servicenämndens 6 kap. 39 § KL Servicenämndens 1:e Samråd sker mellan servicenämndens avgörande inte kan ordförande vice ordförande ordförandena om avvaktas. möjligt. Servicenämndens 2:e vice ordförande A2 Förtroendevaldas (servicenämndens Servicenämndens Servicenämndens 1:e ledamöter och ersättare) deltagande i ordförande vice ordförande kurser, konferenser etc. Servicenämndens 2:e vice ordförande A3 Utse ombud att föra servicenämndens Förvaltningschef Delegationen omfattar eller kommunens talan inför domstol även att träffa och andra myndigheter samt vid överenskommelse om förrättningar och förhandlingar av betalning av fordran, skilda slag. anta ackord samt ingå förlikning inom nämndens ansvarsområde. Beslutet att utse ombud innebär även återkallande. A4 Rätt att skriva under delgivningskvitto Förvaltningschef ställt till nämnden. A5 Utse ombud att utkvittera till Förvaltningschef Beslutet att utse kommunen eller servicenämnden ombud innebär även ställda värdepostförsändelser. återkallande. A6 Beslut att avgöra ett ärende efter Delegaten i det 12 § FL Delegatens närmaste begäran från enskild enligt ursprungliga beslutet chef förvaltningslagen. A7 Rättelse av delegationsbeslut. Delegaten i det 36 § FL Delegatens närmaste ursprungliga beslutet chef A8 Ändring av delegationsbeslut Delegaten i det 37-39 §§ FL Delegatens närmaste ursprungliga beslutet chef A9 Rättidsprövning och därpå följande Delegaten i det 45 § FL Delegatens närmaste avvisande av för sent inkommit ursprungliga beslutet chef överklagande om det överklagade beslutat är fattat på delegation. 5 (13) A10 Yttrande till högre instans med Delegaten i det Delegatens närmaste anledning av att ett delegationsbeslut ursprungliga beslutet chef har överklagats. A11 Beslut att helt eller delvis avslå begäran Registrator TF OSL Förvaltningschef Beslutanderätten avser om utlämnande av allmän handling. även uppgift samt utlämnande med förbehåll. Samråd med kommunjurist A12 Godkännande av samarbetsavtal med Verksamhetschef Inom respektive andra myndigheter än kommunens verksamhetsområde egna myndigheter. A13 Godkännande av avtal som utgör Verksamhetschef Inom respektive avrop på ramavtal om avropet innebär verksamhetsområde. en villkorsändring. A14 Tecknande av avtal som hyresavtal, Verksamhetschef Inom respektive leasingavtal, underhållsavtal, verksamhet samt enligt samverkansavtal i den löpande beviljat förvaltningen där annan delegat ej har investeringsanslag eller utsetts budget. Hyresavtal gäller ej inhyrning av lokaler. A15 Godkännande av avtal avseende Förvaltningschef försäljning av varor eller tjänster till andra än kommunens myndigheter A16 Besvarande av remisser från Verksamhetschef samhällsbyggnadsnämnden avseende Fastighet planärenden Ärendegrupp/ärende Delegat Lagrum Ersättare Kommentar Ekonomiärenden E1 Beslut att utse beslutattestanter med Förvaltningschef Beslutanderätten avser ersättare. även återkallande av uppdrag som beslutattestant. E2 Bokföringsmässig avskrivning av Förvaltningschef fordran 6 (13) E3 Ansökan om stöd från staten, regionen, Verksamhetschef Inom respektive EU eller andra organisationer Sverige verksamhetsområde är medlem i. E4 Godkännande av avtal avseende Verksamhetschef Inom respektive projekt för vilket stöd utgår enligt verksamhetsområde punkt E3. Ärendegrupp/ärende Delegat Lagrum Ersättare Kommentar Internöverenskommelser I1 Ingående, ändring och Verksamhetschef Fastighet upphävande/uppsägning av internöverenskommelse avseende hyra I2 Godkännande av Arbetsutskottet internöverenskommelse avseende förvaltningsansvar I3 Ingående, ändring och Verksamhetschef Förvaltningschef Inom respektive upphävande/uppsägning av verksamhetsområde. internöverenskommelse avseende verksamhet I4 Som hyresgäst teckna internhyresavtal Enhetschef Park och Förvaltningschef Externa hyresavtal för lokaler och anläggningar inom anläggning samt internhyresavtal ramen för enhetens uppdrag utifrån roll som hyresvärd tecknas av delegat inom verksamhet fastighet. 7 (13) I5 Som hyresgäst teckna internhyresavtal Verksamhetschef Förvaltningschef Externa hyresavtal för lokaler inom ramen för samt internhyresavtal verksamhetens ansvar utifrån roll som hyresvärd tecknas av delegat inom verksamhet fastighet. Ärendegrupp/ärende Delegat Lagrum Ersättare Kommentar Lokaler & bostäder för kommunens verksamheter L1 Förhyrning av lokaler och bostäder L1.1 Godkännande av hyresavtal - på Verksamhetschef bestämd tid som gäller med en Fastighet avtalstid om högst fem år eller - på obestämd tid som gäller tills vidare med en uppsägningstid om högst ett år Uppsägning av hyresavtal Verksamhetschef L1.2 Fastighet L1.3 Överenskommelse om avflyttning Administrativ förvaltare och hyresavtals upphörande L1.4 Överenskommelse avseende ett Verksamhetschef hyresförhållande i övrigt Fastighet L2 Uthyrning av lokaler och bostäder Godkännande av hyresavtal - på Administrativ förvaltare L2.1 bestämd tid som gäller med en avtalstid om högst fem år eller - på obestämd tid som gäller