Arkivreglemente

Styr (1)

Text

1. 1Regler Styrdokument Arkivreglemente Antaget av: Kommunfullmäktige Datum: 2026-04-23 Gäller från och med: 2026-04-23 Ansvar uppföljning/uppdatering: Kanslichef Gäller till och med: 2030 Våra styrdokument [Normerande] Vision – Överordnad, anger riktning för övriga dokument Policy – Vår hållning, övergripande Riktlinjer – Rekommenderade sätt att agera Regler – Absoluta gränser och ska-krav [Aktiverande] Strategi – Avgörande vägval och strategiområden Program – Avgörande vägval och programområden Plan – Uppdrag, tidsram och ansvar Innehåll 1 Bakgrund....................................................................................................... 4 2 Syfte ............................................................................................................... 4 3 Berörda delar inom kommunkoncernen .................................................... 4 4 Arkivorganisation och ansvarsfördelning ................................................... 5 4.1 Kommunfullmäktige får besluta om arkiv- och informationshantering ..... 5 4.2 Kommunstyrelsen är arkivmyndighet ...................................................... 5 4.3 Verksamheternas arkivansvar .................................................................. 5 5 Arkiv- och informationshantering .............................................................. 6 5.1 Arkivbeskrivning ..................................................................................... 6 5.2 Arkivförteckning ..................................................................................... 6 5.3 Informationshanteringsplan .................................................................... 6 6 Rensa och gallra information och handlingar ............................................ 7 6.1 Rensning ................................................................................................. 7 6.2 Gallring ................................................................................................... 7 6.3 Gallring av pappershandlingar efter inskanning ....................................... 7 7 Bevarande och överlämning till slutarkiv ...................................................8 8 Deposition .....................................................................................................8 9 Utlån..............................................................................................................8 Bilaga: Tillämpningsanvisning för Ulricehamns kommuns arkivorganisation 3 1 Bakgrund Handlingsoffentligheten garanterar rätten till insyn både i ärenden och i kommunens verksamhet i stort. I det här styrdokumentet finns regler som gäller för hela kommunkoncernen. Reglerna är beslutade med stöd av 16 § Arkivlag (1990:782). Reglerna är teknikneutrala och gäller oavsett hur informationen lagras, struktureras och förmedlas. 2 Syfte Ulricehamns kommuns arkivreglemente är det styrdokument som ligger till grund för informationshanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning. Syftet med dessa regler är att fastställa hur arkiv- och informationshanteringen i kommunen ska organiseras samt hur ansvaret är fördelat. 3 Berörda delar inom kommunkoncernen Reglerna gäller för alla verksamheter i Ulricehamns kommunkoncern. Med verksamheter menas kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, kommunens förvaltning, kommunens revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglerna ska också användas av kommunens bolag, ekonomiska föreningar och stiftelser som kommunen har rättsligt bestämmandeinflytande över. Enligt 2 kap 3 § Offentlighets- och sekretesslag (2009:400). anses att kommunen har ett rättsligt bestämmandeinflytande om den: 1. äger aktier i ett aktiebolag eller andelar i en ekonomisk förening med mer än hälften av samtliga röster i bolaget eller föreningen eller på något annat sätt förfogar över så många röster i bolaget eller föreningen, 2. har rätt att utse eller avsätta mer än hälften av ledamöterna i styrelsen för ett aktiebolag, en ekonomisk förening eller en stiftelse, och/eller 3. utgör samtliga obegränsat ansvariga bolagsmän i ett handelsbolag. 