Arkivreglemente

Styr (1)

Text

1. 1Styrande dokument Arkivreglemente för Oskarshamns kommun Fastställd av kommunfullmäktige 2016-12-12, § 173 Gäller från och med 2016-12-16 Ersätter "Arkivreglemente för Oskarshamns kommun" som fastställdes av kommunfullmäktige 2014-06-09, § 121 Dokumenttyp Policy Område Informationshantering Arkivreglemente OSKARSHAMNS KOMMUN Version 1.0 Dokumenttyp Policy Område Informationshantering Förord Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring. Kommunerna har ansvar för att verksamhetsinformation bevaras och görs tillgänglig. Det handlar om att säkerställa en långsiktig informationsförsörjning. Bestämmelser om arkiv i offentlig förvaltning finns i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) samt i offentlighets - och sekretesslagen (2009:400). I det här reglementet finns särskilda bestämmelser för Oskarshamns kommun som kommunfullmäktige har beslutat om med stöd av 16 § arkivlagen. Bestämmelserna i reglementet är teknikneutrala och gäller oavsett hur information lagras, struktureras och förmedlas. Utarbetad av Telefon Dokument ID Datum Version Flik Sida Tomas Karlsson 0491-764140 Arkivreglemente Oskarshamns kommun.docx 2016-11-29 1.0 2 (11) Informationsklass Offentlig Dokumenttyp Policy Område Informationshantering Innehållsförteckning Förord _________________________________________________ 2 Revisionsinformation ______________________________________ 3 1 Omfattning__________________________________________ 4 2 Syftet med informationsförvaltning (arkivvård) ______________ 4 3 Definitioner _________________________________________ 4 4 Organisation och ansvar _______________________________ 6 4.1 Arkivmyndighet ..................................................................... 6 4.1.1 Gemensam arkivmyndighet .................................................. 6 4.2 Arkivfunktion ......................................................................... 6 4.2.1 _ Sydarkiveras arkivfunktion ......................................... 6 4.2.2 Lokal arkivfunktion ....................................................... 7 4.3 Myndigheten ......................................................................... 7 5 Planera informationshantering __________________________ 8 5.1 Dokumenthanteringsplan ...................................................... 8 6 Redovisa information__________________________________ 9 6.1 Arkivbeskrivning .................................................................... 9 6.2 Arkivförteckning .................................................................... 9 7 Förvalta information __________________________________ 9 7.1 Systematisera ....................................................................... 9 7.2 Förvara ................................................................................. 9 8 Gallra och rensa ____________________________________ 10 9 Överlämna_________________________________________ 10 9.1 Överlämna till annan myndighet ......................................... 10 9.2 Överlämna till arkivmyndighet ............................................. 11 10 Utlån _____________________________________________ 11 Revisionsinformation Detta dokument har följande versionshistoria: Version Anledning Datum Ärende 0.9 Förslag till kommunstyrelse och fullmäktige 2016-11-02 KS 2016/000850 1.0 Antagen av kommunfullmäktige 2016-11-29 KS 2016/000856 Utarbetad av Telefon Dokument ID Datum Version Flik Sida Tomas Karlsson 0491-764140 Arkivreglemente Oskarshamns kommun.docx 2016-11-29 1.0 3 (11) Informationsklass Offentlig Dokumenttyp Policy Område Informationshantering 1 Omfattning Reglementet gäller för:  Fullmäktige och dess revisorer  Kommunstyrelsen  