Placeringspolicy
§ 6Kontroller Följande kontroll- och attestmoment skall i tillämpliga delar utföras: prestation och kvalitet , kontroll av att varan eller tjänsten har mottagits eller levererats och håller avtalad kvalitet pris och villkor , kontroll av pris, betalnings- och leveransvillkor mot avtal, beställning, taxa, bidragsregler eller motsvarande beställning , kontroll av att inköp gjorts i enlighet med upphandlingsenhetens policy och gällande ramavtal beslut , kontroll av att behöriga beslut finns och att medel finns budgeterat behörighet , kontroll av att nödvändiga kontrollmoment har utförts av behöriga personer kontering , kontroll av att konteringen är korrekt formalia, kontroll av att verifikationen uppfyller krav enligt gällande lagstiftning och god redovisningssed Om det finns anmärkningar mot underlaget ska detta noteras och åtgärd vidtas för att rätta felet. Anmärkningar samt vilka åtgärder som vidtagits med anledning av felet noteras i anteckningsfältet. När det gäller manuellt utbetalda fakturor görs dessa anteckningar på originalfakturan. Kontroll av prestation: varan eller tjänsten har mottagits och kommit kommunen till del och överensstämmer med vad som avtalats, eller för inkomsttransaktioner att varan/tjänsten levererats. Kontroll görs mot avtal, beställning, följesedel eller liknande. Vid kundfakturering kan kontroll göras mot beställning/orderbekräftelse eller liknande. Kontroll av kvalitet: Varan eller tjänsten som mottagits/levererats håller den kvalitet som avtalats. Kontroll görs mot beställning/avtal. Kontroll av pris: fakturerat pris överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning. Priskontroll ska ske av såväl in- som utbetalningar. Kontroll kan ske mot ramavtal, specifikt avtal, överenskommelse vid beställning, taxabeslut etc. Vid utbetalning av bidrag ska kontroll ske mot eventuell bidragsansökan eller motsvarande samt mot gällande bidragsregler. Kontroll av villkor: fakturans villkor i övrigt är korrekta. Kontroller görs av betalningsvillkor, såsom förfallodag, räntevillkor, fraktavgifter, faktureringsavgifter och andra typer av tilläggsavgifter samt moms. Kontroll av beställning: inköp sker i enlighet med kommunens upphandlingspolicy och ramavtal. Kontrollen ska ske vid inköpstillfället, inte i efterhand. Kontroll av beslut: transaktioner grundar sig på behöriga beslut och överensstämmer med tilldelad budget och andra av fullmäktige, kommunstyrelse och nämn fattade beslut rörande policys och riktlinjer. Kontroll kan också behöva ske mot till exempel avtal, överenskommelser, taxabeslut och investeringsbeslut. Kontroll av behörighet: attester har skett av behöriga personer i enlighet med fastställda regler. Kontroll sker mot attestförteckningar och fastställda attestrutiner för respektive enhet. Kontroll ska ske av namnteckning, koder, beloppsgränser och dylikt. Behörighetskontroll utförs mot attesterade underlag eller vid elektronisk attest genom behörighetstilldelning i IT-systemet. Kontroll av kontering: Konteringen är korrekt för samtliga kod-delar och att interna regler föls gällande klassificering av drift och investering samt att transaktioner periodiseras rätt, att det hänförs till rätt bokföringsperiod. Observera de särskilda regler för moms som gäller vid representation och leasing av bilar. Kontroll av formalia: verifikationen innehåller de uppgifter som krävs enligt lagstiftningen. Formella krav på verifikationer ställs dels i den kommunala redovisningslagen, dels i mervärdesskattelagen. Bland annat ställs krav på vad en faktura ska innehålla, tillexempel korrekta uppgifter om köpare och säljare. En faktura ska innehålla uppgifter om: fakturadatum ett unikt löpnummer säljarens namn och adress köparens namn och adress när den ekonomiska händelsen har inträffat vad avser, mängd, omfattning och art belopp skattesats som tillämpas momsregistreringsnummer F-skatt vid köp av tjänst Särskilda krav gäller för verifikationer avseende kurser, konferenser, resor och representation. Till verifikatet ska bifogas program, deltagare och syfte. Förenklad faktura eller annat betalningsunderlag, till exempel handkasseredovisning ska alltid styrkas med kvitton och specifikationer. Kontroll av personalkostnader Beslutsattest sker när man godkänner anställningar och underlag för löneutbetalningar till exempel arbetad tid, övertid, ob-ersättning, frånvaro mm. Behörighetskontroll utförs vid elektronisk attest genom behörighetstilldelning i IT-systemet och i övriga fall mot attesterade underlag. Personalsystemet sänder fil till bank för utbetalning av löner. Som verifikation och kontroll av utbetalningen ska ett underlag med minst två attester lämnas till ekonomikontoret. HR-avdelningen ansvarar för att skriftliga rutiner finns avseende kontroller som bör göras i samband med löneutbetalningar mm. HR-avdelningens rutiner skickas till ekonomiavdelningen för kännedom. Kontroll av utbetalningar av bidrag När beslut tas om utbetalning av bistånd eller andra bidrag, till exempel föreningsbidrag, vägbidrag, bostadsanpassningsbidrag, ekonomiskt bistånd, bidrag till fristående verksamheter är det mycket viktigt att den interna kontrollen är god. Varje nämnd skall fastställa anvisningar för kontroll och attest av sådana utbetalningar. Förvaltningen skall därefter ta fram skriftliga rutiner för detta. Speciellt viktigt är det vid sekretessbelagd information. Anvisningarna och de skriftliga rutinerna skall skickas till ekonomiavdelningen för kännedom. Hela kedjan från beslut om bidrag/bistånd till utbetalning skall ej handläggas av en och samma person.