tills vidare med en uppsägningstid om högst ett år L2.2 Uppsägning av hyresavtal Verksamhetschef - på förverkandegrund Fastighet L2.3 Uppsägning av hyresavtal Administrativ förvaltare -på annan grund 8 (13) L2.4 Överenskommelse om avflyttning Administrativ förvaltare och hyresavtals upphörande L2.5 Överenskommelse avseende ett Administrativ förvaltare hyresförhållande i övrigt L3 Byggprojekt L3.1 Utfärdande av fullmakt att företräda Verksamhetschef Beslutet att utfärda kommunen vid byggmöten och Fastighet fullmakt innebär även besiktningar återkallande. L3.2 Stoppande av ett påbörjat Servicenämndens byggprojekt i avvaktan på att ordförande behörigt organ fattar beslut Ärendegrupp/ärende Delegat Lagrum Ersättare Kommentar Livsmedelsanläggning L4 Registrering/anmälan/ändring Enhetschef Livsmedelslagen Verksamhetschef /upphörande av livsmedelsanläggning Ärendegrupp/ärende Delegat Lagrum Ersättare Kommentar Dataskyddsförordningen (GDPR) 9 (13) D1 Beslut att vägra att tillmötesgå begäran Nämndsekreterare Art. 12.5 Förvaltningschef Förvaltningsbesvär. om begäran är uppenbart ogrundad GDPR Överklagas till allmän eller orimlig förvaltningsdomstol enligt 7 kap. 2 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s allmänna dataskyddsförordning. D2 Beslut om utlämnande av Nämndsekreterare Art. 15 GDPR Förvaltningschef Förvaltningsbesvär. registerutdrag samt beslut att avvisa Överklagas till allmän begäran om förvaltningsdomstol registerutdrag enligt 7 kap. 2 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s allmänna dataskyddsförordning. D3 Beslut om den registrerades rätt till Nämndsekreterare Art. 16 GDPR Förvaltningschef Förvaltningsbesvär. rättelse Överklagas till allmän förvaltningsdomstol enligt 7 kap. 2 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s allmänna dataskyddsförordning. D4 Beslut om den registrerades rätt till Nämndsekreterare Art. 17 GDPR Förvaltningschef Förvaltningsbesvär. radering Överklagas till allmän förvaltningsdomstol enligt 7 kap. 2 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s allmänna dataskyddsförordning. D5 Beslut om den registrerades rätt till Nämndsekreterare Art. 18 GDPR Förvaltningschef Förvaltningsbesvär. begränsning av behandling Överklagas till allmän förvaltningsdomstol enligt 7 kap. 2 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s allmänna dataskyddsförordning. 10 (13) D6 Beslut om underrättelse till tredje man Nämndsekreterare Art. 19 GDPR Förvaltningschef Förvaltningsbesvär. om rättelse, radering eller begränsning Överklagas till allmän av behandling förvaltningsdomstol enligt 7 kap. 2 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s allmänna dataskyddsförordning. D7 Beslut om den registrerades rätt till Nämndsekreterare Art. 20 GDPR Förvaltningschef Förvaltningsbesvär. dataportabilitet Överklagas till allmän förvaltningsdomstol enligt 7 kap. 2 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s allmänna dataskyddsförordning. D8 Beslut med anledning av den Nämndsekreterare Art. 21 GDPR Förvaltningschef Förvaltningsbesvär. registrerades rätt att göra invändningar Överklagas till allmän förvaltningsdomstol enligt 7 kap. 2 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s allmänna dataskyddsförordning. D9 Beslut att ingå Nämndsekreterare Art. 28.3 Förvaltningschef Överklagandeförbud personuppgiftsbiträdesavtal inklusive GDPR enligt 7 kap. 5 § lagen instruktioner (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s allmänna dataskyddsförordning. 11 (13) D10 Beslut att anmäla en Nämndsekreterare Art. 33 GDPR Förvaltningschef Anmälan ska göras till personuppgiftsincident samt upprätta Datainspektionen anmälan och dokumentation inom 72 timmar efter att myndigheten fick kännedom om incidenten. Samråd ska ske med dataskyddsombudet innan anmälan. Överklagandeförbud enligt 7 kap. 5 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s allmänna dataskyddsförordning. D11 Fastställa konsekvensbedömning Nämndsekreterare Art. 35 GDPR Förvaltningschef Samråd ska ske med avseende dataskydd dataskyddsombudet innan konsekvensbedömning en fastställs. Överklagandeförbud enligt 7 kap. 5 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s allmänna dataskyddsförordning. Ärendegrupp/ärende Delegat Lagrum Ersättare Kommentar Upphandling U1 Beslut om upphandling av varor Upphandlingschef på Upphandlare på och tjänster enligt Lagen om kommunstyrelsen kommunstyrelsen Offentlig Upphandling, LOU i enlighet med tagna politiska eller budgetbeslut U2 Undertecknande av Verksamhetschef Förvaltningschef Observera kontraktshandlingar, efter respektive genomförda upphandlingar. myndighets regler för underskrift 12 (13) U3 Yttrande till domstol angående Upphandlingschef på Upphandlare på överprövning av tilldelningsbeslut kommunstyrelsen kommunstyrelsen U4 Beslut att ej lämna ut allmän Upphandlingschef på Upphandlare på handling kommunstyrelsen kommunstyrelsen U5 Tilldelningsbeslut Upphandlingschef på Upphandlare på kommunstyrelsen kommunstyrelsen 13 (13)