Nämnder och styrelser med förvaltningar  Andra styrelseformer med självständig ställning  Juridiska personer som till exempel aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där Oskarshamns kommun har ett rättsligt bestämmande inflytande. Arkivreglementet blir gällande i kommunala företag endast efter associationsrättsligt bindande beslut, det vill säga bestämmelser i bolagsordning, ägardirektiv eller motsvarande. Vid delat ägarskap eller kommunalförbund fastställs arkivansvaret av berörda parter efter samråd med respektive arkivmyndigheter. 2 Syftet med informationsförvaltning (arkivvård) Arkiv dokumenterar beslut, aktiviteter och minnen. Arkivet utgör ett unikt och oersättligt arv som bevaras för kommande generationer. Handlingsoffentlighet garanterar rätten till insyn i såväl ärenden, som i myndighetens verksamhet i stort. Myndigheternas arkiv ska hanteras så att följande tillgodoses:  Rätten att ta del av allmänna handlingar  Information för rättsskipning och förvaltning  Forskningens behov 3 Definitioner Allmän handling Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt Tryckfrihetsförordningen är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Allmänna handlingar är normalt offentliga men kan ibland innehålla sekretessuppgifter. Utarbetad av Telefon Dokument ID Datum Version Flik Sida Tomas Karlsson 0491-764140 Arkivreglemente Oskarshamns kommun.docx 2016-11-29 1.0 4 (11) Informationsklass Offentlig Dokumenttyp Policy Område Informationshantering Arkiv Den samlade mängden allmänna handlingar som dokumenterar den verksamhet eller de verksamheter som myndigheten bedriver. Omfattar samtliga informationssystem (analoga och digitala) som hanterar allmänna handlingar/allmän information. Arkivansvarig Roll som innebär formellt ansvar för arkivet hos en myndighet (informationsägare). Den ansvarige ska bland annat se till att det finns resurser och kompetens för att hantera informationsförvaltningen (arkivvården). Arkivbeskrivning Skriftlig dokumentation med översiktlig beskrivning av en myndighets arkiv och informationshantering. Ska finnas i enligt med bestämmelser i lagstiftning. Arkivbildare Den myndighet eller verksamhetsfunktion som i sin verksamhet tar emot och skapar handlingar. Till exempel nämnd eller kommunalt bolag. Arkivfunktion Organisation eller befattning som fungerar som förvaltning för arkivmyndigheten. Arkivförteckning Systematisk lista över innehållet i ett arkiv. Arkivombud Roll som innebär att en anställd har till uppgift att ta hand om den löpande informationsförvaltningen (arkivvården) hos en nämnd eller kommunalt företag. Arkivredovisning Dokumentation som redovisar hur allmän information hanteras i verksamheten. I arkivredovisning ingår klassificeringsstruktur, dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning. Arkivsamordnare Roll som innebär att en anställd har till uppgift att samordna arbetet med arkiv- och dokumenthantering på en förvaltning. Fungerar som samordnare för myndighetens arkivombud. Arkivmyndighet Myndighet som har tillsynsansvar och kan överta arkiv från andra myndigheter. Dokument- Förteckning över allmänna handlingar med hanteringsanvisningar och beslut om hanteringsplan gallring. Egenkontroll Kontroll av arkiv och dokumenthantering genom organisering av rutiner, kontroller och processer för att uppnå fastställda mål i verksamheten. Informationsförvaltning Verksamhet för att ta emot eller skapa information som ska hanteras, distribueras (arkivvård) och till slut bevaras eller gallras. Med hantera menas att systematisera, beskriva, redovisa, avgränsa och skydda information som hör till arkivet. Bestämmelser om arkivvård finns i Arkivlagen. Utarbetad av Telefon Dokument ID Datum Version Flik Sida Tomas Karlsson 0491-764140 Arkivreglemente Oskarshamns kommun.docx 2016-11-29 1.0 5 (11) Informationsklass Offentlig Dokumenttyp Policy Område Informationshantering 4 Organisation och ansvar Ansvaret för arkivet är delat mellan kommunalförbundet Sydarkivera och Oskarshamns kommun. 