4 Ett kommunalt arkivreglemente eller kommunala föreskrifter för arkiv- och informationshantering gäller inte automatiskt i ett kommunalt företag. För att reglementet ska gälla krävs någon form av privaträttsligt beslut, till exempel i ägardirektiv, bolagsordning eller stadgar eller av företagets styrelse. Denna bestämmelse reglerar arkiv i kommunala företag där rätten att ta del av allmänna handlingar är tillämplig på grund av bestämmelsen i 2 kap Tryckfrihetsförordning (1949:105). 4 Arkivorganisation och ansvarsfördelning 4.1 Kommunfullmäktige får besluta om arkiv- och informationshantering Kommunfullmäktige får meddela föreskrifter om arkiv- och informationshantering i enlighet med 16 § Arkivlag (1990:782). Fullmäktige får också besluta om regler för kommunens arkiv- och informationshantering i övrigt om det inte är reglerat i lag eller förordning. 4.2 Kommunstyrelsen är arkivmyndighet Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Ulricehamns kommun och har tillsynsansvar över arkiv- och informationshantering. Kommunstyrelsen har ett kommunarkiv, en funktion som hanterar information som ska bevaras, till sitt förfogande. När en verksamhet överlämnar information som ska bevaras, alltså sparas för alltid, till kommunarkivet tar kommunstyrelsen över ansvaret för informationen. Det gäller oavsett lagringsmedia. Därefter är det kommunstyrelsen som står för vård och förvaring av informationen i det kommungemensamma slutarkivet. Kommunstyrelsen ansvarar också för att lämna ut informationen ur slutarkivet om någon begär ut den. Kommunarkivet kan ta emot enskilda arkiv, till exempel från lokala föreningar och företag, i den mån det finns utrymme och ekonomiska resurser att hantera dem. 4.3 Verksamheternas arkivansvar Varje verksamhet ansvarar själv för sin information tills den lämnats över till kommunarkivet. Därför behöver varje verksamhet ha utsedda personer eller funktioner som särskilt arbetar med arkiv- och informationshantering. 5 Kommunens arkivorganisation, dess ansvars- och rollfördelning beskrivs i bilagan Tillämpningsanvisning för Ulricehamns kommuns arkivorganisation. 5 Arkiv- och informationshantering Ulricehamns kommun ska enligt arkivlagen redovisa sin information genom arkivbeskrivning och arkivförteckning. Kommunens information ska också redovisas i en informationshanteringsplan. Kommunarkivet ansvarar för att arkivbeskrivning, arkivförteckning och informationshanteringsplan tas fram och revideras. Varje verksamhet ska använda hållbara metoder och material för bevarande av information. Information ska skyddas från obehörig åtkomst, fysiska skador och stöld. Den ska också skyddas från förstörelse, manipulation och annan påverkan som kan försvåra eller omöjliggöra åtkomst. 5.1 Arkivbeskrivning Kommunen ska ha en beskrivning av den information som verksamheterna hanterar, en arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen ska ge en tydlig bild av kommunens organisation och hur kommunen såg ut vid den senaste omorganisationen. Den ska visa hur verksamheterna är uppbyggda, vilken information som genereras på verksamheten och hur den är ordnad. Syftet är att ge allmänheten, förtroendevalda och tjänstepersoner en grundläggande förståelse så att de lättare kan använda den mer detaljerade arkivförteckningen. 5.2 Arkivförteckning Varje verksamhet ska ha en arkivförteckning. Arkivförteckningen är en lista över den information som verksamheterna förvarar. Syftet med förteckningen är att göra det möjligt att hitta information, definiera arkivens innehåll och minska risken för att information går förlorad. 5.3 Informationshanteringsplan I kommunens gemensamma informationshanteringsplan ska alla verksamheter redovisa vilken information de har och hur de hanterar den. Informationshanteringsplanen revideras varje år eller vid behov. 6 En informationshanteringsplan som kommunstyrelsen fastställt räknas som gallringsbeslut. Informationshanteringsplanen får användas retroaktivt från 2021-01-01. 6 Rensa och gallra information och handlingar 6.1 Rensning Information som inte ska bevaras ska, oavsett lagringsmedia, rensas från de handlingar som ska arkiveras. Rensning innebär att man plockar bort information av tillfällig betydelse som inte är nödvändig för att man ska förstå ett ärende. Rensning ska normalt utföras av handläggaren men kan även utföras av annan person med god kännedom om informationens betydelse för förståelsen av ärendet. Pappershandlingar ska rensas på plastmappar, häftklamrar, gem med mera innan handlingarna arkiveras. Detta för att undvika skador på handlingarna. Rensning ska vara genomförd senast när information överlämnas till slutarkivet. 