4.1 Arkivmyndighet 4.1.1 Gemensam arkivmyndighet Kommunalförbundet Sydarkiveras förbundsstyrelse är gemensam arkivmyndighet för förbundsmedlemmarna. Den gemensamma arkivmyndigheten benämns i fortsättningen Sydarkivera. Arkivmyndighet för Oskarshamns kommun är Sydarkiveras förbundsstyrelse. Sydarkiveras ansvarsområden: • Meddela de riktlinjer som behövs för en god arkivvård. • Ansvara för tillsyn över förbundsmedlemmarnas arkiv. • Rapportera brister som konstaterats vid tillsyn till lokal arkivmyndighet eller myndighet, med begäran om åtgärd. • Ansvara för vården av arkiv i den mån att dessa överlämnats till Sydarkivera. • Får delegera befogenheter som gemensam arkivmyndighet. 4.2 Arkivfunktion 4.2.1 Sydarkiveras arkivfunktion Under den gemensamma arkivmyndigheten ska det finnas en gemensam arkivfunktion, Sydarkiveras förvaltning, med tillsynsarkivarie. Sydarkiveras arkivfunktion är även lokal arkivfunktion för Oskarshamns kommun. Sydarkiveras förvaltnings ansvarsområden: ● Utöva tillsyn över förbundsmedlemmarnas arkiv i enlighet med Sydarkiveras förbundsordning och handlingsprogram. ● Hantera egenkontroll när det gäller arkiv och dokumenthantering. ● Rapportera brister som konstaterats vid tillsyn till den gemensamma arkivmyndigheten. ● Ta initiativ till åtgärder för att främja arkivvården hos förbundsmedlemmarna. Utarbetad av Telefon Dokument ID Datum Version Flik Sida Tomas Karlsson 0491-764140 Arkivreglemente Oskarshamns kommun.docx 2016-11-29 1.0 6 (11) Informationsklass Offentlig Dokumenttyp Policy Område Informationshantering ● Vårda och tillhandahålla till Sydarkivera överlämnade arkivhandlingar. ● Vårda och tillhandahålla Sydarkiveras arkiv. ● Verka för att hålla arkiven tillgängliga och för deras användning i kulturell verksamhet, forskning och i det löpande förvaltningsarbetet. ● Ge information, rådgivning och annat stöd åt förbundsmedlemmarna när det gäller arkiv, dokumenthantering och informationssäkerhet. ● Samordna arbetet med dokumenthanteringsplaner och granska förslag till gallringsbeslut. ● Samordna och leda arbetet med att planera och genomföra leverans av information från IT-baserade verksamhetssystem. ● Hantera leveranser av arkivhandlingar till arkivmyndigheten. ● Förvalta klassificeringsstruktur och mallar inom arkivredovisning och dokumenthantering ● Tillhandahålla utbildning om arkiv och dokumenthantering. ● Biträda förbundsmedlemmarna med specialistkompetens inom verksamhetsområdet. 4.2.2 Lokal arkivfunktion Lokal arkivfunktion för Oskarshamns kommun är Sydarkiveras förvaltning. Den lokala arkivfunktionens ansvarsområden: ● Ansvara för att implementera de riktlinjer som Sydarkivera har beslutat om. ● Ansvara för vården av arkiv i den mån att dessa överlämnats till den lokala arkivfunktionen. 4.3 Myndigheten Varje myndighet som omfattas av bestämmelserna i detta reglemente ska fastställa organisation och ansvarsfördelning för att förvalta den information som hanteras i myndighetens verksamhet. I detta ingår att utse en arkivansvarig, som är ytterst ansvarig för informationsförvaltningen. Förvaltningschef/VD är arkivansvarig om inte myndigheten utser någon annan. Arkivansvarig ska utse en eller flera personer som svarar för kontakterna med arkivmyndigheten. Utarbetad av Telefon Dokument ID Datum Version Flik Sida Tomas Karlsson 0491-764140 Arkivreglemente Oskarshamns kommun.docx 2016-11-29 1.0 7 (11) Informationsklass Offentlig Dokumenttyp Policy Område Informationshantering Myndighetens ansvarsområden: ● Framställa handlingar som ska bevaras med material och metoder som garanterar informationens beständighet. ● Hantera egenkontroll när det gäller arkiv och dokumenthantering. ● Delta i arbetet med tillsyn tillsammans med Sydarkivera. ● Besluta om övergripande gallringsbeslut som gäller för hela myndighetens samlade verksamhet efter samråd med Sydarkivera. ● Besluta om gallring när det gäller myndighetens kärnverksamheter efter samråd med Sydarkivera. ● Se till så att det finns personal som har till uppgift att sköta det löpande arbetet med informationsförvaltning, planering av dokumenthantering och informationsredovisning (arkivombud och vid behov arkivsamordnare). ● Delta i arbetet med framtagande av dokumenthanteringsplaner. ● Delta i arbetet med att planera och genomföra leveranser av arkiv till Sydarkivera. ● Beakta konsekvenserna för sin hantering av allmänna handlingar när organisation eller arbetssätt ändras samt i samband med byte av lokaler eller vid införande av nya informationssystem. Samråd bör ske med Sydarkivera. ● Samråda i god tid med Sydarkivera om myndigheten har för avsikt att överföra verksamhet till enskilt organ. ● Samråda i god tid med Sydarkivera innan myndigheten beslutar om gallring och antar dokumenthanteringsplan. 5 Planera informationshantering Hantering av information ska styras och planeras. För de handlingar som ska bevaras ska myndigheten ta fram en strategi för bevarande i samråd med Sydarkivera. 5.1 Dokumenthanteringsplan Varje myndighet ska upprätta en förteckning över allmänna handlingar med hanteringsanvisningar och beslut om gallring. Dokumenthanteringsplanen ska hållas aktuell. Planen ska ses över i samarbete med Sydarkivera minst en gång per mandatperiod och utöver det snarast uppdateras om det finns förändringar som påverkar informationsförvaltningen. Utarbetad av Telefon Dokument ID Datum Version Flik Sida Tomas Karlsson 0491-764140 Arkivreglemente Oskarshamns kommun.docx 2016-11-29 1.0 8 (11) Informationsklass Offentlig Dokumenttyp Policy Område Informationshantering Planen ska ta upp alla de olika typer av information som finns hos myndigheten och innehålla uppgifter om hur dessa ska hanteras ur arkivsynpunkt. Förändring av gallringsbeslut ska ske i samråd med Sydarkivera. 6 Redovisa information 6.1 Arkivbeskrivning Myndigheten ska beskriva sin informationshantering i en arkivbeskrivning. Beskrivningen ska ge en samlad överblick över myndighetens information och hur den hanteras samt vara utformad så att den underlättar användningen. 6.2 Arkivförteckning Arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten förtecknas av arkivmyndighetens arkivfunktion. Arkivförteckningen ska utformas så att den kan användas som sökmedel i arkivet och som instrument för kontroll av arkivet. Myndigheten ska dokumentera hur informationen förvaras och kunna kontrollera om information saknas. Om dokumenthanteringsplaner har tagits fram i enlighet med de riktlinjer som meddelas från Sydarkivera så behöver inte särskild arkivförteckning upprättas hos myndigheterna. 7 Förvalta information Varje myndighet svarar för att vårda sitt arkiv genom att systematisera, beskriva, redovisa, avgränsa och skydda informationen. 