6.2 Gallring Allmänna handlingar får endast gallras med stöd i lag, förordning eller efter gallringsbeslut. Gallring innebär att information som inte längre behövs i verksamheten och som inte ska sparas för framtiden förstörs på ett sådant sätt att den inte kan återskapas. Detta inkluderar alla kopior av handlingen, digitala som analoga. I informationshanteringsplanen ska det tydligt framgå hur länge information ska förvaras på verksamheten innan den kan gallras enligt hanteringsanvisningen i informationshanteringsplanen. 6.3 Gallring av pappershandlingar efter inskanning Kommunstyrelsen har beslutat att allmänna handlingar i pappersform, som skannats, får gallras efter kontroll av att den skannade versionen är identiskt med originalhandlingen samt att originalhandlingen inte behöver sparas av annan anledning. Kommunala nämnder och bolag rekommenderas att, efter samråd med kommunarkivet, fatta ett likalydande tillämpningsbeslut. Varje verksamhet ska utreda vilka 7 handlingar som kan behöva sparas viss tid efter skanning om det behövs för bevisvärde eller av andra juridiska skäl. 7 Bevarande och överlämning till slutarkiv Information som inte längre behövs i verksamheten och som ska bevaras lämnas över till slutarkivet. Överlämning sker enligt överenskommelse mellan verksamheten och kommunarkivet. När informationen lämnas över tar kommunstyrelsen ansvar för förvaring och vård. Kommunarkivet tar endast emot information som är rensad, gallrad och ordnad enligt informationshanteringsplanen. Om en verksamhet upphör och inte överförs till annan kommunal verksamhet ska informationen ordnas och lämnas till kommunarkivet inom tre månader om inte fullmäktige beslutar annat. 8 Deposition Kommunarkivet kan i vissa fall ta emot information för tillfällig förvaring. Det innebär att en verksamhet kan lämna över hela eller delar av sin information till kommunarkivet men fortfarande behåller det formella ansvaret för den. 9 Utlån För att skydda fysiska arkivhandlingar ska de endast lånas ut i undantagsfall. Materialet kan visas på plats eller en kopia kan lämnas ut i enlighet med gällande lagar och föreskrifter. Ulricehamns kommun kan låna ut handlingar till andra myndigheter och institutioner. Utlån ska vara tidsbegränsat. 8 Bilaga: Tillämpningsanvisning för Ulricehamns kommuns arkivorganisation Varje verksamhet ansvarar själv för sin information fram till att den lämnas över till kommunarkivet. Därför behöver varje verksamhet ha utsedda personer eller funktioner som särskilt arbetar med arkiv- och informationshantering. Detta är viktigt för att kommunen ska ha en effektiv informationshantering och ordnade arkiv. I verksamheterna är ansvaret för arkiv och information fördelat mellan två roller. Dessa är arkivansvarig och arkivombud. Arkivansvarig Ansvaret för verksamheternas arkiv- och informationshantering fördelas på övergripande ansvarig och verksamhetsnära ansvarig. Övergripande arkivansvarig Kommunchef, sektorchef och VD har ett övergripande arkivansvar. De är ytterst ansvariga för all arkiv- och informationshantering i verksamheterna, både digitalt och i pappersformat. De ansvarar för att • redogöra för hur sektorn hanterar sina allmänna handlingar om kommunstyrelsen ber om det, • verksamhetens information hålls ordnad och tillgänglig enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, arkivlagen och offentlighet- och sekretesslagen, • allmänheten kan begära ut allmänna handlingar från alla verksamheter, • den kommungemensamma informationshanteringsplanen, arkivlagen och arkivreglementet följs inom alla verksamheter, • berörda medarbetare i verksamheterna känner till informationshanteringsplanen och vet hur den ska användas, • tar hänsyn till arkivfrågor vid budgetarbete, planeringsarbete och vid organisationsförändringar, samt • ansvarar för att verksamheterna tar hänsyn till arkivfrågor vid upphandling, uppgradering och avveckling av IT-system. 