7.1 Systematisera Myndighetens arkiv ska hållas skilt från andra arkiv som myndigheten förvarar. Handlingarna ska under hela bevarandetiden förvaras och skyddas så att en hållbar fysisk och logisk struktur finns kvar. 7.2 Förvara Förvarings- eller lagringsplats ska utformas enligt Riksarkivets och Sydarkiveras riktlinjer. Nya förvarings- eller lagringsplatser ska utformas i samråd med Sydarkivera. Utarbetad av Telefon Dokument ID Datum Version Flik Sida Tomas Karlsson 0491-764140 Arkivreglemente Oskarshamns kommun.docx 2016-11-29 1.0 9 (11) Informationsklass Offentlig Dokumenttyp Policy Område Informationshantering 8 Gallra och rensa Med gallring avses förstöring av allmänna handlingar. Beslut om gallring ska verkställas av ansvarig myndighet. Det innebär att handling som ska gallras ska utan dröjsmål förstöras. Handlingar som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess ska destrueras på ett sådant sätt så att otillbörlig åtkomst förhindras, det gäller även databärare där sådana uppgifter raderats. Hantering av handlingar i samband med omstrukturering av information räknas som gallring om detta medför: • Informationsförlust. • Förlust av möjliga sammanställningar. • Förlust av sökmöjligheter. • Förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet. Allmänna handlingar får endast gallras med stöd i lag, förordning eller efter beslut av myndigheten eller arkivmyndigheten. All gallring ska redovisas i dokumenthanteringsplanen eller i särskilda gallringsbeslut som tas fram i samråd med Sydarkivera. Arkivmyndigheten har rätt att föreskriva undantag från gallring i myndigheternas arkiv, i det fall gallring inte strider mot bestämmelser i lag. Handlingar som inte ska tillhöra arkivet ska fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning ska senast genomföras i samband med att handlingar överlämnas till arkivmyndighet. 9 Överlämna 9.1 Överlämna till annan myndighet Om en myndighet har upphört med sin verksamhet helt eller delvis och verksamheten överförs till annan kommunal myndighet eller till juridisk person som omfattas av 2 kap 3 § offentlighets- och sekretesslagen, kan arkivet överlämnas till den myndighet eller det organ som fortsätter verksamheten. Myndigheten ska samråda med Sydarkivera. Om verksamheten uppdelas på flera myndigheter beslutar Sydarkivera efter förslag av berörda myndigheter hur arkivet ska hanteras. Utarbetad av Telefon Dokument ID Datum Version Flik Sida Tomas Karlsson 0491-764140 Arkivreglemente Oskarshamns kommun.docx 2016-11-29 1.0 10 (11) Informationsklass Offentlig Dokumenttyp Policy Område Informationshantering 9.2 Överlämna till arkivmyndighet Arkivhandlingar som inte längre behövs i den löpande verksamheten bör överlämnas till arkivmyndighet. Överlämnande av arkivhandlingar till arkivmyndighet ska ske först sedan skriftlig överenskommelse upprättats mellan parterna. Om myndighet upphört och dess verksamhet inte överförts till annan kommunal myndighet eller till juridisk person enligt ovan ska arkivet överlämnas till arkivmyndighet senast 3 månader efter det att myndigheten upphört med verksamheten. Berörda myndigheter ska vid dessa tillfällen samråda med Sydarkivera. När arkivmyndigheten övertagit arkiv ifrån annan myndighet enligt detta reglemente så övergår hela ansvaret för arkivet. Arkivmyndigheten äger rätt att besluta om särskild avgift för arkiv som deponeras hos arkivmyndigheten utan att överlämnas. 10 Utlån Myndighet får låna ut arkivhandlingar endast till kommunala eller statliga myndigheter för tjänsteändamål. Utlån får endast ske i undantagsfall. Utlån ska vara tidsbegränsade och ske enligt tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. Utlåning av originalhandlingar ska i möjligaste mån begränsas. Utlånande myndighet ska förvissa sig om att arkivhandlingarna under lånetiden hanteras varsamt samt tillse att arkivhandlingarna efter det att lånetiden löpt ut återlämnas. Utarbetad av Telefon Dokument ID Datum Version Flik Sida Tomas Karlsson 0491-764140 Arkivreglemente Oskarshamns kommun.docx 2016-11-29 1.0 11 (11) Informationsklass Offentlig