9 Verksamhetsnära arkivansvarig Verksamhetschef, stabschef och enhetschef har ett verksamhetsnära arkivansvar. Detta gäller inte enhetschefer på vård- och omsorgsboenden eller rektorer. Verksamhetsnära arkivansvarig samordnar arkiv- och informationshanteringen på verksamhetsnivå. Arkivansvarigs ansvarsområden Ansvar mot kommunarkivet Arkivansvarig ska utse ett eller flera arkivombud och informera kommunarkivet om organisations- och personalförändringar som berör arkiv- och informationshanteringen. Arkivansvarig ska kunna redogöra för hur verksamheten hanterar sina allmänna handlingar om kommunarkivet ber om det. Arkivansvarig ansvarar även för att • kontakta kommunarkivet för samråd vid till exempel inleveranser till slutarkiv, avställning av verksamhetssystem och andra IT-stöd, • verksamhetens digitala system uppfyller fastställda krav på arkiveringsfunktioner och arkiveringsformat, speciellt då ett nytt system ska köpas in, när digital information ska överföras mellan två verksamhetssystem, eller till kommunens digitala slutarkiv, e-arkivet samt • ansvarar för att verksamhetens information levereras till kommunarkivet inom tre månader om verksamheten upphör. Ansvar mot arkivombud Arkivansvarig behöver ge arkivombuden tid och resurser så att de får rätt förutsättningar för att kunna utföra sitt uppdrag samt se till att arkivombuden får den utbildning de behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Ansvar för arkiv- och informationshantering Arkivansvarig ska vara insatt i hur hanteringen av informationen vid eventuell skanning av pappersdokument till digitala format går till och säkerställer att skanningen inte medför informationsförluster eller att kopior sparas i onödan. Arkivansvarig ansvarar också för att gallring och överlämning till kommunarkiv genomförs i enlighet med anvisningarna i informationshanteringsplanen. 10 Ansvar för informationshanteringsplan Arkivansvarig ansvarar för att verksamhetens delar i den kommungemensamma informationshanteringsplanen är uppdaterade och revideras när det behövs. Arkivombud Arkivombudet leder det praktiska arbetet med arkiv- och informationshantering på verksamheten. Arkivombuds uppdrag Uppdrag mot kommunarkivet Arkivombudet ska hålla kommunarkivet informerat om förändringar i verksamhetens arkiv- och informationshantering. Arkivombudet ska förbereda och leverera information som ska bevaras till kommunarkivet samt medverka vid tillsyn och arkivinspektioner. Uppdrag mot arkivansvarig Arkivombudet ska hjälpa arkivansvarig med planeringen av leverans av information ur verksamhetssystemen till e-arkiv. Uppdrag inom verksamheten Arkivombuden har flera uppdrag inom sina verksamheter. • Representera verksamheten i olika forum och nätverk för arkiv- och informationshantering och återrapporterar till arkivansvarig och verksamheten efter träffar och möten. • Vara verksamhetens kontaktperson gentemot arkivansvarig och kommunarkivet. • Vara verksamhetens kontaktperson i arkiv- och informationshanteringsfrågor. • Samordna den praktiska arkiv- och informationshanteringen på verksamheten. • Ge sin verksamhet råd och stöd i arkiv- och informationshanteringsfrågor. Arkivarie ger råd och stöd vid behov. • Informerar nya medarbetare på verksamheten om informationshanteringsplanen och visar hur man använder den. 11 • Skapa och underhålla en intranätssida för verksamhetens egna arkivfrågor om man bedömer att verksamheten behöver en sådan. Arkivuppdrag • Se till att verksamhetens information hålls ordnad och tillgänglig enligt tryckfrihetsförordningens, arkivlagens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. • Leda och organisera verksamhetens arbete med att vårda, ordna, inventera och upprätta register över verksamhetens fysiska arkiv. • Samordna arbetet med att vårda, ordna, inventera och förteckna digital information i verksamhetssystem, filservrar och andra digitala lagringsplatser. • Bevaka att verksamheten hanterar sin information på det sätt som informationshanteringsplanen anger som att verksamheten gallrar information som är gallringsbar och överlämnar information som ska bevaras till kommunarkivet efter angiven tidsfrist. • Kontrollera att endast material, metoder och format som är arkivbeständiga (det vill säga långsiktigt hållbara) används till fysisk och digital information som ska bevaras. • Se till att verksamhetens fysiska information tas tillvara och arkiveras, och att pappershandlingar som ska bevaras läggs i arkivboxar och förses med anteckning om vilken verksamhet informationen kommer från och vad de innehåller. • Upprätta arkivbeskrivning tillsammans med verksamheten. • Samordna arbetet med revidering av verksamhetens del i den kommungemensamma informationshanteringsplanen. 12